Trace Id is missing
Lompati ke konten utama
Microsoft Security

Apa itu tata kelola data?

Tata kelola data adalah kunci untuk mengelola dan mengamankan data perusahaan. Pelajari tentang konsep inti tata kelola data dan praktik terbaiknya.

Penjelasan tentang tata kelola data

Tata kelola data adalah sistem kebijakan internal yang digunakan organisasi untuk mengelola, mengakses, dan mengamankan data perusahaan. Meskipun sistem dalam setiap organisasi memiliki kerumitannya tersendiri, sistem tersebut selalu memiliki beberapa fitur umum: proses internal, kebijakan, ketentuan peran, metrik, dan standar kepatuhan. Tujuan sistem adalah untuk membantu orang-orang menggunakan sejumlah besar data yang dihasilkan oleh perusahaan saat ini secara efisien dan aman.

Pentingnya keamanan data bukanlah ungkapan yang berlebihan. Untuk itu, tata kelola data yang dirancang dengan baik memperhitungkan perlindungan data sekaligus pengelolaan data sensitif dari pengambilan hingga pembuangan.

Pentingnya tata kelola data

Perusahaan semakin mengembangkan, menggunakan, dan mengadopsi solusi teknologi untuk menyederhanakan operasi bisnis dan memberikan nilai yang ditingkatkan kepada pelanggan. Transformasi digital ini menghasilkan peningkatan volume data (dari sumber seperti proses internal dan metrik eksternal) dan memecah hambatan informasi dalam organisasi. Jadi, bagaimana organisasi dapat mengatur semuanya?

Jawabannya adalah tata kelola data. Tata kelola data yang aman menjaga data tetap tertata dan konsisten, menentukan siapa yang boleh dan tidak boleh mengakses data, serta membantu organisasi menangani data, khususnya data pelanggan, sesuai dengan standar dan peraturan yang relevan.

Tata kelola data yang dirancang dengan baik sesuai dengan kebutuhan organisasi (kapasitas data, izin, persyaratan kepatuhan) baik saat ini maupun di masa mendatang. Sistem yang paling sukses dirancang untuk dapat berkembang seiring perubahan organisasi. 

Manfaat tata kelola data

Tata kelola data yang dirancang dengan baik menyediakan berbagai manfaat bagi organisasi.

  • Satu sumber kebenaran

    Data yang konsisten meningkatkan peluang fleksibilitas internal ketika semua pembuat keputusan memiliki akses ke informasi yang sama.

  • Kualitas data yang disempurnakan

    Organisasi membuat keputusan yang lebih tepat ketika data mereka aman digunakan, lengkap, dan konsisten.

  • Manajemen data yang disempurnakan

    Organisasi dapat memenuhi kebutuhan secara cepat dan konsisten dengan kode etik data dan praktik terbaik.

  • Kepatuhan yang lebih cepat dan konsisten

    Strategi tata kelola data dapat dibuat dengan pertimbangan kepatuhan di setiap tahap untuk membantu organisasi dengan penanganan dan pembuangan data yang benar.

Tantangan terhadap tata kelola data

Meskipun strategi tata kelola data baru dapat memberikan manfaat besar bagi organisasi, biasanya ada beberapa tantangan yang perlu diatasi. Beberapa tantangan ini meliputi:

Adopsi organisasi. Data yang diatur dengan baik hanya berguna jika ketersediaannya dalam organisasi dimanfaatkan. Tata kelola data paling berhasil jika setiap tim (pemimpin eksekutif, pemangku kepentingan bisnis, ahli data) didukung untuk memanfaatkan data organisasi melalui pelatihan pengembangan keterampilan.

Ketentuan mengenai peran dan tanggung jawab. Terkait dengan adopsi, ketentuan mengenai peran dan tanggung jawab tata kelola data memberikan kejelasan tentang siapa yang mengelola aspek tertentu selama proses. Peran dapat mencakup jabatan seperti chief data officer atau pengurus data. Setiap organisasi dapat memutuskan sendiri jenis struktur tim tata kelola data yang paling cocok untuk kebutuhan dan sumber daya yang tersedia.

