Hjelper små virksomheter med å beskytte sine aller viktigste ressurser – dataene

Gründere over hele verden står ovenfor en rekke utfordringer, alt fra å tiltrekke seg og beholde talenter i et stramt arbeidsmarked, til endringer i hvordan man gjør ting på arbeidsplassen. Dermed har det å ha de nyeste verktøyene tilgjengelig på alle enheter blitt helt nødvendig for å kunne hevde seg i konkurransen. Ved å bli mer effektiv, får du frigjort tid til det du er best på – og rettet fokuset mot kunder og medarbeidere. Det er her de riktige verktøyene og den riktige teknologien kommer inn. Hvis du vil sikre at du konkurrerer om de beste hodene, har de nyeste verktøyene og gjør det mulig å jobbe fra hvor som helst, må du beskytte dataene dine på nye måter i en virkelighet der antall trusler stadig øker.

Siden støtten for Windows 7 avsluttes 14. januar 2020 og støtten for Office 2010 ikke lenge etter, er det avgjørende at du ikke bare har den mest produktive opplevelsen, men også den sikreste. Ved å ha Microsoft 365 Business, som inkluderer Office 365, Windows 10 og de nyeste sikkerhetsfunksjonene, på en moderne enhet, er du sikret uansett hvor du befinner deg.

Denne uken er det National Small Business Week, og vi feirer små virksomheter som bruker Microsoft 365 Business til å vokse, konkurrere og gi en god kundeopplevelse, samtidig som de samarbeider på en sikker måte om å gjøre en god jobb. I dag vil vi gjerne dele tre kundehistorier som har inspirert oss, og gi deg et tilbud som gjør at du kan starte på din egen forvandling: 15 prosent rabatt på et årsabonnement på Office 365 Business Premium, tilgjengelig fra 5. mai 2019 til 11. mai 2019 i USA.

The PUR Company

I 2010 gikk Jay Klein, grunnlegger og administrerende direktør i The PUR Company, fra dør til dør i beste valgkampstil for å spre nyheten om at PUR hadde utviklet en aspartamfri tyggegummi. Dette var den spede begynnelsen på en virksomhet som i dag har salg i over 50 land hos mer enn 50 000 utsalgssteder. Til tross for den globale påvirkningen fortsetter firmaet å vokse, og har 65 medarbeidere i Canada, USA og Europa.

Etter hvert som virksomheten vokste, kom bekymringer når det gjaldt datasikkerhet, eksternt samarbeid og administrasjon av mobile enheter. PUR valgte Microsoft 365 for å holde tritt med den raske veksten og søte suksessen de fikk.

Med veksten fulgte også virkeligheten med å ansatte nye medarbeidere – og beholde dem. Sikkerhetstrusler fra phishing-angrep og andre skadelige handlinger begynte å dukke opp som paddehatter. Medarbeidere på ulike kontinenter trenger sikrere og mer direkte og pålitelige samarbeids- og kommunikasjonskanaler. De trenger en løsning som ikke krever vedlikehold på stedet, en som kan vokse i takt med virksomheten og som har de nødvendige funksjonene for samarbeid, mobilitet og sikkerhet som medarbeiderne krever – uten behov for tilpasninger. PUR fant svaret på alle disse behovene i Microsoft 365.

Medarbeiderne bruker nå de faste chat- og dokumentdelingsfunksjonene i Teams for å forbedre samarbeidet. På grunn av at bedriften bruker mobile enheter i stadig større grad, er det også viktigere enn noen gang med fleksible funksjoner for enhets- og appadministrasjon. PUR bruker Intune for å gi eller fjerne mobile enheters tilgang til firmadata, sørge for at enhetene overholder bedriftens sikkerhetsprotokoller og administrere mobilappene medarbeiderne bruker. Ved å ta i bruk Intune har PUR også redusert tiden det tar å konfigurere enheter for nye medarbeidere fra en hel dag til mindre enn én time.

Selv om The PUR Company har opplevd store forbedringer når det gjelder kommunikasjon, sikkerhet, mobilitet og innsikt, mener Cerys Cook, Vice President of People and Culture hos PUR, at effekten på de som jobber i bedriften er aller viktigst. «Fra medarbeidernes ståsted når det gjelder livskvalitet, og fra bedriftens ståsted når det gjelder i hvor stor grad de beholder medarbeiderne sine, ser vi nå at medarbeiderne føler at de er en større del av teamet, at de er som en familie», sier Cook. «Det betyr mye for oss».

