Microsoft Teams와 Microsoft 365를 통해 새로운 하이브리드 환경의 기대치를 충족하는 3가지 방법

5년 전, Microsoft는 공동 작업과 팀워크를 위한 허브를 구축하는 흥미로운 Microsoft Teams 여정을 시작했습니다. 화상 모임은 작업 공간의 표준이 아니었지만 비동기/동기 협업을 단일 제품에 결합함으로써 작업하고 학습하고 타인과 연결하는 방식을 새롭게 정의하는 고유한 기회를 제공한다는 것은 처음부터 명확했습니다.

이 마일스톤을 되돌아보면 최고의 성과를 도출하도록 동기를 부여해 주신 고객과 파트너에게 고맙다는 인사를 전하고 싶습니다. 병원, 학교, 비영리 단체, 기업 등 많은 분이 목표를 성취하기 위해 Teams를 사용해 주십니다.

현재 2억 7천만이 넘는 사용자가 하이브리드 작업에 Teams를 사용하고 있습니다. 최근 모건 스탠리 CIO(최고 정보 책임자) 설문 조사에 의하면 50%가 넘는 조직이 Teams에 기반하여 표준화했습니다.¹ 원격 작업에서 하이브리드 작업으로 전환함에 따라 활성 Teams 룸 디바이스는 연간 2배 증가했으며 이제 Teams 전화는 거의 8천만 명의 활성 사용자가 있습니다. Teams는 사무실 작업자와 최전방 직원 등 모든 직원을 지원합니다. 실제로 최전방 직원의 Teams 사용은 연간 2배 증가했습니다.

Microsoft의 일이 완전히 끝났다고 볼 수 없습니다. Microsoft는 계속 경청하고 알아보고 조직이 새로운 작업 세계에서 성공할 수 있도록 혁신합니다. 이번 2022 업무 추세 인덱스 발표 정보에 따르면 작업 방식 및 작업에서 기대하는 바가 불과 2년 전에 비해 크게 달라졌으며 Microsoft의 솔루션도 변화해야 한다는 것이 어느 때보다 명백해졌습니다.

이제 Microsoft는 하이브리드 작업이 제대로 작동할 수 있도록 설계한 새로운 제품 혁신을 발표합니다. 이러한 새 기능과 솔루션은 외부 파트너나 고객과 공동 작업을 가능하게 하는, 참여도를 높이는 모임 환경을 만들거나 원하는 방식으로 작업할 수 있는 유연성을 제공하는 등 작업 공간에 바라는 새로운 기대치를 충족합니다.

본격적으로 살펴보겠습니다.

1. 사무실 환경의 새로운 구상

하이브리드 작업과 원격 작업의 2년이 지난 지금 데이터에 따르면 사무실은 작업자와 관리자에게 여전히 중요합니다. 그러나 비즈니스 리더는 사무실에서 일하는 시간이 통근의 가치가 있도록 만들기 위해 물리적 공간과 문화적 표준을 모두 다시 생각해야 합니다. 즉, 오프라인 모임의 참가자, 이유, 장소에 대해 신중하고 하이브리드 팀이 연결성과 참여도가 유지된다고 느낄 수 있도록 물리적 공간을 설계해야 합니다.

Microsoft의 설문 조사에서 하이브리드 직원의 38%가 가장 큰 과제는 사무실에 출근할 시기와 이유를 파악하는 것이라고 말했고 기업의 28%만 어디서 어떤 직원이 작업할 것인가에 대한 팀의 규약을 설정했다고 말했습니다.  

사무실에서 일하는 시간을 팀과 조정하는 데 도움을 주기 위해 Microsoft는 모임 참석 여부뿐만 아니라 오프라인 또는 가상으로 참여할 계획을 알릴 수 있도록 Outlook을 업데이트하고 있습니다. 이렇게 새로워진 참석 여부 알림 옵션은 2022년 2사분기에 웹상의 Outlook 공개 미리 보기에서 사용할 수 있습니다.

회의실 내에서 하이브리드 모임에 참여하는 사용자의 경우 Teams 룸의 컴패니언 디바이스 환경에서 제공되는 새로운 향상 기능을 통해 개인의 참여 표현이 더 간편해지고 방해 요소가 줄어들 것입니다. 지금은 개인 디바이스를 사용해 Teams 룸 모임에 참여할 때 의견 제공을 방지하기 위해 오디오가 자동으로 꺼져 있습니다. 앞으로는 룸 내의 위치에 상관없이 원격 참가자가 명확히 볼 수 있도록 노트북 비디오를 켜 줄 것을 요청하는 메시지가 표시될 것입니다. 이때 방해 요소를 방지하기 위해 회의실 전면 화면에서 그리고 컴패니언 디바이스로 참여하는 룸 내 갤러리에서 참가자 비디오가 숨겨집니다. 이러한 향상 기능은 2022년 2사분기에 일반 공급됩니다. 자세한 내용은 Tech Community 블로그 Elevating hybrid experiences with Microsoft Teams Rooms and Teams devices(Microsoft Teams 룸 및 Teams 디바이스로 하이브리드 환경 향상)를 참조하세요.

