Microsoft Office geeft je nieuwe privacy-instellingen

Eerder deze week publiceerde Julie Brill, Corporate Vice President and Deputy General Council bij Microsoft een blog waarin ze Microsofts voortdurende toewijding aan privacy uiteenzette en meer informatie gaf over de richting die we als bedrijf inslaan. In haar blog introduceerde Julie de principes die ons begeleiden bij onze aanpak richting meer transparantie en controle door de klant over gegevens die via de belangrijkste producten van Microsoft worden verzameld.

We maken dan ook graag bekend dat we eerder deze week een update voor Office hebben uitgebracht waarin deze principes een belangrijke rol innemen.

Office is een verbonden ervaring

De manier waarop we technologie gebruiken om thuis en op het werk productief te zijn verandert. We werken steeds vaker onderweg, we gebruiker meer dan één apparaat om onze taken af te krijgen en we werken vaak samen als onderdeel van een team, zelfs wanneer dat team bestaat uit onze familie en vrienden. Ons doel is om je de allerbeste toepassingen en ervaringen te geven om al deze dingen te kunnen doen, waarbij we je privacy respecteren en je zelf de controle laten houden over je gegevens.

We blijven steeds nieuwe en interessante mogelijkheden uitbrengen voor Office om je te helpen effectiever inhoud te maken, te communiceren en samen te werken. Soms is het zo simpel als het vinden van een document dat je een week geleden hebt geschreven of je te helpen de perfecte afbeelding voor een schoolrapport te vinden. Of misschien moet je team op verschillende apparaten in realtime samenwerken aan en communiceren over een project. Office kan je helpen professionele presentaties te maken door suggesties te geven over de opmaak van je PowerPoint-dia’s en kan je ook helpen belangrijke inzichten te halen uit complexe gegevenssets.

Office maakt hiervoor gebruik van de kracht van de Microsoft Cloud. Net zoals elke andere verbonden service of website, moeten de vereiste servicegegevens worden gedeeld tussen je computer en Microsoft om deze functies mogelijk te maken.

Bijvoorbeeld: Misschien wil je dat in PowerPoint liveondertitels worden getoond terwijl je presenteert of dat je woorden in een andere taal worden vertaald. In PowerPoint wordt een opname van je stem naar onze Spraak- en vertaalservice gestuurd, waar je gesproken woorden automatisch door een machine worden getranscribeerd en vertaald. De gegenereerde tekst wordt weer naar je computer gestuurd, zodat deze in PowerPoint (bijna) in real time op het scherm kan worden weergegeven. Je stem en woorden worden alleen gebruikt om de door jou aangevraagde transcriptie en vertaling te maken.

Lees Connected experiences in Office (Verbonden ervaringen in Office) voor meer informatie over welke verbonden ervaringen beschikbaar zijn in Office.

Jij hebt de controle over ervaringen die zijn verbonden met de cloud

We begrijpen dat het belangrijk is dat jij en je organisatie de controle hebben over verbonden ervaringen wanneer je in Office-apps werkt. Met deze updates heb je nu de beschikking over instellingen waarmee je de volgende typen verbonden ervaringen kunt uitschakelen of opnieuw kunt inschakelen, waaronder:

• Ervaringen die je inhoud analyseren. Ervaringen die je Office-inhoud gebruiken om je aanbevelingen over de opmaak, suggesties voor bewerkingen, inzichten in gegevens en soortgelijke functies te geven. Een voorbeeld hiervan zijn PowerPoint Designer of Editor in Word.
• Ervaringen die online-inhoud downloaden. Ervaringen waarmee je online-inhoud kunt zoeken en downloaden, waaronder sjablonen, afbeeldingen, 3D-modellen, video’s en referentiemateriaal om je documenten te verfraaien. Een voorbeeld hiervan zijn Office-sjablonen of PowerPoint Snelstart.
• Andere verbonden ervaringen. Ervaringen zoals samenwerken aan documenten kunnen ook worden uitgeschakeld door de Office-desktop-apps los te koppelen van de Microsoft Cloud.

Een aantal services zijn essentieel voor de manier waarop Office-apps werken en kunnen niet worden uitgeschakeld. Bijvoorbeeld: je postvak synchroniseren in Outlook, je Office-licentie authenticeren en verifiëren, en bepalen of Office is bijgewerkt.

Hoewel deze verbeteringen eerst voor Office voor Windows zijn doorgevoerd, worden de komende maanden soortgelijke instellingen en ervaringen toegevoegd aan Office voor andere platforms.

Als Office is gekoppeld aan je werk- of schoolaccount, kan je IT-beheerder keuzes maken over welke verbonden ervaringen je kunt gebruiken binnen je organisatie. Zie Overview of privacy controls for Office 365 ProPlus (Overzicht van privacy-instellingen voor Office 365 ProPlus) voor meer informatie over de beschikbare IT-instellingen en opties.

Zorgen dat Office veilig en bijgewerkt is en het laten werken zoals het hoort

Onze klanten kiezen voor Office vanwege zijn solide geschiedenis op het gebied van mogelijkheden, kwaliteit, veiligheid, betrouwbaarheid en compatibiliteit. Net als voor onze cloudervaringen, gebruiken we gegevens om Office-apps veilig en bijgewerkt te houden, het te laten werken zoals het hoort en om productverbeteringen door te voeren.

