新しいカレンダー、メール、モバイル Outlook の機能で仕事を片付ける

返信すべきメール、片付けるべき仕事、行かなければならない場所を抱えている方のために、Outlook に新しい機能が追加されました。Windows、Mac、Web、モバイルのすべてで利用でき、自分の時間を管理して最も重要なことを最優先するのに役立ちます。また、iOS と Android の Outlook に近日追加される予定の新機能が、ユーザーの生産性を高める人物、アプリ、テクノロジにユーザーをつなぐとともに、ユーザーとビジネスを常に保護します。

ここでは、新機能と近日公開予定機能をご紹介します。

新しい Outlook カレンダー

請求への支払いリマインダー — 請求への支払いがイベントに追加され、自動的に追跡できるようになります。Outlook では、旅行の予約と荷物の配達に関する情報が今日のメールの一番上に、サマリー カードとして表示されます。それと同じように、請求への支払いにも対応しました。メールで受け取った請求は Outlook によって識別され、上部に概要が表示され、期日のカレンダー イベントが自動的に追加されます。また、メールによるリマインダーが期日の 2 日前に届くので、常に遅れることなく支払いを済ませることができます。Outlook.com で使用できます。 サポートされている他のイベントとプロバイダーをご確認ください。

イベントの場所と会議室の候補 — Outlook で会議またはイベントの場所の追加を簡単にすばやく行えるようになりました。入力を開始する前から、会議の場所の候補として、最近使った (使用可能な) 会議室や、「マイ オフィス」などの一般的な場所が Outlook によって提示されます。 場所のフィールドへの入力を開始すると、Outlook は Bing に基づいて候補を表示し、会議の場所と必要な情報を自動入力します。公共の場所の場合、Outlook の充実した場所機能によって完全な住所が Outlook のカレンダー イベントに追加されます。さらに iOS 版 Outlook では、ユーザーの現在地、目的地の住所、交通情報に基づいて、次のイベントにちょうどよい時間に到着できるように、出かけるべき時刻になったことを知らせる通知が届きます。Windows 版 Outlook で間もなく使用可能になります。

また、場所とコンテキストを認識するこの方法の追加により、モバイル デバイスでカレンダー イベントを作成するときに、これまで以上に高度にパーソナライズされた場所の候補が表示されます。候補は、ユーザーの場所、出席者のリスト、提案された会議の日時など、会議の各種要素を考慮した機械学習モデルに基づいて提示されます。会議室が必要な場合は、組織の部屋のうち使用可能なものが Outlook によって示されるので、自分の会議にとって最適な選択肢をタップ 1 つで選ぶことができます。モバイル デバイスからの会議室の予約は、Outlook がユーザーの好みを学習するにつれて、簡単かつすばやくできるようになります。iOS 版 Outlook で使用できます。

会議の出欠確認の追跡および転送 — 自分が開催者となっている、または出席する予定のイベントを追跡することは、時間管理の上で重要です。しかし、参加するユーザーを管理することは、それ以上に全員の役に立つ可能性があります。Outlook では、追跡された返信や会議の出欠確認を、開催者でなくても確認できるようになりました。この情報があれば、招待された出席者は他の人の予定に基づいて、時間をうまく使い、自分が出席する必要があるかどうかを判断できます。たとえば、だれが参加するかがわかり、出席を予定している他のチーム メンバーが対応できると判断できれば、自分の時間を節約することができます。

さらに、出席者リストを厳格に調整する必要がある会議を計画するときのために、Outlook ではカレンダーへの招待の転送を許可または禁止することができます。[返信オプション] の下で [新しい会議] を選び、[転送を許可] をオンまたはオフにします。Windows 版 Outlook および Outlook on the web で間もなく使用可能になります。

また、出席者リストのサイズが大きい場合や大規模な会議の場合に対応できるように、会議の出欠確認の追跡が調整されています。受信者が 500 人を超える配布リストを使用する場合でも、Outlook は全員の返信を個別に追跡できるようになりました。大規模な会議で変更が必要になったとき、Office 365 のメールとカレンダーの受信者以外であっても最大 500 人まで、いつでも詳細を更新できます。すべての Outlook で使用できます。

複数タイム ゾーン — Outlook では、タイム ゾーンをまたがるイベントの管理に伴う複雑さが軽減されています。予定や会議の開始および終了時刻を、異なるタイム ゾーンにまたがって定義できるようになりました。たとえば、出張の出発時刻をあるタイム ゾーンで設定し、到着時刻を目的地のタイム ゾーンで設定することができます。また、Outlook カレンダーのメイン グリッドに複数のタイム ゾーンを表示できるようになりました。Windows では、[ファイル] > [オプション] > [予定表] > [タイムゾーン] で最大 3 つのタイム ゾーンを追加できます。Mac では、Outlook の [初期設定] > [予定表] > [タイムゾーン] に 1 つのタイム ゾーンを追加できます。Outlook on the web では、カレンダーの会議招待で [タイム ゾーン] ドロップダウンの矢印をクリックして、タイム ゾーンを追加します。これからは、どのような予定が地球のどこでいつあるのか、Outlook を見ればすぐにわかります。

