Pristatome „Microsoft 365“ įrankių rinkinys laisvai samdomiems darbuotojams – sprendimas laisvai samdomų darbuotojams paruošti ir valdyti

Vis daugėjant laisvai samdomos darbo jėgos ekonomikos dalyvių – darbo rinkos kontingentui, kurį sudaro nepriklausomi darbuotojai, sudarę trumpalaikes darbo sutartis, įmonės pradeda testuoti ir įtraukti laisvai samdomus talentus į projektus. Remiantis ateities darbo jėgos ataskaita, 47 proc. organizacijos samdos vadovų naudojasi laisvai samdomų darbuotojų paslaugomis (padaugėjo nuo 44 % – iš ankstesnių metų), o maždaug 9 iš 10 samdos vadovų teigia, kad jie nori įtraukti laisvai samdomus darbuotojus vietoj laikinųjų darbuotojų per personalo įmonę. Kad įmonėms būtų lengviau atlikti skaitmenines transformacijas arba papildyti savo darbuotojų sprendimus, paleidžiame „Microsoft 365“ įrankių rinkinys laisvai samdomiems darbuotojams, kuruojamus įrankių rinkinius, šablonus ir geriausią praktiką, padedančią klientams pradėti vykdyti ir valdyti laisvai samdomų darbuotojų programas. 

Bendra ekonomika, įskaitant laisvai samdomus darbuotojus, konsultantus, rangovus ir verslininkus, nuolat auga. Remiantis personalo srities analitikais, 2015 m. iš viso laisvos darbo jėgos darbui buvo išleista 792$ milijardai. Ekspertai mano, kad per 10 metų didesnė JAV darbuotojų dalis dalyvaus laisvai samdomos darbo jėgos ekonomikoje. Be to, remiantis „Field Nation“, 86 proc. dirbančiųjų sąmoningai renkasi dirbti laisvai samdomais darbuotojais.

Įmonių dalyvavimas yra gana didelis. Norėdamos klestėti konkurencingoje aplinkoje, kurioje reikia greitai prisitaikyti prie besikeičiančių technologijų ir klientų poreikių, įmonės turi būti lanksčios ir prisitaikyti prie naujų verslo modelių, kad galėtų atlikti darbus bendradarbiaudamos su išoriniais talentais. Laisvai samdomų talentų įtraukimas pagal poreikį mišrių pasiūlymų rezultatuose vyksta greitai ir efektyviai, o esamų strategijų ir procesų keitimo procesas yra gana neapibrėžtas.

Šis įrankių rinkinio paleidimo partneris yra „Upwork“, tai viena iš didžiausių interneto pasaulio duomenų bazių, kurioje yra 375 000 laisvai samdomų darbuotojų iš daugiau nei 180 pasaulio šalių. Ypač partnerystės ryšius palaikome su „Upwork Enterprise“ – jų visapusiais atitikties ir laisvai samdomų talentų šaltinių sprendimais.

„Microsoft 365“ įrankių rinkinys laisvai samdomiems darbuotojams siūlo sprendimus pagrindiniuose trinties taškuose, atsirandančiuose kuriant įmonės laisvai samdomų darbuotojų programą, įskaitant: vidinius ryšius ir informuotumą, visos komandos bendradarbiavimą, duomenų analizę ir darbo eigos automatizavimą.

Vidiniai ryšiai ir informuotumas

Vienas iš pagrindinių iššūkių pradėti įmonės laisvai samdomų darbuotojų programą yra informuotumo skatinimas ir vidinių suinteresuotųjų šalių bei taikytojų mokymas. Darbuotojams reikia vietos, kurioje jie galėtų pradėtų dirbti ir sužinoti, kaip veikia programa, pasiekti reikalingus mokymus, peržiūrėti gerąsias praktikas, skirtas samdomiems darbuotojams.

