Era sistem kerja hibrid telah dimulai. Apakah Anda sudah siap?

Di Microsoft, kami percaya bahwa sistem kerja hibrid akan menjadi standar baru. Ke depannya, setiap organisasi akan memerlukan model operasional baru untuk sistem kerja hibrid, model yang tidak menerapkan norma lama, seperti jam kerja 8 jam, pukul 9 pagi hingga pukul 5 sore. Ekspektasi karyawan telah berubah sepenuhnya, dengan lebih dari 80 persen manajer mengharapkan kebijakan bekerja dari rumah yang lebih fleksibel pasca-pandemi, dan lebih dari 70 persen karyawan mengatakan mereka berencana untuk memanfaatkannya. Untuk bersaing di era baru ini, para pemimpin perlu menerapkan fleksibilitas yang ekstrem terhadap kapan, di mana, dan bagaimana karyawan akan bekerja.

Setiap pelanggan yang mengobrol dengan saya ingin memberdayakan karyawan dalam dunia kerja yang dinamis, fleksibel, dan didukung cloud. Mereka ingin menemukan cara bagi karyawan untuk bekerja tidak hanya dari mana saja tetapi juga kapan saja, dengan solusi yang memungkinkan kolaborasi sinkron dan asinkron. Hal ini merupakan perubahan ‘tingkat organisasi’. Mulai dari bagian TI, SDM, operasional, pemasaran, dan produksi, para pemimpin di seluruh organisasi harus mendiskusikan persoalan ini bersama-sama guna memikirkan tentang perubahan dalam sistem kerja. 

Sebagai siswa di era kerja modern, kami telah bereksperimen dan membagikan hal yang kami pelajari seiring perubahan sistem kerja. Sekarang, saya ingin menyampaikan pendekatan kami untuk memberdayakan karyawan di seluruh dunia untuk era kerja yang fleksibel. Pendekatan ini merupakan strategi yang terdiri dari tiga bagian: Pertama, buat kebijakan yang memberdayakan karyawan agar lebih fleksibel. Kedua, modernkan ruang fisik. Ketiga, investasikan teknologi yang menghubungkan karyawan di mana pun dan kapan pun.

Mari kita bahas masing-masing strategi ini.

Buat kebijakan yang memberdayakan karyawan agar lebih fleksibel

Pilihan yang Anda buat hari ini akan berdampak pada organisasi Anda di masa mendatang. Momen ini memerlukan visi yang jelas. Anda membutuhkan rencana dan kebijakan yang dapat membantu meningkatkan fleksibilitas. Keputusan ini akan berdampak terhadap segala hal, mulai dari bagaimana Anda membentuk budaya, bagaimana merekrut dan mempertahankan sumber daya manusia, bagaimana Anda merespons perubahan yang terjadi, hingga inovasi di masa depan.

Banyak organisasi telah melakukan perubahan besar untuk menerapkan sistem kerja fleksibel. Twitter menyatakan bahwa para pekerjanya dapat bekerja dari jarak jauh “selamanya.” Dropbox mengumumkan bahwa mereka akan menghentikan penggunaan ruang kantor untuk pekerjaan terfokus, dan mengubah lokasi fisik untuk melayani kolaborasi dan rapat. Spotify ingin merekrut sumber daya manusia dengan gaji setara New York dan San Francisco sebagai karyawan yang bekerja dari jarak jauh di mana saja di seluruh dunia. Sedangkan di Microsoft, kini karyawan dapat bekerja dari rumah hingga 50 persen. 

Memberdayakan orang-orang untuk fleksibilitas ekstrem dimulai dengan menjawab pertanyaan penting: Siapa yang dapat bekerja dari jarak jauh? Siapa yang perlu hadir di kantor, dan selama berapa lama? Ketika karyawan melakukan pekerjaan terfokus, di mana mereka dapat melakukannya? Bagaimana dengan pekerjaan kolaboratif? Di era ketika gangguan yang berkelanjutan telah menjadi hal biasa, serta bencana alam, peristiwa geopolitik, dan krisis kesehatan global, Anda harus siap untuk merespons perubahan yang terjadi secara tiba-tiba. Kebijakan baru yang fleksibel menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dan menjadikannya sebagai standar, guna memberikan panduan serta kejelasan bagi karyawan saat mereka membiasakan diri. 

Modernkan ruang fisik

Setelah menentukan kebijakan untuk fleksibilitas ekstrem, gunakan kebijakan tersebut untuk memandu pendekatan Anda terhadap ruang fisik. Dari sini, kita tidak akan lagi mengandalkan ruang fisik saja untuk berkolaborasi, terhubung, dan membangun modal sosial. Namun, ruang fisik tetap harus diperhatikan. Kita adalah makhluk sosial yang ingin selalu berkumpul, saling berbagi ide, serta merasakan pengalaman acara langsung. Ke depannya, ruang kantor harus menghubungkan dunia fisik dan digital, serta memenuhi kebutuhan khusus setiap tim dan peran tertentu.

Desain khusus

Di Microsoft, kami memantau karyawan dan memperhatikan semua hal, mulai dari grafik sosial hingga pola lalu lintas karyawan untuk memahami cara memberikan ruang yang dibutuhkan oleh tim, karena kami sadar kebutuhan tersebut akan berubah seiring waktu. Tim penjualan yang jarang hadir di kantor dapat menggunakan model hotel untuk menyewa stasiun kerja selama satu hari atau beberapa jam, sementara tim teknisi mungkin membutuhkan ruang kolaborasi dan stasiun kerja khusus. Untuk membantu pekerja jarak jauh, kami menjelajahi hub kerja bersama di luar kantor. Karena kami sadar cara kerja kami akan terus berubah, kami membangun fleksibilitas di setiap ruang yang kami desain.

