Microsoft Bookings を信頼できるビジネス向けスケジュール ソフトウェアとして使用する新たな理由
昨年、米国とカナダのユーザーを対象に Microsoft Bookings がリリースされ、中堅中小企業のお客様が、顧客とやり取りしながらスケジュール設定と管理を簡単に行えるようになりました。そしてこのたび、世界中の Office 365 Business Premium ユーザーに向けて、このサービスの提供が開始されることになりました。皆様からのフィードバックに基づいて、次のような新機能が Bookings に追加されます。
- Office 365 の予定表を Bookings に追加: Office 365 の予定表を Bookings に接続しておくと、既に予定が入っている時間帯は自動的に、公開予約ページでは予約不可として表示されます。
- 予約の前後に予備時間を確保: 予約の前後に準備の時間をとりたい場合は、予備時間をサービスに追加すると、その時間は、予約ページで自動的にブロックされます。
- iOS および Android フォンの Bookings アプリ: 外出先から予約、顧客への連絡、担当者の予定の確認を行うことができます。
- 予約ページのカスタマイズ: 色のカスタマイズ オプションが増え、さらに多くの色で予約ページをパーソナライズできます。
この新しい機能は、数週間以内に Bookings で自動的に利用できるようになる予定です。さらに詳しく見ていきましょう。
Bookings への Office 365 カレンダーの追加
最も多く寄せられたフィードバックの 1 つが、Office 365 カレンダーから Bookings にイベントを追加できるようにしてほしい、というものでした。そこで、カレンダーを統合して、個人の予定、スタッフやパートナーとの会議など、ビジネス関連の予定がある時間に、顧客との会議を設定できないようにしました。
Office 365 カレンダーを Bookings に追加するには、左側のナビゲーション パネルの [スタッフ] タブをクリックします。[スタッフの詳細] ページで、[Office 365 の予定表のイベントを空き状況に適用する] チェック ボックスをオンにします。
Bookings への Office 365 カレンダー イベントの追加。
このオプションをアクティブにすると、予定が入っている時間が Bookings カレンダーと、顧客に表示されるセルフサービスの Booking ページで自動的にブロックされるため、ダブルブッキングがなくなります。同様に、スタッフの Office 365 カレンダーを追加できるため、スタッフのダブルブッキングもなくなります。
予定と予定の間に予備時間を確保
サービスによっては、立て続けに予定が組まれていることがあります。しかし、サービスの多くは、実際にサービスを提供する前に、移動、準備、設定などの時間を確保し、さらに提供後は、片付けや移動の時間が必要であるとの声が、多く寄せられました。こうしたニーズに応え、提供するサービスに予備の時間を追加できるように、カスタマイズ オプションを増やしました。
予備の時間を追加するには、左側の列で [サービス] タブをクリックし、現在のサービスを編集するか、新しいサービスを作成します。[顧客が予約できない予備時間] の下のスイッチをオンに切り替えると、サービスの予定の前後に確保する予備時間を選択できます。予定の前と後のこの時間は、顧客が予約を入れることができなくなります。
[サービス] タブで “予備の時間” オプションをオンにできる。
iOS と Android のアプリ
デスク以外の場所から、ビジネスの最新情報を確認できることは重要です。そこで、Microsoft は、モバイル アプリによって、外出中でも予約やスタッフを管理したり、顧客リストにアクセスしたりできるようにしました。
Bookings アプリを iOS および Android にダウンロードすると、電話を使って次の作業が可能になります。
- Bookings カレンダーを表示、管理する。
- 予約を作成、編集する。
- スタッフの空き時間情報と所在をリアルタイムで確認する。
- 顧客からの予約にすばやく簡単に対応する。
- 次の予約の方法を確認する。
- 顧客リストにアクセスする。
Booking ページのカスタマイズ
Booking ページには、ビジネスをそのまま表す外観が必要で、ブランドの良い面が反映されていなければなりません。
これを実現するために、カスタマイズ オプションをいくつか追加しました。たとえば、Booking ページのメイン カラーをカラー パレットから選択できるほか、ロゴを表示するかどうかを指定することもできます。
ページをカスタマイズするには、左側のナビゲーション リストで、[予約ページ] をクリックし、設定する色を選択します。ロゴを表示しない場合は、[予約ページにビジネス ロゴを表示する] チェック ボックスをオフにします。完了したら、[保存して公開] をクリックします。
[予約ページ] タブを使用して予約ページをカスタマイズ。必ず [保存して公開] をクリックして変更を保存。
Bookings を開始する方法
Bookings は、すべての Office 365 Business Premium サブスクリプションに含まれており、簡単に開始できます。顧客のビジネスのスケジュール設定を効率化するには、Office 365 にサインインして、アプリ起動ツールから [Bookings] タイルをクリックするだけです。[Bookings] タイルが表示されない場合は、お客様の地域で、まだロールアウトが完了していない可能性があります。この場合は、後でもう一度ご確認ください。さらに詳しい情報が必要な場合は、「Microsoft Bookings の概要」で Bookings の使用方法の概要をご確認ください。
Office 365 にサインインすると、左上隅にアプリ起動ツールが表示される。
Bookings はお客様の満足を第一に考え、スケジュール設定を効率化し、自分の時間を解放することで、場所を問わず仕事を進められるよう設計されています。皆様のフィードバックがとても参考になっています。Bookings ホーム ページのフィードバックのリンクをクリックして、引き続きご意見をお寄せください。
– Bookings チーム
よく寄せられる質問
Q. Bookings が表示されないのは、なぜですか。
A. 現在、すべての地域に向けてロールアウトを鋭意進めております。すべてのお客様が利用できるようになるまで、数週間ほどかかる予定です。Office 365 Web エクスペリエンスにサインインしている場合は、一度サインアウトしてから、サインインし直してみてください。
Q. ここで説明されている Office 365 カレンダーの統合、予備時間など新機能が表示されないのは、なぜですか。
A. 現在、すべての Bookings ユーザーがこうした新機能を利用できるよう進めていますが、ロールアウトが完了するまでには 1、2 週間かかる予定です。
Q. 社外の人物に自分のスケジュールや会議が見られることはありませんか。
A. いいえ。ありません。Bookings では、ダブルブッキングを避けるために、Office 365 カレンダーの空き時間情報のみを使用して時間をブロックしています。
Q. ビジネスの Web ページとして Facebook を利用しています。Bookings を使用できますか。
A. はい。10 月に Microsoft Bookings と Facebook ページを関連付けて、ビジネスを拡大する方法が発表されました。
Q. 新機能の詳細情報を確認するには、どうすればよいですか。
A. Microsoft Bookings サポート ページに Bookings の詳細情報が記載されています。
Q. Enterprise ユーザー (E3 および E5) は Bookings を利用できますか。
A. 今後、E3 と E5 ユーザーも Bookings を利用できるようにする予定です。
Q. Bookings アプリはどこからダウンロードできますか。
A. iOS 向け Bookings アプリは App Store で入手できます。Android 向け Bookings アプリは、現時点では米国とカナダの Google Play で入手できます。また、数週間後には世界中にロールアウトされる予定です。
Q. 予約プロセスの効率化に関する詳しい情報はどこで確認できますか。
A. 詳細については、e-Book「予定の予約プロセスを効率化する 4 つの方法」を参照してください。