A COVID-19 világszerte komoly változásokat hoz az emberek életébe. Az utazásra és a nagy létszámú nyilvános összejövetelekre vonatkozó korlátozások milliók mindennapjait formálták át. Az elmúlt hetek több munkatársam és ügyfeleim is megkérdezte tőlem: Hogyan segíthetnénk?
Lily Zheng jó barátom és munkatársam Sanghajból. Személyesen is dolgoztunk együtt Kínában, de jellemzően a Microsoft Teamsen keresztül tartjuk a kapcsolatot. Lily nemrég írt egy levelet a régióban lévő ügyfeleinek, amelyben elmeséli, milyen tanulságokat vont le a távmunka során, amelyre a járvány miatt kényszerült. A levele arra ösztönzött minket, hogy ingyenessé tegyük a Microsoft Teamst azok számára, akik távmunkára váltanak ezekben a nehéz időkben. Meg is szeretném osztani világszerte mindazokkal, akiknek hasznára lehetnek a sanghaji csapatunk tapasztalatai. Remélem éppoly sokat segít majd Önöknek is, mint nekem.
Íme hát Lily szavai.
Kedves Ügyfeleink!
Lily Zheng vagyok, a Microsoft alkalmazottjai. Sanghajban élek és dolgozom. Mivel a COVID-19 elterjedése miatt Kínában továbbra is milliók élete fordult fel, rengetegen váltottak távmunkára. Mintha Kínában most minden iskola, kórház és vállalkozás egy földrajzilag elosztott szervezet lenne – még, ha csak átmenetileg is. A COVID-19-éhez hasonló járványkitörésektől a váratlan időjárási vészhelyzetekig számos olyan helyzet állhat elő, amelyben hirtelen távmunkára kell átváltani. Szeretnék megosztani az elmúlt hetek során tanult három leckét, és három olyat, amelyet ügyfeleinktől kaptunk a távmunkára való átállásukhoz fűződően.
Sokakhoz hasonlóan januárban ütötte meg először a fülemet a vírus híre, elsősorban a közösségi médián keresztül. A kínai újév előtt azonban fogalmam sem volt róla, milyen komoly következményei lehetnek később. A tavaszi fesztivál miatt a fertőzöttek száma ekkor viszont drasztikus mértékben növekedni kezdett. A vírus terjedését megfékezendő a kormány január 23-án lezárta Hupej tartományt. Úgy volt, hogy a családommal másnap, szilveszterkor elmegyünk moziba. Amikor megtudtuk, hogy a város összes mozija bezárt, akkor fogtuk csak fel, mennyire súlyos is a helyzet. Két nap múlva a kormány példátlan módon bejelentette a tavaszi fesztivállal kapcsolatos rendezvények betiltását, én pedig kénytelen voltam lemondani egy régóta tervezett családi utazást. A gyerekeket lesújtotta a hír, de az egészségünk és a biztonságunk fontosabb volt.
Zheng és a Kínában dolgozó microsoftos csapattársai a távolról folytatott munka során is szorosan együttműködnek.
Hogy mit mondok, ha megkérdezik, milyen most Kínában dolgozni? Nos, a távmunka miatt megtakarítjuk az ingázásra fordítandó időt, és jelenleg teljesen mindegy, milyen ruhát veszünk fel reggelente. És mivel az éttermek is zárva vannak, némi rutint is szerezhetünk a konyhában. Mivel azonban a gyerekek se járnak iskolába, és a bébiszitterekre sem számíthatunk, termelékenynek lenni nem egyszerű feladat.
Ezt tanultam a távmunkából
Habár a csapatunk már megszokta, hogy távolról dolgozik, az elmúlt pár hétben mégis világossá vált, hogy mik a sikeres és fenntartható távmunka feltételei. Íme a három legfőbb lecke.
Maradjon fitt!
Azért váltottunk a távmunkára, hogy megőrizhessük fizikai egészségünket azáltal, hogy a minimálisra csökkentjük a vírussal való találkozás lehetőségét. Ez mindenki számára egyértelmű. Kevésbé nyilvánvaló, hogy ha Ön a lakóhelyén dolgozik, az újfajta stresszforrást is jelenthet. Amikor otthonról dolgozik, a lelki egyensúly megtartásához elengedhetetlen, hogy időnként eltávolodjon a képernyőktől, átmozgassa a testét, jókat egyen, vagy sétáljon egyet a belvárosban.
