Excel フィルター機能なら文字列、数値データの整理や抽出も簡単!

フィルター機能を使えば、一覧表やデータリストから特定の条件を満たすデータを抽出できます。
抽出する条件は任意で設定でき、複数の条件の設定も可能です。
また、データの並べ替えもできます。

まず、フィルター機能の基本的な操作方法を紹介します。

前提として、フィルター機能を使うには一定の条件を満たした一覧表やデータ リストが作成されている必要があります。シートの最初の行に項目名が入力されており、表やリストの上下左右に空白のセルがあることが条件となります。

フィルター機能は、マウス操作と、キーボードのショートカット キー操作で利用できます。

フィルター機能を使いたい表内のセルや項目名を選択し、「ホーム」タブのリボン メニューにある「並べ替えとフィルター」アイコンをクリックし、表示されるメニューから「フィルター」を選択します。

ショートカット キーを使ってフィルター機能を使いたいときは、フィルター機能を使いたい表内のセルや項目名を選択し、［Ctrl］＋［Shift］＋［L］キーを押します。

フィルター機能が起動すると、次のように項目名に▼ボタンが表示され、ドロップダウン リストからフィルター機能を使ったさまざまな操作ができるようになります。

フィルターを解除したいときは、「リボン、マウスでの操作」「ショートカット キーでの操作」ともに、かけたときと同じ操作を行うことでフィルターを解除できます。

次に、フィルター機能を使ったデータの並べ替え (昇順、降順) の操作を紹介します。
並べ替えは、ドロップダウン リストがなくても行えます。

まず、並べ替えを行いたい列のセルを選択します。
「ホーム」タブのリボン メニューにある「並べ替えとフィルター」アイコンをクリックし、表示されるメニューから「昇順」または「降順」を選択します。

以下は、「在庫金額」が少ない順 (昇順) に並べ替えた例です。

在庫金額が少ない順にデータが並び変わりました。

ドロップダウン リストを使うと、さまざまな条件でデータを抽出したり、並べ替えたりできます。ここでは、ドロップダウン リストを使ったフィルターの操作方法を紹介します。

▼マークを押して表示されたドロップダウン リストから抽出する方法です。
ドロップダウン リストをクリックすると、「昇順」または「降順」の並べ替えの他、その列の入力データ内容から、データ抽出候補が表示されます。

次の画像は仕入先から A商事のデータのみを抽出する例です。
「仕入先」列のドロップダウン リストを開き、「A商事」のみにチェックを入れ、「OK」ボタンをクリックします。

次のように、A商事のデータのみが抽出されます。

この他にもドロップダウン リストを使うと、次に紹介する各種のフィルターを使ってデータを抽出することができます。

特定のテキストを含むデータを抽出する方法です。
文字列が入力された列ではテキスト フィルターによって、特定のテキストを含むデータを抽出できます。

以下は、商品名から「バネ」または「ばね」を含むデータを抽出する例です。
「商品名」列のドロップダウン リストを開き、「テキスト フィルター」を選択して「指定の値を含む」を選択します。

「オートフィルター オプション」ダイアログ ボックスが表示されるので、「商品名」の上段に「バネ」、下段に「ばね」を入力し、「OR」にチェック、右側のプルダウン メニューより上段下段ともに「を含む」を選択し、右下の「OK」ボタンをクリックします。

商品名列から、「バネ」または「ばね」を含むデータが抽出されました。

指定の日付、指定した前後の日付などを抽出する方法です。
日付データが入力されている列では、日付フィルターによって特定の日付や期間のデータを抽出できます。

以下は、在庫確認日が 2021 年 4 月 1 日以降、2021 年 9 月 30 日以前のデータを抽出する例です。
「在庫確認日」列のドロップダウン リストを開き、「日付フィルター」を選択して「指定の範囲内」を選択します。

「オートフィルター オプション」ダイアログ ボックスが表示されるので、入力欄の右側にあるカレンダー ボタンでカレンダーを呼び出し、在庫確認日の上段に「2021/4/1」、下段に「2021/9/30」を入力します。
続いて「AND」にチェックを入れ、右側のプルダウン メニューより上段に「以降」、下段に「以前」を選択し、右下の「OK」ボタンをクリックします。

在庫確認日が、2021 年 4 月 1 日以降、2021 年 9 月 30 日以前のデータを抽出することができました。

指定の数値より小さいデータや大きいデータ、指定の数値と等しいデータなどを抽出する方法です。
数値が入力された列では、数値フィルターを使って、特定の数値や範囲のデータを抽出できます。

以下は、在庫金額が 3,000 円未満のデータを抽出する例です。
「在庫金額」列のドロップダウン リストを開き、「数値フィルター」を選択して「指定の値より小さい」を選択します。

「オートフィルター オプション」ダイアログ ボックスが表示されるので、在庫金額の上段に「3000」と入力します。続いて右側のプルダウン メニューから「より小さい」を選択し、右下の「OK」ボタンをクリックします。

在庫金額が、3,000 円未満のデータを抽出することができました。

色付きのセルやフォントからデータを抽出する方法です。
次の表のように、セルの背景を色で塗りつぶしている列がある場合など、背景色やテキスト色でフィルターを使うことができます。

以下は、セル背景が「黄色」のデータを抽出する例です。
色付きのセルがある列、例の場合は、「商品名」列のドロップダウンリストを開き、「色フィルター」を選択して「セルの色でフィルター」から「黄色」を選択します。

セル背景が「黄色」のデータを抽出することができました。