Nowoczesne biblioteki dokumentów w programie SharePoint

W ostatnim miesiącu przedstawiliśmy szeroką wizję przyszłości programu SharePoint, a dziś z przyjemnością informujemy, że nowoczesne biblioteki dokumentów są obecnie wdrażane u wszystkich klientów komercyjnych usługi Office 365 na całym świecie. Więcej informacji o używaniu nowoczesnych bibliotek można znaleźć w tym artykule: „Co to jest biblioteka dokumentów”.

Co nowego

Ułatwianie udostępniania plików i współpracy nad zawartością zawsze było najważniejszym elementem naszej misji. Właśnie dlatego tworzymy lepsze środowisko bibliotek dokumentów — szybsze, bardziej intuicyjne i sprawniej reagujące.

Oto przykłady nowości:

Nowe, nowoczesne środowisko bibliotek dokumentów z wyświetlonymi dwoma dokumentami i przypiętym u góry linkiem.

Interfejs użytkownika

Nowoczesne biblioteki dokumentów łączą zaawansowane możliwości programu SharePoint z użytecznością usługi OneDrive — nowoczesne biblioteki dokumentów mają zaktualizowany interfejs użytkownika, który przypomina ten znany z usługi OneDrive, dzięki czemu tworzenie nowych folderów i przekazywanie plików w przeglądarce jest bardziej intuicyjne. Wstążkę zamieniono na minimalistyczny pasek poleceń, który zawiera inteligentne polecenia odpowiednie do wykonywanego w danej chwili zadania. Jeśli organizacja dostosowała wstążki, dodając przyciski zamapowane na kluczowe funkcje biznesowe w przedsiębiorstwie, te przyciski również są wyświetlane na pasku poleceń. W wyniku tej aktualizacji każda nowa grupa usługi Office 365 jest teraz wyposażona w pełną nowoczesną bibliotekę dokumentów, która zastępuje używaną dotychczas stronę Pliki.

Łatwe wyróżnianie ważnych dokumentów — kliknij pozycję Przypnij na górze, aby dodać dokumenty powyżej wszystkich innych w dowolnym widoku na ekranie.

Kopiowanie i przenoszenie plików za pomocą paska poleceń — kopiowanie nie jest nową funkcją, ale gesty kopiowania i przenoszenia działają inteligentnie, wyświetlając architekturę informacji i umożliwiając tworzenie nowych folderów w locie.

Kopiowanie plików za pomocą paska poleceń programu SharePoint.

Importowanie plików z innych bibliotek — nie trzeba już robić bardzo wielu kopii. Inteligentne działanie bibliotek dokumentów polega też na pamiętaniu innych plików, których używano w programie SharePoint. Dlatego można importować pliki z innych bibliotek jako linki bez konieczności duplikowania plików między wieloma witrynami. Nadal są wyświetlane miniatury i metadane plików natywnych. Ponadto w programie SharePoint wyświetlana jest lista ostatnio używanych dokumentów, więc nie trzeba wycinać i wklejać linków.

Tworzenie linku w nowoczesnych bibliotekach dokumentów.

Personalizacja

Spersonalizowane widoki są teraz uproszczone — nowe biblioteki dokumentów pozwalają grupować pliki bezpośrednio na stronie głównej bez klikania w celu przechodzenia do oddzielnych ekranów administrowania. Można też klikać i przeciągać w celu zmiany rozmiarów kolumn, a także sortować, filtrować i grupować z poziomu dowolnego nagłówka kolumny. Aby udostępnić widok wszystkim innym w bibliotece, wystarczy kliknąć pozycję Zapisz widok.

Szybko reagujące środowisko z ułatwieniami dostępu — w przeglądarkach mobilnych są dostępne te same funkcje co na komputerze, dzięki czemu każdy użytkownik programu SharePoint może pracować bardzo wydajnie — za pomocą myszy, klawiatury, ekranu dotykowego czy czytnika zawartości ekranu.

