Excel マクロは難しくない! VBA からマクロ ボタンまで業務効率化の方法を解説

マクロとは、行いたい処理を設定することで操作を自動化できる機能のことです。高度なプログラミング知識は不要で、作業の簡略化や操作ミスの削減に役立ちます。

Excel におけるマクロ機能は、操作内容の記録と実行の 2 種類の操作で成り立っており、定期的なレポート作成など、同じ操作を複数回実行する業務に適しているといえるでしょう。

マクロは反復作業が必要な場面で有効です。たとえば、以下のようなケースでの活用が考えられます。

• 社員の稼働時間情報と給与テーブルから全員の給与算出を行う
• 各部署から届いた売上を毎月合算する
• 分析ツールからダウンロードした CSV を月次レポートの形に整える
• 取引先ごとに入金額と明細の突き合わせを行う
• 出庫管理システムのインポート機能に合う CSV ファイルを作成する
• 出社状況をサマリーし、部門ごと在宅比率のグラフを作成する
• 伝票や請求書を印刷する

このような業務を手作業で行われている方は、ぜひマクロの活用を検討してみてください。

マクロの使い方は簡単です。表示タブに「マクロ」の選択肢があるので、マクロの記録をクリックし名称を設定、記録したい操作を行い、記録を終了しマクロ有効ブックとして保存すれば、操作が保存されます。

保存されたマクロは「マクロの表示」からいつでも呼び出すことができ、実行したり編集したりできます。

しかし、より快適にマクロを活用したい場合、いくつか設定を工夫することをおすすめします。
マクロを使い始めるにあたり、まずコンテンツの有効化とマクロを存分に活用するための開発タブの設定方法について解説します。

マクロ機能を利用するためには、ファイルを保存する際のファイルの種類を、通常の Excel ブック (*.xlsx) 形式ではなく、Excel マクロ有効ブック (*.xlsm) 形式で保存する必要があります。

しかし、このマクロ有効ブック形式のファイルを開いても、セキュリティの警告が表示されマクロが動作しません。

これは悪意あるマクロ ファイルによって、PC が危険な状況とならないようにするためです。マクロを動作させるためには、マクロが入った Excel ファイルが信頼性の高いものであることを明示する必要があります。

信頼済みドキュメントとして設定するためには、「コンテンツの有効化」ボタンをクリックし、セキュリティの警告ダイアログで「はい」ボタンをクリックします。

1. ファイル タブをクリックする

2. オプションをクリックする (オプションが表示されない場合は、その他からオプションをクリックする)

3. リボンのユーザー設定をクリックし、メイン タブ欄の開発をクリック、「OK」ボタンをクリックする

4. 開発タブが追加され、開発リボンが表示される

それでは、マクロの基本的な使い方として、マクロ記録機能を使う方法と、実際の業務での活用例を紹介します。

まずは基本的なマクロ記録機能の操作について説明します。

2. 開発タブのマクロの記録をクリックする

3. マクロの記録ウィンドウが表示されるので、マクロ名 (例では日付) を入力し、「OK」ボタンをクリックする (これ以降の操作は記録され、自動化できるようになる)

4. 文字を入力する (例では 1 日～ 10 日を入力)

5. 記録終了をクリックする

6. 「ファイル」をクリックし、「名前を付けて保存する」をクリック、ファイルの種類で「Excel マクロ有効ブック (*.xlsm)」を選択し、保存する

これで日付というマクロを 1 つ作ることができました。

作成したマクロを利用して状況を再現させるため、新しいシートを作成してマクロを実行してみましょう。

1. 「新しいシート」ボタンをクリックする

2. マクロをクリックする

3. マクロ ウィンドウで作成したマクロが選択されているのを確認し、「実行」ボタンをクリックする

4. マクロが実行され、マクロの記録の際に入力した文字が入力される

初期設定ではマクロを実行すると同じ場所に再現される「絶対参照」で記録されます。
同じシート内でセルを移動しながら繰り返したい操作の場合は「相対参照で記録」をクリックして、マクロの記録を設定するとよいでしょう。

下の例は「相対参照で記録」を用いて 1 日から 10 日のマクロの記録を行い、C1 、D2 のセルでマクロを実行した結果です。

マクロ設定した操作を別の場所に実行できました。

また、時間に金額を掛けて計算するために、転記用の項目を設け、時刻表示を数値表示に変換します。

30 分を 0.5 時間として計算するために、算出した時間に 24 を掛け算し、数値の書式を標準に変更します。

また、給与テーブルの Excel ファイルも開いて用意しておきます。

そして、給与一覧のファイルを作成し、マクロ有効ブックとして保存します。編集しない項目はあらかじめ入力しておくとよいでしょう。

あとは、マクロの記録を行い、勤務表からの勤務時間や残業時間のコピー & ペーストや総支給額の計算を行います。

2. マクロの記録ウィンドウが表示されるので、マクロ名 (例では給与計算) を入力し、「OK」ボタンをクリックする (これ以降の操作は記録され、自動化できるようになる)

3. 勤務表 A から転記用の労働時間と残業時間をコピーする

4. 給与一覧にペーストする

5. 給与テーブルを用いて社員 A の総支給額の数式を入力し、総支給額を算出する (ここでは SUM 関数を用いて、基本給と残業時間と残業代を掛けた金額を足し算している)

