Penyimpanan cloud untuk bisnis kecil
Penyimpanan cloud untuk bisnis kecil
Dengan makin banyaknya orang yang bekerja dari jarak jauh dibanding dahulu, penting bagi mereka untuk dapat mengakses semua file kerja mereka kapan saja, di mana saja. Banyak bisnis kecil beralih ke penyimpanan cloud yang aman untuk memenuhi kebutuhan ini. Namun, beberapa bisnis masih tidak yakin bagaimana mereka dapat menggunakan penyimpanan cloud, apa saja keuntungannya, atau opsi mana yang harus dipilih.
Lanjutkan membaca untuk mempelajari selengkapnya tentang penyimpanan cloud untuk bisnis kecil dan layanan mana yang tepat untuk Anda
Apa itu penyimpanan cloud?
Penyimpanan cloud adalah layanan yang menyimpan dokumen, spreadsheet, foto, dan file lainnya dengan aman di seluruh sistem penyimpanan jarak jauh atau pusat data yang berbeda-beda. Selain itu, layanan ini memungkinkan akses di mana saja ke file-file ini melalui komputer, ponsel, tablet, atau browser internet Anda.
Penyimpanan cloud untuk bisnis juga menawarkan skalabilitas sesuai permintaan, yang berarti bahwa Anda dapat menaikkan atau menurunkan penggunaan sumber daya sesuai kebutuhan, sehingga menyediakan potensi penghematan biaya karena Anda membayar yang Anda gunakan saja.
Sebelum ketersediaan penyimpanan cloud, sebagian besar bisnis dan karyawannya menyimpan file dan data di hard drive komputer, drive eksternal, atau server perusahaan. Di dunia yang terhubung saat ini, menggunakan penyimpanan cloud menawarkan banyak keuntungan dibanding penyimpanan lokal. Misalnya, Anda dapat menyimpan, mengakses, mengedit, dan berbagi file dari perangkat apa pun, baik saat berada di kantor, di rumah, maupun bepergian, ditambah lagi, penyimpanan cloud melindungi Anda dari kehilangan file yang tidak disengaja dan ancaman online.
Seberapa aman penyimpanan cloud itu?
Salah satu kekhawatiran utama terkait penggunaan penyimpanan cloud adalah memastikan bahwa data Anda aman dan terlindungi. Ketika mempertimbangkan penyimpanan cloud yang aman untuk tujuan bisnis, penting untuk mencari penyedia yang menggunakan protokol keamanan yang kuat.
Sebagai contoh, penyedia penyimpanan cloud terbaik menggunakan algoritma enkripsi yang kuat untuk memastikan bahwa data Anda terlindungi baik saat transit maupun saat tidak aktif. Mereka juga menggunakan langkah-langkah pengontrolan akses, seperti autentikasi dua faktor, untuk memastikan bahwa hanya pengguna yang berwenang yang dapat mengakses data Anda. Selain itu, banyak penyedia penyimpanan cloud menyimpan salinan data Anda di beberapa lokasi fisik untuk melindungi dari kehilangan atau kerusakan akibat kegagalan sistem atau bencana alam.
Meskipun tidak ada layanan cloud yang aman 100 persen, penyimpanan cloud secara luas dianggap sebagai cara yang sangat aman untuk menyimpan data. Penyimpanan cloud untuk bisnisyang aman:
- Memastikan Anda memiliki cadangan semua file dan data Anda.
- Menjaga data rahasia tetap terlindungi.
- Menyediakan akses mudah ke file dari mana saja dengan koneksi internet.
- Memungkinkan berbagi file yang aman dengan orang lain di organisasi Anda melalui tautan atau folder bersama.
Bagaimana bisnis kecil menggunakan layanan penyimpanan cloud?
Ada banyak cara untuk menggunakan layanan cloud untuk bisnis kecil. Beberapa perusahaan menggunakannya untuk menyimpan dokumen dan file, sementara yang lain menggunakannya untuk menyimpan data atau inventori pelanggan. Untuk apa pun, bisnis umumnya mengandalkan penyimpanan cloud untuk pencadangan dan pemulihan bencana.
Layanan penyimpanan cloud mudah digunakan dan sering terintegrasi ke dalam program yang digunakan bisnis dan karyawannya setiap hari. Salah satu penggunaan penyimpanan cloud yang paling umum untuk bisnis adalah manajemen file. Misalnya, penyimpanan cloud digunakan untuk:
- Simpan dan akses file. Menyimpan file di cloud sama aman dan lancarnya dengan menyimpannya di komputer Anda. Bisnis menggunakan cloud untuk menjaga data tetap aman dan terlindungi. Penyimpanan cloud juga mencegah file menumpuk di desktop dan hard drive. Dengan fitur seperti riwayat versi, anggota tim bahkan dapat memulihkan versi file sebelumnya jika mereka menghapus atau mengubahnya secara tidak sengaja.