Data silo. Pembagian internal dalam organisasi data menciptakan silo, pilar data yang terisolasi dari area lain dalam organisasi. Hal ini dapat menyebabkan data duplikat atau tidak konsisten setelah semuanya disatukan. Membersihkan dan menyiapkan data adalah langkah penting dalam menerapkan strategi tata kelola data yang sukses; agar hasil datanya bagus, data yang masuk juga harus bagus. 

Cara kerja tata kelola data

Bagian penting dari tata kelola data adalah mengelola data dari pengambilan hingga pembuangan, biasanya menggunakan alat tata kelola data. Detail dapat bervariasi antara organisasi dan kasus penggunaan, tetapi proses manajemen ini mencakup setidaknya langkah-langkah berikut:

  • Pengambilan. Perusahaan tidak hanya mengelola pengumpulan data baru yang aman (sumber seperti perangkat dan aplikasi Internet of Things) tetapi juga data yang sudah ada yang dikumpulkan sebelum menerapkan strategi tata kelola data.
  • Penyimpanan. Perusahaan memutuskan cara dan tempat untuk menyimpan semua data yang dikumpulkan.
  • Klasifikasi. Data diklasifikasikan sehingga kebijakan yang benar (seperti informasi pengidentifikasi pribadi atau data sensitif) dapat diterapkan.
  • Berbagi. Setelah diatur, data tersedia bagi pengguna yang membutuhkannya. Kebijakan klasifikasi dan ketentuan peran tata kelola data menentukan pengguna internal dan eksternal mana yang dapat mengakses jenis data tertentu.
  • Pengarsipan. Beberapa data hanya diperlukan untuk jangka waktu terbatas, tetapi mungkin perlu dirujuk di masa mendatang. Organisasi menentukan data apa yang perlu disimpan dan cara menyimpannya dengan aman selama diperlukan.
  • Pembuangan. Beberapa data tidak perlu dipertahankan; dalam kasus lain, organisasi mungkin diminta untuk membuangnya setelah jangka waktu tertentu. Dalam hal ini, data dihapus dengan aman—peraturan kepatuhan mungkin memerlukan langkah khusus atau bukti pembuangan. 

Selama semua langkah ini, data harus tetap aman dan sesuai. Strategi tata kelola data yang dirancang dengan baik menentukan langkah dan regulasi apa yang diperlukan untuk menjaga kepatuhan dan keamanan. Alat tata kelola data juga dapat membantu memastikan bahwa data aman di setiap tahap siklus hidupnya. 

Kerangka kerja tata kelola data

Kerangka kerja tata kelola data bertindak sebagai cetak biru untuk strategi data Anda. Rancangan ini mengintegrasikan aturan, tanggung jawab, prosedur, dan proses tentang cara alur data dikelola dalam penyimpanan cloud. 

  • Perlindungan informasi

    Menerapkan label dan enkripsi di sekitar data sensitif.

  • Pencegahan kehilangan data

    Mengidentifikasi dan membantu mencegah berbagi, transfer, atau penggunaan data sensitif yang tidak aman atau tidak patut, terutama untuk mendukung kepatuhan terhadap peraturan. Pelajari selengkapnya tentang pencegahan kehilangan data.

  • Katalog dan pencarian data

    Secara otomatis mengidentifikasi dan merekam aset data organisasi Anda untuk memungkinkan pencarian, deskripsi, dan penemuan.

  • Klasifikasi data

    Menandai data dengan informasi, privasi, atau klasifikasi sensitivitas lainnya untuk memastikan perlindungan dan penggunaan data yang tepat di masa mendatang.

  • Kepemilikan data

    Memastikan bahwa grup atau individu yang akuntabel dalam organisasi memiliki kemampuan untuk mengakses, menjelaskan, melindungi, dan mengontrol kualitas data.

  • Keamanan data

    Menggunakan kemampuan keamanan siber untuk menerapkan tindakan keamanan yang tepat (termasuk enkripsi, penyamaran, dan tokenisasi) per klasifikasi serta mengelola pencegahan kehilangan data jika terjadi bencana atau serangan siber.

  • Kedaulatan data dan berbagi data lintas batas

    Menetapkan aturan dan larangan yurisdiksi untuk penyimpanan, akses, dan pemrosesan data.