Meals on Wheels

Hvis du eller en av dine nærmeste noen gang har opplevd redusert mobilitet, vet du hvor vanskelig det kan være å ikke kunne komme seg rundt på egen hånd. Meals on Wheels er en veldedig organisasjon som har som mål ikke bare å levere mat, men å gi menneskelig kontakt til de i samfunnet vårt som trenger det mest.

Det kan høres ganske enkelt ut å levere varme måltider til folk som trenger det, men til tross for det enkle formålet bak Meals on Wheels, opplever de komplekse utfordringer. Dette kan være at antallet frivillige varierer fra dag til dag, endringer i hvem som har behov for å få levert mat, og rett og slett det store antallet mennesker som trenger hjelp.

I tillegg til å administrere en vaktliste på 2000 frivillige og deres unike tidsplaner, henter Meals on Wheels i Greenville County jevnlig inn sensitive data fra ulike kilder for å maksimere effektiviteten. Dette inkluderer betalingsinformasjon fra givere og kundenes diagnoser. Det var derfor en svært prioritert oppgave å sikre tilgang til disse dataene og samtidig beskytte personlige opplysninger.

Meals on Wheels valgte først å fokusere på det presserende behovet for å optimalisere leveransene, og tok i bruk både Microsoft Teams og Microsoft SharePoint. Med Teams kan frivillige og medarbeidere kommunisere via tale, video eller chat, uansett hvor de befinner seg. Siste liten-endringer i rutene er nå enkle å håndtere og spore, og hvis en frivillig roter seg bort eller glemmer ruten, kan de raskt be om hjelp eller gå tilbake i dagsloggen.

Etter at Meals on Wheels i Greenville County hadde fått orden på samarbeidsfunksjonene, rettet de fokuset mot det like viktige sikkerhetsaspektet. Mobil enhetsbehandling var spesielt interessant for organisasjonen. Hver enkelt av de frivillige som jobber med Meals on Wheels, trengte tilgang til sensitive kundedata for å foreta leveringer, noe som innebar at én enkelt tapt eller feilplassert enhet potensielt kunne eksponere personopplysninger for hundrevis av sårbare mennesker som ikke kom seg ut av hjemmet.

Heldigvis inkluderer Microsoft 365 kraftfulle funksjoner for mobil enhetsbehandling, inkludert muligheten til å fjerne en brukers tilgang til sensitive data inntil enheten kommer til rette igjen. Dermed forblir sensitive data trygge, uansett hvor enheten måtte ende opp.

John’s Crazy Socks

Enten du liker corgi-hunder, slagord eller Edgar Allen Poe, finner du fargerike strømper som passer interessene dine, hos John’s Crazy Socks. En liten virksomhet som sendte 43 000 bestillinger til 44 land det første året de var i drift. Enten kundene ønsker sokker som lyser i mørket, har trollhår du kan kjemme, eller sokker som retter oppmerksomheten mot utfordringer som autisme eller Downs syndrom, sender firmaets «sokkecowboyer» avgårde bestillingen samme dag hvis den kommer inn før klokken 15.

Å håndtere kraftige svingninger i virksomheten og selge Monday Madness Mystery Bags med tilfeldig valgte sokker, er ikke de eneste unike utfordringene virksomheten står ovenfor. Bedriften trengte nye verktøy for å håndtere forretningsdata og hjelpe stadig flere medarbeidere med å holde kontakten (John’s Crazy Socks gikk fra 4 til 35 medarbeidere på 10 måneder). Mange medarbeidere jobber deltid for å unngå å miste sosiale stønader, og de manglet enkel tilgang til datamaskiner utenfor arbeidsplassen – de fleste hadde ikke en gang sin egen e-postadresse. Koordinering av vaktlister og kommunikasjon angående arrangementer med familie og verger, skjedde via telefon eller ved hjelp av skriftlige dokumenter.

Enkelte medarbeidere bruker grunnleggende funksjonalitet, som for eksempel e-post og fillagring og -deling, og andre bruker samarbeidsfunksjoner som Skype for Business og Teams. For dem innebærer produktivitet og samarbeid også sikkerhet. Folk trenger ikke huske separate brukernavn og passord for å logge seg på apper de bruker hver dag. «OneDrive fungerer direkte med Office-appene vi bruke hver dag og er inkludert i abonnementet, så det er enklere og mer kostnadseffektivt enn å bruke en tredjepartsløsning», sier medgrunnlegger Mark Cronin.

Funger som en liten virksomhet

Disse historiene gjør at jeg ser store muligheter for hva vi kan oppnå når vi har de sikreste og mest produktive verktøyene. Ønsker du å høre mer om trender som påvirker små virksomheter, samt om noen av de beste nye enhetene på markedet for små virksomheter? Følg med på Coffee Across America-segmentet for National Small Business Week.