Microsoft Workplace Analytics で組織を変革

2017年7月18日

(この記事は 2017 年 7 月 5 日に Office Blogs に投稿された記事 Transform your organization with Microsoft Workplace Analytics の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)

今回は、Workplace Analytics のゼネラルマネージャーを務める Ryan Fuller の記事をご紹介します。

新しい強力な組織分析ソリューションである Microsoft Workplace Analytics が、すべての Office 365 Enterprise プランのアドオンとして一般提供を開始しました。

最新の Forrester のレポートによると、従業員の生産性向上は、経営陣が掲げる今後 1 年間の最優先事項であることがわかっています。生産性向上が「不可欠である」または「急務である」とした回答者は実に 96% に上ります。Workplace Analytics は、行動分析に基づくこれまでにないインサイトを提供します。これを活用して、生産性、業務全体の効率性、従業員エンゲージメントを高められます。

Office 365 から得られる新たなインサイト

Workplace Analytics は Office 365 のメールや予定表のメタデータを使用します。たとえば、宛先や差出人、件名、タイムスタンプに基づいて、組織でどのように共同作業が行われ、どのくらいの時間が費やされているのかを明らかにします。このデジタルの排出物とも言える、日々の業務で当然のように発生するデータが、行動を分析する一連の指標となって、組織で行われていることを理解する材料になるのです。

Workplace Analytics で、組織レベルの共同作業に関するインサイトが得られる

Workplace Analytics にはプライバシーやコンプライアンスに関する機能が搭載されています。Office 365 のデータの所有者はお客様です。Workplace Analytics はメタデータを収集し匿名化するだけなので、そこから先、Workplace Analytics から得られるインサイトを困難な経営課題の解決にどのように利用するかはお客様しだいです。

Workplace Analytics は、企業文化に基づく戦略的な取り組みに幅広く対処できる柔軟性を備えています。Workplace Analytics のお客様事例をいくつかご紹介しましょう。

営業部門の生産性

Fortune 500 企業のある営業部門では、Workplace Analytics を使用して、営業成績トップの担当者の共同作業パターンを特定しました。その後、その行動を営業部門全体で広く推奨したところ、大幅に売上が向上しました。お客様と接する時間が多いなど、ある程度のインサイトは想定の範囲内でした。しかし新たに、その担当者が広い社内ネットワークを持っているという発見がありました。これは、営業担当者がお客様からの問い合わせに対応する能力を測る指標になります。

Workplace Analytics では、営業部門の社内ネットワークの広さを調べることができる

マネージャーの働きぶり

Freddie Mac は Workplace Analytics を使用して、マネージャーによる企業文化の改革を推進しました。時間の費やし方に関する指標が従業員のエンゲージメントやリテンションとどのように関連しているのか調べたところ、マネージャーの行動が従業員のエンゲージメントとリテンションを左右するきわめて重要な要素であることがわかりました。1 対 1 でのマネージャーとの面談の時間、従業員へのリーダーシップの発揮レベル、作業が部門全体に割り振られている度合いなど、マネージャーの働きぶりを Workplace Analytics で測定できます。

空間プランニング

ある企業では、Workplace Analytics から得られる共同作業についてのインサイトを活用し、事業用不動産会社の CBRE と協力してオフィス空間のプランニングを行いました。従業員の予定表アイテムに紐づくメタデータを分析し、ミーティングに関連する移動時間を計測することにしました。それを基にオフィスの再配置を行ったところ、従業員それぞれの会議室への移動時間が 46% 削減されました。結果的に、1,200 人の従業員全体で移動に要していた時間が、1 週間あたり合計 100 時間節約されました。

クエリのカスタマイズ

業務上の問題点はそれぞれの企業で異なります。そこでマイクロソフトでは、Workplace Analytics で直接クエリをカスタマイズできるようにしました。データを分析する際は、メールに費やす時間、会議の時間、残業時間、ネットワークの広さなど、共同作業に関連する独自の指標を自由に選択して、業務内の活動や傾向を調査できます。また、カスタムクエリを作成したり、集計されたデータを地域、役職、部署などの分類項目で絞り込んだりもできます。

ベイン・アンド・カンパニーの共同経営者 Tom Springer 氏は次のように語っています。「Workplace Analytics は当社のツールとして欠かせないものになっています。Workplace Analytics を使用すると、クライアントが時間、人材、従業員のエネルギーといった限られたリソースをどこにどのように投入しているのかがわかります。リソースの配置、共同作業にまつわる行動、組織のネットワークなどについて、独自のインサイトを与えてくれるのです。当社ではこれらのインサイトを広範な視点で、戦略、経営モデル、結論の提案に組み込み、クライアント企業の生産性を最大化できるように支援しています」

データ主導のデジタルエンタープライズの構築

マイクロソフトも、Workplace Analytics から貴重なインサイトを得ています。マイクロソフトの最高人材活用責任者である Kathleen Hogan は次のように話します。「真のデータ主導のデジタルエンタープライズとなるには、人、プロセス、データ、システムなどのすべてにわたって従業員の業務をサポートし、従業員どうしを結びつける必要があります。当社の HR ビジネスインサイトグループでは、さまざまな施策に Workplace Analytics を活用しています。たとえば、従業員のエンゲージメントを高める行動を把握したり、マイクロソフトの企業文化の変革を内部から指揮し成果を出してマネージャーが持っている素質を明らかにしたりしています。従業員を分析することは、あらゆる人事チームにとって企業の競争力を高めるうえで必要不可欠なことであると確信しています」

詳細情報

Workplace Analytics はすべての Office 365 Enterprise プランのアドオンとして提供されます。企業のお客様が Office 365 の Workplace Analytics から得られる組織のインサイトをどのように利用しているかについては、こちらをご覧ください。

– Ryan Fuller