Veranderingen in het opslagaanbod voor Microsoft 365 Education

Vanaf augustus 2024* heeft Microsoft wijzigingen aangebracht in het opslagaanbod in de hele suite van Microsoft 365 voor het onderwijs.  Alle scholen ontvangen 100 TB aan gratis gegroepeerde opslagruimte in OneDrive, SharePoint en Exchange, met een extra 50 - 100 GB aan gegroepeerde opslagruimte per betaalde gebruiker voor respectievelijk A3- en A5-abonnementen (exclusief voordelen voor gebruik door leerlingen).

Met gegroepeerde opslag is de totale opslaglimiet van een school de maximale hoeveelheid opslag waar alle gebruikers samen over beschikken. Daarnaast zijn gebruikers van Office 365 A1 (gratis abonnement) sinds 1 februari 2024 beperkt tot een maximum van 100 GB OneDrive-opslag, binnen de gegroepeerde opslag van 100 TB voor de school. Scholen hebben de optie om aanvullende opslag aan te schaffen naar gelang hun behoefte. Een aantal van de voordelen die we verwachten te zien, zijn scholen helpen bij het verminderen van bepaalde beveiligingsrisico's die samenhangen met verouderde opslag en verspreide gegevens, een punt van zorg voor de meeste Chief Risk Officers. Hiermee wordt ook onze gedeelde ecologische voetafdruk gereduceerd.

*Belangrijk: Er is nu technische handhaving van kracht. Als je erachter wilt komen hoeveel opslagruimte je school gebruikt, kun je het opslagrapport ophalen uit het Microsoft 365-beheercentrum. Ga daarvoor naar admin.microsoft.com en vervolgens: Microsoft 365-beheercentrum > Rapporten > Opslag.

Met de overstap naar de cloud zijn de opgeslagen bestanden, gegevens en ongebruikte accounts in de loop der tijd aanzienlijk toegenomen, omdat er steeds meer opgeslagen bestanden en gegevens zijn bijgekomen zonder een plan voor de levensduur. Dit is vanuit kostenoogpunt niet houdbaar en het brengt onderwijsinstellingen en hun studenten in gevaar door mogelijke gegevenslekken. Op dit moment wordt het onderwijs het meest getroffen door cybercriminaliteit: het lager- en middelbaar onderwijs alleen al zijn slachtoffer van meer dan 80% van de malware-aanvallen op de werkplek .

Bovendien hebben opgeslagen bestanden die niet langer worden gebruikt, een impact op onze ecologische voetafdruk: meer dan de helft van alle gegevens die door organisaties worden opgeslagen, dient geen nuttig doel. De opslag van deze 'donkere' gegevens neemt ruimte in op servers en leidt tot een hoger elektriciteitsverbruik, waardoor alleen al in 2020 4% van de wereldwijde uitstoot van broeikasgassen wordt gegenereerd.¹ Microsoft zet zich in voor zowel de veiligheid en privacy van school- en studentgegevens als het verminderen van onze collectieve CO2-voetafdruk. Onze datacentra zijn gebouwd met de hoogste milieunormen in gedachten. Met deze verandering kunnen klanten in het onderwijs hun steentje bijdragen.
 

Tot slot is het de missie van Microsoft in het onderwijs om studenten, docenten en scholen meer te laten bereiken. Om deze missie te bereiken, blijft Microsoft innoveren op het gebied van nieuwe technologie, hulpprogramma's en services voor docenten, zoals de nieuwe Leerversnellers , die eerder dit jaar zijn geïntroduceerd om studenten te helpen met lezen en andere essentiële vaardigheden. Tegenwoordig biedt Microsoft suites van Office 365 en Microsoft 365 voor het onderwijs aan, die zijn gemaakt voor het onderwijs via gratis softwaresubsidies of met aanzienlijke kortingen op de commerciële prijzen. Met deze nieuwe updates kunnen we blijven investeren in zinvolle innovatie terwijl we deze services aan meer instellingen over de hele wereld kunnen aanbieden.

¹ World Economic Forum

Om scholen bij deze overgang te helpen, levert Microsoft een aantal gratis hulpprogramma's om het proces van begin tot eind te helpen beheren, waaronder hulpprogramma's om de huidige opslagtoewijzing en het huidige opslaggebruik in OneDrive, SharePoint en Exchange te visualiseren, en hulpprogramma's om opgeslagen gegevens en bestanden die niet langer nodig zijn eenvoudiger te beheren. Op dit moment zitten de meeste scholen (99,96%) ruim onder hun opslaglimiet. Met nieuwe hulpprogramma's kunnen alle scholen hun informatie nu beter beheren en een doordacht beleid voor governance opstellen. Ga naar het Microsoft 365-beheercentrum om het huidige opslagprofiel van je school te bekijken en toegang te krijgen tot de nieuwe hulpprogramma's voor opslagbeheer. Download het eBook Microsoft 365 Begeleiding bij opslag.

Elke school heeft 100 TB basis-opslagcapaciteit. Betaalde gebruikerslicenties A3 en A5 voor Microsoft 365 en Office 365 voegen respectievelijk 50 GB en 100 GB toe aan de gegroepeerde opslagruimte. Daarnaast kunnen scholen extra gegroepeerde opslagruimte kopen in stappen van 10 TB voor een geschatte bijdrage van $ 300 per maand om toe te voegen aan de ruimte van de school.

