Alterações às ofertas de armazenamento no Microsoft 365 Educação

A Microsoft introduziu alterações às ofertas de armazenamento no conjunto de aplicações do Microsoft 365 para Educação a partir de agosto de 2024*.  Todos os inquilinos escolares recebem 100 TB de armazenamento partilhado gratuito no OneDrive, SharePoint e Exchange, com 50 GB a 100 GB adicionais de armazenamento partilhado por utilizador pago das subscrições A3 e A5, respetivamente (excluindo os Benefícios Utilização por Estudantes).

Com o armazenamento partilhado, o limite total de armazenamento de uma instituição é a quantidade máxima de armazenamento que todos os utilizadores juntos podem utilizar. Além disso, a partir de 1 de fevereiro de 2024, os utilizadores do Office 365 A1 (subscrição gratuita) foram limitados a um máximo de 100 GB de armazenamento do OneDrive dentro dos 100 TB de armazenamento partilhado do inquilino institucional. As instituições têm a opção de comprar armazenamento incremental adicional, com base nas suas necessidades. Alguns dos benefícios que esperamos ver incluem ajudar as instituições a reduzir alguns dos riscos de segurança associados ao armazenamento legado e à expansão de dados, uma das principais preocupações para a maioria dos responsáveis pela gestão de riscos, ao mesmo tempo que reduzimos a nossa pegada ambiental conjunta.

*Nota Importante: A imposição técnica está agora em vigor. Pode pedir o relatório de armazenamento no centro de administração do Microsoft 365 para descobrir quanto armazenamento o inquilino da sua instituição está a utilizar. Para tal, visite admin.microsoft.com e siga este caminho: Centro de administração do Microsoft 365 > Relatórios > Armazenamento.

Com a mudança para a nuvem, os ficheiros armazenados, dados e contas não utilizadas aumentaram significativamente ao longo do tempo, à medida que mais e mais ficheiros e dados armazenados proliferaram sem um plano para o fim do ciclo de vida. Isto não é sustentável do ponto de vista dos custos e coloca as instituições de ensino e os respetivos estudantes em risco de uma falha de segurança de dados. Atualmente, a educação é o setor mais afetado pelo cibercrime, com o ensino básico e secundário a ser alvo de mais de 80% dos ataques de malware no local de trabalho .

Além disso, os ficheiros armazenados que já não são utilizados têm um impacto na nossa pegada de carbono e mais de metade de todos os dados armazenados pelas organizações não têm uma finalidade útil. O armazenamento destes dados "obscuros" ocupa espaço nos servidores e resulta no aumento do consumo de eletricidade, gerando 4% das emissões globais de gases com efeito de estufa em 2020.¹ A Microsoft está empenhada na segurança e privacidade dos dados institucionais e dos estudantes, bem como na redução da nossa pegada de carbono coletiva. Os nossos datacenters já são construídos com os mais altos padrões ambientais em mente. Com esta alteração, os clientes de educação podem ajudar a fazer a sua parte.
 

Finalmente, a missão da Microsoft na educação é capacitar os estudantes, corpo docente e instituições de ensino a alcançarem mais. Para cumprir esta missão, a Microsoft continua a inovar em novas tecnologias, ferramentas e serviços para educadores, como os novos Aceleradores de Aprendizagem , lançados no início deste ano para ajudar os estudantes a ler e com outras competências essenciais. Atualmente, a Microsoft fornece os conjuntos de aplicações do Office 365 e Microsoft 365 para Educação através de concessões de software gratuitas ou com descontos significativos comparativamente aos preços comerciais. Com estas novas atualizações, podemos continuar a investir em inovações significativas enquanto fornecemos esses serviços a mais instituições em todo o mundo.

¹ Fórum Económico Mundial

Para ajudar as instituições com esta transição, a Microsoft está a fornecer um conjunto de ferramentas gratuitas para ajudar a gerir o processo ponto a ponto, incluindo ferramentas para visualizar a utilização e alocação de armazenamento atual no OneDrive, SharePoint e Exchange e para gerir mais facilmente dados e ficheiros armazenados no fim do ciclo de vida que já não são necessários. Atualmente, a maioria das instituições (99,96%) está muito abaixo da respetiva alocação de armazenamento. Com novas ferramentas, todas as instituições podem gerir melhor as respetivas informações e definir políticas de governação informadas. Para ver o perfil de armazenamento atual do seu inquilino institucional e aceder às novas ferramentas de gestão de armazenamento, aceda ao Centro de Administração do Microsoft 365. Para obter orientações sobre armazenamento, transfira o eBook Orientações sobre o Armazenamento do Microsoft 365.

Cada inquilino de instituição tem uma capacidade de armazenamento base de 100 TB. As licenças de utilizador pagas do Microsoft 365 e do Office 365 A3 e A5 adicionam 50 GB ou 100 GB respetivamente ao agrupamento de armazenamento. Além disso, as instituições podem adquirir armazenamento partilhado adicional em incrementos de 10 TB por 300 USD estimados em retalho/mês para adicionar ao conjunto de inquilinos.