디지털 작업 공간과 물리적 작업 공간의 격차를 줄이기 위해 Microsoft는 Teams 룸에 프론트 로우라는 새로운 모임 레이아웃을 도입하고 있습니다. 특히 하이브리드 모임용으로 설계된 이 레이아웃은 화면 하단에서 비디오 갤러리를 눈높이로 표시함으로써 미팅룸 내의 참여자가 동일한 물리적 공간에 있는 것과 비슷하게 원격 동료를 더 자연스러운 대면 상호 작용으로 볼 수 있습니다. 콘텐츠가 화면 중앙에 배치되고 주위에 추가 모임 정보 및 채팅, 손들기, 라이브 반응을 포함한 참석자 감정이 표시됩니다. 프론트 로우는 현재 미리 보기에서 사용할 수 있으며 올해 후반에 향상된 기능이 제공될 것입니다. Teams의 프론트 로우에 대해 자세히 알아보세요.

Microsoft는 하이브리드 작업용으로 빌드한 Teams, Microsoft 365, Windows, Whiteboard 등의 최신 Microsoft 환경을 공동 작업 캔버스인 Surface Hub 2S 및 Microsoft Teams용으로 인증된 모임 디바이스에 도입하기 위해 노력해 왔습니다. 이제 원격 팀 구성원은 AI 기반의 새로운 Microsoft Surface Hub 2 스마트 카메라 덕분에 룸 내 상호 작용 동적 보기를 사용합니다. 디바이스 내의 자동 프레이밍 기술이 룸의 보기를 동적으로 조정합니다. 즉, 누군가가 나가고 더 많은 참석자가 들어올 때 또는 사용자가 화면에 표시된 콘텐츠와 상호 작용할 때 프레이밍 합니다. 지금 Surface Hub 2 스마트 카메라를 사용할 수 있습니다. 디바이스 블로그에서 자세히 알아보세요.

참석자를 보고 그 의견을 듣는 것은 원활한 공동 작업 능력이 가능한 포용적인 모임 환경에 있어 매우 중요합니다. Neat 및 Yealink가 제공하는 Teams 룸용 새로운 터치 지원 디스플레이 솔루션은 Android의 Teams 룸에서 사용할 수 있도록 인증 절차를 진행 중이며 2022년 2사분기에 제공될 것입니다. 이러한 디바이스는 오디오, 비디오, 터치 디스플레이를 결합하여 단일 단위로 컴퓨팅함으로써 손쉬운 배포가 가능하며 공동 작업 환경이 향상됩니다. 새로운 Tech Community 블로그에서 자세히 알아보세요.

2. 모든 모임의 효율 향상

Microsoft는 작업이 어떻게 변화하는지 파악하기 위해 수조 단위에 달하는 데이터 요소를 수집하고 있습니다. 모임에 소요된 주당 시간은 2020년 3월 이후 250% 이상 증가했습니다. 동시에, 직원들의 일상 작업이 달라짐에 따라 더 유연한 공동 작업 패턴이 나타나고 있습니다. 모임의 시간이 짧아지고 임시 모임이 증가하고 있습니다. 사용자는 작업을 완료하는 과정에서 채팅과 같은 비동기 채널을 사용하고 있습니다.

Microsoft는 새로운 작업 방식을 지원하기 위해 노력하고 있습니다. 발표자가 최고의 효율을 달성하도록 지원하든 다양한 시간대에 걸친 비동기 공동 작업을 가능하게 하든, Microsoft의 목표는 참여성을 높이고 포용적인 환경을 조성하고, 모임을 효율적으로 만들고, 개인의 작업의 영향을 모든 사람이 확인하도록 만드는 것입니다.

2021년 9월 Microsoft는 Teams 카메라 피드를 프레젠테이션과 원활하게 통합하여 슬라이드에서 표시하려는 방법과 위치를 사용자 지정할 수 있는 PowerPoint 환경인 카메오를 발표했습니다. 카메오는 최적의 보기 경험을 위해 PowerPoint의 Designer를 통해 레이아웃을 추천하기도 합니다. 카메오는 2022년 2사분기에 일반 공급됩니다.

