Hatékony távmunka a Microsoft Teamsszel

Hogyan lehet több tízezernyi alkalmazottat egy nap alatt távmunkára átállítani? A COVID-19 koronavírus-járvány világméretű, robbanásszerű terjedése miatt a Microsoftnál számunkra ez volt a legfontosabb kérdés a múlt héten. Múlt szerdán pedig nagy lépést tettünk – kiküldtünk egy e-mailt, és megkértünk körülbelül 50 000 Microsoft-alkalmazottat Seattle körzetében, hogy ha tehetik, dolgozzanak otthonról. Bár már korábban is rendszeresen használtuk a Teamst, az első teljes mértékben távoli napi használat jelentősen emelkedett a Microsoft-alkalmazottak között az Egyesült Államokban. Csütörtökön a nap végére a csevegés 50 százalékkal nőtt egyik hétről a másikra, az értekezletek pedig 37 százalékkal. A használat növekedését tapasztaljuk az ügyfeleknél is, mivel a dolgozók mindenhol alkalmazkodnak a kizárólag online folytatott értekezletekhez, csevegéshez és együttműködéshez. Szeretnénk mindenkinek segíteni, hogy eleget tegyen ennek a kihívásnak. A Teams mögött álló csapatként rengeteg időt töltöttünk azzal, hogy hatékonnyá és egészségessé tegyük az otthonról végzett munkát. Ezért tehát úgy gondoltam, hogy megosztom a legfontosabb tanácsainkat.

Egy rövid megjegyzés, mielőtt tovább olvasna: Ezek a tanácsok folyamatos erőfeszítésünk részét képezik, amellyel szeretnénk segíteni, hogy mindenki tarthassa a kapcsolatokat és megőrizhesse a hatékonyságát ebben az embert próbáló időszakban is. A múlt héten bemutattam, hogy az egyének és a szervezetek miként szerezhetik be ingyenesen a Teamst, valamint ismertettem átfogó tervünket is arra vonatkozóan, hogy a szolgáltatások a krízis során is gördülékenyen működjenek. Megosztottuk ügyfeleink és alkalmazottaink hihetetlen eseteit is szerte a világból, köztük hongkongi tanárok és diákok történetét, akik lenyűgöző e-learning technológiai újításokat használnak, valamint Kínában és környékén élő ügyfelekét, akik intelligens módokon folytatják a munkát. Ügyfeleink azonban útmutatást is kérnek tőlünk a távmunkára váltáshoz. Továbbra is jelentkezünk tanácsokkal, információkkal és lelkesítő ügyféltörténetekkel a járvány során, látogasson tehát vissza az elkövetkező napokban is.

Első lépések

A távmunkára váltás során a siker érdekében érdemes néhány fontos szokást kialakítani.

A munkaterület kialakítása

Ne aggódjon, ha nincs otthon irodája. Enélkül is tud hatékonyan dolgozni otthonról. A Teamst tulajdonképpen virtuális irodának terveztük, amelyet bárhová magával vihet. Miközben lehet, hogy nincs otthon nyomtatója, fizikai fájljai vagy asztali telefonja, közvetlenül a Teamsben összegyűjthet dokumentumokat, biztonságosan tárolhatja a fájlokat olyan helyen, ahol a megfelelő személyek hozzájuk férhetnek, és gyorsan csatlakozhat hívásokhoz és értekezletekhez. Azt mondják, fontos, hogy kijelöljön egy munkaterületet otthon, ahol hatékony lehet, és amely jelzi, hogy ne zavarjanak üzemmódra váltott. Egy étkezősarok, egy csendes szöglet a hálószobában, egy használaton kívüli játékasztal a pihenőszobában – bármilyen terület szolgálhat munkaterületként, ahol összpontosíthat. És ne aggódjon, ha napközben rendetlenség van. A videóértekezletek során bármikor életlenítheti a hátteret, így csapattársai Önre fognak figyelni.

Kommunikáció, kommunikáció, kommunikáció

Bár sokan dolgozunk otthon legalább részidőben, továbbra is követjük az irodai fizikai jelenlétünkhöz kialakított ritmusokat és időbeosztásokat.  Az otthonról végzett munka során megváltozhat a napi ritmus. Ez különösen igaz azokra, akik a munka és a gyermekgondozás között egyensúlyoznak. Szabja meg egyértelműen a munkaidejét a csapattársaival és munkatársaival, hogy tudják, mikor érhetik el. Beállíthat állapotüzenetet is a Teamsben, hogy előrelátóan megossza ezt az információt.

Emellett gyakran tegyen közzé állapotjelentéseket a csapattársainak. A teljesen távmunkában dolgozó cégek nagyobb hangsúlyt fektetnek a dokumentációra, mivel az egy fontos kapcsolattartási lehetőség, amikor külön dolgoznak. Javasoljuk, hogy tegyék közzé a Teams-csatornákban felfedezett frissítéseket, betekintéseket és hasznos erőforrásokat, így csapattársai a véletlenszerű folyosói beszélgetések előnye nélkül is értesülhetnek arról, hogy mivel foglalkozik. Később saját maguk is kereshetnek ötleteket vagy tartalmakat a csatornában, amikor szükségük van rá.

Egészséges határok megszabása

A munkanapok szokásos jelzései nélkül – például séta az ebédért vagy az ingázás – nehezen lehet abbahagyni a munkát. A távmunkások időnként sokáig dolgoznak anélkül, hogy szünetet tartanának egy kis mozgás, közösségi élet vagy megfelelő étkezés kedvéért. Ez gyorsan stresszt és kiégést válthat ki. Ne feledje: első az egészség. Tartson étkezési szünetet, igyon sok vizet és emlékeztesse saját magát, hogy a nap végén „blokkoljon ki” a távmunkából. Ez a hozzáállás nem csak az egészségét védi, de hosszú távon a hatékonyságához is hozzájárul.

