Raccolte documenti moderne in SharePoint

Lo scorso mese abbiamo rivelato la nostra vision di ampio respiro per il futuro di SharePoint. Oggi siamo lieti di annunciare di aver avviato la distribuzione delle raccolte documenti moderne a tutti i clienti commerciali di Office 365 a livello mondiale. Per saperne di più su come usare le raccolte moderne, vedi l’articolo “Che cos’è una raccolta documenti?“.

Novità

Uno dei nostri principali obiettivi è da sempre quello di aiutare le persone a condividere file e collaborare ai contenuti. Ecco perché abbiamo deciso di migliorare l’esperienza delle raccolte documenti, rendendole più veloci, intuitive e reattive.

Ecco le novità:

La nuova esperienza delle raccolte documenti moderne, con due documenti e un collegamento aggiunto in alto.

Interfaccia utente

Le raccolte documenti moderne coniugano le funzionalità di SharePoint con l’usabilità di OneDrive: hanno un’interfaccia utente aggiornata che offre un’esperienza simile a quella di OneDrive, ossia più intuitiva per creare nuove cartelle e caricare i file nel browser. La barra multifunzione è stata sostituita da una sottile barra dei comandi che include comandi intelligenti pertinenti all’attività in esecuzione. Se l’organizzazione ha personalizzato la barra multifunzione con pulsanti associati a funzionalità cruciali per il business, tali pulsanti verranno visualizzati anche nella barra dei comandi. Con questo aggiornamento, ogni nuovo gruppo di Office 365 ottiene ora una raccolta documenti completa e moderna, al posto della precedente pagina “File”.

Documenti importanti facili da evidenziare: basta fare clic su Aggiungi in alto per aggiungere i documenti nella parte superiore di ogni pagina visualizzata sullo schermo.

Copia e spostamento di file dalla barra dei comandi: la funzione di copia non è una novità, ma i gesti di copia e spostamento visualizzano in modo intelligente l’architettura delle informazioni e consentono di creare nuove cartelle al momento.

Copia di file dalla barra dei comandi di SharePoint.

Importazione di file da altre raccolte: non è più necessario creare molte copie. Le raccolte documenti memorizzano in modo intelligente gli altri file che usi in SharePoint. Ecco perché puoi importare altri file da altre raccolte sotto forma di collegamenti, senza la necessità di duplicare i file tra più siti. Per i file nativi, continui a vedere anteprime e metadati. E SharePoint visualizza il tuo elenco di documenti più recenti, così non devi tagliare e incollare un collegamento.

Creazione di un collegamento nelle raccolte documenti moderne.

Personalizzazione

Visualizzazioni personalizzate semplificate: le nuove raccolte documenti ti consentono di raggruppare i file direttamente nella pagina principale, senza passare a una schermata di amministratore distinta. Puoi anche fare clic e trascinare le colonne per ridimensionarle, oltre a ordinarle, filtrarle e raggrupparle da qualsiasi intestazione. Per rendere disponibile la visualizzazione per tutte le altre persone nella raccolta, basta fare clic su Salva visualizzazione.

Struttura reattiva e accessibile: i browser per dispositivi mobili hanno le stesse funzionalità di quelli per il desktop, per cui SharePoint è produttivo per ogni utente, sia che interagisca tramite mouse, tastiera, tocco o utilità per la lettura dello schermo.

Metadati

Metadati dei documenti ora incorporati: puoi ora modificare i metadati direttamente dalla visualizzazione principale nel riquadro di informazioni. Non è più necessario passare da una schermata all’altra per applicare un aggiornamento. Se hai aperto una visualizzazione che raggruppa i file in base ai metadati, puoi trascinare i file tra i gruppi per aggiornare i metadati. E se ti perdi un dato necessario, il documento non è più nascosto dietro un’estrazione applicata, ma riceverai un promemoria per immettere i dati quando puoi.

Un’unica risorsa completa per tutto quello che serve per i documenti: grazie all’integrazione con Office Online, puoi esplorare un’anteprima completa dei documenti nella parte superiore del riquadro di informazioni. Il riquadro offre metadati, tra cui la cronologia delle attività recenti, aggiornamenti per il file e informazioni su chi ha ricevuto una condivisione con il file. Puoi anche aggiungere altri utenti o interrompere immediatamente tutta la condivisione. Infine, vengono visualizzate tutte le altre proprietà dei file, nel caso ci sia altro non ancora coperto.

Riquadro informazioni documento.

Lo stesso SharePoint di sempre: anche se abbiamo ottimizzato le raccolte documenti per renderle il più possibile intuitive e produttive, sappiamo che uno dei principali vantaggi di SharePoint è da sempre la possibilità che offre di personalizzare le raccolte documenti in base alle esigenze del team. Allo stesso tempo, i tipi di contenuto, l’archiviazione/estrazione, il controllo delle versioni, la gestione dei record e i flussi di lavoro di SharePoint sono caratteristiche e funzionalità ampiamente diffuse tra gli utenti. Le raccolte documenti moderne ereditano tutto questo.

