Memperkenalkan toolkit pekerja lepas Microsoft 365, solusi untuk menyiapkan dan menskalakan tenaga kerja lepas Anda

Dengan meningkatnya partisipasi dalam pekerjaan sementara, yaitu pasar pekerja tidak tetap yang terdiri dari pekerja independen yang dikontrak jangka pendek, berbagai perusahaan mulai menguji dan menyertakan pekerja lepas untuk mendukung proyek. Berdasarkan Future Workforce Report, 47 persen manajer perekrutan perusahaan menggunakan pekerja lepas (meningkat dari 44 persen pada tahun sebelumnya), sementara 9 dari 10 manajer perekrutan berpendapat bahwa mereka lebih memilih mempekerjakan pekerja lepas dibandingkan pekerja temporer melalui firma penyedia staf. Untuk membantu perusahaan mengubah atau melengkapi solusi staf tidak tetap konvensionalnya secara digital, kami meluncurkan toolkit pekerja lepas Microsoft 365, yaitu kumpulan alat, templat, dan praktik terbaik yang dipilih untuk membantu pelanggan meluncurkan, menjalankan, dan mengelola program pekerja lepas sesuai kebutuhan. 

Pekerja sementara, yang mencakup pekerja lepas, konsultan, kontraktor, dan wirausahawan saat ini sedang mengalami peningkatan. Menurut Staffing Industry Analysts, total biaya yang dihabiskan untuk pekerjaan sementara pada tahun 2015 adalah $792 miliar. Para pakar yakin bahwa dalam 10 tahun, mayoritas tenaga kerja AS akan turut berpartisipasi dalam pekerjaan sementara. Selain itu, berdasarkan Field Nation, 86 persen pekerja independen secara sengaja memilih menjadi pekerja lepas.

Implikasi ini sangatlah besar bagi perusahaan korporat. Untuk bertahan di lingkungan yang sangat kompetitif dengan teknologi dan kebutuhan pelanggan yang berubah cepat, perusahaan harus tangkas dan mampu beradaptasi dengan model bisnis baru untuk menyelesaikan pekerjaan dengan tenaga dari luar. Sementara menambahkan pekerja lepas sesuai permintaan dapat memberikan kecepatan dan efisiensi yang mencukupi, mengubah kebijakan dan proses yang sudah ada bukanlah hal yang mudah.

Mitra peluncuran kami untuk toolkit ini adalah Upwork, salah satu marketplace global online terbesar dengan lebih dari 375.000 pekerja lepas di lebih dari 180 negara. Secara spesifik, kami bermitra dengan Upwork Enterprise, solusi penyedia tenaga kerja lepas dan kepatuhan menyeluruh mereka.

Toolkit pekerja lepas Microsoft 365 menawarkan solusi untuk topik masalah utama yang dialami perusahaan ketika meluncurkan program pekerja lepas, termasuk kepedulian dan komunikasi internal, kolaborasi lingkup tim, analitik data, dan automasi alur kerja.

Kepedulian dan komunikasi internal

Salah satu tantangan utama dalam meluncurkan program pekerja lepas perusahaan adalah mendorong kepedulian dan pemahaman di antara pemangku kepentingan dan pengguna tenaga ini. Karyawan memerlukan tempat untuk mempelajari cara kerja program, mengakses pelatihan yang diperlukan, dan meninjau praktik terbaik untuk terlibat dengan pekerja lepas.

Toolkit pekerja lepas Microsoft 365 mengatasi masalah ini dengan templat situs komunikasi SharePoint, sebuah “toko serbaada” untuk detail program guna membantu mempercepat penerapan dan pengenalan pekerja lepas, termasuk:

• Penyimpanan untuk dokumentasi dan presentasi yang relevan tentang program tersebut.
• Kasus penggunaan untuk memberi tahu karyawan tentang jenis proyek yang dapat mereka kerjakan dengan pekerja lepas.
• FAQ berisi pertanyaan teratas dari karyawan perusahaan.
• Templat keterlibatan untuk membantu Anda terhubung dengan pekerja lepas dalam kumpulan tenaga berbakat pakar SharePoint.

Lihat infografik situs komunikasi SharePoint kami untuk mempelajari selengkapnya.

Kolaborasi lingkup tim

Karakteristik proyek pekerja lepas perusahaan mengharuskan anggota tim berkolaborasi pada beberapa file, mengelola berbagai tugas, dan berkomunikasi antar zona waktu. Agar tim lintas fungsi dan wilayah dapat tetap selaras, toolkit pekerja lepas Microsoft 365 menyediakan panduan penggunaan Microsoft Teams sebagai hub yang andal untuk kerja tim, yang menyatukan obrolan, rapat, panggilan, file, dan aplikasi di satu ruang kerja bersama.

Dengan Teams, perusahaan dapat mengelola kebutuhan komunikasi dan kolaborasi pekerja lepasnya, terutama melalui:

• Komunikasi. Tim publik dan pribadi bagi anggota agar dapat berdiskusi.
• Manajemen tugas. Satu tempat untuk memantau kemajuan dan menyelaraskan alur kerja setiap anggota melalui integrasi dengan alat manajemen proyek seperti Microsoft Planner.
• Penyimpanan file. Satu tempat untuk menyimpan dan menemukan file bersama melalui pencarian cerdas.
• Akses tamu eksternal. Kemampuan bagi pengguna eksternal di seluruh dunia untuk berkolaborasi dalam semua aspek proyek pekerja lepas melalui versi gratis Teams.
• Keamanan. Akses tamu eksternal ke tim khusus proyek menjaga informasi Anda tetap aman tanpa harus memberikan akses penuh.