Metadane

Metadane dokumentu są teraz dostępne obok dokumentu — teraz metadane można edytować bezpośrednio widoku głównym w panelu informacji. Koniec z klikaniem w celu przechodzenia do oddzielnych ekranów, aby zastosować aktualizację. W widoku z plikami pogrupowanymi według metadanych w celu aktualizowania metadanych można przeciągać i upuszczać pliki między grupami. W razie pominięcia czegoś, co jest wymagane, dokument nie zostaje już przykryty komunikatami wymuszającymi podanie informacji — po prostu pojawia się przypomnienie, aby wprowadzić dane, gdy będzie to możliwe.

Jedno miejsce ze wszystkimi informacjami o dokumentach — dzięki integracji z aplikacjami Office Online w górnej części panelu informacji można nawigować po podglądzie całego dokumentu. Panel zawiera metadane, w tym historię ostatnich działań oraz informacje o aktualizacjach pliku i o tym, komu go udostępniono. Można również dodać kolejnych użytkowników lub natychmiast zatrzymać całe udostępnianie. Wyświetlane są też wszystkie inne właściwości pliku na wypadek, gdyby istniały jeszcze jakieś dodatkowe informacje.

Panel informacji o dokumencie.

Wszystkie znane zalety programu SharePoint są nadal dostępne — mimo ulepszenia bibliotek dokumentów, aby uczynić je jak najbardziej intuicyjnymi i wydajnymi, pamiętamy, że największą zaletą programu SharePoint zawsze była możliwość dostosowywania bibliotek dokumentów do potrzeb zespołów. Użytkownicy programu SharePoint są też przyzwyczajeni do używania typów zawartości, ewidencjonowania/wyewidencjonowywania, przechowywania wersji, zarządzania rekordami i przepływów pracy. Także nowoczesne biblioteki dokumentów udostępniają wszystkie te funkcje.

Nawigacja

Nowoczesne biblioteki teraz w grupach usługi Office 365 — w celu dodania rozszerzonego zarządzania zawartością do plików grup w bibliotekach należących do grup usługi Office 365 udostępniono nową kontrolkę nagłówka w górnej części strony. W odróżnieniu od poprzedniej kontrolki, która zawierała linki do konwersacji i kalendarza grupy oraz funkcji zarządzania członkami, nowa kontrolka zawiera tylko jeden link — do konwersacji grupy, skąd użytkownicy mogą przejść do kalendarza i funkcji zarządzania członkami.

Rozpoczynanie pracy z nowoczesnymi bibliotekami dokumentów

W związku z wdrażaniem nowoczesnych bibliotek w środowiskach produkcyjnych zdajemy sobie sprawę z tego, jak ważne jest, aby skupić się na kilku kluczowych aspektach zarządzania ogólnym środowiskiem użytkownika.

Ponieważ trudno mówić o przydatności funkcji bez możliwości zarządzania nimi, zapewniamy informatykom kontrolę nad środowiskiem. Niektóre organizacje mogą być gotowe na wdrożenie nowych funkcji wszędzie, ale mogą też pozostać przy trybie klasycznym do czasu przygotowania użytkowników na zmiany. Zapewniamy pełną kontrolę nad tym, czy używane jest środowisko klasyczne, czy nowoczesne, na poziomie dzierżawy, zbioru witryn i biblioteki.

Gdy nowoczesne biblioteki dokumentów zostaną wprowadzone w środowisku produkcyjnym później w czerwcu, w większości przypadków staną się nowym środowiskiem domyślnym dla wszystkich bibliotek. Jednak przed faktycznym wdrożeniem bibliotek dodamy mechanizmy sterowania na poziomie dzierżawy i administracyjne, więc organizacje, które zechcą zrezygnować z tego nowego środowiska, będą mogły to zrobić, zanim stanie się ono widoczne dla użytkowników. Dodaliśmy też funkcję wykrywania dostosowań, więc jeśli ustalimy, że jakieś funkcje i dostosowania nie działają w nowoczesnym środowisku, automatycznie przywrócimy tryb klasyczny.

Ponadto tryb klasyczny będzie dostępny w ciągu niemal całego 2017 roku, aby użytkownicy i deweloperzy mieli czas na zapoznanie się z nowymi funkcjami i ich opanowanie. Więcej informacji można znaleźć w artykule „Co to jest biblioteka dokumentów” z witryny support.office.com.