Spostamenti

Raccolte moderne in Gruppi di Office 365: per introdurre la gestione avanzata di contenuti nei file di gruppo, nella parte superiore della pagina delle raccolte che appartengono a un gruppo di Office 365 è disponibile un nuovo controllo di intestazione. A differenza di quello vecchio, che include collegamenti a conversazioni, calendario e gestione dei membri del gruppo, il nuovo controllo ha un singolo collegamento alle conversazioni del gruppo, da cui gli utenti possono passare al calendario e alla gestione dei membri.

Inizia a usare le raccolte documenti moderne

Mentre distribuiamo le raccolte moderne in produzione, sappiamo quanto sia importante dedicarsi a diversi aspetti chiave associati alla gestione dell’esperienza utente generale.

Dato che l’usabilità richiede gestibilità, il controllo dell’esperienza rimane all’IT. Puoi scegliere di adottare completamente questa esperienza o rimanere in modalità classica finché non prepari i tuoi utenti. Lasciamo a te il controllo completo per l’uso dell’interfaccia classica o moderna a livello di tenant, raccolta siti e raccolta documenti.

Quando verranno introdotte in produzione a giugno, le raccolte documenti moderne diventeranno le nuove raccolte predefinite nella maggior parte dei casi. Tuttavia, aggiungeremo i controlli amministrativi e del tenant prima della distribuzione effettiva delle raccolte, così potrai scegliere di non implementarle prima che gli utenti inizino a vedere la nuova esperienza. Abbiamo anche incluso il rilevamento delle personalizzazioni, quindi se vediamo che determinate caratteristiche e personalizzazioni non funzionano nell’esperienza moderna ripristiniamo automaticamente la modalità classica.

E la modalità classica rimarrà in esecuzione per gran parte del 2017, mentre utenti e sviluppatori adattano e adottano le nuove funzionalità. Per altre informazioni, vedi l’articolo di support.office.com “Che cos’è una raccolta documenti?“.

Non finisce qui

I partecipanti al programma First Release usano attivamente molte di queste funzionalità da aprile e, grazie al loro feedback, abbiamo apportato i miglioramenti annunciati oggi. Puoi partecipare alla conversazione nella rete di Office 365 su Yammer e valutare i miglioramenti che faranno parte della versione generale. Per altre informazioni sul futuro dei siti del team oltre alla nuova esperienza delle raccolte documenti moderne, vedi “SharePoint: la Intranet mobile e intelligente“.

Abbiamo tenuto conto del feedback degli utenti, in particolare per quanto riguarda estendibilità e personalizzazione, e abbiamo altre novità da condividere in un futuro aggiornamento. Prevediamo di aggiungere il supporto per la personalizzazione della pagina tramite tecniche moderne. Fino a quel momento, le pagine delle raccolte personalizzate dovranno rimanere in modalità classica.

Nel frattempo, per saperne di più sull’uso e il supporto delle raccolte, vedi “Che cos’è una raccolta documenti?“, prova le nuove raccolte documenti in SharePoint Online e invia il tuo feedback direttamente dall’esperienza delle raccolte documenti moderne tramite l’apposito pulsante.

Grazie per aver scelto di usare SharePoint.

– Chris McNulty, @cmcnulty2000, Senior Product Manager del team di SharePoint

Domande frequenti

D. Le nuove raccolte documenti supporteranno la personalizzazione?

R. Sì, le raccolte documenti moderne continueranno a supportare azioni personalizzate dichiarative, che rappresentano azioni di menu e comandi. Le soluzioni già distribuite che prevedono l’uso di questo meccanismo dovrebbero continuare a funzionare come prima, con le azioni che compaiono nella nuova superficie di comandi in aggiunta alla barra multifunzione in modalità classica. Le azioni personalizzate che distribuiscono script, JSLinks e altre web part nella pagina non sono al momento supportate. Gli ambienti che richiedono queste funzionalità non supportate dovranno continuare a usare la modalità classica per il momento.

D. Per quanto tempo continuerà a essere supportata la modalità classica?

R. Considerando l’esigenza di testare e preparare eventuali interruzioni per esperienze utente come le raccolte documenti, le due modalità dovrebbero coesistere in parallelo fino a tutto il 2017.

D. Queste esperienze moderne saranno disponibili per i server locali?

R. L’introduzione di esperienze moderne in SharePoint Server 2016 è un obiettivo centrale della nostra vision e fa sicuramente parte della roadmap. Al momento, non abbiamo informazioni da condividere su come e quando questo avverrà.

D. Quali versioni di Internet Explorer funzionano meglio con le raccolte moderne?

R. SharePoint Online supporta la versione più recente dei browser Safari, Firefox, Chrome e Microsoft Edge, oltre a Internet Explorer 10 e 11. Le versioni meno recenti di Internet Explorer sono già fuori supporto a livello generale. In precedenza è stato osservato che Internet Explorer 8 e 9 offrono una “esperienza ridotta” in SharePoint Online. Gli utenti di questi browser meno recenti dovranno rimanere in modalità classica o, preferibilmente, aggiornare a una versione attualmente supportata.