リモート ワーク (テレワーク) が快適に! おすすめの便利グッズやツールを紹介

(画像出典：カオナビHRテクノロジー総研　Web サイト　※地域のカッコ内数値は回答数、以下同じ)

中でも、東京都の実施率は 50.4%、大阪府は 29.6%と、首都圏や大都市圏の実施率が高いのが目立ちます。

(画像出典：カオナビHRテクノロジー総研　Web サイト)

会社の規模で見た場合、5,000 人以上規模の会社での実施率が 41.3% と大企業の普及率が高いものの、50 ～ 100 人の小企業では 15.9%、10人 未満の零細企業では 11.6% にとどまっています。このことから、会社の規模が大きいほどリモート ワーク導入の割合が高くなる傾向にあると言えるでしょう。

(画像出典：カオナビHRテクノロジー総研　Web サイト)

職種別では、営業職の実施率が最も高く 45.5%、続いて、事務系管理職が 44.7%。一方、普及が最も低い職種はドライバーの 4.0%、続いて、販売およびサービス職の 4.1% となっています。

(画像出典：カオナビHRテクノロジー総研　Web サイト)

業種別では、IT/インターネット業界の実施率が最も高く 64.1%、続いてマスコミ/広告、金融、メーカーがほぼ同じ実施率で並びます。最下位は小売/外食の 8.6% です。

(画像出典：Microsoft Dynamics 365 Web サイト)

日本マイクロソフト株式会社が提供する「Microsoft Dynamics 365」は、Microsoft Outlook や Microsoft Word、Microsoft Excel といった Microsoft Office 製品と連携できます。たとえば、Outlook での顧客とのメールのやり取りを自動で CRM に取り込んだり、CRM のデータを Excel にエクスポートして分析やレポートを作成したりすることが可能です。初めてでも使いやすく、また業務の拡大に合わせて必要な機能を追加することができるので、無駄なコストもかかりません。

■グループウェア

グループウェアとは、企業の部署やプロジェクト チームなどのグループで情報を共有したり、メンバーそれぞれの動向を他のメンバーにも周知したりすることです。スムーズなコミュニケーションを実現し、効率的かつ遺漏なく業務を進めることができます。

Microsoft 365

(画像出典：Microsoft 365 Web サイト)

日本マイクロソフト株式会社の「Microsoft 365」は、Word や Excel、Microsoft PowerPoint など一般に使い慣れている Office 製品や、情報共有と共同作業を実現する Microsoft SharePoint、法人メールの Microsoft Exchange、コミュニケーションツールの Microsoft Teams などを統合したソリューションです。中でも、Teams はチャットや Web 会議などのコミュニケーションを行いながら Word や Excel などを利用した共同作業とファイルの共有が可能で、リモート ワークにおいて強い味方となります。また、PC だけでなく、スマートフォンやタブレット専用のアプリを活用すれば、どの端末デバイスからアクセスしても常に最新の情報にアクセスすることができます。さらに、Microsoft の他の製品と組み合わせることで、ワークフローや CRM といった領域までカバーすることも可能です。

■紛失や置き忘れの対策

リモート ワークにおいても会社の重要なデータを取り扱うため、セキュリティ面には細心の注意が必要です。情報漏洩を引き起こす一番の原因とされる「紛失、置き忘れ」が発生した場合も、冷静に対応できるようにしておく必要があります。アクセス権限の付与や不正アクセスに関して十分に注意しつつ、セキュリティ対策を講じておきましょう。紛失防止に便利なアイテムを紹介します。

MAMORIO FUDA

(画像出典：MAMORIO Web サイト)

MAMORIO株式会社の「MAMORIO FUDA」は、PC やタブレットなどに貼り付けることができる紛失防止デバイスです。MAMORIO FUDA を貼り付けた PC やデバイスが手元から離れると、スマートフォンで通知されます。MAMORIO アプリを開くと最後に手元にあった場所と時間を確認でき、いつどこで置き忘れたのかがひとめでわかります。スマートフォンのカメラをかざすと、AR 技術で捜し物の所在が画面に表示され、障害物に隠れていてもすぐにわかります。また、「みんなで探す」ボタンを ON にすることで、サーバーにその MAMORIO FUDA が紛失中であることが登録され、MAMORIO アプリにログインしている他のユーザーが紛失中の MAMORIO FUDA に近づいた際、サーバーを経由して位置情報が届きます。

デスク管理に役立つ便利ツール/便利グッズ

リモート ワークでは、必ずしも広い机を確保できるとは限りません。書類はデジタル化、事務用品などのアイテムは、なるべくコンパクトに納めたいですよね。ここでは、ペーパーレス化やアナログ作業軽減に役立つツールやグッズを紹介します。

■名刺管理アプリ

名刺管理アプリとは、紙媒体である名刺の情報をデジタル化し、管理しやすくするアプリです。

Eight

(画像出典：Eight Web サイト)

