Web 会議でオリジナル壁紙を使うメリットとは? 5 つの活用目的紹介

最近、Web 会議中の背景として実際の背景ではない「壁紙」や「バーチャル背景」と呼ばれる画像を表示している人が増えています(本稿では『壁紙』で統一)。主要な Web 会議ツールにはデフォルトでいくつか壁紙の画像が用意されています。また、ユーザー自らが JPG、PNG、BMP などの形式の画像を用意し、任意に壁紙に設定することも可能です。

壁紙機能はもともと、自宅から Web 会議に参加する際に家族が映り込んだり、オフィス内の機密事項が写り込んだりすることを防ぐために、プライバシー保護や防犯の目的で使われていました。しかし現在では、Web 会議ならではの課題を解決する手段の 1 つとして、壁紙を使うことが多くなっています。

次に、Web 会議でオリジナルの壁紙を使う主な目的について解説します。以下で紹介するような状況下でオリジナル壁紙を活用することで、コミュニケーションがより円滑になったり、相手との距離を知覚したりする効果が期待できます。

オリジナル壁紙を名刺代わりに活用し、自分の名前やプロフィール、サイトの QR コードなどを壁紙に貼っておくと、Web 会議出席者に覚えてもらいやすくなります。

出席者が多い場合、自己紹介にあまり時間を割けませんし、対面式の会議と違って名刺交換もありません。そのため、顔を覚えてもらいづらいのが実状ですが、壁紙に所属などを明示することで、オブザーバーとして紹介されないまま Web 会議に参加している場合にも、参加目的を理解してもらいやすくなるでしょう。

会議のアジェンダをオリジナル壁紙として貼っておくことも可能です。これは自分が議長やファシリテーターになるときなどに有効で、対面式会議の際のホワイトボードの代用として活用できます。

アジェンダを全員に見せることで、会議が脱線していないか、予定通りに進行しているかを参加者もチェックすることができます。また、ファシリテーターとして時折壁紙を確認することで進行状況を把握しながら会議をコントロールすることが可能です。

見込み顧客との商談や異業種交流会など、プレゼンテーションの場がある Web 会議においては、企業や担当している商品名などを壁紙に入れておくとよいでしょう。

初対面での商談の場などにおいて短い時間で詳しい説明を理解してもらうことは困難ですが、壁紙に情報を記載しておくと、商品を認知してもらえるきっかけにもつながります。また、交流会などの場では自社への興味喚起に繋げるための話題作りや宣伝としても利用できるでしょう。

記者会見などで背景にスポンサー企業の名前が表示されていることがありますが、Web 会議ではそれと同じようなことを無料でできるので、ぜひ活用してみてください。

交流会やカジュアルな会議の場合、会議相手とのコミュニケーションをスムーズにするために、話題のきっかけになるような内容を壁紙に盛り込んでおくことも有効です。

たとえば、相手が建築や不動産業界であれば好きな場所や建物を背景にしたり、アパレル業界であれば好きな洋服やアクセサリーのテイストなどを壁紙で伝えたりすることで、話しやすい内容を提示できるでしょう。

上記のように Web 会議での壁紙の使い方はいろいろ考えられますが、必ずしもすべての場面で壁紙が有効なわけではありません。以下のような点に注意して使う必要があります。

周囲が明るすぎる、もしくは暗すぎる場合や、背景となる背後に色が多い場合などは、壁紙がきれいに反映されないこともあります。きちんと反映されるか、一度試すことをおすすめします。

TPO に合った壁紙を使うことも配慮すべき点です。相手や状況によってはカジュアルな壁紙がふさわしくないケースもあります。会議の内容や相手に応じて壁紙の設定を使い分けることが大切です。

許可のない素材を使用しないことも遵守しましょう。フリー素材や自作画像などは問題ありませんが、Web 上の写真や画像を勝手にダウンロードして無許可で使うことは、著作権やコンプライアンスの観点から避けるべきです。