„Microsoft 365“ įrankių rinkinys laisvai samdomiems darbuotojams naudojamas kartu su šiuo „SharePoint“ bendravimo svetainės šablonu – tai yra visa programos informacija, padedanti paspartinti laisvai samdomų darbuotojų prisitaikymą ir jų priėmimą į darbą, įskaitant:

• Reikiamų dokumentų ir su programa susijusių pateikčių saugykla.
• Naudojimo atvejai, rodantys darbuotojams, kokio pobūdžio projektus vykdomi pasitelkus laisvai samdomus darbuotojus.
• DUK apie svarbiausius aspektus, susijusius su įmonės darbuotojais.
• „SharePoint“ specialistų talentų telkinyje esantis įtraukimo šablonas skirtas padėti palaikyti ryšį su laisvai samdomais darbuotojais.

Norėdami sužinoti daugiau, žr. „SharePoint“ ryšio svetainės informacijos diagramą.

Visos komandos bendradarbiavimas

Dirbant su įmonės laisvai samdomų darbuotojų projektais, būtinas komandos nariams bendradarbiavimas naudojant kelis failus, tvarkant įvairias užduotis ir užmezgant ryšį per kelias laiko juostas. Siekiant, kad įvairias funkcijas vykdančios ir keliose geografinėse vietose dirbančios komandos judėtų ta pačia kryptimi, „Microsoft 365“ įrankių rinkinys laisvai samdomiems darbuotojams pristato nuorodas, kaip naudoti „Microsoft Teams“ kaip galingą komandinio darbo centrą, kuriame vyksta pokalbiai, susitikimai, skambučiai, tvarkomi failai ir programos.

Pasitelkusios „Teams“ įmonės gali valdyti savo ryšių ir bendradarbiavimo su laisvai samdomais darbuotojais poreikius, ypač naudodamos:

• Ryšius – viešų ir privačių narių komandų įsitraukimas į diskusijas.
• Užduočių valdymą – vienoje vietoje galima stebėti eigą ir suderinti kiekvieno komandos nario darbo eigą integruojant ją su projektų valdymo įrankiais, pvz., „Microsoft Planner“.
• Failų saugyklą – vienoje vietoje galima saugoti bendrinamus failus ir juos gauti per įžvalgų iešką.
• Išorinių svečių prieigą – išoriniai vartotojai visame pasaulyje turi galimybę bendradarbiauti visuose laisvai samdomų darbuotojų projektuose per nemokamą „Teams“ versiją.
• Saugą – išoriniai svečiai turi prieigą prie konkretaus projekto komandų, prieiga saugo informaciją nesuteikdama tarpinių prieigų.

Norėdami sužinoti daugiau, žr. mūsų „Teams“ informacijos diagramą.

Duomenų analizė

Pagrindinis uždavinys vykdant įmonės laisvai samdomų darbuotojų programos mastelio keitimą yra fiksavimo, sekimo ir bendravimo efektyvumo KPI. „Microsoft 365“ įrankių rinkinys laisvai samdomiems darbuotojams padeda naudoti „Microsoft Power BI“, verslo analizės paslaugą, kuri pateikia įžvalgų renkant duomenis iš kelių šaltinių realiuoju laiku, supaprastinant duomenų paruošimą ir tinkinant gamybą, kuriant lengvai suprantamas ataskaitas ir ataskaitų sritis.

„Power BI“ padeda įmonės programų vadovams:

• Priimti duomenimis pagrįstus sprendimus.
• Palyginti laisvai samdomų darbuotojų programos rezultatus su įprasto personalo sprendimais.
• Organizacijoje nustatyti komandas, kurios šiuo metu naudoja laisvai samdomus talentus pagal srities tipą, kad nustatytumėte būsimas galimybių įmonės viduje.

Siekiant pagerinti pagrindines „Power BI“ funkcijas, skirtas laisvai samdomų darbuotojų aplinkai, įrankių rinkinys laisvai samdomiems darbuotojams siūlo:

• „Power BI“ šabloną su vizualizacijų pavyzdžiais.
• „Power BI“ jungtį, kad būtų galima paimti duomenis iš skirtingų šaltinių ir įtraukti į ataskaitų sritis.
• „Power BI“ talentų telkinyje esantis įtraukimo šablonas skirtas padėti palaikyti ryšį su laisvai samdomais darbuotojais.

Norėdami sužinoti daugiau, žr. mūsų „Power BI“ informacijos diagramą.

