Co to jest zarządzanie danymi?
Zarządzanie danymi ma kluczowe znaczenie w administracji danymi przedsiębiorstwa i zabezpieczaniu ich. Poznaj podstawowe koncepcje zarządzania danymi i najlepsze rozwiązania.
Definicja zarządzania danymi
Zarządzanie danymi to system wewnętrznych zasad, które są stosowane w organizacjach, aby zarządzać danymi przedsiębiorstwa, uzyskiwać do nich dostęp i zabezpieczać je. Chociaż systemy mogą różnić się złożonością w zależności od organizacji, zawsze mają pewne wspólne cechy: procesy wewnętrzne, zasady, zdefiniowane role, metryki i standardy zgodności. Celem systemu jest pomoc ludziom w efektywnym i bezpiecznym korzystaniu z ogromnych ilości danych generowanych przez współczesne przedsiębiorstwa.
Znaczenie bezpieczeństwa danych jest nie do przecenienia. W związku z tym dobrze zaprojektowane zarządzanie danymi obejmuje nie tylko ochronę danych, ale też zarządzanie poufnymi danymi od momentu ich pozyskania do usunięcia.
Dlaczego zarządzanie danymi jest ważne
Firmy coraz częściej opracowują, stosują i wdrażają rozwiązania technologiczne w celu usprawnienia operacji biznesowych i dostarczania klientom większej wartości. Ta transformacja cyfrowa generuje zwiększone ilości danych (ze źródeł takich jak procesy wewnętrzne i metryki zewnętrzne) i przełamuje bariery informacyjne w organizacjach. Jak więc organizacje mogą to wszystko zorganizować?
Odpowiedzią jest zarządzanie danymi. Bezpieczne zarządzanie danymi zapewnia uporządkowanie i spójność danych, określa osoby z dostępem i bez dostępu do danych oraz pomaga organizacjom obsługiwać dane — zwłaszcza dane klientów — zgodnie z odpowiednimi normami i przepisami.
Dobrze zaprojektowane zarządzanie danymi odpowiada potrzebom organizacji — w zakresie objętości danych, uprawnień i wymagań dotyczących zgodności — zarówno teraz, jak i w przyszłości. Najskuteczniejsze systemy są zaprojektowane tak, aby rozwijały się wraz ze zmianami w organizacji.
Korzyści z zarządzania danymi
Dobrze zaprojektowane zarządzanie danymi zapewnia organizacjom różnorodne korzyści.
-
Jedno źródło prawdy
Spójne dane zwiększają wewnętrzną elastyczność działania, gdy wszystkie osoby podejmujące decyzje mają dostęp do tych samych informacji.
-
Zwiększona jakość danych
Organizacje podejmują bardziej świadome decyzje, gdy ich dane są bezpieczne w użyciu, kompletne i spójne.
-
Ulepszone zarządzanie danymi
Organizacje mogą szybko i konsekwentnie reagować na potrzeby, stosując kodeks postępowania i najlepsze rozwiązania w zakresie danych.
-
Szybsze i spójniejsze zapewnianie zgodności
Strategię zarządzania danymi można opracować z uwzględnieniem zgodności na każdym etapie, aby pomóc organizacji w odpowiednim przetwarzaniu i usuwaniu danych.
-
Zmniejszone koszty i zwiększona wartość
Spójne dane zwiększają skuteczność operacyjną, a także ułatwiają przyszłe audyty oraz efektywną alokację czasu i zasobów.
Wyzwania związane z zarządzaniem danymi
Chociaż nowa strategia zarządzania danymi może przynieść duże korzyści dla organizacji, zwykle istnieje kilka wyzwań, które należy rozważyć. Do tych wyzwań należą:
Wdrażanie w organizacji. Dobrze zarządzane dane są przydatne tylko wtedy, gdy organizacja dba o ich dostępność. Zarządzanie danymi jest najskuteczniejsze, gdy każdy zespół — kierownicy, interesariusze biznesowi, eksperci ds. danych — uzyskuje możliwość korzystania z danych organizacji dzięki szkoleniom rozwijającym umiejętności.
Zdefiniowane role i obowiązki. Zdefiniowanie ról i obowiązków związanych z zarządzaniem danymi zapewnia jasność co do tego, kto zarządza poszczególnymi aspektami procesu wdrażania. Role mogą obejmować takie stanowiska jak dyrektor ds. danych lub zarządca danych — każda organizacja może sama zdecydować, jaka struktura zespołu zarządzającego danymi najlepiej odpowiada jej potrzebom i dostępnym zasobom.