Menghubungkan dunia fisik dengan digital

Anda perlu mempertimbangkan untuk menghubungkan pengalaman jarak jauh dengan pengalaman langsung. Bekerja bersama ketika semua orang berada di kantor sudah biasa. Selama 12 bulan terakhir, kami telah menemukan cara untuk menyelesaikan pekerjaan ketika semua orang bekerja dari rumah. Yaitu cara untuk menangani masalah rumit yang timbul, ketika beberapa orang berkumpul bersama secara fisik sementara yang lainnya bergabung secara virtual, hal tersebut akan menjadi tantangan tersendiri. 

Ruang Microsoft Teams yang canggih saat ini menyertakan audio dan video berkualitas tinggi agar semua orang dapat selalu terhubung. Kamera ruang rapat memberikan streaming video berdefinisi tinggi dan mengoptimalkan tampilan dengan membingkai semua orang di dalam ruangan atau mengikuti pembicara aktif. Speaker cerdas mengidentifikasi pembicara di dalam ruangan, dan masing-masing nama beserta profil akan ditampilkan dalam transkrip rapat. Fitur seperti keterangan langsung, transkrip langsung, mengangkat tangan, reaksi, dan obrolan membantu semua orang mengikuti jalannya rapat dan menawarkan kesempatan untuk menyampaikan pendapat secara nonlisan atau tanpa mengganggu pembicara. Papan tulis digital, yang dapat diakses baik di dalam ruangan maupun di rumah, mendorong kolaborasi dan pembuatan bersama. Karyawan yang berada di kantor dapat langsung menggunakan tinta di Surface Hub atau dari ponsel maupun laptopnya masing-masing, sementara peserta dari jarak jauh dapat menggambar di kanvas digital bersama. Selain itu, kamera Tangkapan Cerdas kami dapat mengambil, memfokuskan, mengubah ukuran, serta menyempurnakan gambar dan teks di papan tulis analog, sehingga peserta yang tidak dapat hadir langsung dapat mengikuti curah pendapat dengan jelas secara real time, meskipun seseorang menghalangi papan tulis.

Saat ini semuanya telah tersedia di Ruang Microsoft Teams, tetapi ini baru permulaan. Kami merasa pengalaman rapat imersif yang memungkinkan kita 'hadir' dari mana saja dan kapan saja tidak lama lagi akan terwujud. Visi kami untuk masa depan mencakup perubahan pada tata letak ruang rapat; penambahan beberapa layar untuk memberikan tampilan peserta, obrolan, papan tulis, konten, dan catatan yang dinamis; serta peningkatan teknologi dalam ruang untuk membantu peserta dari jarak jauh melacak dan berpartisipasi dalam alur rapat. 

Investasikan teknologi yang menghubungkan semua orang di mana pun dan kapan pun

Selain ruang fisik, rencana Anda untuk fleksibilitas ekstrem harus menyertakan teknologi yang memungkinkan kerja tim dan menciptakan pengalaman karyawan digital modern yang dapat diakses karyawan di mana pun mereka bekerja.

Ketika pandemi mengharuskan semua orang untuk bekerja dari jarak jauh, konferensi video merupakan alat utama yang mereka gunakan agar tetap terhubung dan dapat menyelesaikan pekerjaan. Dalam beberapa bulan, orang-orang berpartisipasi dalam 55 persen lebih banyak rapat digital dibandingkan sebelum pandemi COVID-19. Kita semua merasakan tekanan dan kelelahan yang sama. Konferensi video akan selalu dibutuhkan, tetapi alat ini tidak menawarkan fungsi lain, dan tidak menyediakan infrastruktur komunikasi dan kolaborasi yang diperlukan untuk mendukung sistem kerja hibrid. Microsoft Teams merupakan satu-satunya solusi yang menggabungkan rapat, obrolan, panggilan, dan kolaborasi dalam satu tempat yang terintegrasi langsung dengan aplikasi Office dan otomasi proses bisnis. Terlebih lagi, aplikasi ini memungkinkan kolaborasi antara pekerja intelektual dan pekerja garis depan serta menyatukan pekerjaan sinkron dan kerja asinkron tanpa masalah. Aplikasi ini adalah satu-satunya aplikasi yang melakukan semuanya, menyediakan lapisan pengorganisasi yang mendukung alur kerja di seluruh organisasi. 

Selama satu tahun terakhir, kami memperkenalkan lebih dari 100 fitur Teams baru yang dirancang berdasarkan fleksibilitas ekstrem, dan masih banyak lagi fitur yang akan hadir. Namun, kami perlu melakukan lebih banyak hal lagi untuk mendukung pola kerja terdistribusi yang baru. Microsoft Viva, adalah platform pengalaman karyawan terpadu pertama yang dirancang untuk sistem kerja hibrid. Dengan mengombinasikan keduanya, Teams dan Viva memberikan platform teknologi yang akan menghubungkan karyawan Anda dan membantu mereka menghadapi realitas baru.

Dunia kerja berubah sangat cepat, dan tidak akan dapat kembali ke masa sebelum pandemi. Saat vaksin mulai diluncurkan secara global, para pemimpin bisnis di seluruh dunia memerlukan rencana untuk model operasional baru, yaitu fleksibilitas ekstrem. Meskipun masih dalam tahap belajar, setiap organisasi akan membutuhkan tiga hal, antara lain: kebijakan baru, ruang fisik yang dikonfigurasi ulang, dan teknologi yang menghubungkan semuanya. Tantangan pasti muncul di masa mendatang, namun kami yakin masa depan yang memberdayakan semua orang untuk terhubung dari mana saja, kapan saja, dan menjadi serta memberikan yang terbaik setiap harinya akan terwujud.