  • Kualitas data

    Memastikan bahwa data sesuai dengan tujuan dalam hal akurasi, kelengkapan, konsistensi, validitas, relevansi, dan ketepatan waktu.

  • Manajemen Siklus Hidup Data

    Menetapkan jadwal retensi data dengan persyaratan hukum, peraturan, dan privasi sehingga data bersumber, disimpan, diproses, diakses, serta dibuang dengan benar.

  • Penetapan data dan pelacakan akses

    Membuat data hanya dapat diakses oleh mereka yang membutuhkan akses serta akses audit untuk membuktikan dan memastikan kontrol.

  • Silsilah data

    Melacak asal, pemrosesan, dan penggunaan data.

  • Privasi data

    Membantu melindungi privasi subjek data menggunakan proses dan teknologi yang sejalan dengan undang-undang peraturan dan privasi yang mengatur organisasi Anda.

  • Manajemen sumber tepercaya dan kontrak data

    Mengidentifikasi sumber tepercaya dan menentukan kontrak data konsumsi untuk memastikan bahwa data berasal dari sumber kebenaran yang disetujui.

  • Penggunaan dan tujuan etika

    Memastikan bahwa data sedang diproses (khususnya oleh AI dan pembelajaran mesin) dengan cara yang diharapkan pelanggan sesuai dengan kode etik perusahaan Anda.

Alat dan teknologi tata kelola data

Organisasi dapat memilih untuk mengembangkan atau mengidentifikasi alat dan teknologi tata kelola data yang tepat untuk kebutuhan mereka saat ini dan di masa mendatang. Alat tata kelola data dapat membantu:

  • Meningkatkan kualitas data melalui validasi, pembersihan, dan pengayaan.
  • Mengambil dan memahami data melalui penemuan, pembuatan profil, dan tolok ukur.
  • Mengelola dan melacak data dari pengambilan hingga pembuangan.
  • Mengklasifikasikan data untuk tujuan internal, misalnya meningkatkan relevansi atau kemudahan pencarian.
  • Mengaudit data secara berkelanjutan dan real time.
  • Mendukung pembuat keputusan internal untuk memahami data dan bagaimana organisasi menggunakannya.

Solusi berbasis cloud yang dapat diskalakan seperti Manajemen Siklus Hidup Data Microsoft Purview dirancang untuk tata kelola data perusahaan. Solusi ini membantu organisasi mengelola data dari pengambilan hingga pembuangan, mengaktifkan kontrol akses, dan mendukung kontrol kualitas. 

Pilar tata kelola data

Organisasi dapat menggunakan pilar ini sebagai panduan saat mendesain sistem tata kelola data mereka.

  • Administrasi

    Membangun tim data membantu organisasi mengelola berbagai proses dan aspek sistem tata kelola data. Cara penyiapan tim bergantung pada sumber daya dan sasaran data organisasi.

  • Standar

    Aturan tata kelola data, yang sering ditentukan oleh tim data, membantu sistem tetap sejalan dengan proses internal dan peraturan kepatuhan yang relevan.

  • Akuntabilitas

    Mendefinisikan peran dan tanggung jawab membantu mengklarifikasi siapa yang memiliki elemen tata kelola tertentu.

  • Berkualitas

    Standar kualitas yang ditetapkan untuk bantuan data guna menginformasikan keputusan bisnis.

Lima praktik terbaik tata kelola data

Berikut adalah lima praktik terbaik yang dapat diikuti organisasi saat mereka mengembangkan dan menerapkan sistem tata kelola data mereka:

  1. Tunjuk sponsor data eksekutif. Adopsi tata kelola data dimulai dengan kepemimpinan. Sponsor mewakili sistem dan mendukung penggunaannya di seluruh organisasi.
  2. Membuat kasus bisnis. Identifikasi tujuan dan manfaat organisasi untuk membenarkan waktu dan sumber daya yang diperlukan guna membuat sistem tata kelola data.
  3. Hasilkan ide hebat, mulai dari hal kecil. Tetapkan tujuan data pada tingkat tinggi, lalu desain tujuan proyek mendetail yang membangun tujuan tersebut.
  4. Tetapkan metrik. Dengan begitu banyaknya data andal yang dapat diakses, berhati-hatilah dalam memilih apa yang akan diukur sehingga organisasi dapat menggunakan sumber daya dengan cara paling efisien.
  5. Berkomunikasi tanpa henti. Bahkan tata kelola data yang dirancang paling cermat pun akan tumbuh dan berubah seiring penggunaan dan waktu. Buat cara untuk memberikan umpan balik agar tim data dapat menyesuaikan sistem guna memenuhi tujuan organisasi.