Adjon bele mindent!
Könnyen abba a hibába eshetünk, hogy elhanyagoljuk a dolgokat, amikor otthonról dolgozunk. De a távmunka során is kiemelkedően teljesítő csapatok minden tevékenységnek megtalálják az online is járható útját. Ha négyszemközti beszélgetést ütemezett be, akkor tartsa is meg. Ha nagy létszámú értekezletet tervezett be, tartsa meg. Ha készen áll rá, hogy közösen ötleteljetek egy közelgő előadás kapcsán, tartsanak videohívást.
Támogassa csapattársait!
Az egyik legfőbb tanulság, hogy ha másokon segítünk, akkor mi magunk is derűsek és életerősek maradhatunk. Online eszközeinket nem csupán munkára használjuk, de a családunkról és a kisállatainkról készült fotókat is megosztjuk egymással, és naponta többször is érdeklődünk a másik felől. Ha egy kis életet lehelünk egymásba, az nem csak a lelkesedést tartja szinten, hanem egyben is tartja a csapatunkat akkor is, ha egymástól távol vagyunk.
Ezt tanultam az ügyfeleinktől
Szemtanúi lehettünk, ahogy az ügyfeleink Kína-szerte gyökeresen átalakították munkamódszereiket. Íme három dolog, amelyet ügyfeleinktől tanultam arról, hogyan állítsuk vállalkozásunkat a siker útjára.
Azonnal nyissuk meg a kommunikációs csatornákat.
Amikor alkalmazottai távolról dolgoznak, még fontosabb, hogy mindenki tisztában legyen a cég ügyeinek alakulásával. Egyik ügyfelünk, egy nagy ázsiai biztosítótársaság videoüzeneteket kezdett sugározni az alkalmazottainak, hogy mindenkihez eljussanak a legfrissebb információk. Mivel mindenki azon dolgozik, hogy megteremtse az otthoni munka és gyermekgondozás egyensúlyát, egy rögzített videó kiváló módja annak, hogy tájékoztassuk azokat, akik nem tudnának részt venni egy élő értekezleten vagy eligazításon.
Maradjunk lendületben!
Ilyenkor könnyű szívvel halasztjuk a terveket, arra várva, hogy mindenki jelen lehessen, sok cég mégis mindent megtesz, hogy a korábbi ütemben haladjon a munka. A kormány támogatásával számos iskola képes volt az eredeti ütemtervek szerint elindítani a félévet úgy, hogy az oktatást az online térbe helyezte. Azzal segítették diákjaikat, hogy világos ütemterveket állítottak össze, hangulatjavító eseményeket, például főzőversenyt szerveztek, és jól átgondolt tájékoztatást adtak a feladatokról és más fejleményekről, hogy ne árasszák el a diákokat túl sok információval.
A legnagyobb értekezleteket is meg lehet tartani online.
Sokan hozzá vagyunk szokva, hogy kevés résztvevős, gyors hívásokat vagy videohívásokat bonyolítunk, de akár a nagyobb, formálisabb értekezleteket is gond nélkül meg lehet tartani online. Mivel rengeteg alkalmazott dönt a távmunka mellett, errefelé sok kórház távolról kommunikál a személyzetéhez. Egy talieni kórház például a Teams segítségével tart nagy létszámú értekezleteket. Ha sikeres online értekezletet szeretnénk tartani, akkor tegyünk világossá az értekezlet menetrendjét; az elején oldjunk meg minden, hanggal kapcsolatos műszaki problémát, hogy mindenki aktív résztvevő lehessen, és írjunk egyértelmű feljegyzéseket, amelyeket később megoszthatunk. Ne feledje, hogy ha a szervezet engedélyezi, akkor akár rögzíteni is lehet az értekezleteket azok kedvéért, akik nem tudnak részt venni rajta.
Sokakhoz hasonlóan én sem így képzeltem az új évet. De sokat tanultunk. A Teams pedig elképesztően hatékony eszköznek bizonyult, amely segít átvészelni ezeket az embert próbáló időket. Sokan nem tudják, de a Teams immár ingyenesen elérhető. Itt további információkat talál. De függetlenül attól, hogy milyen eszközök mellett dönt, remélem, hogy ezek a tippek hasznosnak bizonyulnak, és a legjobbat kívánom Önnek és családjának!
