3 módszer az új hibrid elvárásoknak a Microsoft Teams és a Microsoft 365 segítségével való teljesítésére
Öt évvel ezelőtt izgalmas útra indultunk a Microsoft Teams, az együttműködésre és csapatmunkára szolgáló központ létrehozásával. A videóértekezletek korábban nem voltak ugyan a munkahelyi norma részei, de az a kezdetektől fogva egyértelmű volt, hogy az aszinkron és a szinkronizált együttműködés egyetlen termékben való egyesítése egyedi lehetőséget nyújthat a munka, a tanulás és a másokkal való kapcsolattartás módszereinek újragondolására.
Miközben elmélkedünk ezen a mérföldkőnek számító eseményen, szeretnénk megállni egy pillanatra, és köszönetet mondani azoknak az ügyfeleinknek és partnereinknek, akik a legjobb munkánkra ösztönöztek minket. Nagy megtiszteltetésnek vesszük, hogy a kórházaktól az iskolákon át a nonprofit szervezetekig és a kereskedelmi nagyvállalatokig oly sokan használják a Teamst a céljaik eléréséhez.
Napjainkban több mint 270 millió ember használja a Teamst a hibrid munkához. A szervezetek több mint 50 százaléka használja egységesen a Teamst a Morgan Stanley legutóbbi informatikai igazgatói felmérése szerint.1 A távmunkáról a hibrid munkavégzésre való átállással az aktív Teams Konferencia-eszközök száma évről évre több mint a kétszeresére nőtt, a Teams Telefon aktív felhasználóinak száma pedig már megközelíti a 80 milliót. A Teams minden alkalmazott munkáját támogatja, az irodai munkaerőtől az élvonalbeli dolgozókig. Az élvonalbeli dolgozók körében évről évre megduplázódik a Teams-felhasználók száma.
A munkánknak azonban még koránt sincs vége. Továbbra is folyamatosan figyelünk, tanulunk és újításokat vezetünk be, hogy minden szervezet sikeres lehessen a munkának ebben az új világában. A most megjelent 2022-es munkatendencia-mutatónk alapján elmondható, hogy a munkamódszereink és a munkával kapcsolatos elvárásaink minden eddiginél nagyobb változáson mentek keresztül az utóbbi két évben, ezért a megoldásainknak is fejlődniük kell.
Most olyan új termékinnovációk megjelenését szeretnénk bejelenteni, amelyek elősegítik a hibrid munkavégzés működőképességét. Ha motiválóbbá szeretné tenni az értekezleti élményt, lehetővé szeretné tenni a külső partnerekkel való együttműködést, vagy akár csak rugalmasan, a saját feltételeinek megfelelően szeretne dolgozni, ezek az új funkciók és megoldások mind segítenek abban, hogy megfeleljen a munkahellyel szemben támasztott új elvárásoknak.
Nézzük most meg mindezt közelebbről.
1. Az irodai élmény újragondolása
Két évnyi hibrid munkavégzés és távmunka után az adataink azt mutatják, hogy az iroda továbbra is fontos a dolgozók és a vezetők számára. Az üzleti vezetőknek azonban újra kell gondolniuk a fizikai tereket és a kulturális normákat is ahhoz, hogy a dolgozóknak érdemes legyen bejárni az irodába. Ez azt jelenti, hogy tudatosnak kell lenni azzal kapcsolatban, hogy milyen résztvevőkkel, milyen okból és hol legyenek megtartva a személyes találkozók, és gondoskodni kell arról, hogy a fizikai terek úgy legyenek kialakítva, hogy segítsék a hibrid csapatok összetartozás-érzetét és motiváltságát.
A felmérésünkben a hibrid alkalmazottak 38 százaléka számára a legnagyobb kihívást az jelenti, hogy tudják, mikor és miért kell bemenni az irodába, míg a cégeknek csak a 28 százaléka kötött szerződést a csapatokkal arra vonatkozóan, hogy ki honnan fogja végezni a munkáját.