Dane podzielone na silosy. Wewnętrzne podziały w organizacji danych tworzą silosy — zbiory danych odizolowane od innych obszarów organizacji. Może to spowodować duplikację lub niespójność danych, gdy wszystko zostanie ujednolicone. Oczyszczenie i przygotowanie danych jest niezbędnym etapem wdrożenia skutecznej strategii zarządzania danymi — do uzyskania dobrych danych wyjściowych potrzebne są dobre dane wejściowe.
Jak działa zarządzanie danymi
Kluczowym elementem zarządzania danymi jest zarządzanie nimi od pozyskania do usunięcia, zwykle przy użyciu narzędzi do zarządzania danymi. Szczegóły mogą się różnić w zależności od organizacji i przypadków użycia, ale ten proces zarządzania obejmuje co najmniej następujące etapy:
- Pozyskiwanie. Firmy zarządzają nie tylko bezpiecznym gromadzeniem nowych danych (ze źródeł takich jak urządzenia i aplikacje Internetu rzeczy), ale też istniejącymi danymi zgromadzonymi przed wdrożeniem strategii zarządzania danymi.
- Magazynowanie. Firmy decydują, jak i gdzie przechowywać wszystkie gromadzone dane.
- Klasyfikacja. Dane są klasyfikowane, aby można było stosować odpowiednie zasady (np. w przypadku danych osobowych lub poufnych).
- Udostępnianie. Po uporządkowaniu dane są udostępniane użytkownikom, którzy ich potrzebują. Zasady klasyfikacji i zdefiniowane role zarządzania danymi określają, którzy użytkownicy wewnętrzni i zewnętrzni mogą uzyskiwać dostęp do poszczególnych typów danych.
- Archiwizacja. Niektóre dane są potrzebne tylko przez ograniczony czas, ale może zajść potrzeba odwołania się do nich później. Organizacje definiują, jakie dane należy przechowywać i jak je bezpiecznie magazynować w okresie, w którym są potrzebne.
- Usuwanie. Niektóre dane nie muszą być przechowywane, a w innych przypadkach organizacje mogą być zobowiązane do usuwania danych po pewnym czasie. W takich przypadkach dane są bezpiecznie usuwane — przepisy dotyczące zgodności mogą wymagać określonych czynności lub dowodu usunięcia.
Na wszystkich tych etapach dane muszą pozostać bezpieczne i zgodne z przepisami. Dobrze zaprojektowana strategia zarządzania danymi określa, jakie czynności i przepisy są potrzebne do zachowania zgodności i bezpieczeństwa. Narzędzie do zarządzania danymi może też pomóc w zapewnieniu bezpieczeństwa danych na każdym etapie ich cyklu życia.
Struktura zarządzania danymi
Struktura zarządzania danymi stanowi plan strategii dotyczącej danych. Integruje ona zasady, obowiązki, procedury i procesy dotyczące zarządzania przepływami danych w magazynie w chmurze.
-
Ochrona informacji
Stosowanie etykiet i szyfrowanie poufnych danych.
-
Ochrona przed utratą danych
Identyfikacja i zapobieganie niebezpiecznemu lub niewłaściwemu udostępnianiu, przesyłaniu lub wykorzystywaniu poufnych danych, zwłaszcza w celu zapewnienia zgodności z przepisami. Dowiedz się więcej o ochronie przed utratą danych.
-
Katalogowanie i odnajdowanie danych
Automatyczne identyfikowanie i rejestrowanie zasobów danych organizacji w celu umożliwienia wyszukiwania, opisywania i odnajdowania.
-
Klasyfikacja danych
Tagowanie danych przy użyciu informacji, oznaczeń prywatności lub innych metod klasyfikacji poufności w celu zapewnienia odpowiednich sposobów ochrony i użytkowania danych w przyszłości.
-
Zarządzanie własnością danych
Zapewnianie, że odpowiedzialne grupy lub osoby w organizacji mają możliwość dostępu, opisywania, ochrony i kontrolowania jakości danych.
-
Zabezpieczenia danych
Korzystanie z funkcji cyberbezpieczeństwa, aby stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa (w tym szyfrowanie, zaciemnianie i tokenizację) na podstawie klasyfikacji oraz zarządzać ochroną przed utratą danych w przypadku katastrofy lub cyberataku.
-
Suwerenność danych i transgraniczne udostępnianie danych
Ustanawianie jurysdykcyjnych zasad i zakazów dotyczących przechowywania, dostępu i przetwarzania danych.
-
Jakość danych
Zapewnianie, że dane są odpowiednie do określonych celów pod względem dokładności, kompletności, spójności, ważności, przydatności i terminowości.