- Berbagi file. Layanan cloud memungkinkan karyawan berbagi file dengan anggota tim lain atau dengan pelanggan. Berbagi file memungkinkan tim dalam organisasi untuk berbagi tautan ke file melalui email, daripada mengirim file itu sendiri. Oleh karena itu, bisnis tidak perlu khawatir tentang ukuran file yang memblokir email. Selain itu, dengan tautan yang dilindungi oleh kata sandi, tim dapat memastikan file yang sensitif ditangani pihak yang tepat.
- Mengatur file. Sistem penyimpanan cloud seringkali ramah pengguna. Anggota tim dapat membuat folder dalam folder untuk mengatur file. Bilah pencarian memungkinkan karyawan menemukan file dalam sekejap. Kecerdasan buatan bawaan kini menyarankan file kepada karyawan berdasarkan apa yang telah mereka dan rekan satu timnya kerjakan baru-baru ini. Teams juga dapat membuat folder grup agar setiap anggota tim dapat melihat dan mengakses dokumen penting. Terakhir, anggota tim dapat menambahkan file ke folder grup jika sudah siap untuk ditinjau.
- Berkolaborasi pada file. Karyawan dapat mengedit dan mengomentari dokumen, spreadsheet, dan file lainnya secara real time. Tidak ada lagi bolak-balik mengirim berbagai versi dokumen. Dengan sistem penyimpanan cloud, hanya ada satu dokumen dan satu sumber yang benar. Selain itu, pemilik file dapat melacak perubahan dan menolak yang tidak diinginkan.
- Mencadangkan file. Setelah file disimpan di penyimpanan cloud, semua orang dalam lingkup organisasi dapat merasa tenang karena mengetahui bahwa file, data, dan informasi penting dicadangkan.
- Melindungi file. Layanan penyimpanan cloud memiliki banyak fitur perlindungan file seperti enkripsi file, pemantauan aktivitas mencurigakan, deteksi ransomware, pemindaian virus, dan tautan berbagi yang dilindungi kata sandi. Bersama-sama, fitur-fitur ini melindungi file bisnis Anda dari ancaman online.
Microsoft 365 Copilot
Hemat waktu dan fokus pada hal terpenting dengan AI di Microsoft 365 untuk bisnis.
Mengapa penyimpanan cloud merupakan sesuatu yang harus dimiliki bagi bisnis kecil?
Penyimpanan cloud untuk bisnis kecil sangat penting untuk produktivitas dan keamanan data. Berikut adalah beberapa keuntungannya:
- Memungkinkan kerja jarak jauh. 70 persen orang di seluruh dunia bekerja dari jarak jauh setidaknya sekali seminggu. Banyak dari mereka bekerja di bisnis kecil. Penyimpanan cloud untuk bisnis kecil memungkinkan tim menyimpan, mengakses, berbagi, dan mengerjakan file di mana pun mereka berada.
- Meningkatkan produktivitas. Bisnis kecil tidak bisa membuang-buang waktu. Penyimpanan cloud dapat diandalkan dan selalu aktif. Layanan ini tidak terhenti karena pembaruan seperti halnya server lokal. Fitur kolaborasi diperlukan untuk tim jarak jauh. Mengedit bersama secara real-time memungkinkan anggota tim untuk bekerja seolah-olah mereka berada di ruang yang sama, meskipun mereka berbeda negara bagian.
- Mengurangi biaya. Penyimpanan cloud biasanya memiliki biaya bulanan tetap per karyawan dalam rentang USD$5-USD$15 dan sering kali merupakan bagian dari rangkaian produktivitas. Bandingkan ini dengan pengeluaran pembelian, lisensi, hosting, pemutakhiran, dan pemeliharaan server. Jangan lupa juga, Anda harus melindungi server dari serangan hacker dan program jahat.
- Meningkatkan keamanan. 58 persen serangan cyber menargetkan bisnis kecil. Layanan cloud untuk bisnis kecil menyediakan solusinya. Sebagian besar dari mereka memiliki langkah-langkah keamanan kuat yang menghentikan aktor jahat. Ini termasuk enkripsi file, pemantauan penyusupan, dan autentikasi dua faktor. Platform penyimpanan populer bahkan menawarkan deteksi ransomware dan pemulihan. Penyimpanan cloud lebih memberikan ketenangan pikiran daripada penyimpanan desktop atau server lokal.
