Mit tanultunk az elmúlt két hétben a távmunkáról?

Az elmúlt két hétben, amióta csapatunk itt, a Puget Sound régióban áttért a távmunkára, felerősödött a COVID-19 elleni küzdelem. A világon mindenhol rengetegen maradnak most otthonukban. Az iskolák, a templomok, a vállalkozások és az irodák bezárásával párhuzamosan mindannyian megtapasztaljuk, hogy valójában milyen egyfolytában otthon lenni a családdal, és közben megpróbálni megőrizni hatékonyságunkat, és folyamatosan kapcsolatban maradni munkacsapatainkkal. Sok mindent kell még megtanulnunk. A jelenlegi helyzet miatt csapatunk arra kényszerül, hogy mindenre új szemmel nézzen: az értekezletek ütemezésétől kezdve a csapatok kezeléséig, és úgy hallottam, sok ügyfelünk is ugyanígy tesz. Szeretnék megosztani Önnel néhányat azok közül a fontos felfedezések közül, amelyeket eddig tettünk a teljes mértékben távoli csapatunkkal folytatott munkánk során. Remélem, hasznosnak találja tanulságainkat, miközben a saját útját járja.

Egy rövid megjegyzés, mielőtt tovább olvasna: Ezt a felületet arra használjuk, hogy a koronavírus-járvány során tippeket, ügyféltörténeteket és információkat osszunk meg Önökkel. Ez a bejegyzés egy múlt héten közzétett bejegyzés folytatása, amely a távmunkára a Microsoft Teams segítségével történő átálláshoz mutatott be hasznos tippeket. A bejegyzésben az élő események internetes változatának elkészítéséhez is adtunk segítséget – a Microsoft-eszközök használatával kapcsolatos részletek és a Microsoftnál dolgozó eseményszervezőnktől származó ismeretek formájában. Ezenkívül az IT-részlegeknek és az információbiztonsági igazgatóknak szóló, az e területeken dolgozó vezetőktől származó tanácsokat is megosztottunk. Az elkövetkezendő napokban további, távmunkával kapcsolatos tartalmakat is meg fogunk jelentetni, ezért érdemes rendszeresen visszalátogatnia. Rendben, most pedig térjünk át az előző két héten tanultakra.

1. Útmutató megosztása az otthoni munkavégzéshez

A legtöbb szervezet rendelkezik olyan kézikönyvekkel, amelyek alapján az alkalmazottak kialakíthatják irodai munkakörnyezetüket. Amikor távmunkára álltunk át, hamar észrevettük, hogy az alkalmazottaknak ehhez a típusú munkához is útmutatásra van szükségük. Sokunk tehát először tapasztalja meg a távmunka élményét, és nagyon kevés idő van arra, hogy felkészüljünk a változásra. Csapatunknak kérdései vannak: Hogyan alakítható ki olyan munkakörnyezet, ahol a munkára lehet összpontosítani? Hogyan tartható fenn a kapcsolat másokkal úgy, hogy nem találkozhatunk személyesen? Miért tűnik úgy, hogy egyik pillanat sem megfelelő arra, hogy szünetet tartsunk? És ehhez még hozzáadódnak az otthon maradó gyermekekkel és más, gondoskodásra szoruló családtagokkal kapcsolatos kihívások – sokunknak kell megküzdenie ezekkel a járvány idején. Mindez elkerülhetetlenné teszi, hogy az alkalmazottak egy része nehézségekkel találja szemben magát.

Erre az igényre reagálva múlt héten egy, az otthoni munkavégzéshez használható átfogó útmutatóval láttuk el alkalmazottainkat. Úgy gondoltuk, Ön is hasznosnak találhatja az útmutatót, ezért készítettünk Önnek egy ügyfélverziót, amelyet tetszés szerint megoszthat a saját alkalmazottaival. Rengeteg konkrét tipp található benne, például a fizikai és virtuális munkaállomások kialakításával kapcsolatos tanácsok és az elérhetőség csapattagokkal való közlésének ajánlott eljárásai.

2. Az egymást követő értekezletek kezelése

Az irodában az egymást követő értekezletek között természetes szünetek alakulnak ki. Végigsétálunk a folyosón, eltöltünk néhány percet az asztalnál, amíg megvárjuk, hogy mindenki megérkezzen, és alkalmi beszélgetésekbe bonyolódunk, ahogyan a csapattagok üdvözlik egymást és felkészülnek az értekezletre. Gyakran alig vesszük észre ezeket a lélegzetvételnyi szüneteket, miközben letelik a munkahét. Majd hirtelen távmunkára kell váltanunk, és rájövünk, milyen nagy szükségünk volt ezekre az értekezletekkel teli napjaink meg-megszakításához.

Hogyan gondoskodhat arról, hogy Ön és csapata olyan gyakran értekezzen, amilyen gyakran szükséges, de úgy, hogy közben szünetet is tudjanak tartani az értekezletek között? Arra biztatjuk az alkalmazottakat, hogy úgy ütemezzék az értekezleteket, hogy azok öt perccel egy egész óra vagy egy félóra vége előtt térjenek véget. Ezzel kissé lerövidül ugyan az értekezletre szánt idő, de nagy előrelépés tehető a megszakítás nélküli értekezletek okozta esetleges kimerültség elkerülése érdekében.

