Microsoft Bookings で年中無休の予約対応が可能に
ビジネス オーナーの皆様は、顧客の予約対応に多くの時間を割いているのではないでしょうか。メールのやり取り、なかなかつながらない電話、担当者への通知などに振り回されていると、ビジネスを拡大するという大事な仕事に集中できません。今回は、ビジネス オーナー、担当者、顧客のための、より簡単かつ効率的に予約ができる Office 365 の新たなサービス、Microsoft Bookings をご紹介します。
顧客が直接オンラインで予約可能
Bookings では、オーナー側が電話やメールで応対できないときでも、独自に設けられた Web ページを利用して、顧客が自身で予約を入れることができます。Web ページの使い方は簡単です。まず、希望するサービスを選択し、担当者の予定から予約可能な日時を選択した後、連絡先情報を入力します。これで予約は完了です。
Web ページのデザインは、大画面とモバイル デバイスのどちらでも見やすく、顧客に送信したメール、自分の Web サイト、Facebook ページから、スケジュール ページへのリンクを簡単に作成できます。
顧客がどのデバイスからでも予約可能。
確認とアラームで予約忘れを防止
予約の無断キャンセルが起こると、時間とコストが無駄になってしまいます。予約忘れを防ぐために、Bookings では予約完了直後に顧客に確認メールを送信します。また、すぐに顧客の予定表に予定を追加するオプション機能も使用できます。しかし、それでも十分でないことがあります。そこで、顧客が予約を再確認できるよう、Bookings では、予約の日時より一定期間前にアラーム メールを送信するように設定できます。
顧客による予約の変更やキャンセルが可能
予約の変更やキャンセルが必要なときもあります。Bookings なら、セルフサービスで顧客が簡単に予約を変更したりキャンセルしたりできます。確認メールまたは予定表内の予約のリンクをクリックすると、予約 Web ページに移動します。そこで別の日時を設定するか、予約をキャンセルします。直前のキャンセルを禁止することも可能です。どの程度前までにキャンセルを通知する必要があるかを設定できます (1 時間、1 週間など)。
顧客による予約の変更やキャンセルが可能。
どこにいても予約と顧客情報の管理が可能
顧客の予約状況はすべて予約カレンダーに集約され、今後の予定を完全に把握できます。また、既存の予約の変更やキャンセル、他の担当者への再割り当てもできます。直接会って、または電話で顧客と話しながら、すばやく新規の予約を作成したり、[分割ビュー] を使って、特定の日時にスケジュールが空いている担当者をすばやく確認することもできます。
Bookings で担当者の一日のスケジュールを Web やモバイル デバイスで見やすく表示。
Bookings の顧客リストを利用して、いつでも顧客と連絡を取ることもできます。顧客が予約ページから予約を作成するたびに (または担当者がカレンダーに予約を作成するたびに)、Bookings 内の顧客リストに連絡先が自動作成されます。
これらの機能はすべて Office 365 のナビゲーション バーから手軽にアクセスして、Web 上で管理できます。また、数か月以内にリリースされる予定の Bookings のモバイル アプリでは、外出時でも、数回タップするだけで簡単に予約を管理したり、顧客に連絡を取ったりできます。
Bookings アプリで予約の詳細と顧客情報を確認
担当者のカレンダーに予約を自動追加
予約を忘れてしまうのは、顧客だけではありません。そのため、Bookings で顧客の予約が新規作成または更新されると、その予約が自動的に管理者やスタッフの予定表に反映されます。Bookings は Office 365 の Outlook 予定表とともに使用するのが最適ですが、Outlook.com や Google のカレンダーとも連係するため、担当者がどちらのカレンダーを使用していても、問題ありません。
ビジネスの拡大に合わせて Bookings も拡張可能
皆様のビジネスの拡大と共に、Bookings も拡張できます。ビジネスが成長した場合は、新しい予約ページや担当者を簡単に作成し、追加することができます。予約ページの追加は無料で、追加する担当者の Office 365 サブスクリプションも不要です。
Bookings の使用開始方法
Bookings は、現在 Office 365 Business Premium プランの先行リリース ユーザーに向けてロールアウトが進められており、今後数か月以内に全世界のすべての Business Premium ユーザーへの提供が開始される予定です。ロールアウトが完了したら、Office 365 Business Premium サブスクリプションを所有している方はどなたでも Office 365 の Web エクスペリエンスのアプリ起動ツールから Bookings にアクセスできるようになります。Bookings では法人メールを Office 365 経由で転送する必要はありません。現在使用している法人メール サービスをそのまま利用できます。
使用を開始するには、Office 365 にサインインして、アプリ起動ツールから Bookings を開き、[今すぐ入手] をクリックします。次に、ビジネスの内容や、顧客が利用できるサービスについての情報を入力します。その後、予約ページのタブから [保存して公開] をクリックするとスケジュール用 Web ページが公開されます。これで、顧客が予約できるようになります。必要な操作はこれだけです。
ビジネス拡大に向けた効率化、予約忘れや無断キャンセルの軽減、場所を選ばない業務を成功させるために、Bookings が皆様のお役に立てれば幸いです。ぜひ Bookings をご利用いただき、Bookings のホーム ページのフィードバック機能からご意見をお聞かせください。
よく寄せられる質問
Q. Bookings はいつから使用できますか。
A. 現在、Office 365 Business Premium サブスクリプションを所有する先行リリース プログラム ユーザーに向けてロールアウトが進められており、今後数か月以内に全世界のすべての Business Premium サブスクリプション所有者に提供が開始される予定です。
Q. Bookings はどの Office 365 サブスクリプションで使用できますか。
A. Bookings は Office 365 Business Premium サブスクリプションでご利用いただけます。
Q. 従業員全員にビジネス オーナーとしての Office 365 サブスクリプションが必要ですか。
A. いいえ。Office 365 Business Premium アカウントが必要なのは、Bookings の設定と管理を行うユーザーのみです。従業員の皆様は任意のメール サービスを利用できます。
Q. 外出中はどのように予約を管理するのですか。
A. 今後数週間以内に Microsoft Bookings を補完するアプリの配信が開始され、Office 365 サブスクリプションを所有する指定されたユーザーが、すべての予約と顧客情報を表示し、管理できるようになります。
Q. 顧客が管理者の個人用または仕事用のカレンダーを見ることはできますか。
A. いいえ。顧客は、オンラインで公開されている Bookings カレンダーのみを見ることができます。管理者は、カレンダーに表示するサービスや日時、担当者を指定できます。
Q. 顧客には Microsoft アカウントまたは Office 365 サブスクリプションが必要ですか。
A. いいえ。Bookings のページは公開されます。顧客が予約を行う際には、名前とメール アドレスを提供するだけで、Bookings から確認メールとリマインダーが送信されます。
Q. 顧客は予約のためにアプリをダウンロードする必要があるのですか。
A. いいえ。顧客はモバイル デバイス、タブレット、またはノート PC の任意のブラウザーから Web ベースの予約ページにアクセスします。今後リリース予定の Bookings モバイル アプリは、ビジネス オーナーが自社の Bookings カレンダーを管理するためのものです。