Outlook カレンダーの新機能

組織ディレクトリの詳細の表示 — この新機能を見逃している方のための情報ですが、Outlook では組織ディレクトリの詳細を連絡先情報に追加されるようになりました。この新機能は、少し前に組織を表示する機能の下に追加されており、社内の人物についてすばやく調べることができます。会社のデータを Azure Active Directory に結び付けてあると、自分の直属の上司、社内の指揮系統のほか、業務の上で最も関わりの多い同僚もわかります。自分の業務を助けてくれる可能性のある人が Outlook ですぐにわかります。Outlook モバイル アプリでタップして検索するだけで、重要な連絡先を見つけ、その連絡先情報を開き、組織情報を確認できます。iOS 版 Outlook で使用できます。

プロキシのサポート — 一部の組織は、モバイル デバイスからインターネットへの直接接続を防ぐためにプロキシを採用しています。今回、Outlook は、企業のデータとインターネットの間の保護を強化するために、SOCKS プロキシを使用している企業のサポートを開始しました。iOS および Android 版 Outlook で使用できます。

Bcc の警告 — 自分が Bcc として受け取ったメールに返信したくなることがあります。配慮が必要な宛先指定になっていることに気付かないときに備えて、そのようなメッセージに返信しようとすると Outlook は Bcc であることを警告して保護します。これにより、受信者リストの全員に返信するのでなく、配慮しながら送信者だけに返信することができます。Windows 版 Outlook で使用できます。

iOS および Android 版 Outlook では間もなく使用可能になります。

下書きフォルダーの同期 — あるデバイスで途中まで書いたメッセージの下書きを別のデバイスでしあげることができる機能を追加しました。モバイル デバイスで途中まで書いたメッセージをオフィスに戻ってからしあげたり、その反対のことを行ったりできます。そのため、自分の都合に合わせて仕事を進めることができます。iOS 版 Outlook で 2018 年 5 月から使用できます。Windows、Mac、Android 版 Outlook で使用できます。

Android 版 Outlook の Office Lens テクノロジ — ホワイトボード、写真、ドキュメントなど、画像の形式で詳細をキャプチャして共有する必要がある場合のために、Outlook に新しい写真アイコンを追加し、Office Lens テクノロジを統合しました。Outlook で新しいメッセージを作成し、この新しい写真アイコンをタッチするだけで、ホワイトボード、ドキュメント、写真をキャプチャし、画像をトリミングしたり拡大したりしてから、そのままメール メッセージに埋め込むことができます。Outlook には生産性向上のために必要なアプリとサービスが統合されているため、必要なものを必要なときに簡単にすばやく共有でき、操作の手間もアプリの数も少なくて済みます。Android 版 Outlook で 2018 年 5 月から使用できます。

クイック返信 — Outlook ですばやく的確な返信を簡単にできるようになりました。メッセージの内容が常に表示され、新しい返信ボックスが画面の一番下に表示されるため、最新のチャットのような環境でやり取りを進めることができます。Android 版 Outlook では 2018 年 5 月に、Outlook for Mac では夏の終わりに使用できるようになります。iOS 版 Outlook では現在、使用できます。

お気に入りの連絡先 — Microsoft は先日、Outlook でグループおよびメール フォルダーを識別する機能を発表しました。さらに、お気に入りの連絡先をタグ付けする機能を追加する予定です。主な連絡先がモバイル検索で常に最優先され、また、メッセージ フォルダーの先頭に表示されるため、適切な連絡先をすばやく見つけて仕事をスムーズに進めることができます。また、現在 Web で実行できるのと同じように、お気に入りの連絡先をモバイル デバイス上の Outlook から見つけることができ、そのお気に入りの連絡先のタグは一貫して保持されるので、Web でも外出先でも見つけることができます。iOS および Android 版 Outlook で 2018 年 6 月から使用できます。

OneNote 用 Office 365 グループと Outlook での会議イベント — グループ イベントを Outlook で表示できる機能と、グループの OneNote ノートブックにアクセスする機能により、Office 365 グループを使って常に最新状況を簡単に把握できるようになりました。グループの連絡先カードでイベントを追跡でき、Outlook から OneNote を起動するだけで、グループがその OneNote で編集したノートにアクセスできます。iOS 版 Outlook で 2018 年 6 月から使用できます。

外部コンテンツのブロック — メールに埋め込まれた画像に、メールが開封されたことを送信者に知らせるコンテンツが含まれていることがあります。どのメールが開封されたかを追跡することは、デジタル マーケターにとって重要なことかもしれません。しかし、これを追跡されたくない場合のために、Outlook はユーザーと受信トレイを保護して、この外部コンテンツをブロックできるようになりました。Android 版 Outlook で 2018 年 5 月から使用できます。

Outlook で使用できる Office 365 アカウントを 1 つだけに — 規制の厳しい大企業のユーザーのデータ セキュリティとコンプライアンス ポリシーを考慮することは、Office 365 の価値を支える大きな柱です。一部の企業では、会社の環境で発生したすべての通信に関する情報を把握することが求められています。会社が管理するモバイル デバイスに関して、Outlook では、ユーザーが会社の Office 365 アカウントから個人アカウントに情報をコピーするリスクや、誤って会社の情報を個人アカウントから送信するリスクを低減できます。企業は近日中に、会社が管理するモバイル デバイスでは Outlook のアカウントが 1 つしか許可されないという企業ポリシーを施行できるようになります。 iOS および Android 版 Outlook で 2018 年 6 月から使用できます。

これらの機能を他の Outlook 環境に展開する計画については、Office 365 ロードマップをご覧ください。また、考えや提案を UserVoice チャネルでお聞かせください。すべてのフィードバックを拝見しています。