Microsoft Teams の画面共有でプレゼンテーションもコラボレーションも自由自在

・チャットで画面を共有する場合

個人または複数人とチャットしているときに、画面共有ボタンをクリックして自分の画面をチャットのメンバーと共有する場合です。
お互いがミュートを外せば、画面共有をしながら通話することも可能です。

Microsoft Teams の Web 会議では、主に以下の 3 つの画面共有が可能です。

• デスクトップ
• ウィンドウ
• Microsoft PowerPoint

それぞれについて基本的な共有方法を解説します。

2-1. デスクトップやウィンドウの共有

最もよく使われる画面共有は、デスクトップやウィンドウの共有です。

デスクトップでは会議中に自分のデスクトップ全体を会議参加者に画面共有できます。
ウィンドウでは特定のアプリの画面、あるいは特定のウィンドウだけを共有することが可能です。

いくつかのファイルを往復しながら議論する場合、ウィンドウでは都度共有をやり直す必要があります。
しかし、デスクトップでは自分が表示している画面がそのまま表示されるため、共有し直す必要がなく、資料の切り替えが容易です。

ただし、意図しない情報を公開してしまわないよう注意する必要があります。

1. 「共有」アイコンをクリックする

2. 「画面」または「ウィンドウ」を選択する

「画面」の場合は自分の PC の画面全体が共有されます。
「ウィンドウ」の場合は、現在開かれているアプリケーションが一覧で表示されるので、その中から必要なウィンドウを 1 つ選択して共有します。

3. 特定のアプリケーション ウィンドウの共有には「ウィンドウ」をクリック

「ウィンドウ」をクリックすると、現在開かれているアプリケーション ウィンドウの一覧が表示されます。

4. 共有したいアイテムをクリックし共有を開始

共有したい内容を選択すると、選択した内容が赤い枠で囲まれ、共有が開始されます。

2-2. PowerPoint 画面の共有

PowerPoint の資料を画面共有したい場合は、前述のように開いているプレゼンテーションをウィンドウから選ぶ方法もありますが、「PowerPoint Live」の機能を使うとより便利です。

PowerPoint Live では、ファイルを開いていなくても、Microsoft OneDrive や PC 上に保存された PowerPoint ファイルを指定して共有できます。
共有したいファイルを選ぶと、PowerPoint 発表者モードのように、発表者の PC 上ではスライドやノートを表示させ、その他の参加者の画面ではフル スクリーンでのプレゼンテーションを表示させることができます。

1. 「共有」アイコンをクリック

2. 「PowerPoint Live」の下にある参照アイコンをクリックして PowerPoint ファイルを選択する。

最近使ったファイルがある場合は、一覧に表示されるためそこから選択できます。

最近使ったファイルがない場合は、OneDrive またはローカル PC 上に保存した中からファイルを選択できます。
ファイルが OneDrive 上にある場合は「OneDrive を参照」、ローカルのコンピューター上にある場合は「コンピューターを参照」をクリックし、共有したい PowerPoint ファイルを選択します。

また、PowerPoint Live Teams では、発表者と会議出席者の両方が自分のペースでスライド デッキを切り替えられます。スライド デッキの表示変更は他の会議参加者に影響しません。

下図は発表者の画面例です。PowerPoint の発表者ツールとして表示され、ノートなどを見ながら発表できます。

一方で、参加者の画面では発表者のスライドを自分でコントロールし、好きなページを表示させることもできます。そのため、プレゼンテーションを見逃した際などに前のページをチェックするといったことも可能です。

また、「発表者と同期」と表示されている部分をクリックすると、発表者と同じスライドのページを表示させることができます。

さらに、「スライドの翻訳」も便利な機能です。
「…」から「スライドの翻訳」＞言語を選択すると、英語、フランス語、中国語など 19 か国語に PowerPoint のスライドのテキストを翻訳することができます。
(2021 年 8月現在)

3-2. 画面の制御を渡す・要求する

自分がプレゼンテーションをする際、ファイルのページ送りやデモンストレーションは他の人に任せたいという場合もあるでしょう。その場合は画面の制御を特定のユーザーに渡すことが可能です。

ホストは自分が共有している画面上でマウスをクリックすると、画面の制御のメニューが出てきます。
「制御を渡す」＞渡したいユーザー名を選択すると、ホストと制御を渡した人が両方制御を行えます。

一方参加者側からも、「制御の要求」をクリックすることで、自分に制御を渡してもらえるよう要求できます。

ただし、この機能は他人が自分の PC を制御する形になるため、あらかじめ信頼できる人とのやりとりを心掛けることが肝要です。突然，他の人に制御が移って驚くことのないよう、事前に声を掛けたうえで操作するようにしましょう。

3-3. 共有画面を見やすい大きさに拡大、縮小

共有されたコンテンツの文字が小さくて見にくい場合、以下のいずれかの方法で自分の見やすいサイズに拡大、縮小できます。

• トラック パッドをピンチインまたはピンチアウトする

• キーボード ショートカット [Ctrl] + [+](プラス記号) と [Ctrl] + [-](マイナス記号) を使用する
• [Ctrl] キーを押しながら、マウスのホイールをスクロールさせる

3-4. ブレストで活躍! ホワイトボードの共有

共有アイコンをクリックした後に「Microsoft Whiteboard」を選択すると、参加者どうしでホワイトボードのように使えるデジタル キャンバスを共有できます。

会議の参加者は、共有のデジタル キャンバスで一緒に描画やスケッチ、書き込みができるので、アイデア出しやブレイン ストーミングなどのワークショップでも活用できます。

またホワイトボードの内容は、設定 (歯車) アイコンより PNG 形式の画像でエクスポートすることができるので、議事録として残しておくことも可能です。

3-5. 携帯端末でも画面共有できる

Microsoft Teams での画面共有は PC だけでなく、スマートフォンやタブレットなど携帯端末でも可能です。
会議参加中に、スマートフォンなどの画面にも「共有」アイコンが表示されるので、写真や動画、開いている画面など携帯端末上のコンテンツを共有することができます。

携帯端末においては、端末に保存されたファイルの中から PowerPoint、写真、ビデオを共有できます。

また、「画面の共有」をタップすることで携帯端末上の画面をそのまま共有することができます。
PowerPoint、写真、ビデオのいずれでもないファイルや、アプリの画面を共有したいときは「画面の共有」を選びましょう。