Stała dostępność rezerwacji dzięki usłudze Microsoft Bookings

Jako właściciel firmy wiesz, że planowanie wizyt z klientami może zająć dużo czasu. Serie wiadomości e-mail, telefony i ciągłe przypominanie o wizytach wprowadzają chaos w planie dnia i skutecznie utrudniają zajmowanie się ważnymi zadaniami związanymi z rozwojem firmy. Chcielibyśmy uprościć i zoptymalizować proces planowania wizyt — dlatego przygotowaliśmy nową usługę w ramach subskrypcji Office 365 pod nazwą Microsoft Bookings.

Możliwość planowania wizyt bezpośrednio na stronie internetowej

W ramach usługi Bookings firma ma do dyspozycji niepowtarzalną stronę internetową, na której klienci mogą planować terminy wizyt — nie trzeba więc dyżurować przy telefonie ani odpowiadać na wiadomości e-mail. Obsługa strony jest łatwa: klient wskazuje interesującą go usługę, a następnie wybiera dzień i godzinę (na podstawie informacji o dostępności Twojej lub Twoich pracowników), podaje swoje informacje kontaktowe i rezerwuje termin.

Strona prezentuje się znakomicie na większych ekranach oraz na urządzeniach mobilnych. Wystarczy podać link do strony planowania w wiadomości e-mail wysyłanej do klientów, w witrynie firmy lub na stronie firmowej na Facebooku.

Klienci mogą umawiać się na wizyty w firmie z dowolnego urządzenia.

Większa skuteczność umawiania dzięki potwierdzeniom i przypomnieniom

Gdy klient nie zjawi się w umówionym terminie, firma traci czas i pieniądze. Aby zminimalizować występowanie takich sytuacji, usługa Bookings wysyła klientom potwierdzenia e-mail zaraz po zarezerwowaniu wizyty, udostępniając dodatkowo opcję szybkiego dodania terminu do kalendarza. Wiadomo jednak, że klienci bywają bardzo zajęci. W związku z tym aby pomóc im pamiętać o terminie wizyty, w usłudze Bookings można ustawić wysyłanie wiadomości e-mail z przypomnieniami. Są one wysyłane z wyprzedzeniem, które także można zdefiniować.

Łatwa zmiana terminów i anulowanie rezerwacji

Zdarza się, że klient musi zmienić termin wizyty lub anulować wcześniejszą rezerwację. W usłudze Bookings może to łatwo zrobić samodzielnie. Wystarczy, że kliknie link znajdujący się w wiadomości e-mail z potwierdzeniem lub w terminie w kalendarzu. Spowoduje to przejście na stronę planowania, gdzie można wybrać inną datę i godzinę lub anulować wizytę. Boisz się, że to zachęci klientów do odwoływania wizyt w ostatniej chwili? Nie ma problemu. Możesz określić wymagany okres wyprzedzenia — na przykład godzinny lub tygodniowy.

Klienci mogą łatwo zmienić termin wizyty lub anulować rezerwację.

Zarządzanie rezerwacjami i informacjami o klientach z dowolnego miejsca

Wszystkie rezerwacje klientów są widoczne w centralnym kalendarzu, który udostępnia pełny obraz przyszłych wizyt. Możesz tu zmienić termin wizyty, anulować rezerwację lub przypisać do niej innego wolnego pracownika. Możesz także szybko utworzyć nową rezerwację, jeśli akurat rozmawiasz z klientem twarzą w twarz lub przez telefon. Korzystając z „podzielonego widoku” dnia, możesz następnie szybko sprawdzić, którzy pracownicy są wolni o danej godzinie.

W usłudze Bookings dostępny jest czytelny widok dziennego harmonogramu pracowników — zarówno w przeglądarce, jak i na urządzeniach mobilnych.

Usługa Bookings umożliwia także dostęp do listy klientów, dzięki której można się z nimi łatwiej kontaktować. Za każdym razem, gdy klient utworzy rezerwację z poziomu strony planowania (lub gdy zrobisz to samodzielnie w kalendarzu rezerwacji), usługa Bookings automatycznie utworzy wpis kontaktu na liście klientów.

Wszystkimi tymi funkcjami można zarządzać w przeglądarce, przechodząc do nich bezpośrednio z paska nawigacyjnego usługi Office 365. Aby umożliwić łatwe zarządzanie rezerwacjami i kontaktowanie się z klientami spoza biura, w ciągu kolejnych kilku miesięcy udostępnimy aplikację mobilną Bookings.

Dostęp do danych dotyczących wizyt i klientów w aplikacji Bookings.

Automatyczne dodawanie rezerwacji do kalendarzy pracowników

Nie tylko klientom zdarza się zapomnieć o terminie wizyty. Dlatego też usługa Bookings automatycznie dodaje nowe lub zaktualizowane terminy do kalendarza właściciela lub pracowników firmy. Usługa Bookings znakomicie współpracuje z kalendarzem programu Outlook w ramach subskrypcji Office 365. Jeśli w firmie używany jest kalendarz usługi Outlook.com lub Google, nie ma problemu — dostępna jest także integracja z tymi kalendarzami.