-
Zarządzanie cyklem życia danych
Zdefiniowanie harmonogramu przechowywania danych z uwzględnieniem wymogów prawnych, regulacyjnych i dotyczących prywatności, tak aby dane były pozyskiwane, przechowywane, przetwarzane, udostępniane i usuwane w poprawny sposób.
-
Uprawnienia do danych i śledzenie dostępu
Udostępnianie danych tylko osobom potrzebującym dostępu oraz przeprowadzanie inspekcji dostępu w celu ewidencjonowania i zapewniania kontroli.
-
Pochodzenie danych
Śledzenie pochodzenia, przetwarzania i użytkowania danych.
-
Ochrona prywatności danych
Pomoc w ochronie prywatności podmiotów, których dane dotyczą, przy użyciu procesów i technologii, które odzwierciedlają przepisy prawne i przepisy dotyczące prywatności obowiązujące w organizacji.
-
Zaufane zarządzanie źródłami i kontrakty danych
Identyfikowanie zaufanych źródeł i definiowanie kontraktów dotyczących korzystania z danych, aby zapewnić, że dane pochodzą z uzgodnionego źródła prawdziwych informacji.
-
Etyczne użytkowanie i cele
Zapewnianie, że dane są przetwarzane (zwłaszcza przez sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe) w sposób, jakiego oczekują klienci, zgodnie z kodeksem etycznym firmy.
-
Zarządzanie danymi głównymi
Udostępnienie jednego, spójnego widoku danych opisującego podstawowe aspekty organizacji (takie jak produkt, klient lub struktura firmy) w celu zapewnienia dokładności i niezawodności podczas korzystania z danych.
Narzędzia i technologie zarządzania danymi
Organizacje mogą zdecydować się na opracowanie lub wybranie narzędzi i technologii zarządzania danymi, które są odpowiednie zarówno dla ich obecnych, jak i przyszłych potrzeb. Narzędzia do zarządzania danymi mogą być pomocne w następujących obszarach:
- Zwiększanie jakości danych przez weryfikację, czyszczenie i wzbogacanie.
- Rejestrowanie i interpretacja danych przez odnajdowanie, profilowanie i testy porównawcze.
- Zarządzanie danymi i śledzenie ich od pozyskania do usunięcia.
- Klasyfikowanie danych do celów wewnętrznych, takich jak zwiększenie istotności lub możliwości wyszukiwania.
- Przeprowadzanie inspekcji danych w sposób ciągły i w czasie rzeczywistym.
- Zapewnienie osobom, które wewnętrznie podejmują decyzje, możliwości zrozumienia danych i sposobu ich wykorzystania przez organizację.
Skalowalne rozwiązania oparte na chmurze, takie jak Zarządzanie cyklem życia danych Microsoft Purview, zostały zaprojektowane z myślą o zarządzaniu danymi w przedsiębiorstwie. Rozwiązania te pomagają organizacjom zarządzać danymi od pozyskania do usunięcia, umożliwiają kontrolę dostępu i wspierają kontrolę jakości.
Filary zarządzania danymi
Organizacje mogą stosować te filary jako wytyczne podczas projektowania swoich systemów zarządzania danymi.
-
Administracja
Ustanowienie zespołu ds. danych pomaga organizacjom administrować różnymi procesami i aspektami systemu zarządzania danymi. Sposób funkcjonowania tego zespołu zależy od zasobów organizacji i celów dotyczących danych.
-
Standardy
Reguły zarządzania danymi — często definiowane przez zespół ds. danych — pomagają systemowi zachować zgodność zarówno z procesami wewnętrznymi, jak i wszelkimi istotnymi przepisami dotyczącymi zgodności.
-
Odpowiedzialność za wyniki
Zdefiniowanie ról i obowiązków pomaga wyjaśnić, kto jest właścicielem poszczególnych elementów zarządzania.
-
Jakość
Ustanowione standardy jakości danych pomagają podejmować trafne decyzje biznesowe.
-
Transparentność
Niezbędne jest śledzenie danych — nie tylko samych danych, ale też sposobu ich pozyskiwania, przechowywania, obsługi i usuwania — na potrzeby przyszłych inspekcji.
Pięć najlepszych rozwiązań w zarządzaniu danymi
Oto pięć najlepszych rozwiązań, które organizacje mogą stosować, opracowując i wdrażając systemy zarządzania danymi:
- Wyznacz sponsora danych z kierownictwa. Wdrażanie zarządzania danymi zaczyna się od kierownictwa. Sponsor reprezentuje system i propaguje jego wykorzystanie w całej organizacji.
- Opracuj uzasadnienie biznesowe. Zidentyfikuj cele i korzyści organizacji, aby uzasadnić czas i zasoby wymagane do utworzenia systemu zarządzania danymi.