To jeszcze nie wszystko

Klienci w programie udostępniania natychmiastowego korzystają z wielu z tych funkcji już od kwietnia. Zapowiedziane dziś ulepszenia są w znacznym stopniu oparte na zebranych od nich opiniach. Warto dołączyć do tej konwersacji w obszarze Office 365 Network w usłudze Yammer i wyrazić opinię na temat ulepszeń, które pojawią się w powszechnie udostępnionej wersji. Więcej informacji na temat przyszłości witryn zespołów oprócz nowego środowiska nowoczesnych bibliotek dokumentów można znaleźć w artykule „SharePoint — mobilny i inteligentny intranet”.

Wysłuchaliśmy opinii użytkowników — w szczególności na temat rozszerzania i dostosowywania — i w przyszłej aktualizacji zamierzamy udostępnić jeszcze więcej funkcji. Planujemy dodanie obsługi dostosowywania strony przy użyciu nowoczesnych technik. Do tego czasu dostosowane strony bibliotek powinny pozostać w trybie klasycznym.

W międzyczasie można dowiedzieć się więcej o używaniu i obsługiwaniu bibliotek z artykułu „Co to jest biblioteka dokumentów”. Zachęcamy do wypróbowania nowych bibliotek dokumentów usługi SharePoint Online i przesyłania nam opinii bezpośrednio ze środowiska nowoczesnych bibliotek dokumentów przy użyciu przycisku Opinia.

Dziękujemy za korzystanie z programu SharePoint.

— Chris McNulty, @cmcnulty2000, starszy kierownik ds. produktów w zespole programu SharePoint

Często zadawane pytania

Pyt. Czy nowe biblioteki dokumentów będą obsługiwać dostosowywanie?

Odp. Tak, nowoczesne biblioteki dokumentów nadal będą obsługiwać deklaracyjne akcje niestandardowe (CustomActions) reprezentujące akcje menu i poleceń. Wdrażane obecnie rozwiązania, w których korzysta się z tego mechanizmu, powinny nadal działać jak poprzednio, a akcje powinny pojawiać się w nowych obszarach poleceń, a nie tylko w trybie klasycznym ze wstążką. Akcje niestandardowe, w przypadku których wdrożono skrypty, linki JSLink i inne składniki Web Part na stronie, nie są obecnie obsługiwane. W przypadku środowisk, które wymagają tych nieobsługiwanych funkcji, należy na razie nadal korzystać z trybu klasycznego.

Pyt. Jak długo będzie obsługiwany tryb klasyczny?

Odp. Rozumiemy potrzebę przetestowania nowych funkcji i przygotowania się na wszelkie gruntowne zmiany w środowiskach użytkownika, takich jak biblioteki dokumentów. Zamierzamy obsługiwać oba modele równolegle jeszcze w 2017 roku.

Pyt. Czy te nowoczesne środowiska pojawią się na serwerach lokalnych?

Odp. Wprowadzenie nowoczesnych środowisk w programie SharePoint Server 2016 ma zasadnicze znaczenie dla naszej wizji i stanowi integralną część planu rozwoju rozwiązania. W tej chwili nie możemy jeszcze podać żadnych informacji na temat tego, jak i kiedy zostanie to zrealizowane.

Pyt. Które wersje programu Internet Explorer najlepiej współdziałają z nowoczesnymi bibliotekami?

Odp. Usługa SharePoint Online obsługuje najnowsze wersje przeglądarek Safari, Firefox, Chrome i Edge, a także programy Internet Explorer 10 i 11. Starsze wersje programu Internet Explorer ogólnie nie podlegają już obsłudze. Programy Internet Explorer 8 i 9 wymieniano wcześniej jako obsługiwane w usłudze SharePoint Online ze zmniejszoną funkcjonalnością. Użytkownicy tych starszych przeglądarek powinni pozostać przy trybie klasycznym lub — i jest to lepsze rozwiązanie — uaktualnić je do wersji obecnie obsługiwanych.