Możliwość dodawania kolejnych stron rezerwacji w miarę rozwoju firmy

Wiemy, że ciężko pracujesz, aby Twoja firma się rozwijała. Dlatego w miarę rozwoju firmy rozszerza się funkcjonalność usługi Bookings. Możesz tworzyć kolejne strony rezerwacji i łatwo dodawać nowych pracowników. Za tworzenie następnych stron nie są naliczane dodatkowe opłaty, a nowi pracownicy nie muszą mieć subskrypcji usługi Office 365.

Jak zacząć korzystać z usługi Bookings

Usługa Bookings jest obecnie udostępniana subskrybentom planu Office 365 Business Premium objętym programem udostępniania natychmiastowego (First Release). W kolejnych miesiącach zostanie ona udostępniona wszystkim użytkownikom z subskrypcją Business Premium na całym świecie. Następnie wszyscy subskrybenci planu Office 365 Business Premium będą mogli uzyskać dostęp do usługi Bookings w obszarze Uruchamianie aplikacji widocznym po zalogowaniu się w usłudze Office 365 w przeglądarce. Usługa Bookings nie wymaga przekierowywania firmowej poczty e-mail przez usługę Office 365, można więc nadal korzystać z tej samej usługi pocztowej.

Zacznij od zalogowania się w usłudze Office 365, otwarcia usługi Bookings w obszarze Uruchamianie aplikacji i kliknięcia przycisku Pobierz teraz. Podaj informacje na temat swojej firmy oraz usług, których będą dotyczyć rezerwacje klientów. Następnie kliknij przycisk Zapisz i opublikuj na karcie Strona rezerwacji, aby opublikować nową stronę planowania. Od tej pory klienci będą mogli rezerwować terminy wizyt w Twojej firmie. Prawda, że to proste?

Mamy nadzieję, że dzięki usłudze Bookings uda Ci się znaleźć więcej czasu na rozwijanie firmy, poprawić skuteczność umawiania na wizyty i zachować kontrolę nad swoją firmą w każdym miejscu i czasie. Będziemy wdzięczni za opinie na temat usługi Bookings — można je przekazywać na stronie głównej usługi.

Często zadawane pytania

Pyt. Kiedy będzie dostępna usługa Bookings?

Odp. Usługa Bookings jest obecnie udostępniana subskrybentom planu Office 365 Business Premium objętym programem udostępniania natychmiastowego (First Release). W kolejnych miesiącach zostanie ona udostępniona wszystkim użytkownikom z subskrypcją Business Premium na całym świecie.

Pyt. Które poziomy subskrypcji Office 365 mają dostęp do usługi Bookings?

Odp. Usługa Bookings będzie dostępna w ramach subskrypcji Office 365 Business Premium.

Pyt. Czy wszyscy pracownicy w firmie muszą mieć subskrypcje usługi Office 365?

Odp. Nie. Aby skonfigurować usługę Bookings i zarządzać nią, potrzebujesz tylko jednego konta z subskrypcją Office 365 Business Premium. Pracownicy mogą korzystać z dowolnej usługi poczty e-mail.

Pyt. Jak można zarządzać terminami wizyt spoza biura?

Odp. W ciągu kolejnych tygodni zostanie wydana aplikacja towarzysząca usłudze Microsoft Bookings, która pozwoli wyznaczonym użytkownikom z subskrypcją Office 365 zarządzać wszystkimi terminami i przeglądać je, a także umożliwi dostęp do wszystkich danych klientów.

Pyt. Czy moi klienci będą mieli dostęp do mojego prywatnego i firmowego kalendarza?

Odp. Nie. Klienci zobaczą tylko kalendarz rezerwacji opublikowany w Internecie. Możesz zdefiniować usługi, godziny i pracowników widocznych w tym kalendarzu.

Pyt. Czy klienci potrzebują konta Microsoft lub subskrypcji Office 365, aby móc umawiać wizyty w mojej firmie?

Odp. Nie. Strona rezerwacji jest dostępna publicznie. Aby umówić się na wizytę, klienci muszą tylko podać nazwę i adres e-mail. Na podstawie tych informacji usługa Bookings będzie im wysyłać potwierdzenia i przypomnienia.

Pyt. Czy moi klienci muszą pobrać aplikację, aby umawiać wizyty?

Odp. Nie. Klienci mogą korzystać ze strony internetowej obsługiwanej w dowolnej przeglądarce na urządzeniu mobilnym, tablecie czy laptopie. Aplikacja mobilna Bookings, która zostanie wkrótce wydana, będzie służyć do zarządzania kalendarzem rezerwacji przez właściciela firmy.