3. Hely kialakítása a kikapcsolódásra

Amikor nem otthonról dolgozunk, könnyedén megtaláljuk a módját a kikapcsolódásra, gyakran anélkül, hogy erőfeszítéseket kellene tennünk. A vacsorakészítés a családnak, a munka utáni edzés a barátokkal vagy a hazabuszozás mind-mind segíthet abban, hogy függetlenedjünk a napi eseményektől, és felkészülhessünk a következő napra. Távmunka esetén a kikapcsolódás még a legjobb körülmények között is kihívást jelenthet. Szeretnénk segíteni alkalmazottainknak ebben, ezért virtuális meditációs összejöveteleket tartunk, amelyekhez bármikor csatlakozhatnak, ha szükségük van arra, hogy rövid időre kikapcsolódjanak a munkából.

Ha Ön is szeretne így tenni, olvassa el az alábbi hasznos tippeket, amelyeket megoszthat az online meditációs tanfolyamokat még nem ismerő alkalmazottaival. Elsőként keressen egy olyan helyet, ahol nem fogja senki és semmi zavarni. Következő lépésként némítsa el a mikrofonját, hogy Ön se zavarjon másokat. Végül pedig a kameráját használva figyelje meg, ahogyan az összejövetel vezetője útmutatást ad a légzési technikákkal kapcsolatban. Miután elsajátította ezeket, kikapcsolhatja a kamerát, hogy teljes mértékben az elméje megnyugtatására tudjon koncentrálni.

4. A csapat munkakultúrájának folyamatos ösztönzése

Legyen szó akár a teljes céggel tartott értekezletekről, akár a kisebb eredmények megünnepléséről, a csapat egészséges munkakultúrájához elengedhetetlenek a gyakori összejövetelek. Ahogyan sokunknak hirtelen távmunkára kellett áttérnie, nagy a kísértés, hogy csak a legszükségesebb feladatokat végezzük el, elhalasszuk a fontos eseményeket és a szórakoztató csapattevékenységeket addig, amíg vissza nem térünk a normális kerékvágásba.

Mi úgy találtuk, hogy amikor csak lehetséges, a legjobb, ha továbbra is építjük a csapat munkakultúráját, még ha nem is egy helyen dolgozunk. Szülinapi bulit tervezett egy csapattársnak? Indítson egy Teams-értekezletet, és izzítsa be a születésnapi GIF-eket. Egy nagyszabású értékesítési konferencia előtt áll? Kezdjen el gondolkodni azon, hogyan tudná azt virtuálisan megtartani. Ha pedig eljött a negyedéves csapatépítés ideje, arról sem kell lemondaniuk. Csapata minden eddiginél lelkesebben fog ötletelni és kapcsolatba lépni. Elsőre nehéznek tűnhet távolról megoldani a csapatépítő összejöveteleket, de megéri az extra erőfeszítést, hiszen így mindenki mindenkivel kapcsolatban maradhat és haladhat a munkával.

5. A kulcsfontosságú felügyeleti lehetőségek gyakorlása

Az alkalmazottak számítanak a vezetők közreműködésére, hogy felkészítsék őket a változásokra, és arra is, hogy segítsenek a problémák megoldásában és az alkotásban. Miközben csapata egy teljesen új munkamódszert sajátít el – és teszi ezt egy globális egészségügyi krízishelyzet közepette –, minden eddiginél nagyobb szüksége van az Ön, azaz a vezető támogatására. De hogyan láthatja el sikeresen vezetői feladatait úgy, hogy más-más helyeken dolgoznak?

Ha kíváncsi rá, hogy mi miket tanultunk a vezetői feladatok távoli ellátásáról, olvassa el az otthonról történő munkavégzést megkönnyítő útmutatónkat. Ezek közé tartozik például a motiváció megerősítése, a gyakori kommunikáció, valamint a csapattagok segítése abban, hogy felfedezzék a számukra legmegfelelőbb módszereket a távmunkára. A jelenlegi helyzetben minden alkalmazott egyedi kihívásokkal néz szembe, és mindegyikük más és más módon fogja megközelíteni a szituációt. Vezetőként fontos, hogy minél jobban megpróbálja megérteni és megfelelően lereagálni ezeket az egyéni szükségleteket.

Az alábbi tanulságok két hétig tartó távtanulásunk eredményeképpen születtek. Számos felfedezést tettünk ezzel az új munkarenddel kapcsolatban, az értekezletütemezéstől a távoli csapatok hatékony kezelését megkönnyítő lélegzetvételnyi szünetekig. Biztos vagyok abban, hogy ezek a tanulságok maradandóan, a koronavírus-járványon jóval túlmutatóan is értékesek, miközben a szervezetek mindenhol egyre nagyobb előnyben részesítik a távmunkát. De az Ön és csapata véleményére és az Önök által tanultakra is kíváncsiak vagyunk. A távmunka lehetőségeinek megteremtésével foglalkozó közösségünkben Ön is bekapcsolódhat a beszélgetésbe.