Lihat infografik Teams kami untuk mempelajari selengkapnya.

Analitik data

Tantangan besar dalam menskalakan program pekerja lepas perusahaan adalah memperoleh, mencatat, dan menyampaikan KPI kinerja. Toolkit pekerja lepas Microsoft 365 menggunakan Microsoft Power BI, layanan analitik bisnis yang memberikan wawasan dengan mengumpulkan data secara real-time dari beberapa sumber, menyederhanakan penyiapan data, serta menghasilkan laporan dan dasbor yang mudah dipahami.

Power BI membantu manajer program perusahaan untuk:

• Membuat keputusan berdasarkan data.
• Membandingkan hasil program pekerja lepas dengan solusi penyedia staf konvensional.
• Mengidentifikasi tim dalam organisasi yang sedang menggunakan tenaga kerja lepas menurut tipe disiplin untuk membantu mengidentifikasi peluang mendatang di perusahaan.

Untuk meningkatkan fungsionalitas utama Power BI bagi lingkungan pekerja lepas, toolkit pekerja lepas menawarkan:

• Templat Power BI dengan sampel visualisasi.
• Konektor Power BI untuk menarik data dari berbagai sumber ke dasbor.
• Templat keterlibatan untuk membantu Anda terhubung dengan pekerja lepas dalam kumpulan tenaga berbakat Power BI.

Lihat infografik Teams kami untuk mempelajari selengkapnya.

Automasi alur kerja

Program pekerja lepas perusahaan memerlukan penyediaan, kepatuhan, dan pemantauan, juga proses yang lancar bagi karyawan. Untuk mengurangi perlunya penyelesaian manual tugas berulang, toolkit pekerja lepas Microsoft 365 menggunakan Microsoft Flow untuk membuat alur kerja otomatis antara aplikasi dan layanan yang mengirimkan pemberitahuan, menyinkronkan file, dan mengumpulkan data.

Misalnya, Microsoft Flow dapat membantu pembuat keputusan bisnis untuk mengotomatiskan skenario berikut:

• Kepatuhan dan pelatihan karyawan. Dengan mengunjungi situs komunikasi SharePoint program pekerja lepas, karyawan dapat mendaftar uji coba dengan menyelesaikan video pelatihan kepatuhan yang didukung Microsoft Stream.
• Pendaftaran komunitas internal. Setelah menyelesaikan video pelatihan kepatuhan, karyawan akan otomatis ditambahkan ke saluran Teams internal agar dapat berkolaborasi dan berbagi pengalaman dengan pihak lainnya yang merupakan bagian dari program tersebut.
• Pembuatan akun Upwork. Setelah ditambahkan ke saluran Teams, informasi akun termasuk nama dan alamat email karyawan akan dikirim ke Upwork untuk pembuatan akun di platformnya sehingga mereka dapat mulai memposting pekerjaan di platform tersebut.

Selain fungsionalitas inti Microsoft Flow, toolkit pekerja lepas juga menawarkan:

• Studi kasus untuk memberikan contoh penggunaan Microsoft Flow dalam program pekerja lepas perusahaan.
• Templat keterlibatan untuk membantu Anda terhubung dengan pekerja lepas dalam kumpulan tenaga berbakat Microsoft Flow.

Lihat infografik Teams kami untuk mempelajari selengkapnya.

Perjalanan kami dan hal-hal yang kami pelajari

Sama halnya dengan pelanggan, Microsoft juga tengah mengarahkan cara untuk menerapkan keterlibatan pekerja lepas secara bertanggung jawab di lingkungan perusahaan kami. Tahun lalu, kami menyelesaikan lebih dari 2.000 proyek pekerja lepas di bidang penulisan, riset, pengeditan video, penerjemahan, desain, dan sains data yang mencakup 25 tim internal dan ratusan karyawan.

Namun, tidaklah mudah untuk sampai ke titik ini, kami harus mengubah diri kami secara internal, serta menyusun infrastruktur yang dapat mendukung kompleksitas program pekerja lepas perusahaan. Hal ini mendorong kami untuk mengembangkan toolkit pekerja lepas Microsoft 365, yang menggabungkan aplikasi produktivitas perusahaan terkemuka dengan alat, templat, dan praktik terbaik yang dipilih untuk memenuhi kebutuhan khusus program pekerja lepas perusahaan. Kini, pekerjaan ini telah memberikan hasil. Kami sudah melihat penghematan waktu dan biaya yang signifikan hingga saat ini.

Mulai

Toolkit pekerja lepas Microsoft 365 tersedia sebagai bagian dari langganan Office 365 Enterprise atau Microsoft 365 Enterprise tanpa biaya tambahan. Pelajari selengkapnya tentang toolkit pekerja lepas Microsoft 365 dan langganan Microsoft 365 Enterprise.

Harap diperhatikan: Setiap perusahaan perlu mengevaluasi dan menentukan kebutuhannya sendiri, termasuk hal-hal seperti penanganan data dan persyaratan kepatuhan, serta harus menggunakan investasi Microsoft 365 yang sudah ada secara bijaksana.

Pelajari selengkapnya tentang perjalanan toolkit pekerja lepas dengan Upwork.