Sansan株式会社が提供する「Eight」は、276 万人 (2020 年 10 月現在) に利用されている無料の名刺管理アプリです。交換した名刺をスマートフォンのカメラで撮影するだけで、文字を認識し名刺データとしてデジタル データ化してくれます。また、名刺交換相手が Eight 利用者であれば、アプリを通じてのメッセージのやり取りも可能です。勤務先や部署変えにより名刺が変わった際は、名刺データを更新すると Eight でつながっている交換相手に自動的に通知されるなど、ビジネスに役立つ機能が搭載されています。なお、同社の名刺管理アプリには、名刺データをエクスポートする機能や、社内で共有することができる名刺管理アプリ「Sansan」もあります。

■オンライン FAX

FAX でのやり取りをメインとする取引先の場合、コンビニエンス ストアからでも FAX の送受信はできますが、FAX の頻度が多い場合は現実的ではありません。

秒速FAX

(画像出典：秒速FAX Web サイト)

株式会社Karigo が運営する「秒速FAX」は、初期費用、月額費用無料の FAX 送信専用サービスです。秒速FAX を利用した 送信は 1 ページあたり税込 10 円 (送信枚数 5,000 枚までの場合) の送信料がかかりますが、コンビニエンス ストアでの送信料 50 円に比べてコストを抑えることができます。なお、FAX 受信が必要な場合は「秒速FAX Plus」もあり、PDF 形式でデータを受信することが可能です。

■電子印鑑

取引先へ請求書や納品書などを送付する、あるいは業務報告を送信する際に、その都度、紙に印刷して捺印、そしてそれをスキャンするという作業は非常に面倒です。電子印鑑があれば PC やスマートフォン上でも押印できます。

Shachihata Cloud

(画像出典：Shachihata Cloud Web サイト)

「Shachihata Cloud」は、印鑑で馴染みのあるシヤチハタ株式会社が提供するクラウド型の電子決裁サービスです。クラウドやパソコン上で文書ファイル上に捺印することができ、認証業務をペーパーレスで完結できます。

■OCR

OCR とは、手書きのメモや紙ベースの書類をデジタル化するツールです。

OneDrive for Business

(画像出典：OneDrive for Business Web サイト)

日本マイクロソフト株式会社の「OneDrive for Business」は、文字が写った画像をクラウド ストレージにアップロードすることで文字を自動認識し、テキスト データを抽出してくれます。書類やホワイト ボードをスマートフォンで撮影し、文字をデジタル データ化したいときに役立つツールです。

コミュニケーションに役立つ便利ツール/便利グッズ

リモート ワークの最大の課題はコミュニケーションです。Web 会議や情報共有、進捗管理などでストレスなく円滑にコミュニケーションできるツールやグッズがあれば、業務が滞ることもありません。

■一元化コミュニケーション ツール

Web 会議、電話、チャット、ファイルの共同編集などを 1 つのツールで行うことができます。

Microsoft Teams

(画像出典：Microsoft Teams Web サイト)

「Microsoft Teams」は日本マイクロソフト株式会社が提供する Microsoft 365 のコミュニケーション ツールで、Skype for business の後継として登場しました。チャットや通話機能のほか、ビデオ会議機能、ファイル共有機能、Office 製品との連携機能があり、Microsoft アカウントがあれば無料で利用することも可能です。リモート ワークのコミュニケーション不足解消に役立ちます。

■ノイズ キャンセリング ヘッドセット

ノイズ キャンセリング機能は一般的にイヤホンに搭載されています。しかし、生活空間と作業空間が同じとなることが多いリモート ワークでの Web 会議で使用する場合は、マイク部分にノイズ キャンセリング機能が搭載されているタイプがおすすめです。発話側の周囲の生活音や雑音を取り除き、相手にクリアな音声を届けることができます。

Blackwire C3220

(画像出典：poly Web サイト)

Plantronics, Inc. の「Blackwire C3200」は、ノイズ キャンセリング マイクだけではなく、遮音性を高めて周囲の騒音を聞こえにくくする「パッシブ ノイズ キャンセリング機能」も搭載しています。  

メンタル ヘルス ケアに役立つ便利ツール/便利グッズ

メンタル ヘルス ケアには、組織全体で取り組むサービスやツールのほか、セルフ チェックができるタイプもあります。

ラフールサーベイ

(画像出典：ラフールサーベイ Web サイト)

株式会社ラフールが運営する「ラフールサーベイ」は、個々の社員の心身の健康状態やエンゲージメントを測ることができるツールです。ストレスからくるメンタル不調の予防や、発病させないための一次予防ができます。約 3,000 社、18 万人以上のメンタル ヘルス データから、大学や臨床心理士の知見を取り入れた独自の調査項目を従来のストレス チェックに加えることで、多角的な分析を可能としています。

emol work (エモルワーク)

(画像出典：emol work Web サイト)

emol株式会社が運営する「emol work」は、AI とのテキスト チャット ベースの会話によってチーム メンバーの悩みを可視化します。各メンバーの悩みをチーム内で共有でき、可視化され浮き彫りになった悩みをチーム全体で解決していくための後押しをしてくれます。

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