Nå får du nye personvernmekanismer i Microsoft Office

Julie Brill, Corporate Vice President and Deputy General Counsel hos Microsoft, publiserte tidligere denne uken et blogginnlegg som forklarer Microsofts kontinuerlige fokus på personvern og gir informasjon om hvilken retning vi går i som selskap. I bloggen introduserte Julie prinsipper som ligger til grunn for fokuset vårt på økt transparens og at kunden skal ha kontroll over data som samles inn av Microsofts største produkter.

Vi er glade for å informere om at vi tidligere denne uken lanserte en oppdatering til Office som reflekterer disse prinsippene.

Office er en tilkoblet opplevelse

Måten vi bruker teknologien på for å være produktive på jobb og på fritiden, er i endring. Vi jobber mer på farten, bruker mer enn én enhet for å fullføre oppgavene, og vi samarbeider oftere som en del av et team – selv når teamet er familien vår og vennene våre. Vi hos Microsoft har fokus på å gi deg markedets beste programmer og opplevelser som dekker disse moderne behovene, samtidig som vi respekterer personvernet ditt og gir deg kontroll over dataene dine.

Vi fortsetter å introdusere nye og spennende funksjoner i Office for å hjelpe deg med å skape, kommunisere og samarbeide mer effektivt. Noen ganger er det så enkelt som å hjelpe deg med å finne et dokument du skrev for en uke siden, eller hjelpe deg å finne det perfekte bildet for en skolerapport. Eller kanskje teamet ditt trenger å samarbeide og kommunisere om et prosjekt i sanntid på tvers av ulike enheter. Med Office er det lettere å opprette profesjonelle presentasjoner, ved at du får forslag til utforminger for PowerPoint-lysbildene og hjelp til å finne viktig innsikt i komplekse datasett.

Disse opplevelsene gjøres tilgjengelig ved at Office bruker kraften i Microsoft Cloud. På samme måte som andre tilkoblede tjenester eller nettsteder, må obligatoriske tjenestedata deles mellom datamaskinen og Microsoft for å aktivere disse funksjonene.

Eksempel: Kanskje ønsker du at PowerPoint skal sette inn undertekster direkte etter hvert som du presenterer, og kanskje også oversette ordene dine til et annet språk. I PowerPoint transkriberes og oversettes ordene du sier ved at et opptak av stemmen din sendes til tale- og oversettingstjenesten, der det automatisk maskintranskriberes og -oversettes. Teksten som genereres, sendes tilbake til datamaskinen din, slik at PowerPoint kan vise det på skjermen (nesten) i sanntid. Stemmen din og ordene dine brukes bare til å utføre transkriberingen og oversettingen du ba oss om.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvilke tilkoblede opplevelser som er tilgjengelig for deg i Office, kan du lese Tilkoblede opplevelser i Office.

Du har kontroll over tilkoblede opplevelser i skyen

Vi er klar over betydningen av at du og organisasjonen din har kontroll over tilkoblede opplevelser når dere jobber i Office-programmene. Med denne oppdateringen får du nå innstillinger som gjør at du kan deaktivere eller aktivere følgende typer tilkoblede opplevelser, herunder:

• Opplevelser som analyserer innholdet ditt. Opplevelser som bruker Office-innholdet til å gi deg designanbefalinger, redigeringsforslag, datainnsikt og lignende funksjoner. Dette kan for eksempel være PowerPoint Designer eller redigeringsprogrammet i Word.
• Opplevelser som laster ned nettinnhold. Opplevelser som lar deg søke i og laste ned nettinnhold, herunder maler, bilder, 3D-modeller, videoer og referansemateriell som forbedrer dokumentene. Dette kan for eksempel være Office-maler eller PowerPoint QuickStarter.
• Andre tilkoblede opplevelser. Opplevelser som for eksempel dokumentsamarbeid, kan også deaktiveres ved å koble Office-skrivebordsprogrammene fra Microsoft Cloud.

Enkelte tjenester er viktige for hvordan Office-programmer fungerer og kan ikke slås av. For eksempel: synkronisering av Outlook-postboksen, autentisering og verifisering av Office-lisensen, og å fastslå om Office er oppdatert.

Selv om disse forbedringene har blitt lansert for Office for Windows først, blir lignende kontrollmekanismer og opplevelser introdusert i Office på andre plattformer i løpet av de kommende månedene.

Hvis Office er koblet til din arbeids- eller skolekonto, er det IT-administratoren din som velger hvilke tilkoblede opplevelser som er tilgjengelige i organisasjonen din. Hvis du vil ha mer informasjon om forbedringene i IT-kontrollmekanismene og alternativene som er tilgjengelig, kan du se Oversikt over personvernkontroller for Office 365 ProPlus.

Holder Office sikker, oppdatert og sikrer at alt fungerer slik det skal

Kundene våre velger Office på grunn av den solide historikken når det gjelder funksjonalitet, kvalitet, sikkerhet, pålitelighet og kompatibilitet. På samme måte som for opplevelsene som støttes av skyen, bruker vi data til å holde Office-appene sikre og oppdaterte, sørge for at de fungerer slik de skal og gjøre forbedringer i produktet.

