ハイブリッド ワークとは? メリットや課題は? 新たな働き方のポイントと活用事例を紹介

まずは、ハイブリッド ワークの定義や種類を見ていきましょう。

そもそも「ハイブリッド」は、異なる種類の組み合わせや掛け合わせという意味です。従来の「オフィス ワーク」と自宅やシェア オフィス、コワーキング スペースなど、オフィスから離れた場所で働く「リモート ワーク」を組み合わせた働き方を「ハイブリッド ワーク」を言います。ハイブリッド ワークの場合、週 2 日は出社日、3 日は自宅でリモート ワークといったように、必要に応じてワーク スタイルを組み合わせることが可能です。

(画像出典：Microsoft Japan News Center)

日本でリモート ワークが低く評価される背景には、日本独自の文化や習慣、考え方が関係していると言えます。たとえば、自宅で仕事をするスペースが確保しづらいといった住環境の問題をはじめ、印鑑文化に代表される紙ベースでの記録やファックスなどの古い技術を使ったアナログ作業への依存、オフィスでの滞在時間や長時間労働が評価される傾向などです。

リモート ワークで生じるこのような課題の解決策として注目されているのが、ハイブリッド ワークです。オフィス ワークも可能であるハイブリッド ワークは、日本でも比較的実現しやすい働き方であると言えるでしょう。

新しいワーク スタイルとして注目されているハイブリッド ワークですが、メリットとデメリットがあります。それぞれご紹介していきましょう。

ハイブリッド ワークを導入することによって得られるメリットは、主に次のようなものがあります。

• 生産性向上
  作業に集中したいときはリモート ワーク、プロジェクトなどグループでのコミュニケーションが重要な作業ではオフィス ワークと、作業内容に適したワーク スタイルを選択することで生産性向上に繋がります。
  
• 優秀な人材の確保
  働く環境を自由に選択できるという柔軟な制度があることで、企業は人材確保のチャンスを拡げることができます。たとえば、オフィスから離れた場所に住んでいる人材や、親の介護や子育てのために自宅勤務を望む人材にはリモート ワークの機会を与えます。逆に、チームワークを中心とした働き方に能力を発揮できる人材にはオフィス ワークを選択できるようにするなど、個々の事情を汲み取りながら必要な戦力を確保することができて、なおかつ従業員の満足度の高まりも期待できます。
  
• 経費の削減
  リモート ワークの割合に応じてオフィスの座席数を減らすことができるので、オフィス面積を必要最低限に設定できます。また、一人当たりの専有面積が広がり、快適なオフィス環境を実現できます。それによって賃料を削減できるだけでなく、オフィス ワーカーに要する交通費や備品などの経費を削減することも可能です。

ハイブリッド ワークにはメリットだけでなくデメリットもあります。ハイブリッド ワークを導入することによるデメリットには、主に次のようなものがあります。

• 勤怠管理が複雑
  ハイブリッド ワークを導入することによって、会社のオフィスや自宅だけではなく、シェア オフィスやコワーキング スペースなど、勤務場所が多様化します。業務内容によっては、社員の居場所はもとより、勤務時間や勤務状況などの掌握が難しくなり、労務管理だけでなく人事評価が困難になりがちです。
  
• コミュニケーション不足
  リモート ワークで働く社員どうしだけではなく、リモート ワークとオフィス ワーク間のコミュニケーション不足も発生し、スムーズな情報共有がしづらくなることも考えられます。

ハイブリッド ワークで失敗しないためには、導入の際に次のポイントを押さえることが大切です。

現場の視点や社員の意見を柔軟に取り入れながら、働きやすい作業環境を整備する必要があります。それに加え、ハイブリッド ワークに対応したセキュリティ対策や勤怠状況の管理、社内規定の見直しなども必要です。

• IT 環境の整備
  リモート ワークに必要なモバイル Wi-Fi などのネット環境や、業務に必要なノート パソコンなどを支給し、IT 環境を整える必要があります。IT 環境の格差をなくし、平等な仕事環境を準備することが大事です。
• セキュリティ対策
  ハイブリッド ワークでは重要な情報の所在が分散化しがちで、情報漏洩のリスクが高まります。情報漏洩を防ぐセキュリティ システムの導入や情報漏洩対策用の就業規則の作成、運用の徹底などの対処が必要不可欠です。また、情報にランクをつけ、社員のアクセス権を細かく設定するなどの対応も有効でしょう。
• 勤怠状況管理
  リモート ワークの場合、勤務状況が見えづらく社員の勤怠管理が難しくなりがちです。必要に応じてオンラインでの勤怠管理システムを導入するなどの具体的対策を講じましょう。
• 社内規定の整備
  勤務時間の算定法や業務報告規定、費用負担の規定、交通費の支払い規定、在宅勤務手当支給条件などをハイブリッド ワークに対応できる形で明確にする必要があります。
• コワーキング スペース
  仕事をするスペースや騒音、育児などの問題で、自宅で充実した作業環境を確保できない社員がリモートワークをする際は、コワーキング スペースやシェア オフィスなどの提供や利用承認も検討すると良いでしょう。