Om jouw capaciteit te ontdekken gebruik je deze berekening: 100 TB + (aantal A3 betalende gebruikers x 50 GB) + (aantal A5 betalende gebruikers x 100 GB) + (aanvullende aanschaf van opslagruimte) = capaciteit/limiet.

Een voorbeeld:

100 TB standaard limiet (102,400 GB)

+ 500 A3 schoollicenties (25,000 GB)
+ 1,000 A5 schoollicenties (100,000 GB)
+ 3 x 10TB aanvullend aangeschafte opslagruimte (30,720 GB)

= Totale gegroepeerde opslagtoewijzing/limiet (258,120 GB)

Voor meer informatie en een volledige lijst van licenties die bijdragen aan gegroepeerde opslag, bezoek je de Office 365 voor onderwijs serviceomschrijving-update webpagina.

Om erachter te komen hoeveel opslagruimte je school gebruikt, kun je het opslagrapport ophalen uit het Microsoft 365-beheercentrum. Daartoe bezoek je admin.microsoft.com en volg dit pad: Microsoft 365-beheercentrum > Rapporten > Opslag.

Gegroepeerde opslag is specifiek voor OneDrive, SharePoint en Exchange. Voor SharePoint bedient de opslag alle websites. Voor Exchange bedient het gebruikers-, gedeelde- en groepspostvakken. Gearchiveerde, openbare en ontdekkingspostvakken zijn echter niet opgenomen in de opslaglimiet.

Betaalde gebruikers dragen bij aan de opslaggroep. Studentengebruiksvoordelen (SUB) en alumni dragen niet bij aan de groep. Maar alle gebruikers - waaronder SUB en alumni - gebruiken opslagruimte van de opslaggroep. Microsoft raadt aan om limieten in te stellen voor verschillende gebruikersgroepen om de gegroepeerde opslagruimte van de school beter te beheren.

Om scholen bij deze overgang te helpen, levert Microsoft een aantal gratis hulpprogramma's om het proces van begin tot eind te helpen beheren, waaronder hulpprogramma's om de huidige toewijzing en gebruik van opslag in OneDrive, SharePoint en Exchange te zien, en hulpprogramma's om opgeslagen gegevens of bestanden die niet langer nodig zijn eenvoudiger te beheren. De volgende nieuwe hulpprogramma's zijn beschikbaar om IT te helpen bij het beheren van opslag:

Huidige opslag bekijken

• Bekijken van de gegroepeerde opslaglimiet en specificatie van consumptie door services

• Bekijk de grootste verbruikers van opslagruimte op OneDrive, SharePoint en Exchange

Opslag beheren en opschonen

• OneDrive-opslaglimieten in bulk instellen

• Een rapport genereren van inactieve gebruikers om in bulk te verwijderen.

Eindgebruikers opslagbeheer

• Machtig gebruikers om OneDrive-opslag te zien en beheren

Voor begeleiding bij opslag, download je het Microsoft 365 e-boek voor begeleiding bij opslag.

*Beschikbaar in 2024

Als je school de opslaglimiet overschrijdt of deze nadert, heb je een paar opties:

• Grenzen stellen en bestaande opslag opschonen, met verwijzing naar het Microsoft 365 e-boek voor begeleiding bij opslag
• Extra betaalde gebruikerslicenties kopen om je opslagruimte uit te breiden (bijvoorbeeld 50 GB voor Microsoft 365 A3-licenties en 100 GB voor A5-licenties)
• Extra opslag kopen in stappen van 10 TB ($ 300 geschatte kosten/maand)

Beheerders ontvangen waarschuwingen als 80% en 90% van de opslagcapaciteit van de tenant zijn bereikt. Bij 100% capaciteit krijgt de beheerder nog een melding en hebben ze dertig dagen de tijd om actie te ondernemen. Als er geen actie is ondernomen wordt de opslag na 30 dagen vergrendeld in de alleen-lezen status voor zowel SharePoint als OneDrive.

Dit geldt niet voor Exchange. Je gebruikers kunnen informatie blijven ontvangen en versturen. Je kunt wel inhoud verwijderen uit OneDrive en SharePoint. Microsoft raadt je aan om de opslag op te schonen en websites of inhoud te verwijderen of om je opslagcapaciteit te vergroten door middel van extra A3- of A5-licenties, extra opslagpakketten of door koude opslagopties zoals M365 Archive, Azure Files of Azure Blob Storage.

Gebruikers krijgen waarschuwingen als ze de opslaglimiet naderen. Het standaard meldingsniveau staat op 90% opslagcapaciteit. Bij 100% capaciteit wordt de OneDrive van de gebruiker beperkt tot toegang van alleen-lezen. Gebruikers kunnen geen nieuwe bestanden uploaden, bewerken of synchroniseren naar OneDrive, en bestaande bestanden blijven alleen-lezen. Gebruikers kunnen echter nog steeds bestanden downloaden en verwijderen, en prullenbakken leegmaken.