Pasitelkę „Microsoft Teams“ išlikite produktyviais dirbdami nuotoliniu būdu

Kaip pernakt perkelti dešimtis tūkstančių darbuotojų dirbti nuotolinį darbą? Visame pasaulyje plečiantis COVID-19 protrūkiui, praėjusią savaitę „Microsoft“ sprendė didelį klausimą. Tada, praėjusį trečiadienį, tiesiog tai padarėme – išsiuntėme el. laišką, kuriame prašėme maždaug 50 000 „Microsoft“ darbuotojų Sietlo srityje dirbti iš namų, jei gali tai padaryti. Mes ir taip intensyviai naudojome „Teams“, bet per pirmąsias visiškai nuotolinio darbo dienas JAV dirbantys „Microsoft“ darbuotojai ją ėmė naudoti dar labiau. Iki ketvirtadienio dienos pabaigos pokalbių savaitinis augimas buvo 50 procentų, o susitikimų – 37 procentai. Taip pat pastebime naudojimo augimą ir tarp klientų, nes visur darbuotojai ima rengti susitikimus, kalbėtis ir bendradarbiauti išskirtinai internetu. Norime visiems padėti įveikti šį iššūkį. Būdami „Teams“ komanda daug laiko praleidome mokydamiesi, kaip geriausia produktyviai ir sveikai dirbti namuose. Taigi, toliau pateiksiu pagrindinius mūsų patarimus.

Trumpa pastaba prieš jums pradedant skaityti: Šie patarimai yra dalis mūsų nuolatinių pastangų padėti visiems išlaikyti ryšį ir produktyviai dirbti šiuo sudėtingu metu. Praeitą savaitę bendrinau informaciją, kaip asmenys ir organizacijos gali nemokamai gauti „Teams“, kartu su mūsų išsamiu planu, kaip išlaikyti sklandų tarnybų veikimą per šią krizę. Mes taip pat bendrinome neįtikėtinas istorijas, pateiktas klientų ir darbuotojų visame pasaulyje, įskaitant mokytojus ir studentus Honkonge, kaip technologijos naudojamos nepaprastoms el. mokymosi naujovėmis, bei klientų Kinijoje ir aplink ją, kurie rado išmanių būdų, kaip sėkmingai toliau dirbti. Tačiau mūsų klientai prašo ir rekomendacijų, kaip pereiti prie nuotolinio darbo. Mes ir toliau pateiksime patarimus, informaciją ir įkvepiančias klientų istorijas per visą ligos protrūkį, todėl sugrįžkite čia ateinančiomis dienomis.

Darbo pradžia

Pereinant prie nuotolinio darbo, sėkmę nulems keletas pagrindinių įpročių.

Įsirenkite darbo vietą

Jei neturite namų biuro, nesirūpinkite. Vis tiek galite produktyviai dirbti iš namų. Tiesą sakant, mes sukūrėme „Teams“ kaip virtualųjį biurą, kurį galite pasiimti į bet kurią vietą. Nors galbūt namuose neturite spausdintuvo, fizinių bylų arba stalinio telefono, dokumentus galite perkelti tiesiogiai į „Teams“, saugiai saugoti failus ten, kur reikiami žmonės gali juos pasiekti, ir greitai pereiti prie skambučių ir susitikimų. Beje, svarbu turėti specializuotą namų darbo vietą, kurioje būtų galima dirbti produktyviai ir tuo pačiu pranešti, kad jums negalima trukdyti. Darbo vieta gali tapti ramus pusryčių kampelis, tylus miegamojo kampas, mažai naudojamas žaidimų stalas poilsio kambaryje – bet kuri vieta, kurioje galima susikaupti. Nesirūpinkite, jei per dieną ji šiek tiek apsivers, per vaizdo susitikimus visada galite naudoti fono suliejimą, kad jūsų komandos nariai galėtų susitelkti tik į jus.