Segíteni szeretnénk, hogy könnyen egyeztetni tudja az irodai időt a csapatával, ezért bevezetjük az Outlookban azt a képességet, amellyel a meghívottak visszajelezhetnek az értekezletek válaszkéréseire, és azt is jelezhetik, hogy személyesen vagy virtuálisan szeretnének-e bekapcsolódni. Ezek az új RSVP-lehetőségek nyilvános előzetes verzió formájában jelennek meg a Webes Outlookban 2022 második negyedévében.
A Teams Konferencia társeszközélményének új fejlesztéseivel egyszerűbbé és zavartalanabbá tesszük a személyes jelenlét megteremtését azok számára, akik konferenciateremből kapcsolódnak be a hibrid értekezletekbe. Jelenleg, ha a személyes eszközével kapcsolódik be egy értekezletbe a Teams Konferenciában, a gerjedés és más zavaró háttérhangok elkerülése érdekében az Ön hangja automatikusan ki van kapcsolva. Hamarosan a rendszer kérni fogja, hogy kapcsolja be a laptopja videóképét, hogy a távoli résztvevők tisztán láthassák Önt, függetlenül attól, hogy éppen hol tartózkodik a helyiségben. A zavaró tényezők elkerülése érdekében a videó el lesz rejtve a helyiség elülső részén elhelyezkedő képernyőről, illetve a helyiségben megtalálható társeszközökről csatlakozó személyek galériájából is. Ezek a fejlesztések 2022 második negyedévében válnak általánosan elérhetővé. További információt a Tech Community blogban, a hibrid értekezleti élmény minőségének a Microsoft Teams Konferencia- és Teams-eszközökkel való javítását ismertető bejegyzésben talál.
A digitális és a fizikai munkaterületek közötti távolság áthidalása érdekében bevezettünk egy Első sor nevű új értekezletelrendezést a Teams Konferenciához. A kifejezetten a hibrid értekezletekhez tervezett elrendezés a videógalériát szemmagasságban, a képernyő alján jeleníti meg, így a tárgyalóban lévő személyek természetesebb, a személyes interakcióra emlékeztető módon láthatják a távoli munkatársaikat – hasonlóan ahhoz, mintha ugyanabban a fizikai helyiségben lennének. A tartalom a képernyő közepén helyezkedik el, amelyet további értekezletadatok és hangulatteremtő eszközök vesznek körül, például csevegési, jelentkezési és élő reagálási lehetőségek. Az Első sor elrendezés már elérhető előzetes verzióban, és az év későbbi részében továbbfejlesztett funkciókkal fog bővülni. További információ a Teams Első sor elrendezéséről.
Egy ideje már dolgozunk azon, hogy a Microsoft hibrid munkavégzéshez készült – a Teamsben, a Microsoft 365-ben, a Windowsban és a Whiteboardban bevezetett – legújabb funkcióit a Surface Hub 2S készüléken, a Microsoft Teamshez minősített együttműködési vásznon és értekezleti eszközön is használhatóvá tegyük. Az új, mesterséges intelligenciával támogatott Microsoft Surface Hub 2 intelligens kamerának köszönhetően a távoli csapattagok most már dinamikusan láthatják a helyiségben folyó interakciókat. Az eszközbe épített automatikus képbe foglalási technológia dinamikusan módosítja a helyiség nézetét: a képbe foglalást minden alkalommal újrakezdi, ha valaki távozik vagy belép a helyiségbe, illetve ha egy személy interakcióba lép a kijelzőn látható tartalommal. A Surface Hub 2 intelligens kamera már elérhető. További információt az eszközök blogjában talál.
