Mistrzowskie posługiwanie się programem Microsoft Excel w usłudze Office 365

Autorem dzisiejszego wpisu jest Jeremy, jeden z bliźniaków, którzy wzięli udział w wyzwaniu The Twins Challenge: Office 365 versus Office 2019 (Wyzwanie bliźniaków: Office 365 kontra Office 2019).

Kiedy firma Microsoft zaprosiła mnie i mojego brata bliźniaka, Nathana, do swojego studia filmowego w Redmond, abyśmy wzięli udział w „wyzwaniu”, nie mieliśmy pojęcia, o co chodzi. Powiedziano nam, że będzie fajnie, i że wszystko, co musimy robić, to być sobą. Zawsze jesteśmy gotowi do podejmowania wyzwań, dlatego przyjęliśmy tę ofertę, i gdy dotarliśmy na miejsce, okazało się, że będziemy konkurować ze sobą nawzajem, ale w całkiem nowy dla nas sposób.

Dostaliśmy zadania, które mieliśmy wykonać, używając dwóch różnych wersji programu Excel. Nathan miał program Excel dla pakietu Office 2019, a ja program Excel dla usługi Office 365. Żaden z nas nie wiedział nawet, że istnieją różne wersje tego programu, a tym bardziej, jakie są między nimi różnice.

Jak się okazało, pokonałem Nathana we wszystkich zadaniach dzięki pomocy sztucznej inteligencji i funkcji o nazwie Typy danych programu Excel dla Office 365.

Od tego czasu używam programu Excel dla Office 365 w całkiem nowy sposób i pomyślałem, że warto by było podzielić się tymi wszystkimi nowo nabytymi umiejętnościami z innymi osobami.

Oto kilka moich ulubionych funkcji oszczędzających czas:

1. Typy danych w programie Excel — Super fajne narzędzie poszukiwawcze. Możecie zobaczyć, jak błyskawicznie dodaję stolice, populację i największe miasta dla wszystkich 50 stanów w Stanach Zjednoczonych (naprawdę, przy tym zadaniu zawstydziłem mojego brata) — ostatnio jednak używam tej funkcji, aby śledzić swoje inwestycje na giełdzie. Za pomocą jednego kliknięcia mogę z łatwością wyświetlić różne dane dla wszystkich swoich pozycji, co pozwala mi zidentyfikować trendy i (mam nadzieję) podejmować lepsze decyzje dotyczące inwestycji. Znajomy z firmy Microsoft powiedział mi, że w przyszłości będą wprowadzane kolejne typy danych, dlatego warto mieć na oku tę usługę i śledzić jej kolejne możliwości.

2. Pomysły — Identyfikuj trendy, wzorce i wartości odstające w zestawie danych oraz interpretuj liczby w ciągu zaledwie kilku sekund za pomocą funkcji Pomysły. To jest tak, jakby guru od danych spojrzał na Twoje liczby i podpowiedział Ci, co one mogą oznaczać — przy czym wcale nie musisz znać żadnego guru! Funkcja Pomysły pomaga także w graficznym przedstawieniu danych w formacie wykresu najlepszym dla określonego typu danych. Aby skorzystać z funkcji Pomysły, kliknij ikonę błyskawicy w prawym górnym rogu wstążki na karcie Narzędzie główne.

3. Tablice dynamiczne — Ta funkcja jest nieco złożona, jednak znacznie upraszcza coś, co wcześniej było naprawdę skomplikowane. Jeśli wkładasz dużo wysiłku w filtrowanie danych, aby wyciągnąć z nich praktyczne wnioski, funkcja Tablice dynamiczne sprawi, że będziesz działać jak profesjonalista. Możesz filtrować, sortować i wyodrębniać dane bez pisania mnóstwa niestandardowych formuł. Gdy używasz tablic dynamicznych, każda formuła zwracająca tablicę wartości płynnie „rozleje się” do sąsiadujących, niezajętych komórek, czyniąc pobieranie tablicy zwróconych wartości równie łatwym, jak praca nad pojedynczą komórką. Istnieje cała masa nowych funkcji ułatwiających tworzenie takich arkuszy kalkulacyjnych, które wcześniej były prawie niemożliwe. Joe McDaid, starszy kierownik ds. programów w Microsoft, wyjaśnia to o wiele lepiej, niż ja.

4. Komentarze podzielone na wątki — Osoby, które od dawna używają programu Excel, wiedzą, jaka to ważna funkcja. Kiedyś utworzenie komentarza do określonej komórki w skoroszycie było trudne. Teraz za pomocą @wzmianek i zagnieżdżonych odpowiedzi można z łatwością śledzić konwersacje toczące się wokół zawartości w komórce oraz kontaktować się ze współpracownikami. Możliwość wspólnego tworzenia zawartości przez wiele osób w czasie rzeczywistym znacznie ułatwia współpracę w arkuszach kalkulacyjnych i wprowadzanie zmian z dowolnego urządzenia. Uważam, że to świetna funkcja programu Excel, ale działa także w programach Word i PowerPoint.

5. Już wkrótce: Wstaw dane z obrazu — Powiem Wam o tej funkcji, ale tylko tak między nami. Kiedy byłem w Microsoft, pozwolono mi podejrzeć funkcję, która jeszcze jest opracowywana, ale ma być wkrótce dostępna (wczesną wiosną 2019 r.). Ile razy na spotkaniu ktoś przedstawił jakąś koncepcję na tablicy i trzeba ją było później ręcznie odwzorowywać w programie Excel? Nie trzeba już tego robić! Serio, nie trzeba nic przepisywać. Wystarczy użyć funkcji Wstaw dane z obrazu. Program Excel bierze zawartość obrazu i konwertuje ją na komórki. Kliknięcie. Bum. Gotowe!

To jest tylko kilka moich ulubionych funkcji programu Excel dla Office 365. Jeśli chcesz je wypróbować, ale nie masz usługi Office 365, możesz pobrać bezpłatną wersję próbną i ją przetestować.

Uwaga: Funkcje Pomysły, Tablice dynamiczne i Wstaw dane z obrazu są dostępne w wersji zapoznawczej dla subskrybentów usługi Office 365 zarejestrowanych w programie niejawnych testerów pakietu Office.