ハイブリッド ワークにおいては、リモート ワーク間やリモート ワークとオフィス ワーク間で確実に情報を共有できるような社内ルールとシステム作りが不可欠です。たとえば、オフィスにいないリモート ワーク社員に顧客から連絡があった際の迅速で確実な連絡方法の徹底なども、顧客との信頼構築のためには必要となります。

オフィスに急な仕事の依頼が入った際、担当者の不在などで対応できないということがないよう、案件のタイプごとに複数人で対応する体制を作っておき、常にだれかが代替できるように準備しておくことが大切です。

ここでは、ハイブリッド ワークを実際に導入している事例を 2 つご紹介します。

福井県は、働き方改革の一環としてオンライン会議などのテレワーク (リモート ワーク) 環境を整備し、週 1 回以上の在宅勤務を実施しています。遠隔地にある県の出先機関との打合せをオンライン会議にすることで、移動が不要となり業務の効率化にもつながりました。
ハイブリッド ワークに際しては、コミュニケーション ツールとして Microsoft Teams を導入しています。Teams での進捗報告により、コミュニケーション不足の解消につなげるなど工夫しています。
また Microsoft Teams によって、情報共有のスピードも改善されました。2020 年 9 月に福井県で地震が発生した際、従来の専用システムよりも、Teams の方が早く各地の被害状況をとりまとめることができたと報告されています。

(画像出典：MiddleField株式会社)

自動車アフター業界のオンライン プラットフォーム構築を目指す MiddleField株式会社は、2020 年 3 月より段階的にリモート ワークを開始。同年 4 月よりアルバイトを含む全社員約 30 名がフル リモート ワークとなりました。その後、フル リモート ワークを実施した結果として明らかとなったメリットとデメリットを分析し、6 月よりハイブリッド ワークを取り入れました。
フル リモート ワーク運用中は、作業効率化が図られましたが「作業の進捗管理が弱くなる」「雑談ベースでのアイデアが生まれにくいため新しい取り組みが少なくなる」などの課題が浮かび上がってきました。そこで同社は以下のように解決策を考案しました。

1. 毎月 1 週目と 4 週目はチームごとに 1 日はオフィス ワークとし、チームでの動きの確認と戦略の策定を行う
2. 1 週目金曜日は全社員が出社し、チームの進捗共有を行う
3. 2 週目、3 週目は自由出社とし、リモート ワークとオフィス ワークを自由に選択できる

(画像出典：Microsoft Teams)

Microsoft Teams は、同じ場所で働いているときと同じようにコミュニケーションをとったり情報を共有したり、共同で作業したりすることを手助けするサービスです。ハイブリッド ワークで起こりがちなリモート ワーク間や、オフィス ワークとリモート ワーク間のコミュニケーション不足の解消に役立ちます。

Microsoft Teams は次のような機能でハイブリッド ワークのコミュケーション不足を解消し、スムーズな共同作業を可能にします。

• チームとチャネル
  部署単位や支店単位でグループ分けする「チーム」とチーム内のプロジェクトや課題によってグループを細分化した「チャネル」機能を活用することで、それぞれのグループ内で情報を共有することができます。
• ビデオ会議とチャット
  チームやチャネルのメンバーとの個別にチャットできるのはもちろん、チームやチャネル内のメンバー全員、または、特定のメンバーとのグループ チャットも可能です。また、簡単にチャットからビデオ会議に移行することもできます。この機能を活用することで、コミュニケーション不足になりがちなリモート ワーク社員もオフィス ワーク社員も交えた形でコミュニケーションを取ることができるのです。
• ファイル共有と共同作業
  チームやチャネルごとにファイルを共有することができます。さらに、Microsoft Word や Microsoft Excel、Microsoft PowerPoint で作成されたファイルであれば、専用のアプリを立ち上げることなく Microsoft Teams 画面上で閲覧、共同編集することも可能です。

(画像出典：Microsoft Viva)

Microsoft Viva は、以下の 4 つのツールから構成されている、「コミュニケーション」「知識」「学習」「リソース」「インサイト」を集約するプラットフォームです。

• Viva トピック
  組織内で蓄積された知識を AI が自動的に整理するツールです。社員がどこにいてもどこからでも必要な情報を見つけることができます。
• Viva コネクション
  経営者から現場の社員までのつながりを保ち、成功するために必要となるニュースや会話、ツールを見つけることができる場を提供します。企業風土作りにも効果的です。
• Viva ラーニング
  中断しがちな社員トレーニングを自然に継続させるツールです。働きながら学ぶスタイルで、社員の自己啓発を支援します。
• Viva インサイト
  社員が目標に向かって前進し続ける企業文化を育てることができます。ハイブリッド ワークに Microsoft Viva を導入、運用することで、個人やチームが場所を問わず最大限の能力を発揮できる文化を育てることが可能になると言えるでしょう。

リモート ワークの機会が増える一方、いまだリモート ワークではできない仕事も存在し、オフィスで勤務することを好む社員も一定数います。ハイブリッド ワークはそうした働く社員への配慮はもちろんのこと、働き方の多様化、あるいは従業員のライフスタイルの多様化に柔軟に対応できるスタイルと言えます。

経費の削減や優秀な人材の確保など、企業の成長にとっても大きなメリットをもたらすハイブリッド ワーク。
適切なルールと最適なシステムを整備しながらハイブリッド ワークを導入することで、時代にふさわしい企業経営を実現できるのではないでしょうか。