Til dette formålet samler vi inn diagnostikkdata for å oppdage, diagnostisere og raskt håndtere problemer før de blir store eller forårsaker sikkerhetsrisikoer. Hvis én av appene våre kjører for sakte, eller har andre feil, ønsker vi å vite det så snart som mulig, slik at vi kan jobbe med å løse problemet. Diagnostikkdata hjelper oss med å sørge for at Office fungerer slik det skal.

I henhold til rammeverket for datainnsamling som er forklart i Julies blogginnlegg, finnes det to nivåer av diagnostikkdata for Office-skrivebordsprogrammer:

• Obligatoriske data – Den minste mengden data som er nødvendig for å holde Office sikker, oppdatert og sørge for at Office fungerer slik den skal på enheten den er installert på. Obligatoriske data samles for eksempel inn når vi oppdaterer Office på enheten din. Vi samler inn informasjon om hvorvidt denne handlingen ble utført på riktig måte, slik at vi kan sikre at oppdateringspakkene lastes ned og installeres slik de skal. Når du legger til en ny e-postkonto i Outlook, samler vi også inn obligatoriske diagnostikkdata som viser om denne kontoen ble lagt til riktig. Hvis det oppstår problemer, kan dette være et signal om en endring foretatt av e-postleverandøren din eller at denne leverandøren ikke lenger støttes like godt i programvaren vår.
• Valgfrie data – Dette er data vi samler inn i tillegg til obligatoriske data, bare med ditt samtykke. Hvis vi samler inn slike valgfrie data, kan det hjelpe oss med å oppdage, diagnostisere og løse problemer enda raskere. Det gjør også at vi kan forbedre oss slik at vi kan oppfylle produktivitetsbehovene dine nå og i fremtiden. Valgfrie data kan for eksempel vise om filer er lagret lokalt eller i skyen. Dette hjelper oss å forstå bedre hvordan kundene foretrekker å lagre filer. Slike data kan også spore antall ganger en funksjon brukes, slik at vi bedre kan forstå måtene kundene bruker nye Office-funksjoner på. Vi bruker generelt valgfrie diagnostikkdata for å forstå preferansene til store mengder kunder. Vi jobber kontinuerlig med å forbedre Office slik at det fungerer bedre for deg og alle de andre kundene våre. Vi setter pris på at du velger å sende inn valgfrie diagnostikkdata – det hjelper oss å gjøre dette mulig.

Hvis du vil ha mer informasjon om diagnostikkdata i Office og hvordan du kontrollerer hvilke områder du sender inn for, kan du se Diagnostikkdata i Office. Hvis du bruker en jobb- eller skolekonto, kan IT-administratoren din velge å deaktivere innsamling av diagnostikkdata og gi deg noen valg om hva du ønsker å samle inn.

Uansett om du bare holder deg til obligatoriske data eller du velger å sende inn valgfrie data, inkluderer ikke diagnostikkdataene vi mottar, informasjon som navn og e-postadresse, innholdet i filene eller informasjon om programmer som ikke er relatert til Office. Vi har iverksatt solide tiltak for å sikre personvernet ditt, herunder hvordan vi behandler dine diagnostikkdata. Systemet vårt oppretter en unik alfanumerisk ID som knyttes til diagnostikkdataene før de forlater datamaskinen din. Selv om denne ID-en er unik, kan den ikke spores tilbake til enkeltpersoner. Vi bruker denne ID-en for å hjelpe oss å skille mellom et problem som oppstår på hundre ulike enheter, eller om problemet oppstår hundre ganger på én enkelt enhet.

Vi ønsker å være åpne og transparente om dataene vi samler inn for å oppdage, diagnostisere og løse problemer. Vi har laget et gratisprogram, Diagnostic Data Viewer, der du kan se diagnostikkdataene som sendes til Microsoft. Du kan lese mer om dette under Bruke Diagnostic Data Viewer med Office.

Office er bygget på tillit

I Julies blogginnlegg kunne du lese om et nytt rammeverk og om Microsofts fokus på tillit og personvern. Denne oppdateringen av Office inkluderer disse prinsippene.

Det er avgjørende for oss å gjøre personvernopplevelsen din og kontrollmekanismene du kan bruke, tydelige og nyttige, slik at du får og beholder tilliten til produktene og tjenestene våre. Mange opplevelser du ser i denne oppdateringen av Office, er resultatet av mange timer med samtaler og undersøkelser sammen med kunder som deg. Vi fortsetter å lære og forbedre produktatferden og brukeropplevelsen etter hvert som vi får flere innspill. Tilbakemeldingen din er viktig for å hjelpe oss å levere fremtidige personvernrelaterte oppdateringer.

Vi ønsker å gi alle personer og organisasjoner muligheten til å oppnå mest mulig. Vi kan bare oppnå det ved at du stoler på at vi respekterer deg, dataene dine og personvernet ditt.