A láthatóság és a hallhatóság az inkluzív értekezleti környezet alapfeltétele, ahogyan a zökkenőmentes együttműködés képessége is. A Neat és a Yealink új, a Teams Konferenciához készült, érintéssel vezérelhető megjelenítési megoldásainak folyamatban van az Androidon futó Teams Konferenciához való minősítése; ezek 2022 második negyedévében lesznek elérhetők. Ezek az eszközök egyetlen egységben egyesítik a hangot, a videót, az érintőkijelzőt és a számítási egységet, így egyszerű üzembe helyezést és továbbfejlesztett együttműködési élményt tesznek lehetővé. További információt az új Tech Community blogunkban talál.
2. Minden értekezlet fontos lehet
Több billió adatpontot gyűjtünk össze, hogy megértsük a munka változásának folyamatát. Az értekezleteken hetente eltöltött idő 2020 márciusa óta több mint 250 százalékkal nőtt. Ugyanakkor egyre rugalmasabb együttműködési minták jelennek meg, ahogyan az alkalmazottak átalakítják a munkanapjaikat. Az értekezletek egyre rövidebbekké és rögtönzöttebbekké válnak. A felhasználók aszinkron csatornákra, például csevegésre váltanak a munka elvégzése érdekében.
Elkötelezettek vagyunk aziránt, hogy új munkamódszereket tegyünk lehetővé. Legyen szó akár az előadók teljesítményének javításáról, akár a különböző időzónákban való aszinkron együttműködésről, a célunk az, hogy inkluzív és érdekes élményeket teremtsünk, hatékonyabbá tegyük az értekezleteket, és gondoskodjunk arról, hogy mindenki érzékelhesse az Ön munkájának a hatását.
2021 szeptemberében bejelentettük a kamerakép nevű PowerPoint-funkciót, amely közvetlenül a bemutatójába integrálja a Teams-kamera képét, így Ön testre szabhatja, hogy miként és hol szeretne megjelenni a diákon. Emellett elrendezési javaslatokat is ad a PowerPoint Tervezőn keresztül, az optimális megtekintési élmény érdekében. A kamerakép 2022 második negyedévében válik általánosan elérhetővé.
Nemrég jelentettük meg a hangstúdió nevű funkciót, amellyel rögzítheti a bemutatóját a PowerPointban, és igény szerinti videóképet biztosíthat, lehetővé téve ezzel, hogy a csapata a saját feltételei szerint fogyaszthassa a kínált tartalmakat. A PowerPoint hangstúdió funkciója már általánosan elérhető.
A mai napon bejelentjük a kamerakép és a hangstúdió egyesítését. Mostantól zökkenőmentesen hozhatja létre és adhatja elő a bemutatóit: a kamerakép segítségével eldöntheti, hogy miként és hol jelenjen meg a videókép a diákon, ezt követően pedig a hangstúdióval bármelyik diára rögzítheti a beszédhangját. Amikor eljön az üzenet kézbesítésének az ideje, az Élő PowerPoint szolgáltatással megoszthatja a bemutatóját a Teamsben, függetlenül attól, hogy részt vesz-e az adott értekezleten. A kamerakép és a hangstúdió együttes használata 2022 második negyedévében válik lehetővé.
Nem könnyű a reflektorfényben lenni. Különösen nehéz személyesen jelen lévő közönség nélkül hatásos bemutatókat tartani. A Microsoft Teamsben 2022 második felében megjelenő beszédtréner funkció mesterséges intelligenciát használva ad az Ön saját tempójának megfelelő útmutatást, tudtául adja, ha félbeszakít valakit, és időről időre emlékezteti, hogy forduljon a közönséghez.
Szeretnénk gondoskodni arról, hogy a szavai hatással legyenek másokra, ezért bejelentjük a Tolmácsolás nevű funkciót, amellyel az élő tolmácsolást végzők közel valós időben adhatják át az előadó által elmondottakat egy másik nyelven. Az értekezlet szervezője tolmácsokat jelölhet ki a résztvevők listájából, és akár 16 forrás- és célnyelv-kombinációt is kiválaszthat, míg a résztvevőknél a tolmácsolás közben az eredeti hang alacsonyabb hangerővel hallatszik a háttérben. A Tolmácsolás 2022 második negyedévében válik általánosan elérhetővé.