Bendraukite, bendraukite, bendraukite

Daugelis iš mūsų dirba namie bent dalį laiko, bet vis tiek gyvename tokiu ritmu ir valandomis, kurie nusistovėjo fiziškai dirbant biure.  Dirbant namie, jūsų dienos ritmas gali pasikeisti. Ypač tų, kurie bando balansuoti tarp darbo ir vaikų priežiūros. Aiškiai praneškite savo darbo valandas komandos nariams ir bendradarbiams, kad jie žinotų, kada jus pasiekti. Taip pat galite nustatyti „Teams“ būsenos pranešimą, kad aktyviai galėtumėte šia informacija dalytis.

Be to, įpraskite dažnai pranešti apie darbo eigą savo komandos nariams. Visiškai nuotoliniu būdu dirbančios įmonės linkusios skirti daug dėmesio dokumentavimui, nes tai pagrindinis būdas palaikyti ryšį, kai dirbate atskirai. Rekomenduojame „Teams“ kanaluose publikuoti atnaujinimus, įžvalgas ir naudingus išteklius, kuriuos aptikote, kad jūsų komandos nariai galėtų sekti tai, ką jūs dirbate, nors ir turėdami apsieiti be neformalių pokalbių susitikus. Vėliau jie kanale galės ieškoti idėjų ar turinio, kai jų prireiks.

Išlaikykite sveikas ribas 

Be įprastų darbo dienos požymių, pvz., ėjimo papietauti arba kelionė į darbą, atsitraukti nuo įprastos rutinos gali būti iššūkis. Nuotoliniu būdu dirbantys darbuotojai kartais suvokia, kad ilgai dirba be pertraukų, skirtų prasimankštinimui, bendravimui ar tinkamam pavalgymui. Tai greitai sukelia stresą ir išsekimą. Atminkite: jūsų sveikata svarbiausia. Raskite laiko pavalgyti, gerkite daug vandens ir prisiminkite, kad dienos pabaigoje reikia emociškai „išeiti“ iš nuotolinio darbo. Šie veiksmai ne tik išsaugos sveikatą, bet ir padės išlikti produktyviems ilgą laiką.

Efektyvių susitikimų rengimas

Dalyvaukite susitikimuose internetu

Kai nėra fizinės konferencijos salės, surinkti visus drauge gali būti didžiausias iššūkis dirbant nuotoliniu būdu. Kai susitikimus perkeliate į „Teams“, įsitikinkite, jog visuose susitikimuose yra virtualaus „prisijungimo“ parinktis, kad galėtumėte sukurti internetinę konferencijų salę. Be to, rekomenduojame, kad visi dalyviai įjungtų vaizdą, jei jiems tai patogu. Bendravimas matant veidus labai padeda jaustis įtrauktiems ir išlaikantiems ryšį. Programoje „Teams“ yra didelis sertifikuotųjų kamerų pasirinkimas, taip pat tokių įrenginių kaip ausinės su mikrofonu ir telefonai su garsiakalbiu, norint užtikrinti, kad jūs ir jūsų bendradarbiai visada galėtumėte kokybiškai bendrauti.

Būkite atidūs ir įsitraukiantys

Perėjus prie internetinių susitikimų gali būti prarastos kai kurios vaizdinės užuominos, kuriomis pasikliaujame, kad pamatytume, ar kolega turi ką nors pasakyti susitikime. Perpildytuose konferenciniuose skambučiuose žmonėms gali būti sudėtinga pasidalyti nuomonėmis. Susitikimo organizatorius turėtų dažnai daryti pauzes ir paskatinti užduoti klausimus bei priminti dalyviams, kad jie taip pat gali naudoti susitikimo pokalbių langą ir pasidalyti mintimis.