Hiervoor verzamelen we diagnostische gegevens om problemen snel te detecteren, vast te stellen en aan te pakken voordat ze escaleren of veiligheidsrisico’s veroorzaken. Als een van onze apps slecht presteert of er fouten in optreden, willen we dat zo snel mogelijk weten, zodat we gelijk aan een oplossing kunnen werken. Deze diagnostische gegevens helpen ons Office te laten werken zoals het hoort.

Net zoals wordt uiteengezet in het framework voor gegevensverzameling in de blog van Julie, zijn er twee niveaus van diagnostische gegevens voor Office-desktoptoepassingen:

• Vereiste gegevens: de minimale hoeveelheid gegevens die nodig zijn om Office veilig en bijgewerkt te houden en het te laten werken zoals het hoort op het apparaat waarop het is geïnstalleerd. Vereiste gegevens worden bijvoorbeeld verzameld wanneer we Office bijwerken op je apparaat. Om ervoor te zorgen dat updatepakketten op de juiste manier worden gedownload en geïnstalleerd, verzamelen we informatie over het slagen (of juist niet) van deze bewerking. Wanneer je bijvoorbeeld een nieuw e-mailaccount toevoegt aan Outlook, verzamelen we diagnostische gegevens over het feit of het is gelukt het nieuwe account toe te voegen. Wanneer zoiets vaker mislukt, kan dit erop wijzen dat je e-mailprovider een wijziging heeft doorgevoerd of dat onze software minder ondersteuning biedt voor deze provider.
• Optionele gegevens: dit zijn gegevens die naast de vereiste gegevens worden verzameld, maar alleen met jouw toestemming. Wanneer optionele gegevens worden verzameld, helpt dit ons problemen nog sneller te detecteren, vast te stellen en op te lossen. Het helpt ons bij het doorvoeren van verbeteringen waarmee jouw productiviteitswensen nu en in de toekomst worden gegarandeerd. Optionele gegevens worden bijvoorbeeld verzameld over het feit of bestanden lokaal of in de cloud worden opgeslagen. Hiermee krijgen we meer inzicht in de opslagvoorkeuren van onze klanten. We houden bijvoorbeeld ook bij hoe vaak een functie wordt gebruikt om beter te begrijpen hoe onze klanten nieuwe Office-functies gebruiken. We gebruiken optionele diagnostische gegevens over het algemeen om meer te weten te komen over de voorkeuren van een grote groep gebruikers. We blijven Office verbeteren om het voor jou en de rest van onze klanten nog beter te laten werken. We waarderen het wanneer je ervoor kiest optionele diagnostische gegevens ter beschikking te stellen om dit mogelijk te maken.

Zie Diagnostische gegevens in Office voor meer informatie over diagnostische gegevens in Office en hoe jij kunt bepalen welke categorie je wilt delen. Als je een werk- of schoolaccount gebruikt, heeft je IT-beheerder extra opties tot zijn of haar beschikking om het verzamelen van diagnostische gegevens uit te schakelen. Daarnaast kan de beheerder al een aantal keuzes hebben gemaakt over de opties die jij ziet.

De diagnostische gegevens die wij ontvangen bevatten geen namen of e-mailadressen, inhoud van je bestanden of informatie over apps die niet zijn gerelateerd aan Office, ongeacht of je alleen vereiste gegevens of ook optionele gegevens wilt delen. We nemen veel voorzorgsmaatregelen om ervoor dat zorgen dat jouw privacy blijft gewaarborgd, waaronder de manier waarop we met jouw diagnostische gegevens omgaan. In ons systeem wordt er een unieke alfanumerieke id gemaakt die wordt gekoppeld aan de diagnostische gegevens voordat ze jouw computer verlaten. Hoewel deze id uniek is, kan die niet worden teruggeleid naar een individuele persoon. We gebruiken deze id om onderscheid te maken tussen een probleem dat zich op 100 verschillende apparaten voordoet of een probleem dat zich 100 keer voordoet op één apparaat.

We willen open en transparant zijn over de gegevens die we verzamelen om problemen te detecteren, vast te stellen en op te lossen. We hebben een gratis Viewer voor diagnostische gegevens gemaakt, waarmee je kunt zien welke gegevens naar Microsoft worden verzonden. Raadpleeg Gebruik van de Viewer voor diagnostische gegevens met Office voor meer informatie.

Office is gebaseerd op vertrouwen

In de blog van Julie werd een nieuw framework aangekondigd en de toewijding van Microsoft op het gebied van vertrouwen en privacy benadrukt. Deze update voor Office staat voor deze principes.

Wij vinden het enorm belangrijk onze privacy-ervaring en -instellingen helder en nuttig te maken om vertrouwen in onze producten en services op te creëren en dit ook te behouden. Veel ervaringen die je in deze update voor Office ziet, zijn het resultaat van lange gesprekken en vele uren aan onderzoek met klanten zoals jij. We blijven leren en blijven dus ook het gedrag van onze producten en gebruikerservaringen verbeteren naarmate we meer input krijgen. Jouw feedback is belangrijk, omdat het ons helpt updates op het gebied van privacy uit te brengen.

Het is onze missie om iedere persoon en elke organisatie op deze planeet de middelen te geven meer voor elkaar te krijgen. We kunnen dat alleen bereiken door jouw vertrouwen te verdienen. Het vertrouwen dat we jou, je gegevens en je privacy respecteren.