「Microsoft 365」と「Office 365」の違いとは?

文書作成ソフト Word や表計算ソフト Excel に代表される Office 製品は、多くのビジネスシーンで活用されています。営業や事務職、企画職など、規模の大小、業界・業種に関係なくあらゆる企業に勤務する様々な職種のビジネス パーソンが文書を作成したり、数値データを管理したり、あるいはプレゼンテーションに活用するなど、もはやなくてはならないビジネス インフラとして認識されるに至っています。これまでにも数多くの同機能を持つソフトウエアやアプリケーションが登場してはきましたが、ここまで浸透しているツールは他にはありません。

1993 年、すでに 80 年代から世界中のビジネス最前線で活用されていたビジネス ソフトウエアである Excel や Word を統合した最初の Office スイート「Microsoft Office」が登場。当時は、パッケージに入ったディスクを購入してインストールするという、“買い切り型”の“永続ライセンス版”というスタイルでした。その後、2007、2010……と継続的にバージョンアップを繰り返していきます。その最新版は「Microsoft Office 2019」として、今でも販売されていますが、この“永続ライセンス版”とはすなわち、一度購入したら、その後のバージョンアップや維持費用はすべて不要というものでした。

2011 年 6 月に「Office 365」が登場します。これはパッケージ版の「Microsoft Office 2019」と同様、Word や Excel、PowerPoint など、ビジネスに必要不可欠なソフトウエアで構成された Office スイートであるのは違いありませんが、そこに当時、大手企業を中心に少しずつ普及が進んでいたクラウド共有や保存、SNS 連携、Web 会議やモバイルワーク対応のツールが追加されていました。
さらに大きな変化として、サブスクリプション契約が登場。これまではパッケージで購入したり、ライセンス数単位で購入していたものから、月単位、年単位の仕様権の購入へと大きくスタイルが変わりました。

サブスクリプションモデルとなって、契約期間内であれば、いつでも最新版をダウンロードして使用することが可能になった「Office 365」。また、一つのアカウントで最大 5 台のデバイスでも利用ができるようになりました。従来のように、事務所に設置したパソコンだけでなく、外出先でタブレットやノートパソコンで Office 製品を利用する人が増えつつあり、そういったビジネスシーンの変化を先取りした形でリリースされました。
また、欧米を中心に、音楽配信や映像視聴など、ビジネス以外のサービスにおいてもサブスクリプション モデルが増加しつつある時期であったため、世の中の理解も進んでいたように思います。ビジネス ソフトウエアの分野においては、この「Office 365」がいち早く、サブスクリプション モデルを採用し、新たなビジネス モデルをビジネス シーンに提起していました。

サブスクリプション モデルとなった「Office 365」のメリットはいくつもありました。契約期間中は何度も最新の Office をインストールして利用できるため、サブスクリプション期間中に新しい Office がリリースされても追加費用なく使用することができます。確かに、買い切りの永続アカウント版も、軽微なバージョンアップはダウンロードにより可能でしたが、例えば「Microsoft Office 2016」を使用している時に「Microsoft Office 2019」に発売になっても、これは別なソフトウエアと認識され、別途ライセンス利用料が発生しました。

サブスクリプション モデルの「Office 365」は月額の利用料金が決まっているため、大きな初期費用などが発生せず、メンテナンスや運用保守も、基本的には Microsoft が遠隔で実施するので、コストも抑えられると同時に、安心安全に運用することができます。特に情シスなど専門の担当者を置くことができない中小企業にとっては、その遠隔による保守は大きな安心感につながりました。また、経営者にとっては一定期間の固定費として予算管理ができるという利点もありました。

ところがこの数年の間に状況は変わりました。安価で堅牢なクラウド サービスが登場し、セキュリティ ツールも充実し、一気にクラウドに対する安心感が広まっていきました。むしろ、オンプレミス環境にサーバーでデータを管理することの不安やトラブルの可能性がマスコミを通じて報じられるようになり、一気に風向きは変わりました。これまでシステムについてベンダー任せだった経営者もクラウド活用によるコスト メリット、安全性などを知り、クラウドの優位点をきちんと理解するようになりました。

