Kleine bedrijven helpen hun grootste asset te beschermen: hun gegevens
Wereldwijd krijgen ondernemers te maken met een hoop verschillende uitdagingen, van het aantrekken en behouden van talent op een krappe arbeidsmarkt tot veranderende normen op de werkvloer. Daarom zijn de nieuwste hulpmiddelen die beschikbaar zijn op elk apparaat van groot belang om concurrerend te blijven. Als je efficiënter te werk kunt gaan, houd je meer tijd over om je bezig te houden met datgene waar je goed in bent en kun je je aandacht volledig richten op je klanten en medewerkers. En daar heb je de juiste hulpmiddelen en technologie voor nodig. Als we ervan uitgaan dat je moet concurreren voor talent, over de nieuwste hulpmiddelen beschikt en overal kunt werken, moet je je gegevens op nieuwe manieren zien te beschermen in een omgeving met steeds meer bedreigingen.
Nu de ondersteuning voor Windows 7 op 14 januari 2020 wordt beëindigd en Office 2010 niet lang daarna volgt, is het heel belangrijk dat je niet alleen over de productiefste ervaring beschikt, maar ook over de veiligste. Met een modern apparaat met Microsoft 365 Business dat Office 365, Windows 10 en de nieuwste beveiligingsfuncties bevat, ben je er zeker van dat je gegevens zijn beschermd, waar je ook heen gaat.
Tijdens de Week van de kleine bedrijven in de VS eren we kleine bedrijven die Microsoft 365 Business gebruiken om te groeien, te concurreren en een geweldige gebruikerservaring te bieden, en daarnaast veilig samen te werken. Vandaag wil ik drie verhalen van klanten met je delen die ons hebben geïnspireerd. Daarnaast wil ik je een aanbieding doen waarmee je je eigen transformatie kunt starten: 15% korting op een jaarabonnement op Office 365 Business Premium (beschikbaar tussen 5 en 11 mei 2019 in de VS).
The PUR Company
In 2010 ging Jay Klein, oprichter en CEO van The PUR Company, van deur tot deur met een mentaliteit die veel weg had van een verkiezingscampagne om iedereen te vertellen dat PUR kauwgom zonder aspartaam had ontwikkeld. Dit vormde de bescheiden start van een bedrijf dat zijn producten tegenwoordig in meer dan 50 landen en 50.000 winkels verkoopt. Ondanks deze wereldwijde invloed is er nog genoeg groei mogelijk, met slechts 65 medewerkers verspreid over Canada, de VS en Europa.
Naarmate het bedrijf groeide, groeiden hun zorgen over gegevensbeveiliging, samenwerking op afstand en het beheer van mobiele apparaten mee. PUR koos voor Microsoft 365 om ze te helpen gelijke tred te houden met hun snelle groei en succes op basis van hun kauwgom en pepermunt.
Maar met die groei kwamen ook de zorgen over het onboarden en behouden van medewerkers. Ze kregen te maken met beveiligingsrisico’s in de vorm van phishing en andere kwaadwillige handelingen. Medewerkers op verschillende continenten hadden behoefte aan veiligere, directere en betrouwbaardere kanalen voor samenwerking en communicatie. Ze hadden een oplossing nodig waarvoor geen onderhoud op locatie nodig was. Een die mee kon groeien op het tempo van het bedrijf en die de mogelijkheden voor samenwerking, mobiliteit en beveiliging bood waar de medewerkers behoefte aan hadden. En het liefst kant-en-klaar. PUR vond het antwoord op al deze wensen in Microsoft 365.
Medewerkers gebruiken nu de functies voor permanente chat en het delen van documenten in Teams om de samenwerking te verbeteren. En omdat er steeds meer mobiele apparaten werden gebruikt in het bedrijf, waren flexibele mogelijkheden voor apparaat- en appbeheer belangrijker dan ooit. PUR gebruikt Intune om toegang voor mobiele apparaten tot bedrijfsgegevens te verlenen of in te trekken, om ervoor te zorgen dat diezelfde apparaten blijven voldoen aan de beveiligingsprotocollen van het bedrijf en om de mobiele apps te beheren die werknemers gebruiken. Met de implementatie van Intune zorgde PUR er ook voor dat het instellen van apparaten geen hele dag meer in beslag nam, maar slechts een klein uur.
Hoewel de verbeteringen die The PUR Company heeft weten te bereiken op het gebied van communicatie, beveiliging, mobiliteit en inzichten erg belangrijk zijn geweest, ziet Cerys Cook, Vice President of People and Culture bij PUR, de menselijke invloed als de grootste prestatie van het bedrijf. “Als je kijkt naar de kwaliteit van leven en vanuit het zakelijke oogpunt van werknemerbehoud, zie je dat onze werknemers zich nu meer onderdeel van het team voelen, alsof we één grote familie zijn”, aldus Cook. “Dat betekent heel veel voor ons.”
Meals on Wheels
Wanneer jouw mobiliteit of die van iemand waar je van houdt ooit is beperkt, weet je wat voor invloed dat op het dagelijks leven kan hebben. Meals on Wheels is een non-profitorganisatie die niet alleen maaltijden wil rondbrengen, maar deze kwetsbare leden van de samenleving ook een stukje persoonlijk contact wil geven.