Hatékony értekezletek tartása

Online értekezletek bevezetése

A fizikai konferenciaterem hiányában a távmunka legnagyobb kihívását jelentheti a részvevők összetoborzása. Az értekezletek Teamsbe helyezésével gondoskodjon arról, hogy minden értekezlethez tartozzon egy virtuális „csatlakozás” lehetőség egy online konferenciaterem létrehozásához. Emellett azt is javasoljuk, hogy minden résztvevő kapcsolja be a videót, ha ez nem kellemetlen a számára. A szemtől szembeni kapcsolat sokat segít abban, hogy mindenki érezze az odatartozását. A Teams esetén hitelesített kamerák széles választéka áll rendelkezésre, emellett eszközök, például fejhallgatók és mikrofonos fejhallgatók is, hogy Ön és munkatársai mindig jól hallhatóan kommunikálhassanak.

Legyen figyelmes és befogadó

Az online értekezletekre váltással elveszítünk néhány vizuális jelet, amelyből arra következtethetünk, hogy egy munkatársunk hozzászólna az értekezleten. És a zsúfolt konferenciahívások esetén egyeseknek nehézséget okozhat a véleményük megosztása. Az értekezlet szervezőjének gyakran kell szünetet tartani, hogy kérdéseket tehessenek fel, és emlékeztetnie kell a résztvevőket, hogy az értekezlet csevegőablakát használva megoszthatják a gondolataikat.

Az értekezletek rögzítése

A közvetlen személyes találkozások kompenzálása érdekében egyes távmunkások további értekezleteket ütemeznek be, hogy kapcsolatot tartsanak az ügyfelekkel, a partnerekkel és a munkatársakkal. Nehéz elkerülni a dupla előjegyzést. Ha szervezete megengedi, rögzítse az értekezleteket a Teamsben, így a munkatársak később is tájékozódhatnak. Ha saját maga nem tud részt venni, emlékeztesse a szervezőt, hogy vegye fel a távollétében. Az automatikusan létrehozott átirat is rendkívül hasznos, amikor az értekezleten elhangzottakat próbálja meg felidézni. Szeretne többet megtudni a Teams-értekezletekről? Itt talál további tippeket.

Kapcsolattartás

Az elmaradt folyosói beszélgetések helyettesítése

Sok távmunkásnak az alkalmi beszélgetések hiányoznak a legjobban az irodából. A vízhűtő vagy a rágcsálnivalók melletti csevegések nem csak a kapcsolatokat erősítik, de gyakran olyan fontos információkat vagy háttérismereteket is nyújtanak, amelyekre nem is gondolnánk. Ügyeljen arra, hogy elérje és kapcsolatot tartson a munkatársaival. Gondoljon a csevegésekre a virtuális vízhűtőjeként, és állítson be emlékeztetőket, hogy rendszeresen megkeressen személyeket. Az emojik, GIF-fájlok és matricák bohókás lehetőséget nyújtanak arra, hogy a csevegés szórakoztató és könnyed legyen.

A csapat összekapcsolása

A távmunka elszigeteltség érzetét keltheti. Vezetőként fontos, hogy olyan lehetőségeket nyújtson az egész csapatnak, ahol virtuálisan együtt lehetnek. Tartsa meg a szokásos csapatértekezletek vagy közös ebédek ritmusát, és helyezze át azokat az online térbe. Használja a Teams „Általános” csatornáját a mindenki számára érdeklődést kiváltó vitafórumokhoz. Nagy mértékű ötletbörzékhez használhatja a Microsoft Whiteboard appot, amely végtelen digitális vásznat biztosít az értekezlet résztvevőinek, hogy közvetlenül a Teamsben gyűjtsék az ötleteket és abban működjenek együtt. A csapatok vezetőinek javasoljuk, hogy töltsék le a válságkezelési kommunikációra szolgáló Crisis Communication Power Appot. Ezt a testreszabható appot használva tájékoztathatja saját magát és csapatát mindenről, amit tudniuk kell a válság során.

Érezze jól magát!

A távmunkára átállással járó minden változás mellett fontos, hogy erősítse és fenntartsa a csapat morálját. A Teamsben számos lehetőséget használva gondoskodhat arról, hogy a munkatársak továbbra is pozitívan gondolkodjanak, és elkötelezettek maradjanak. Ossza meg a híreket és történeteket a csapat csevegésében, vagy rendezzen fotópályázatot. Oktatási ügyfeleink egyike Kínában főzőversenyt tartott a diákoknak, ami különösen népszerűnek bizonyult.

Megértem, hogy minden egyén és csapat különbözőképpen működik. Remélem azonban, hogy csapatunk tanácsai segítségével megőrzik hatékonyságukat és kapcsolatban maradnak, amint alkalmazkodnak a munkavégzés új módjához. És ne feledje, már ma használatba veheti a Teamst, ha bejelentkezik vagy regisztrálást végez, ingyen.

Készüljön fel a távmunkára! Töltse le a távmunka-ellenőrzőlistánkat, és ossza meg a csapattársakkal.

Távmunka ellenőrzőlistája:

• A munkaterület kialakítása
• Gyakori kommunikáció
• Egészséges határok megszabása
• Online értekezletek bevezetése
• Legyen figyelmes és befogadó
• Az értekezletek rögzítése
• Az elmaradt folyosói beszélgetések helyettesítése
• A csapat összekapcsolása
• Érezze jól magát!