Workplace Analytics ソリューションと MyAnalytics ナッジのご紹介
共同作業の習慣しだいで、チームワークが作られることも壊れることもあります。会議を効率的に運営し、集中して仕事ができる時間を作り、仕事とプライベートの区別を尊重するようにすれば、チームはうまくいくでしょう。このようなことを習慣づけるのは簡単ではなく、チーム全体のサポートが必要になります。チームワークに関する重要な規範についてメンバー全員の合意を得るうえで、データは共通言語を作るのに役立ちます。仕事が実際にどのように行われているかが明らかになれば、さらに効率的で、創造的で、結束したチームを作ることができます。
本日、2 つの新しい機能を発表します。1 つは Workplace Analytics ソリューション、もう 1 つは MyAnalytics ナッジです。これらは、個人とチームを変革の中心に置くように設計されています。
Workplace Analytics ソリューション: 自分の時間を支配するための力となる
Workplace Analytics は、Office 365 での日々の仕事からのデータを使用して、どのような共同作業のパターンが生産性、労働力の有効性、従業員エンゲージメントに影響を与えているかを特定しています。
本日紹介するソリューションは、組織全体のインサイトから個人とチームのアクション プランを作り出すのに役立ちます。最初のソリューションである Workplace Analytics solution for teamwork は、チームがより良い共同作業の習慣を作り、自分の時間を支配できるようにするものであり、次の 3 つのステップで組織を導きます。
共同作業における課題を発見する: Office 365 での日々の仕事からのデータ (メールや会議など) を使って課題を発見します。たとえば、会議の負荷が過剰である、集中して仕事ができる時間が少ない、勤務時間外の作業負荷が多いといったものです。このようなインサイトとエンゲージメント調査の結果を組み合わせると、仕事のパターンとチーム健全性指標 (たとえばエンゲージメントやイノベーションのスコア) との間のつながりがわかります。
分析の結果は、マーケティング チームが会議に費やす時間が他のチームよりもはるかに多いことを示しています。会議時間を減らす変革プログラムへの参加が効果を発揮する可能性があります。
チームが変わるための力を与える: 変革プログラムへの参加は、より良い習慣作りに役立ちます。たとえば、会議の議題を提起する、毎日集中して仕事する時間を確保するといった習慣です。参加者は、MyAnalytics によって明らかになった個人の生産性に関するインサイトとアクション プランを受け取ります。
チームが変革プログラムに参加しているときは、メンバーは MyAnalytics でアクション プランにアクセスして、チームの目標達成までどの程度進んでいるかを確認できます。
測定して改善する: 変革プログラムを確実に成功させるには、目標に対する進行状況を経時的に測定します。繰り返しと改善を通して、どのアクション プランがチームワークの習慣の変革に成功するかを見極めます。
このチームは、変革プログラムを開始してから 4 週間が経過しており、既に週平均の会議時間が 11% 減少しています。
Workplace Analytics solution for teamwork ([ソリューション] タブからアクセスできます) は現在プレビュー版として、Workplace Analytics と MyAnalytics の両方をお使いのお客様に提供しています。詳細については、Workplace Analytics solution for teamwork の説明をご覧ください。
MyAnalytics ナッジ: スマートに働くための共同作業のヒントをデータに基づいて Outlook に表示
良いチームを作るには、まず、透過的でデータに基づく対話が必要ですが、完璧にできる人はいません。そして、共同作業のための良い習慣を実践することは、スピードが求められる職種では難しいこともあります。MyAnalytics の “ナッジ” は、このギャップを埋めるのに役立ちます。親しみやすく、データに基づいた共同作業のヒントが、Office 365 で仕事をしているときに自動的に表示されます。
ユーザーが会議出席依頼を受け取りましたが、集中して仕事をする時間の確保を勧めるメッセージ (“ナッジ”) が表示されています。
今年の夏から、4 種類の MyAnalytics ナッジが、Outlook でメールや会議出席依頼を読み書きするときに表示されます。
フォーカス時間を増やす: 革新的な仕事にチャレンジするときは、邪魔されずに深く集中できるフォーカス時間が必要です。ユーザーの予定表が会議で埋まっていくと、MyAnalytics は新しい出席依頼を承諾する前にフォーカス時間を確保することをアドバイスします。ユーザーは、空き時間を確認し、その中から選んで確保するという作業を、受信トレイから離れることなく実行できます。出席を依頼された会議の時間がスケジュール済みのフォーカス時間と重複しているときも、MyAnalytics からの通知が表示されます。
会議を効果的に運営する: 会議は仕事を遂行するために必要ですが、それで 1 週間の予定が埋まってしまうこともあり、他の仕事をする時間が残らなくなってしまいます。ユーザーが会議出席依頼を作成したり受け取ったりするときに、MyAnalytics は会議に関する良い習慣を取り入れて貴重な時間を残しておくようアドバイスします。たとえば、スケジュールが既に埋まっているときは仕事仲間に代理で会議に出席してもらうことを勧めます。
勤務時間外の活動が仕事仲間に与える影響を減らす: 昨年発表したとおり、MyAnalytics は勤務時間外の活動が仕事仲間に与える影響を要約して通知します。現在では、MyAnalytics が積極的に “ナッジ” するようになりました。つまり、通常の勤務時間以外で仕事仲間に最近影響を与えたことがある場合は、勤務時間外にその人へのメールの下書きを作成すると、送信しないことを勧めるメッセージが表示されます。
To-Do と未読メールの状況を常に把握する: MyAnalytics では既に AI が使用されており、仕事仲間のために完了することをメールで約束したタスク (および仕事仲間から依頼されたタスク) をユーザーが忘れないように通知する機能があります。現在では、このような MyAnalytics からのリマインダーが、仕事仲間からのメールを読むときに自動的に表示されるので、新しいタスクに取りかかる前に重要なタスクを忘れずに完了させることができます。MyAnalytics は、重要な連絡先のメールが未読のときもユーザーに通知します。
今年の夏から、MyAnalytics ユーザーへのナッジが最新バージョンの Outlook on the web に表示されます。ユーザーは、Outlook 用の MyAnalytics アドインを使用してこのナッジ表示を停止することができます。詳細については、このサポート記事をご覧ください。
MyAnalytics は Office 365 Enterprise E5 に含まれており、その他の Office 365 エンタープライズ プランではアドオンとして利用できます。詳細については、MyAnalytics のページをご覧ください。