Para descobrir a sua capacidade, utilize este cálculo: 100 TB + (n.º de utilizadores pagos do A3 x 50 GB) + (n.º de utilizadores pagos do A5 x 100 GB) + (armazenamento adicional adquirido) = capacidade/limite.

Eis um exemplo:

Limite Predefinido de 100 TB (102 400 GB)

+ 500 Licenças de Corpo Docente A3 (25 000 GB)
+ 1000 Licenças de Corpo Docente A5 (100 000 GB)
+ 3x Pacotes de Armazenamento de 10 TB (30 720 GB)

= Alocação/Limite de Armazenamento Agrupado Total (258 120 GB)

Para obter detalhes e uma lista completa de licenças que contribuem para o armazenamento agrupado, visite a página Web de Atualização da Descrição de Serviço do Office 365 Educação .

Pode pedir o relatório de armazenamento no Centro de Administração do Microsoft 365 para descobrir quanto armazenamento o inquilino da sua instituição está a utilizar. Para tal, visite admin.microsoft.com e siga este caminho: Centro de Administração do Microsoft 365 > Relatórios > Armazenamento.

O armazenamento agrupado faz parte especificamente do OneDrive, SharePoint e Exchange. No caso do SharePoint, o armazenamento inclui todos os sites. No caso do Exchange, inclui as caixas de correio de utilizador, partilhadas e de grupo. No entanto, as caixas de correio arquivadas, públicas e de deteção não estão incluídas no limite de armazenamento.

Os utilizadores pagos contribuem para o agrupamento de armazenamento. Os Benefícios Utilização por Estudantes (SUB) e ex-alunos não contribuem para o agrupamento. No entanto, todos os utilizadores, incluindo SUB e ex-alunos, consomem armazenamento do agrupamento. A Microsoft recomenda a definição de limites nos grupos de utilizadores para gerir melhor o agrupamento de armazenamento no inquilino da instituição.

Para ajudar as instituições com esta transição, a Microsoft está a fornecer um conjunto de ferramentas gratuitas para ajudar a gerir o processo ponto a ponto, incluindo ferramentas para visualizar a utilização e a alocação de armazenamento atuais no OneDrive, SharePoint e Exchange, bem como ferramentas para gerir mais facilmente dados armazenados ou ficheiros armazenados no fim do ciclo de vida que já não são necessários. As novas ferramentas seguintes estão disponíveis para ajudar as equipas de TI a gerir o armazenamento:

Ver o armazenamento atual

• Veja o limite de armazenamento agrupado e a discriminação do consumo por serviços

• Veja os principais consumidores de armazenamento no OneDrive, SharePoint e Exchange

Gerir e limpar o armazenamento

• Defina limites de armazenamento do OneDrive em volume

• Gere um relatório de utilizadores inativos para efetuar uma eliminação em volume.

Gestão de armazenamento do utilizador final

• Permita aos utilizadores verem e gerirem o armazenamento do OneDrive

Para obter orientações sobre armazenamento, transfira o eBook de Orientações sobre o Armazenamento do Microsoft 365.

*Disponível em 2024

Se o inquilino da sua instituição tiver ultrapassado ou estiver perto do limite de armazenamento, tem algumas opções:

• Defina limites e limpe o armazenamento existente, ao referenciar o ebook de Orientações sobre o Armazenamento do Microsoft 365
• Compre licenças adicionais de utilizadores pagos para adicionar ao seu agrupamento de armazenamento (50 GB para licenças Microsoft 365 A3 e 100 GB para licenças A5)
• Compre armazenamento adicional em incrementos de 10 TB (300 USD estimados em retalho/mês)

Os administradores receberão notificações de aviso a 80% e 90% da capacidade de armazenamento do inquilino. Se atingir os 100%, o administrador receberá outra notificação e terá 30 dias para tomar medidas. Após 30 dias, se não tiverem sido tomadas medidas, o armazenamento será bloqueado no estado só de leitura para o SharePoint e o OneDrive.

O Exchange não será afetado. Os seus utilizadores podem continuar a receber e enviar informações. Poderá eliminar conteúdos do OneDrive e do SharePoint. A Microsoft recomenda limpar o armazenamento e remover os sites ou conteúdos ou aumentar a sua capacidade de armazenamento através de licenças A3 ou A5 adicionais, pacotes de armazenamento adicionais ou opções de armazenamento amovível, como o M365 Archive, os Ficheiros do Azure ou o Armazenamento de Blobs do Azure.

Os utilizadores receberão notificações de aviso quando estiverem perto do limite de armazenamento. Por predefinição, receberá uma notificação quando atingir, pelo menos, 90% da capacidade de armazenamento. Quando atingirem 100% da capacidade, o OneDrive do utilizador será limitado ao acesso só de leitura. Os utilizadores não poderão carregar, editar ou sincronizar novos ficheiros no OneDrive e os ficheiros existentes permanecerão no estado só de leitura. No entanto, os utilizadores ainda poderão transferir ficheiros, eliminar ficheiros e esvaziar caixotes do lixo.