Duas semanas em casa: o que aprendemos sobre o trabalho remoto

Nas duas semanas desde que nossa equipe em Puget Sound migrou para o trabalho remoto, a luta contra a COVID-19 se intensificou. Muitas pessoas em países do mundo inteiro estão apenas ficando em casa. E, com escolas, igrejas, empresas e escritórios fechados, estamos descobrindo como é realmente estar em casa com os familiares o tempo todo, enquanto nos mantemos produtivos e conectados às nossas equipes de trabalho. Há muito o que aprender. A situação atual tem feito minha equipe ter uma nova visão de tudo, desde agendar reuniões até a forma de gerenciar as equipes, e eu soube que vários clientes estão fazendo o mesmo. Queria compartilhar com vocês alguns dos aspectos importantes que descobrimos até o momento como uma equipe completamente remota. Espero que estas lições sejam úteis enquanto você passa pelas suas próprias experiências.

Uma observação rápida antes de entrarmos nos detalhes: usamos este espaço para compartilhar dicas, histórias de clientes e informações durante todo o surto da COVID-19. Esta publicação é uma continuação das dicas detalhadas que compartilhamos semana passada sobre como migrar para o trabalho remoto com o Microsoft Teams. Também fornecemos orientações sobre a migração para eventos ao vivo online, com detalhes sobre como usar as ferramentas da Microsoft e informações de nosso líder de eventos na Microsoft. Além disso, compartilhamos conselhos para departamentos de TI e CISOs, de líderes nessas áreas. Continuaremos a publicar mais conteúdo sobre trabalho remoto aqui nos próximos dias, portanto, volte sempre para conferir. Agora, vamos falar sobre as lições das duas últimas semanas.

1. Compartilhar orientações para o trabalho em casa

A maioria das organizações tem manuais de treinamento sobre como os funcionários devem navegar pelo ambiente comercial. Quando migramos para o trabalho remoto, percebemos rapidamente que os funcionários precisavam de orientações também para esse tipo de trabalho. Muitos de nós estão experimentando o trabalho remoto pela primeira vez e com muito pouco tempo para se preparar para a mudança. Nossa equipe tem perguntas: Como preparar um espaço em que você possa se concentrar? Como permanecer conectado quando não é possível se reunir pessoalmente? Por que parece que nunca é o momento certo de fazer uma pausa? Acrescente a isso o desafio de ter crianças ou outros familiares dependentes em casa, uma realidade para muitos de nós durante esta pandemia. É inevitável que alguns funcionários tenham dificuldades.

Para abordar essa necessidade, semana passada distribuímos um guia abrangente do trabalho em casa aos funcionários. Achamos que você poderia considerá-lo útil, portanto, criamos uma versão do cliente para você compartilhar com seus funcionários conforme adequado. Ele está repleto de dicas concretas sobre tudo, desde o ajuste de estações de trabalho físicas e virtuais até as práticas recomendadas para comunicar a disponibilidade aos colegas.

2. Gerenciar reuniões consecutivas

No escritório, reuniões consecutivas têm uma pausa natural entre elas. Há tempo uma caminhada no corredor, os primeiros momentos na mesa enquanto você espera todas as pessoas chegarem e a conversa casual que acontece entre os colegas de equipe. Geralmente, mal notamos esses pequenos intervalos em nossa semana de trabalho. Ao mudarmos para o trabalho remoto, percebemos o quanto precisamos deles para pontuar o ritmo de um dia com várias reuniões.

Como garantir que você e sua equipe se reúnam com a frequência necessária, mas com uma pausa entre as reuniões? Incentivamos os funcionários a agendar reuniões com conclusão para cinco minutos antes do fim da duração de uma hora ou meia hora. Isso reduz um pouco o tempo que vocês têm juntos, mas ajuda muito a evitar possíveis esgotamentos devido a reuniões consecutivas ininterruptas.

3. Criar espaço para as pessoas se desconectarem

Quando trabalhamos fora de casa, encontramos maneiras diárias de nos desconectarmos, muitas vezes sem nem precisar planejar. Fazer o jantar para a família, encontrar os amigos em uma aula de exercícios físicos depois do trabalho ou tirar uma soneca no ônibus para casa nos ajuda a nos desligarmos dos eventos do dia e nos prepararmos para o dia seguinte. Mesmo nas melhores circunstâncias, conseguir se desconectar quando você trabalha remotamente pode ser um desafio. Para ajudar os funcionários, começamos a oferecer sessões de meditação virtual para que eles participem quando precisarem de um momento para relaxar do trabalho.

Se você optar por fazer o mesmo, confira aqui algumas dicas práticas para compartilhar com os funcionários novos em aulas de meditação online. Primeiro, encontre um local silencioso em que você não será interrompido. Em seguida, deixe seu microfone no mudo para que outras pessoas possam aproveitar o silêncio. Por fim, use sua câmera para assistir ao líder da sessão e ver as orientações sobre técnicas de respiração. Depois que as assimilar, desligue sua câmera para se concentrar em acalmar sua mente.

4. Continuar impulsionando a cultura de equipe

De reuniões gerais à celebração de pequenas metas, uma cultura de equipe saudável depende de reuniões frequentes. Com tantas pessoas migrando de repente para o trabalho remoto, é tentador mudar para o modo “somente o básico”, adiando eventos importantes e momentos divertidos da equipe até tudo voltar ao normal.

Sempre que possível, é melhor continuar a criar uma cultura de equipe, mesmo quando for necessário fazer isso à distância. Há uma festa de aniversário agendada para um colega de equipe? Faça uma reunião no Teams e use os GIFs de aniversário. Está chegando o dia de uma grande conferência de vendas local? Comece a descobrir como realizá-la virtualmente. E, se for o momento da criação trimestral de equipe, basta fazê-la. Sua equipe estará mais do que pronta para compartilhar ideias e se conectar. As reuniões que ajudam a impulsionar a cultura da equipe podem parecer difíceis de ser realizadas remotamente, mas vale a pena um esforço extra para manter todos conectados e em andamento.

5. Praticar as principais habilidades de gerenciamento

Os funcionários contam com os gerentes para fazer o check-in, instruí-los durante as mudanças e demonstrar curiosidade em ajudá-los na solução de problemas e nas tarefas de criação. À medida que sua equipe explora uma maneira totalmente nova de trabalhar – ao mesmo tempo que enfrenta uma crise de saúde global – ela precisa mais do que nunca de seu suporte como gerente. Mas como gerenciar com êxito quando você está trabalhando à distância?

Compartilhamos o que aprendemos sobre o gerenciamento remoto no guia do trabalho em casa. Isso inclui reforçar a inclusão, fazer uma verificação frequente e orientar seus colegas de equipe para que descubram suas próprias melhores práticas de trabalho remoto, seja por meio de mensagens instantâneas online, reuniões virtuais ou outros. Todos os funcionários enfrentam desafios únicos no momento, e cada um abordará essa situação de maneira diferente. Como gerentes, é muito importante tentar compreender e reagir às necessidades individuais.

Essas lições refletem algumas das primeiras conclusões após duas semanas de aprendizado remoto. Do agendamento de reuniões à realização de pausas e ao gerenciamento eficaz das equipes remotas, estamos descobrindo muito sobre essa nova maneira de trabalhar. Tenho certeza de que essas lições terão um valor duradouro que irá além do surto da COVID-19, uma vez que as organizações em todo o mundo continuarão a priorizar o trabalho remoto. Mas gostaríamos de saber mais sobre o que você e sua equipe estão pensando e aprendendo. Participe da conversa em nossa comunidade Habilitar o trabalho remoto.