- Memberikan perlindungan. Meskipun penyimpanan cloud sebenarnya bukanlah solusi pencadangan untuk semua sistem Anda, penyimpanan ini bagus untuk mencadangkan dan melindungi informasi penting perusahaan, seperti file, data keuangan, dan bahkan data karyawan dan pelanggan.
Bagaimana Anda mengevaluasi kebutuhan penyimpanan cloud untuk bisnis kecil?
Terkait penyimpanan cloud untuk bisnis kecil, ada beberapa faktor penting yang perlu Anda pertimbangkan sebelum memilih layanan. Pertama, Anda perlu mempertimbangkan berapa banyak data yang Anda miliki saat ini dan berapa banyak yang Anda antisipasi akan berkembang. Kedua, Anda mungkin ingin memikirkan berapa orang yang perlu mengakses dan menggunakan sistem penyimpanan cloud secara rutin. Terakhir, biaya selalu menjadi pertimbangan, tetapi untungnya, ada beberapa opsi di pasaran.
Setelah Anda memiliki informasi tersebut dan siap memilih layanan, cari yang menawarkan:
- Keamanan yang kuat. Cari penyimpanan cloud dengan enkripsi tidak aktif dan sedang transit, pemindaian virus, riwayat versi, dan proses masuk autentikasi dua faktor opsional. Perlindungan terhadap hacker dan program jahat sangat penting. Selain itu, periksa kontrol peran dan izin, yang memastikan bahwa anggota tim hanya melihat file yang dimaksudkan untuk mereka.
- Alat kolaborasi. Karyawan menikmati kenyamanan menggunakan penyimpanan cloud untuk menyelesaikan pekerjaan di kantor, dari jarak jauh, dan dalam perjalanan dengan telepon mereka. Layanan penyimpanan Anda harus menawarkan berbagi file, kolaborasi real-time, dan aplikasi yang memungkinkan Anda mengakses dan mengedit file di mana saja.
- Kemudahan penggunaan. Layanan penyimpanan cloud Anda harus mudah digunakan. Jika tidak intuitif, karyawan Anda mungkin tidak akan mau menggunakannya.
- Hemat biaya. Sebagian besar penyedia penyimpanan menawarkan harga yang berkisar antara USD$5 hingga USD$15 per karyawan per bulan. Biaya tersebut biasanya tidak hanya mencakup penyimpanan cloud, tetapi juga berbagai aplikasi seperti email, spreadsheet, word, catatan, dan aplikasi obrolan/rapat. Pastikan Anda mempertimbangkan fitur ini saat mengevaluasi layanan cloud untuk bisnis kecil.
Apakah Anda harus membuat akun penyimpanan cloud pribadi atau bisnis?
Setelah memutuskan penyedia penyimpanan cloud, Anda akan memiliki pertanyaan penting lainnya: apakah Anda harus membuat akun pribadi atau bisnis?
Akun bisnis—seperti OneDrive—adalah pilihan yang lebih baik. Akun ini menawarkan layanan tambahan seperti:
- Kontrol admin
- Fitur kolaborasi yang disempurnakan
- Keamanan yang ditingkatkan
- Penyimpanan tambahan atau tidak terbatas
- Dukungan pemutakhiran
Tidak diragukan lagi, akun bisnis membantu Anda memanfaatkan penyimpanan cloud secara maksimal dan memastikan Anda memiliki kapasitas penyimpanan, skalabilitas, dan fitur yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda.
Jelajahi lebih banyak sumber daya bisnis kecil
Paul Diamond adalah Manajer Pemasaran Produk untuk Microsoft OneDrive (konsumen dan bisnis kecil). Ia telah bekerja di pemasaran dan eCommerce untuk Amazon, T-Mobile, Groupon, dan Vistage International. Dia juga editor buku: Misadventures Terbesar Fishing, Misadventures Terbesar Surfing, dan Misadventures Terbesar Bersepeda yang diterbitkan oleh Casagrande Press.
Mulai gunakan Microsoft 365
Office ini sama seperti yang Anda kenal, dengan alat yang mengoptimalkan kerja sama sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan kapan pun, di mana pun.
Konten terkait
Teknologi Bisnis
Enam Manfaat AI Generatif untuk Bisnis Kecil
Produktivitas Bisnis
Cara Memanfaatkan AI agar Lebih Produktif dan Efisien di Tempat Kerja
Teknologi Bisnis
AI dan produktivitas: Cara memanfaatkan alat AI untuk meningkatkan pengalaman karyawan
Produktivitas Bisnis
Panduan DevOps Agile untuk UKM
Ide dan Wawasan Bisnis bukan konsultan pajak atau keuangan profesional. Silakan hubungi profesional pajak atau keuangan Anda untuk mendiskusikan situasi.
Ikuti Microsoft 365