최근 Microsoft는 PowerPoint에서 프레젠테이션을 녹화하고 주문형 비디오를 제공함으로써 팀이 원하는 방식으로 콘텐츠를 사용할 수 있는 녹음/녹화 스튜디오를 릴리스했습니다. 이제 PowerPoint 녹음/녹화 스튜디오는 일반 공급됩니다.

이제 Microsoft는 카메오와 녹음/녹화 스튜디오를 함께 발표합니다. 이제는 원활하게 프레젠테이션을 만들고 작성하며, 카메오를 사용하여 슬라이드에 비디오를 표시하는 방법과 위치를 결정한 다음, 녹음/녹화 스튜디오를 사용하여 모든 슬라이드에 대한 발표 내용을 녹음/녹화할 수 있습니다. 메시지를 전달할 때가 되면 모임에 참석하는지 여부에 상관없이 Teams의 PowerPoint Live를 사용하여 프레젠테이션을 공유합니다. 결합한 카메오와 녹음/녹화 스튜디오 환경은 2022년 2사분기에 사용할 수 있습니다.

주목을 받기가 쉽지 않습니다. 오프라인 참석자 없이는 영향력 있는 프레젠테이션을 제공하기가 특히 어렵습니다. 2022년 2사분기에 제공되는 Microsoft Teams 발표자 코치는 AI를 사용하여 개인적으로 원하는 방식대로 안내를 제공하고, 내가 누군가를 방해하고 있는 경우 알리고, 대상에게 확인하도록 알려줍니다.

발표 내용의 영향이 상실되는 일이 없도록, Microsoft는 언어 번역을 발표합니다. 이 기능은 실시간 번역자를 통해 발표자의 말을 거의 실시간으로 다른 언어로 변환합니다. 모임 이끌이는 참가자 목록에서 번역자를 지정하고 최대 16개의 소스 언어와 대상 언어 조합을 선택할 수 있고, 참석자는 원래 오디오를 백그라운드에서 낮은 볼륨으로 재생하면서 번역을 듣게 됩니다. 언어 번역은 2022년 2사분기에 일반 공급됩니다. 

모임은 팀 전체가 아이디어를 내고 문제를 해결하는 공동 작업 공간의 역할을 하는 경우가 많습니다. Teams의 Microsoft Whiteboard는 여러 그룹이 효과적인 하이브리드 브레이스토밍과 학습을 위해 모이는 귀중한 시각적 공동 작업 공간으로 발전했습니다. Teams에서 공동 작업 커서, 50개 이상의 새 템플릿, 상황별 대응, Teams 모임에서 기존 보드를 열고 외부 동료와 공동 작업하는 기능 등을 포함하여 시각적 공동 작업을 실현하는 풍부한 기능을 제공합니다. 이러한 기능은 2022년 2사분기에 일반 공급됩니다.  

3. 원하는 방식으로 공동 작업 및 커뮤니케이션

Microsoft의 데이터에 따르면 하이브리드 작업자의 50% 이상이 다음 해에는 완전히 원격으로 전환할 것을 고려하고 있습니다. 유연성과 모바일의 향상에 대한 수요로 인해 고정된 사무실과 고정된 일반 전화기의 시대는 끝났습니다.

곧 Teams 전화는 BT, Rogers, Swisscom, Telia, Verizon 등 세계적으로 가장 혁신적인 통신회사와 협력하여 운영자 연결 모바일을 통해 진정한 모바일 위주의 환경을 제공할 것입니다. 운영자 연결 모바일 기능은 사용하는 네트워크나 디바이스에 상관없이 일반 전화번호와 모바일 번호용으로 단일 전화번호를 제공합니다. 예를 들어 이동 중의 셀룰러 서비스에서 사무실 Wi-Fi로 전환할 때 여러 네트워크와 디바이스에서 중단 없이 통화를 이동할 수 있습니다. Teams 전화용 운영자 연결 모바일 기능은 다음 사분기에 일부 운영 파트너에서 미리 보기 버전으로 제공됩니다. 자세히 알아보려면 운영자 연결 모바일 발표 블로그를 확인하세요.

Teams 연결 조직 경계를 넘어 원활하고 안전하며 쉽게 사용할 수 있는 공동 작업으로, 이 기능을 통해 모든 사용자가 자신만의 Teams 환경 안에 머무르면서도 하나의 확장된 팀으로 작업할 수 있습니다. 2021년 후반 Microsoft는 공유된 작업 공간에서 조직 내/외부자와 공동으로 작업할 수 있는 Teams 연결 공유 채널을 발표했습니다. 예를 들어 신제품을 위해 작업 중인 팀이 외부 설계팀과 Teams 채널을 공유하여 조직 전체적으로 하나의 공동 작업 공간을 만들 수 있습니다. 모든 사용자는 계정을 전환하지 않고도 의사소통하고, 모임을 예약하고, 파일을 공유하고, 앱의 공동 작업을 할 수 있습니다. Teams 연결의 공유 채널은 2022년 3월 말부터 미리 보기 버전으로 제공됩니다. 자세히 알아보고 공유 채널을 사용해 보려면 Microsoft Teams 연결 공유 채널 블로그를 참조하세요.