Az értekezletek gyakran olyan együttműködési térként szolgálnak, ahol a csapatok megfogalmazhatják és megoldhatják a felmerülő problémákat. A Microsoft Whiteboard értékes vizuális együttműködési munkaterületté vált a Teamsben, ahol a csoportok összejöhetnek, hogy hatékony hibrid ötletgyűjtést és tanulást folytassanak. Számos olyan képességet kínál, amelyek életre keltik a vizuális együttműködést a Teamsben, például együttműködési kurzorokat, több mint 50 új sablont, környezetfüggő reagálásokat, továbbá a meglévő táblák megnyitásának és annak a lehetőségét, hogy együtt lehessen működni külső munkatársakkal a Teams-értekezleteken. Ezek a funkciók 2022 második negyedévében válnak általánosan elérhetővé.
3. Együttműködés és kommunikáció tetszőleges módon
Adataink szerint a hibrid dolgozók több mint 50 százaléka tervezi, hogy az elkövetkező év során teljes mértékben a távmunkát fogja választani. Az egyre nagyobb rugalmasságra és mobilitásra mutatkozó igények miatt a fix irodában található vezetékes asztali telefonok napja leáldozott.
A Teams Telefon hamarosan valóban a mobileszközt előtérbe helyező élményt fog nyújtani a Mobil szolgáltatói kapcsolat jóvoltából, a világ néhány leginnovatívabb távközlési szolgáltatójával, köztük a BT, a Rogers, a Swisscom, a Telia és a Verizon vállalattal létesített partnerség keretében. A megoldással egyetlen telefonszámot használhat a vezetékes és a mobilszámához, függetlenül attól, hogy milyen hálózatot vagy eszközt használ éppen. A hívásokat továbbá megszakítás nélkül át is viheti a különböző hálózatokon és eszközökön keresztül – miközben például az útközben használt mobilszolgáltatásról átáll az irodai Wi-Fi használatára. A Teams Telefonhoz készült Mobil szolgáltatói kapcsolat a következő negyedévben válik elérhetővé előzetes verzióban a megadott szolgáltatói partnerek esetében. További információt a Mobil szolgáltatói kapcsolat bejelentését tartalmazó blogbejegyzésben talál.
A Teams Kapcsolat zökkenőmentes, biztonságos és egyszerű együttműködést tesz lehetővé a szervezeti határokon kívül is, így mindenki egyetlen kiterjesztett csapat tagjaként dolgozhat a saját Teams-környezetében. 2021 végén bejelentettük a Teams Kapcsolat megosztott csatornáit, amelyek egy megosztott munkaterületről egyszerűbb együttműködést tesznek lehetővé a szervezeten belüli és kívüli személyekkel. Egy új terméken dolgozó csapat például meg fog tudni osztani egy Teams-csatornát egy külső tervezőcsapattal, hogy egyetlen közös munkaterületet hozzon létre a két különböző szervezet számára. Mindenki anélkül kommunikálhat, ütemezhet értekezleteket és működhet együtt az appokon, hogy váltania kellene a fiókok között. A Teams Kapcsolat megosztott csatornái 2022 márciusának végétől lesznek elérhetők előzetes verzióban. Ha többet szeretne megtudni, és ki szeretné próbálni a megosztott csatornákat, olvassa el a Microsoft Teams Kapcsolat megosztott csatornáiról szóló blogbejegyzést.