- Myśl wielkoskalowo, lecz zacznij od czegoś małego. Wyznacz cele dotyczące danych na wysokim poziomie, a następnie zaprojektuj szczegółowe cele projektu służące realizacji celów głównych.
- Zdefiniuj metryki. Mając dostęp do wielu wiarygodnych danych, należy rozsądnie wybierać, co należy mierzyć, tak aby organizacja wykorzystywała zasoby w najbardziej efektywny sposób.
- Komunikuj się stale. Nawet najbardziej przemyślana strategia zarządzania danymi będzie rosła i zmieniała się wraz z upływem czasu i zmianami sposobów użytkowania. Opracuj sposoby przekazywania opinii, aby zespół ds. danych mógł dostosowywać system do celów organizacji.
Rozwiązania do zarządzania danymi
Rozwiązania technologiczne mogą ułatwić i uprościć proces projektowania i wdrażania bezpiecznego zarządzania danymi. Organizacje mogą korzystać z narzędzi opartych na chmurze, takich jak Zarządzanie cyklem życia danych Microsoft Purview, na potrzeby ujednolicania, klasyfikowania, zarządzania i usuwania danych przy zachowaniu zgodności z przepisami. Korzystając z rozwiązania technologicznego, organizacje mogą zautomatyzować lub usprawnić niektóre zadania związane z zarządzaniem danymi, jednocześnie uwalniając zasoby zespołu ds. danych do pracy nad ważniejszymi projektami.
Dowiedz się więcej o rozwiązaniach zabezpieczających firmy Microsoft
Ochrona informacji i nadzór
Pomóż chronić dane i zarządzać nimi w dowolnym miejscu dzięki wbudowanym, inteligentnym, ujednoliconym i rozszerzalnym rozwiązaniom.
Microsoft Purview Information Protection
Pomóż chronić dane i zarządzać nimi dzięki wbudowanym, inteligentnym, ujednoliconym i rozszerzalnym rozwiązaniom.
Zarządzanie cyklem życia danych Microsoft Purview
Korzystaj z zarządzania informacjami, aby klasyfikować, przechowywać, przeglądać i usuwać treści oraz zarządzać nimi.
Ochrona przed utratą danych w Microsoft Purview
Identyfikuj niewłaściwe udostępnianie, przesyłanie lub wykorzystywanie poufnych danych w punktach końcowych, aplikacjach i usługach.
Często zadawane pytania
-
Zarządzanie danymi zapewnia uporządkowanie i spójność danych organizacji, określa osoby z dostępem i bez dostępu do danych oraz zachowuje zgodność ze sposobami korzystania z danych. Zarządzanie danymi wspiera zarówno obecne, jak i przyszłe potrzeby organizacji.
-
Struktura zarządzania danymi integruje zasady, obowiązki, procedury i procesy dotyczące sposobu zarządzania przepływami danych w magazynie w chmurze. Jest to podstawą strategii dotyczącej danych organizacji. Struktura obejmuje różne elementy, w tym bezpieczeństwo, własność, prywatność i klasyfikację danych.
-
Narzędzia do zarządzania danymi to rozwiązania technologiczne, które pomagają w opracowywaniu i wdrażaniu zarządzania danymi. Powinny one ułatwiać organizacjom zarządzanie danymi od pozyskania do usunięcia, umożliwiać kontrolę dostępu i wspierać kontrolę jakości. Na przykład Zarządzanie cyklem życia danych Microsoft Purview to skalowalne rozwiązanie oparte na chmurze, które umożliwia zarządzanie danymi w przedsiębiorstwie.
-
Kluczowe filary zarządzania danymi obejmują:
- Administracja — utworzenie dedykowanego zespołu ds. danych.
- Standardy — ustanowienie zasad i przepisów dotyczących wszystkich aspektów zarządzania danymi.
- Odpowiedzialność — zdefiniowanie ról i obowiązków, aby zawsze było jasne, kto jest właścicielem poszczególnych części i procesów systemu.
- Jakość — wyznaczenie standardów jakości danych dla organizacji.
- Przejrzystość — spójne śledzenie danych, w tym cyklu życia i użytkowania.
-
Po utworzeniu zespołu danych określ cele systemu. Zidentyfikuj kluczowe role i obowiązki, niezbędne uprawnienia i standardy zgodności z przepisami. Zidentyfikuj rozwiązania technologiczne i możliwości rozwoju umiejętności dla zespołu ds. danych i interesariuszy. Udostępnij w organizacji standardy, narzędzia i wymagania systemowe — dostosowuj je w razie potrzeby, aby się rozwijać i adaptować.
Obserwuj platformę Microsoft 365