Web 会議ツールとして広く使われている Microsoft Teams においても、壁紙が使えるようになっています。ここでは、Teams での壁紙変更方法や Microsoft 提供のオリジナル壁紙を見ていきましょう。      

Microsoft Teams の「会議」のボタンをクリックすると、会議の設定画面が表示されます。画面下の「背景フィルター」をクリックすると、画面の右側に「背景の設定」メニューが表示されます。

背景をぼかしたいときは「ぼかし」を選択します。壁紙を選択したい場合はデフォルトで用意されている画像を選択するか、「新規追加」ボタンを押して自分の PC から壁紙にしたい画像を選択します。画像は JPG、PNG、BMP 形式のファイルから選択可能です。

会議中に背景を変えたい場合は、会議のメニュー「…」をクリックします。「背景効果を適用する」を選択すると、会議前のような「背景の設定」メニューが表示されます。

選択の仕方や使えるファイルの種類は会議前に選択する場合と同じですが、「プレビュー」ボタンがある点が異なります。「プレビュー」ボタンをクリックすると事前に壁紙画面を確認することができますが、他の人からは新しい壁紙は見えません。「適用」をクリックすると参加者全員に表示されます。

(画像出典：「Microsoft Teams バーチャル背景ダウンロード」ページ

上記の画像は「名刺用アジェンダ背景」で、内容の編集が可能です。自分でテキストを編集して、JPG、PNG、BMP のいずれかの形式で画像として保存すれば、オリジナル壁紙を作ることができます。

「Teams オリジナル背景」サイトでは、会議のさまざまなシーンに使える壁紙用のテンプレートが用意されています。

(画像出典：「Teams オリジナル背景　詰め合わせパック」PowerPoint ファイル」)

「名刺代わり背景」のテンプレートでは、会社名や名前、肩書き、連絡先などの入力欄が用意されています。各項目に自分の情報を入力し、テキストや画像を自由に追加して画像ファイルとして保存すれば、オリジナル壁紙の完成です。自社の Web サイトへ誘導したい場合などは、QR コードで表示しておくとよいでしょう。

(画像出典：「Teams オリジナル背景　詰め合わせパック」PowerPoint ファイル」)

話題作りのためのユニークな壁紙としては、「記者会見風」「コミック」などのテンプレートがあります。

テレビ タレントや漫画の主人公になったかのような壁紙は、交流会のような場で話のきっかけを作るのに適しているといえるでしょう。背景の文字は編集可能ですので、自己紹介を入れたり、会議のアジェンダを入れたりすることも可能です。

なお、壁紙画像の多くは画面の中央から下部分に自分が表示されることを前提に作られているため、その部分に文字や画像が入らないように注意する必要があります。

(画像出典：「Teams オリジナル背景　詰め合わせパック」PowerPoint ファイル」)

Microsoft Teams では会議中に壁紙を変更できるので、会議中のステータスの変化に応じて壁紙を変えるのも一興です。

たとえば、「離席中」という背景を使えば、自分がどうしても一時的に会議を抜けなければならなくなった状況を壁紙で伝えることができます。また、テキストを編集して「離席中」「電話対応中」「5 分ほど中座します」など、状況に応じて選べるように何パターンか準備しておくと便利です。長時間にわたる研修の合間の「休憩中」「昼休み中」などにも応用できます。

実際に会話に参加するだけではなく、離席しているときのステータスを明らかにすることもコミュニケーションの 1 つです。このように、壁紙の活用は「離席を言い出しにくい」などといった Web 会議上の問題にも役立てることができます。

Web 会議において壁紙は、単なるプライバシー保護のためだけではなく、豊かなコミュニケーションのためにも役立つツールです。

デザインに慣れていない人でも「Teams オリジナル背景 ダウンロード」の壁紙を使えば、PowerPoint を編集する要領で簡単にオリジナル壁紙を作ることができます。

Web 会議を効率よく進め、出席者とスムーズにコミュニケーションするためにも、オリジナル壁紙をぜひ活用してみてください。