Engineering: un digital workplace più agile, sicuro e sostenibile grazie a Microsoft Surface

Con 40 anni di storia alle spalle, Engineering è la Digital Transformation Company leader nella digitalizzazione dei processi per le aziende e la Pubblica Amministrazione. Il Gruppo, che ha circa 15.000 dipendenti e oltre 70 sedi distribuite in Europa, Stati Uniti e Sud America, ha un portafoglio diversificato basato su soluzioni proprietarie, soluzioni di mercato best-of-breed e servizi gestiti, e continua a espandere la propria esperienza attraverso operazioni di M&A e partnership con i principali attori tecnologici. Tra i suoi obiettivi c’è anche quello di diventare un ESG champion, integrando sempre più nel suo business gli obiettivi legati alla sostenibilità.

“Siamo un Gruppo dinamico, che nell’ultimo anno e mezzo ha accelerato la sua trasformazione puntando su collaborazioni e partnership e su un imponente piano di recruiting, che solo nel 2022 ha visto l’ingresso di 1600 nuove persone.” dichiara Fabio Francalancia. “Dovendo costantemente rinnovare il parco macchine di device in uso ai dipendenti, composto quasi esclusivamente da notebook, avevamo principalmente tre esigenze: trovare un prodotto che fosse puntualmente reperibile in un momento di difficoltà mondiale dell’approvvigionamento delle componenti elettroniche da parte di molti vendor, che avesse un hardware performante e fosse prodotto con materiale durevole nel tempo, e che avesse tra le sue principali caratteristiche l’essere fortemente sostenibile in termini di impatto ambientale”.

Il Gruppo Engineering aveva la necessità di acquisire circa 3000 unità all’anno, al fine di garantire il regolare turnover di oltre 250 device al mese, in un periodo in cui la carenza di alcuni materiali e componenti, tra cui i microchip, aveva allungato i tempi di consegna medi del mercato business a 4-5 mesi. “Una risorsa ferma o poco produttiva a causa di un device obsoleto”, dice Francalancia, “era per noi un costo rilevante, non potevamo permetterci di aspettare i tempi del mercato”.

Gli ingegneri Microsoft realizzano l’impresa

In Microsoft il time to market dei prodotti è notoriamente breve, e mentre tutti i vendor anche dopo la pandemia faticavano a riprendere nella regolare produzione di computer portatili, Microsoft riusciva puntualmente a soddisfare le richieste dei clienti.  

“La scelta dei dispositivi Microsoft Surface”, racconta Francalancia, “avviene totalmente in linea con la nostra concezione di digital workplace, perché siamo consapevoli che solo liberando il potenziale creativo delle nostre risorse possiamo continuare a crescere e competere”.

Verso la fine del 2021, dopo un workshop per meglio capire le esigenze di Engineering, Microsoft offre all’azienda la possibilità di provare i device per capire quali modelli si adattano meglio alle necessità delle diverse figure professionali del Gruppo. All’inizio dell’anno successivo viene eseguito un test tecnologico e si conclude la gara per l’aggiudicazione del primo lotto di macchine, che viene consegnato ai dipendenti a partire da maggio del 2022.

“Abbiamo deciso di dotare tutti i nostri profili utenti di macchine Microsoft.” - afferma Silvia Consoli del Procurement and Strategic Sourcing Officer di Engineering - “In totale abbiamo individuato quattro diverse tipologie di fruitori, le cui esigenze sarebbero state soddisfatte da tre diversi modelli, di cui uno in due varianti: una macchina agile e performante per i manager, una interoperabile e flessibile per i commerciali, una potente e adatta per gli sviluppatori e l’ultima, generica, per tutti gli altri dipendenti”.

Engineering sceglie quindi i Surface Laptop da 13 pollici per i manager, i Surface Pro dotati di tastiera magnetica per i commerciali, i Surface Laptop da 15 pollici in due varianti per gli sviluppatori e altri dipendenti.

A luglio 2022 le macchine operative erano già più di 1.000 e i vantaggi della tecnologia Microsoft sotto gli occhi di tutti.

Sostenibilità, economia e flessibilità

L’elemento più apprezzato da Engineering è la connessione tra hardware e software: l’ecosistema Microsoft permette di gestire al meglio tutti gli aspetti relativi alla sicurezza e all’integrazione. Inutile dire che l’ottima interazione tra l’hardware, il software di sistema e gli applicativi permette, da una parte, di gestire in modo ottimale la distribuzione e la manutenzione dei device - soprattutto nel post-pandemia con l’esplosione del lavoro da casa – e, dall’altra, di assicurare agli utenti un software aggiornato e funzionale anche in termini di produttività e collaborazione, con la suite Microsoft 365, in dotazione agli utenti.

Un ulteriore elemento di vantaggio, in termini di continuità e resilienza, rispetto al passato è il BIOS (Basic Input Output System), scritto direttamente da Microsoft, che rende le macchine più sicure e gestibili. Un sensibile contributo arriva anche dagli algoritmi di AI integrati nei sistemi Surface, una caratteristica che ha consentito a Engineering di ridurre fino al 40% i tempi di installazione di nuovi aggiornamenti e patch.

Anche il tema della sostenibilità, molto sentito da Engineering, ha avuto un’eco positiva grazie al progetto realizzato con Microsoft. Spiega Francalancia: “Come documentato da Microsoft il tasso di riciclo dei Surface è di oltre il 90%, con un obiettivo dichiarato dall’azienda arrivare al 100% entro il 2030: una caratteristica assolutamente in linea con l’impegno costante del Gruppo nel rendere le sue attività e i suoi processi sempre più sostenibili, green e a basso impatto ambientale.”

Non solo i device, ma anche il packaging ha costituito una discontinuità positiva rispetto al passato. La riduzione dei volumi degli imballaggi ha infatti consentito a Engineering di risparmiare quasi il 40% di spazio di stoccaggio: un risultato che si è tradotto in un significativo dato di efficienza.

Il prodotto è piaciuto anche per il design. “Oltre alla sostanza, il nuovo parco macchine ci soddisfa anche per la forma”, conclude Silvia Consoli. ”Il passaggio ai Surface ci sta infatti permettendo di dotare i nostri dipendenti di device sempre più soddisfacenti sia da un punto di vista delle performance che del design”.

Autopilot e self-service sono il futuro

“La partnership con Microsoft – conclude Fabio Francalancia - ci ha permesso di velocizzare l’evoluzione del nostro digital workplace perché, attraverso Intune, non solo riusciamo a fare saving, ma anche a rendere più efficienti le diverse attività collegate alla cura, aggiornamento, manutenzione e protezione dei personal computer. E’ in atto un ulteriore progetto che prevedela distribuzione capillare dei dispositivi con attivazione tramite Windows Autopilot, che permetterà di offrire il self-booking device ai nostri dipendenti anche all’estero: la possibilità, in base al proprio profilo utente, di entrare in un portale, ordinare la propria macchina e dopo averla ricevuta in prima persona poterla attivare con la semplice digitazione di utenza e password, garantendo la configurazione del sistema secondo le policy aziendali direttamente dal cloud Azure, senza la necessità di un intervento tecnico.”