효과적으로 생성하고 공동 작업하기 위해서는 분산된 정보, 문서, 팀을 한곳에 모으는 방법이 필요합니다. 2022년 1월 Microsoft는 Teams 채팅에 Loop 구성 요소를 출시하여 함께 아이디어를 내고, 만들고, 결정하는 새로운 방법을 제공합니다. 지금 Microsoft는 Outlook 메일에 Loop 구성 요소를 도입합니다. 이제 컨텍스트나 앱을 전환하지 않고도 브레인스토밍하고 작업 항목을 완료하고 팀의 최신 상태를 가져올 수 있습니다. 단일 구성 요소는 Teams를 사용 중이든 Outlook을 사용 중이든 상관없이 동시에 업데이트될 수 있습니다. Outlook의 최신 Loop 구성 요소에 액세스하려면 Office 참가자로 등록해야 합니다.

또한 Microsoft 데이터에 따르면 직원이 회사에서 제공해 주기를 원하는 첫 번째 요소는 긍정적인 문화이고 다음 요소는 정신 건강과 웰빙 혜택입니다. 새로운 작업의 세계에서는 회사 문화를 디지털 방식으로 실현하는 기술이 필요합니다.  

이제 Microsoft는 Teams의 Viva Insights 앱을 통해 미리 보기에서 사용할 수 있는 새로운 기능인 Inspiration 라이브러리를 발표합니다. Inspiration 라이브러리는 Harvard Business Review 및 Thrive 같은 주요 소스에서 큐레이팅 된 콘텐츠와 모범 사례를 활용하여 인사이트를 실행으로 전환합니다. Viva Insights가 제공하는 생산성과 웰빙의 인사이트가 직원 환경 개선과 참여 향상에 초점을 둔 프리미엄 콘텐츠로 향상되었습니다. Inspiration 라이브러리 미리 보기는 2022년 3월 후반에 Teams의 Microsoft Viva Insights 앱을 통해 Microsoft 365 사용자에게 출시되며 2022년 4월 말까지 11개 지원 언어로 전 세계적으로 제공될 예정입니다. Teams의 Viva Insights 앱을 고정해 두고 Inspiration 라이브러리에 대해 자세히 알아보세요.

마지막으로, 원격 작업자와 하이브리드 작업자가 일반적으로 겪는 문제는 사회적 자본, 즉 사람과 조직의 발전을 가능하게 하는 관계 네트워크를 유지하는 것입니다. 하이브리드 작업 환경에서 친구를 비롯한 다양한 인간관계를 형성하는 것이 어려울 수 있지만, Microsoft는 하이브리드 방식으로 일하면서도 자신을 표현하고 즐길 수 있도록 지원하는 도구에 투자하고 있습니다.

이제 Teams의 새 Fluent 이모지로 자신의 개성을 훨씬 더 많이 나타낼 수 있습니다. 활기차고 즐거운 스타일의 1,800개가 넘는 3차원 이모지는 메시지에 표정과 장난기를 불어넣을 수 있습니다. 범주를 선택하고 피부색 선택기를 사용하여 자신을 더 잘 나타내는 이모지를 선택합니다. Fluent 이모지는 현재 미리 보기에서 사용할 수 있습니다.

향후 전망

작업과 관련한 많은 것이 변화했지만 사람이 중심이라는 점은 변화가 없습니다. 사용자를 지원하는 Microsoft Teams 같은 기술 덕분에 모든 사용자와 모든 것을 한곳에 모음으로써 하이브리드 작업이 진정으로 제대로 작동할 수 있습니다.

지난 50년에 걸쳐 Microsoft와 모든 발걸음을 함께해 온 고객과 파트너에게 다시 한번 고맙다는 말씀을 드립니다. Teams에서 새로운 사용자 지정 배경을 찾아보고 연례 커뮤니티 블로그에서 Teams가 어떻게 활기를 얻었는지에 대한 뒷이야기를 확인하시기 바랍니다.

¹Weiss, K., Baer, J., and Huang, B. (2021년 10월 5일). CIO Survey Takeaways- Further Solidifying the Leadership Position. (p3). Morgan Stanley Research.