2020 年 4 月、Microsoft のサブスクリプションサービス「Microsoft 365」が登場。当初は詳細が発表されていなかったため「Microsoft 365」は「Office 365」に代わる新たなクラウドサービスという受け止め方をされていました。現に、多くの IT 管理者が「Office 365」から「Microsoft 365」に完全に切り替わったと考えていたほどです。
ところが、その後発表されたサービス プランの内容を見ればわかりますが、サブスクリプション モデルのオフィス スイートのプランとして「Office 365」は変わらず存在し、「Microsoft 365」という名称のプランとは料金や含まれる製品／サービスなどが異なっていることがわかります。

では、「Office 365」と「Microsoft 365」はどのようなものなのでしょうか。

この「Microsoft 365」登場の背景として、新型コロナウイルス感染症 (COVID-19) 感染拡大防止策として、企業の間でリモートワークが急速に広まっているという事実があげられます。その影響により、Microsoft のクラウド サービスが増加、離れた場所にいる同僚と気軽にコミュニケーションを図れる「Microsoft Teams」の利用者数が一気に拡大しました。もちろんコミュニケーションだけではなく、出社しなくても円滑に業務を進められる環境づくりは必須です。

リモートワークが普及し始めた頃から、「グループウエア」という言葉が盛んに聞かれるようになりました。

「グループウエア」とは、組織の中で効率的に業務を行うためのツール群を指す言葉です。一般的にはメールはもちろん、スケジュールやタスク管理、ファイル共有などを指していますが、このコロナ禍におけるリモートワーク普及の中で、特有の業務効率の悪さを改善するツールとして注目が集まるようになりました。「Microsoft 365」もちろん、この「グループウエア」としての要素を多分に含んだビジネスツールです。

リモートワーク特有の業務効率の悪さというのは、どういったものがあげられるでしょうか。リモートワークを体験した方なら誰もがわかるように、コミュニケーション不足を実感しているはずです。「Microsoft 365」に含まれているメールやカレンダー、オンライン会議、チャット機能により、これらの課題は解消されます。また、最近は社外の専門家と一緒にプロジェクトを進めるケースが増えていますが、そういった方々と一緒に円滑に業務を進めるために共同編集機能は必須です。同じアプリケーション、同じファイルを操作するためには、やはり「グループウエア」は必要不可欠。出張や大事なプレゼンの際、書類を忘れたとしても、どんな場所でもそれを取り出せる「グループウエア」の存在は重要です。

今、どうして「Microsoft 365」が注目を集めているのでしょうか。

また地方在住の優秀な人材の採用が可能となり、地方活性化や地域創生に一役買うことになります。賃料の高いオフィスや通勤費などのコストを削減できたり、あるいは大型災害や感染症流行などに対応する BCP (事業継続計画) 観点からも学びが多い期間となりました。これらの経験から、例えコロナが収束した後でもリモートワーク推進による、業務効率化や生産性向上をめざす動きは継続される可能性は高いです。

一方で、リモートワークの実施には各種の課題が発生します。一般的に言われているのが、「セキュリティ」「情報共有」「コミュニケーション」「人事評価、労務管理、勤怠管理」の課題です。データを社外に持ち出すことで漏洩リスクは高まります。ハッカーによる自宅回線を経由したデータベースへの侵入は、スパイ映画の世界ではなく、実際に被害が起こっている話です。
オフィスワークと違い、遠隔で仕事をしているリモートワークでは、情報の共有も遅れがちです。当然、コミュニケーション機会も減り、伝達不足から著しい業務効率低下が発生。さらに上司は部下の仕事を実際に見ることができないので人事評価、労務管理、勤怠管理も正直言ってやりづらくなっています。
これらの課題を一気に解決するのが、「Microsoft 365」に代表される多機能なグループウエアです。「Microsoft 365」には、強固なセキュリティ、スムーズな情報共有機能、コミュニケーション機能など、リモートワークに必要な機能がすべて搭載されています。
コロナ禍という未曾有の逆境のなかでも、新しい取り組みによって評価を受けている企業が存在していることも事実です。
新しい働き方を推進していくためにも、強力なグループウエアの存在は不可欠といえるのではないでしょうか。