A hatékony alkotás és együttműködés érdekében módot kell találnunk arra, hogy egy helyre gyűjtsük a szerteágazó információkat, dokumentumokat és csapatokat. 2022 januárjában bevezettük a Loop összetevőket a Teams-csevegésben, amivel új módot kínálunk a közös ötletelésre, alkotásra és döntéshozatalra. A mai napon bevezetjük a Loop összetevőket az Outlook-levelezésben. Mostantól anélkül gyűjthet ötleteket, hajthat végre műveletelemeket, és szerezheti be a legújabb állapotra vonatkozó információt a csapatától, hogy váltania kellene a környezet vagy az alkalmazások között. Egyszerre egy összetevő frissíthető, akár a Teamsben, akár az Outlookban. Ha hozzá szeretne férni a legújabb Loop összetevőkhöz az Outlookban, regisztráljon Office Insider-résztvevőként.
Adataink azt is mutatják, hogy a pozitív munkakultúra az első számú dolog, amelynek a biztosítását az alkalmazottak elvárják a cégektől; ezt pedig a mentálhigiénés és jólléti juttatások követik. A munka új világa olyan technológiákat kíván meg, amelyek – digitálisan – életre keltik a cég munkakultúráját.
A mai napon bejelentjük az Inspirációtár nevű új funkciót, amely előzetes verzióban érhető el a Teams Viva Elemzések alkalmazásán keresztül. Az Inspirációtár a Harvard Business Review-hoz és a Thrive-hoz hasonló elsőrangú forrásokból származó válogatott tartalmakhoz és ajánlott eljárásokhoz hozzáférést biztosítva nyújt a gyakorlatban is hasznosítható ismereteket. A Viva Elemzések által biztosított hatékonysági és jólléti ismereteket az alkalmazotti munkakörnyezet javításával és az elkötelezettség erősítésével foglalkozó prémiumszintű tartalmak egészítik ki. Az Inspirációtár előzetes verziója 2022 márciusától kezdve fog megjelenni a Microsoft 365-felhasználóknál a Teamsben elérhető Microsoft Viva Elemzések appban, és 2022 áprilisának végéig világszerte elérhető lesz 11 támogatott nyelven. Tűzze ki a Teamsben elérhető Viva Elemzések appot, és tájékozódjon bővebben az Inspirációtárról.
Végül essen szó a távmunka és a hibrid munkavégzés közös kihívásáról, a társadalmi tőke, azaz az emberek és szervezetek sikeres működését lehetővé tevő kapcsolati háló fenntartásáról. Mivel a barátság és más emberi viszonyok megteremtése kihívásokat tartogathat a hibrid munkavégzés világában, igyekszünk olyan eszközöket fejleszteni, amelyekkel a felhasználók könnyebben kifejezhetik magukat, és eközben jól is érezhetik magukat.
A Teamsben elérhető új, kifejezőbb emojikkal most még többet adhat magából a beszélgetések során. A több mint 1800, élénk és szórakoztató stílusú, háromdimenziós emojival képes lesz kifejezéseket és játékosságot csempészni az üzeneteibe. Miután kijelölt egy kategóriát, a bőrtónusválasztót használva kiválaszthatja az Ön megjelenéséhez legjobban illő hangulatjelet. A kifejezőbb emojik jelenleg előzetes verzióban érhetők el.
A jövőbe tekintve
Habár a munka világa rengeteg változáson ment és megy keresztül, egy dolog mindig állandó marad: emberek állnak a középpontjában. A Microsoft Teamshez hasonló, a felhasználókat támogató technológiákkal valóban működőképessé tudjuk tenni a hibrid munkát úgy, hogy mindenkit – és mindent – egy helyen hozunk össze.
Szeretnénk ismét köszönetet mondani azoknak az ügyfeleinknek és partnereinknek, akik az elmúlt öt évben minden lépés során velünk tartottak. Ha együtt szeretne ünnepelni velünk, keressen rá a Teams új egyéni háttereire, illetve olvassa el az évfordulóra készült, a Teams születésének háttér-információiról is hírt adó közösségi blogbejegyzésünket.
1Weiss, K., Baer, J. és Huang, B. (2021. október 5.). Az informatikai igazgatói felmérés tanulságai –A vezetői pozíció további megszilárdítása. (p3). A Morgan Stanley kutatása.