Het lijkt misschien heel simpel om warme maaltijden te leveren aan diegenen die het nodig hebben, maar achter de simpele missie van Meals on Wheels liggen veel complicaties verborgen: dagelijkse schommelingen in het aantal vrijwilligers, een voortdurende veranderend klantenbestand en het grote aantal mensen die hulp nodig hebben.
Naast het beheren van een rooster met 2000 vrijwilligers en hun unieke schema’s, verzamelt Meals on Wheels in Greenville County regelmatig gevoelige gegevens van verschillende bronnen om de efficiënte te maximaliseren. Deze gegevens bevatten bijvoorbeeld betalingsgegevens van sponsors en diagnoses van klanten. Het was de hoogste prioriteit om ervoor te zorgen dat deze gegevens toegankelijk, maar ook veilig bleven.
Aangezien Meals on Wheels eerst de dringende noodzaak wilde aanpakken om de leveringen te optimaliseren, implementeerde het bedrijf zowel Microsoft Teams als Microsoft SharePoint. Met Teams kunnen vrijwilligers en werknemers vanaf elke locatie communiceren, via oproepen, video of chat. Routewijzigingen op het laatste moment kunnen nu heel eenvoudig worden afgehandeld en bijgehouden. Als een vrijwilliger de weg kwijt is of de route vergeet, kan hij of zij snel om hulp vragen of de logboeken van die dag raadplegen.
Toen de nieuwe mogelijkheden tot samenwerking waren geïmplementeerd, richtte Meals on Wheels in Greenville County zijn aandacht op het net zo belangrijke gebied van beveiliging. Vooral het beheer van mobiele apparaten vond de organisatie belangrijk. Elke vrijwilliger die met Meals on Wheels werkt, heeft toegang tot gevoelige klantgegevens nodig om de maaltijden af te leveren. Eén verloren of onvindbaar apparaat kan mogelijk leiden tot de openbaarmaking van de persoonlijke gegevens van honderden kwetsbare, aan huis gebonden personen.
Gelukkig bevat Microsoft 365 uitgebreide mogelijkheden voor het beheer van mobiele apparaten, waaronder de optie om de toegang van een gebruiker tot gevoelige gegevens in te trekken wanneer diens apparaat kwijt is. Zo blijven alle gevoelige gegevens goed beveiligd, waar een verloren apparaat ook terechtkomt.
John’s Crazy Socks
Of je nu van corgi’s, woordspelingen of Edgar Allen Poe houdt, bij John’s Crazy Socks, een klein bedrijf dat in zijn eerste jaar 43.000 bestellingen naar 44 landen verscheepte, vindt je altijd wel een aantal kleurrijke sokken die bij je passen. Als de bestelling voor 15:00 wordt geplaatst, verzenden de ‘sokkenhelden’ van het bedrijf deze nog diezelfde dag, of klanten nu sokken kiezen die oplichten in het donker, trollenhaar hebben dat je kunt kammen of bewustzijn creëren rondom beperkingen als autisme of het Syndroom van Down.
Het beheren van de sterk wisselende verkopen en het verkopen van Monday Madness Mystery Bags met willekeurige sokken zijn niet de enige unieke zakelijke overwegingen. Het bedrijf had nieuwe hulpmiddelen nodig om met bedrijfsgegevens om te gaan en het groeiende werknemersbestand te helpen met elkaar verbonden te blijven (het aantal werknemers van John’s Crazy Socks steeg binnen 10 maanden van 4 naar 35). Veel werknemers werken parttime, zodat ze hun arbeidsongeschiktheidsuitkering niet verliezen. Daarnaast hadden ze vaak geen toegang tot computers buiten het werk. De meesten hadden zelfs nog geen e-mailadres. Het coördineren van diensten en het uitwisselen van informatie over gebeurtenissen met familie en voogden ging via de telefoon of afgedrukte documenten.
Een aantal werknemers maakt gebruik van basisfuncties als e-mail en het opslaan en delen van bestanden, terwijl anderen meer functies voor samenwerking gebruiken, zoals Skype voor Bedrijven en Teams. Voor hen betekent productiviteit en samenwerking ook beveiliging. Werknemers hoeven geen aparte gebruikersnamen en wachtwoorden te onthouden om zich aan te melden bij apps die ze elke dag gebruiken. “OneDrive werkt moeiteloos met de Office-apps die we dagelijks gebruiken en het zit in ons abonnement, dus is het eenvoudiger en goedkoper dan een oplossing van derden te gebruiken”, aldus medeoprichter Mark Cronin.
Werken als een klein bedrijf
Van dit soort verhalen raak ik enthousiast als ik denk aan wat we allemaal kunnen bereiken wanneer we de productiefste en veiligste hulpmiddelen hebben. Wil je meer te weten komen over trends voor kleine bedrijven en een aantal van de beste nieuwe apparaten op de markt? Bekijk het nieuwe segment van Coffee Across America voor de Week van de kleine bedrijven in de VS.