Įrašykite susitikimus

Norėdami kompensuoti gyvų susitikimų trūkumą, kai kurie nuotoliniai darbuotojai suplanuoja papildomų susitikimų, kad galėtų palaikyti ryšį su klientais, partneriais ir bendradarbiais. Gali būti sunku išvengti dubliavimosi. Jei organizacija leidžia, įrašykite „Teams“ susitikimus, kad bendradarbiai galėtų peržiūrėti vėliau. Jei negalite dalyvauti patys, priminkite organizatoriui, kad įrašytų jums nesant. Automatiškai sugeneruotos stenogramos taip pat labai naudingos, kai bandote prisiminti informaciją, kuri buvo aptariama susirinkime, kuriame dalyvavote. Norite sužinoti daugiau apie „Teams“ susitikimus? Sužinokite daugiau patarimų čia.

Išlaikykite ryšį

Nepamirškite neformalių pokalbių

Daugeliui nuotolinių darbuotojų labiausiai trūksta biure vykdavusių pokalbių. Pokalbiai prie vandens aparato ar geriant kavą ne tik padeda palaikyti ryšį su žmonėmis, bet jų metu dažnai pasidalijama svarbia informacija ar įžvalgomis, apie kurias net nepagalvotume. Sąmoningai susisiekite ir bendraukite su savo bendradarbiais. Apie pokalbius žinutėmis galvokite kaip virtualų kavos gėrimą ir nusistatykite priminimą, kad galėtumėte reguliariai susisiekti su žmonėmis. Emoji, GIF ir lipdukai yra puikus būdas išlaikyti pokalbių smagumą ir lengvumą.

Sutelkite komandą

Dirbant nuotoliniu būdu galima jaustis izoliuotam. Būnant vadovu svarbu sukurti galimybes visai komandai susiburti virtualioje erdvėje. Renkite reguliarius komandų susitikimus arba komandos pietus, tiesiog padarykite, kad jie būtų prisijungę internete. Naudokite „Teams“ kanalą „Bendrasis“ diskusijom, kurios gali sudominti visus. Jei reikia intensyvesnio idėjų generavimo, galite naudoti „Microsoft Whiteboard“ programą, kuri suteikia begalinę skaitmeninę erdvę susitikimo dalyviams, kad jie galėtų teikti idėjas ir bendradarbiauti tiesiogiai „Teams“ programoje. Taip pat siūlome komandos vadovams atsisiųsti „Crisis Communication Power“ programą. Galite naudoti šią tinkinamą programą, kad patys ir jūsų komanda būtumėte informuoti apie viską, ką reikia žinoti per šį ligos protrūkį.

Pasilinksminkite!

Su visais pakeitimais, atsiradusiais perėjus prie nuotolinio darbo, svarbu puoselėti ir palaikyti komandos nuotaiką. Programoje „Teams“ galite nuveikti daug dalykų, kad komandos nariai jaustųsi pozityviai ir įsitraukę. Bendrinkite naujienas ir istorijas komandos pokalbyje arba surenkite nuotraukų konkursą. Vienas iš mūsų švietimo klientų Kinijoje surengė maisto ruošimo iššūkį studentams, kuris pasirodė itin populiarus.

Suprantu, kad kiekvienas asmuo ir komanda dirba skirtingai. Tačiau tikiuosi, kad mūsų komandos patarimai padės išlikti produktyviems ir palaikantiems ryšį, prisitaikant prie naujo darbo būdo. Atminkite, kad pradėti naudoti „Teams“ galite jau šiandien, prisijungę arba prisiregistravę nemokamai.

Būkite pasirengę dirbti nuotoliniu būdu! Atsisiųskite mūsų nuotolinio darbo kontrolinį sąrašą ir bendrinkite su komandos nariais.

Nuotolinio darbo kontrolinis sąrašas:

• Įsirenkite darbo vietą
• Dažnai bendraukite
• Išlaikykite sveikas ribas
• Dalyvaukite susitikimuose internetu
• Būkite atidūs ir įsitraukiantys
• Įrašykite susitikimus
• Nepamirškite neformalių pokalbių
• Sutelkite komandą
• Pasilinksminkite!