Solusi tata kelola data

Solusi teknologi dapat membantu memfasilitasi dan menyederhanakan proses perancangan dan penerapan tata kelola data yang aman. Organisasi dapat menggunakan alat berbasis cloud seperti Manajemen Siklus Hidup Data Microsoft Purview untuk menyatukan, mengklasifikasikan, mengelola, dan membuang data sekaligus mempertahankan kepatuhan terhadap peraturan. Dengan menggunakan solusi teknologi, organisasi dapat mengotomatiskan atau merampingkan tugas manajemen data tertentu selagi mengosongkan sumber daya tim data untuk mengerjakan proyek yang lebih penting.

Pelajari selengkapnya tentang Microsoft Security

Tata kelola dan perlindungan informasi

Membantu melindungi dan mengatur data di mana saja dengan solusi bawaan, cerdas, terpadu, dan dapat diperluas.

Pelajari selengkapnya

Perlindungan Informasi Microsoft Purview

Membantu melindungi dan mengatur data Anda dengan solusi bawaan, cerdas, terpadu, dan dapat diperluas.

Pelajari selengkapnya

Manajemen Siklus Hidup Data Microsoft Purview

Gunakan tata kelola informasi untuk mengklasifikasikan, mempertahankan, meninjau, membuang, dan mengelola konten.

Mulai

Pencegahan Kehilangan Data Microsoft Purview

Identifikasi aktivitas berbagi, transfer, atau penggunaan data sensitif yang tidak sah pada titik akhir, aplikasi, dan layanan.

Pelajari selengkapnya

Tanya jawab umum

  • Tata kelola data menjaga agar data organisasi tetap teratur dan konsisten, menentukan siapa yang boleh dan tidak boleh mengakses data, dan tetap mematuhi ketentuan penggunaan data. Tata kelola data mendukung kebutuhan organisasi saat ini dan di masa mendatang.

  • Kerangka tata kelola data mengintegrasikan aturan, tanggung jawab, prosedur, dan proses pengelolaan aliran data dalam penyimpanan cloud. Ini adalah dasar dari strategi data organisasi. Kerangka kerja mencakup berbagai elemen, termasuk keamanan data, kepemilikan, privasi, dan klasifikasi. 

  • Alat tata kelola data adalah solusi teknologi yang membantu mengembangkan dan menerapkan tata kelola data. Alat-alat ini akan membantu organisasi mengelola data dengan aman dari pengambilan hingga pembuangan, mengaktifkan kontrol akses, dan mendukung kontrol kualitas. Misalnya, Manajemen Siklus Hidup Data Microsoft Purview adalah solusi tata kelola data perusahaan yang dapat diskalakan dan berbasis cloud.

  • Pilar tata kelola data utama meliputi:

    • Administrasi—menyiapkan tim data khusus.
    • Standar—menetapkan aturan dan peraturan untuk semua aspek tata kelola data.
    • Akuntabilitas—menentukan peran dan tanggung jawab sehingga selalu jelas siapa yang mengerjakan bagian dan proses tertentu pada sistem.
    • Kualitas—menetapkan standar kualitas data untuk organisasi.
    • Transparansi—melacak data secara konsisten termasuk siklus hidup dan penggunaan.

  • Setelah tim data dibentuk, tentukan tujuan sistem. Identifikasi peran dan tanggung jawab utama, izin yang diperlukan, dan standar kepatuhan peraturan. Identifikasi solusi teknologi dan peluang pengembangan keterampilan untuk tim data dan pemangku kepentingan. Bagikan standar sistem, alat, dan persyaratan dengan organisasi; sesuaikan dengan kebutuhan untuk berkembang dan beradaptasi.

Ikuti Microsoft 365