Darbo eigos automatizavimas

Įmonės laisvai samdomų darbuotojų programai reikia parengimo, atitikties ir stebėjimo funkcijų, dėl kurių darbuotojų procesai vyktų sklandžiai. Siekdama sumažinti rankiniu būdu pildomas pasikartojančias užduotis, „Microsoft 365“ įrankių rinkinys laisvai samdomiems darbuotojams naudoja „Microsoft Flow“, kad sukurtų automatizuotas darbo eigas tarp taikomųjų programų ir paslaugų, kurios siunčia pranešimus, sinchronizuoja failus ir renka duomenis.

Pvz., „Microsoft Flow“ gali padėti verslo sprendimų priėmėjams automatizuoti šiuos scenarijus:

• Darbuotojų mokymas ir atitiktis. Apsilankę „SharePoint“ ryšių svetainės laisvai samdomų darbuotojų programoje darbuotojai gali prisiregistruoti bandomajai versijai ir peržiūrėti „Microsoft Stream“ pateiktą atitikties mokymo vaizdo įrašą.
• Registracija vidinėje bendruomenėje. Kai darbuotojas peržiūri atitikties mokymo vaizdo įrašą, jis automatiškai įtraukiamas į vidinį „Teams“ kanalo, kuriame darbuotojai bendradarbiauja su kitais programos dalyviais ir dalijasi patirtimi.
• „Upwork“ paskyros kūrimas. Darbuotoją įtraukus į „Teams“ kanalą, jo paskyros informacija, apimanti vardą ir el. pašto adresą, yra siunčiama į „Upwork“, kad jų platformoje būtų galima užregistruoti paskyros kūrimą, todėl darbuotojas galėtų pradėti skelbti užduotis platformoje.

Be pagrindinių „Microsoft Flow“ funkcijų įrankių rinkinys laisvai samdomiems darbuotojams siūlo:

• Atvejų tyrimus, rodančius, kaip naudojanti „Microsoft Flow“ įmonės laisvai samdomų darbuotojų programoje.
• „Microsoft Flow“ talentų telkinyje esantis įtraukimo šablonas skirtas padėti palaikyti ryšį su laisvai samdomais darbuotojais.

Norėdami sužinoti daugiau informacijos, žr. mūsų „Microsoft Flow“ informacijos diagramą.

Ką nuveikėme ir ko išmokome

Kaip pastebi daugelis mūsų klientų, „Microsoft“ taip pat ieško būdų, kaip atsakingai suderinti laisvai samdomų darbuotojų įtraukimą į įmonės aplinką. Praėjusiais metais įvykdėme daugiau nei 2 000 projektus su laisvai samdomais darbuotojais šiose srityse: rašymo, tyrimų, vaizdo įrašų redagavimo, vertimo, dizaino ir duomenų. Iš viso tai apėmė 25 vidines komandas ir šimtus darbuotojų.

Tačiau vykdyti šią programą nebuvo lengva – mes pasikeitėme iš vidaus ir turėjome sukurti infrastruktūrą, kuri palaikytų sudėtingą įmonės laisvai samdomų darbuotojų programą. Todėl sukūrėme „Microsoft 365“ įrankių rinkinys laisvai samdomiems darbuotojams, kuris sujungia įmonės produktyvumo programas su paruoštais įrankiais, šablonais ir geriausia praktika, kad jos atitiktų įmonės laisvai samdomų darbuotojų programos poreikius. Darbas atsipirko. Jau šiandien stebime pakankamai dideles išlaidas ir sutaupytą laiką.

Darbo pradžia

„Microsoft 365“ įrankių rinkinys laisvai samdomiems darbuotojams yra teikiamas nemokamai kaip „Office 365 Enterprise“ arba „Microsoft 365 Enterprise“ prenumeratos dalis. Sužinokite daugiau apie „Microsoft 365“ įrankių rinkinį laisvai samdomiems darbuotojams ir „Microsoft 365 Enterprise“ prenumeratą.

Atkreipkite dėmesį: kiekviena įmonė turi įvertinti ir nustatyti savo poreikius, įskaitant tokius dalykus, kaip duomenų apdorojimo ir atitikties reikalavimai, ir naudoti savo esamas „Microsoft 365“ investicijas, kurias laiko tinkamomis.

Sužinokite daugiau apie „Upwork“ įrankių rinkinį laisvai samdomiems darbuotojams.