6. 3 ～ 5 の手順を繰り返し、給与一覧の社員 B と社員 C の項目も埋めていく

7. 記録終了をクリックする

これで給与計算のマクロが完成しました。

給与一覧のファイルを開き、勤務時間を変更してマクロを実行すると、セルの転記や計算が自動で実行されます。

1. 勤務表と給与テーブルを開き、必要な場合は数値を変更する (マクロを記録したときと同じ条件であること、たとえば 、各ファイル名やコピー & ペーストするセルの位置の変更がないことなどを確認する)

2. 給与一覧の「新しいシート」ボタンをクリックする

3. 前のシートから給与一覧の表をコピー & ペーストし、時間と総支給額の値を削除する

4. マクロから給与計算を選択し、実行する

5. マクロが実行され、セルの転記や計算が自動で実行される

給与一覧の計算がマクロの記録で自動化されました。

VBA の編集画面が表示されます。

「Sub 給与計算()」から、一番下の行の「End Sub」までが給与計算というマクロであることを示しています。
また、「Sub 給与計算()」の下の「’給与計算　Macro」は行頭に「’」 (カンマ) が挿入されており、緑色の文字で表示されプログラムのコードではなくコメントであることを示しています。
この「Sub 給与計算()」と「End Sub」の間に処理内容を記述していくことで、マクロを編集することが可能です。

例では、マクロの記録で設定した、勤務表の選択されているセルをコピーし、給与一覧にペーストしたり、給与テーブルの値を用いて、計算したりするといった内容が記述されています。
ここに、マクロを起動するとフォルダー選択ダイアログが表示され、ファイルを選択したら計算が行われるように追加の処理を記述します。

ブックやシート、セルなど VBA で操作可能な対象をオブジェクト、オブジェクトに与える命令をメソッドといいます。
たとえば、Windows(“勤務表A.xlsx”).Activate は、勤務表 A というオブジェクトを Activate という選択状態にするためのメソッドを「.」でつなぎ、勤務表 A を選択状態にするというコードとなっています。

今回は、Application.GetOpenFilename と Workbooks.Open いう 2 つのメソッド、つまりオブジェクトを操作する命令を使います。

• Application.GetOpenFilename：[ファイルを開く] ダイアログ ボックスを表示し、ファイル名を取得する
• Workbooks.Open：選択したファイルを開く

Application.GetOpenFilename は取得したファイル名を「変数」という名前付きの場所に格納します。そのため以下の記述を行い、ファイル名を取得する「メソッド」の結果を「変数」に格納します。
「変数」=「オブジェクト」.「メソッド」

一方、Workbooks.Open は開きたいファイルを指定する必要があるため、以下の記述で何を開くのか教える必要があります。
「オブジェクト」.「メソッド」 「開きたいファイルの場所」

今回ユーザーが指定したファイルを開きたいので、「開きたいファイルの場所」には Application.GetOpenFilename の結果となる「変数」を指定していきます。

それでは給与一覧で作成したマクロを編集し、フォルダー選択の処理を追加してみましょう。

1. マクロ画面から給与計算を選択し、「編集」ボタンをクリックする

2. [ファイルを開く] ダイアログ ボックスを表示し、ダイアログ ボックスで選択したファイルを開くために、給与計算 Macro の下に以下の記述を追加

    勤務表 = Application.GetOpenFilename()
    Workbooks.Open 勤務表

※勤務表という変数に Application.GetOpenFilename() で取得したファイル名を入れ、そのファイルを Workbooks.Open で開いている

3. Windows("勤務表A.xlsx").Activate の行の行頭に「’」 (カンマ) を挿入し、コメントにする

※マクロの記録を行った際には勤務表 A、勤務表 B、勤務表 C をそれぞれ開いて選択状態にしていたが、今回は開いたファイルが選択状態になるため

4. 2 ～ 3 の手順を勤務表 B、勤務表 C の記述の部分でも繰り返す

5. 保存ボタンをクリックする

1. マクロを実行する

2. マクロを実行すると、ファイル選択のダイアログが表示される

3. 2021 年 12 月_勤務表 Aを選択し「開く」ボタンをクリックすると、給与一覧に A の行にファイルの値が追加され、またファイル選択ダイアログが表示される

4. 2 ～ 3 の手順を勤務表 B、勤務表 C と繰り返す

勤務表の Excel ファイルを入れ替えなくても、ファイルを選択する記述を追加したことで給与一覧の更新ができました。

2. ショートカット キーに割り当てる文字を入力し、「OK」ボタンをクリックする

※ショートカット キーを解除したいときは割り当てた文字を削除し、「OK」ボタンをクリックする

ただし、この方法ではどのボタンにどのような動作を割り当てたか覚えておく必要があるので、注意が必要です。
そこで、ショートカットをボタン化し、わかりやすい名称で表示することもできます。

2. ボタンを配置したい位置にドラッグ & ドロップする

3. マクロの登録画面が表示されるので、ボタンに設定するマクロを選択し、「OK」ボタンをクリックする

4. ボタンが作成されるので、ボタン内をクリックし、表示名を変更する

5. ボタンをクリックすると、マクロが実行される

2. 信頼できる場所をクリックする

3. 新しい場所の追加をクリックする

4. 「参照」ボタンからパスを指定し、説明を入力して、「OK」ボタンをクリックする

5. 信頼できる場所が追加されたのを確認し、「OK」ボタンをクリックする