Apresentamos o toolkit de freelance do Microsoft 365 – uma solução para criar e dimensionar a sua equipa de trabalhadores freelancer

Com uma inserção cada vez maior na economia de biscates (o mercado de trabalho constituído por trabalhadores independentes que assinam contratos a curto prazo), as empresas estão a começar a testar as capacidades dos freelancers e a incluí-los nos projetos. De acordo com o Future Workforce Report, 47 por cento dos gestores de contratações de empresas recorreram aos serviços de freelancers (face aos 44 por cento do ano anterior), enquanto cerca de 9 em 10 gestores de contratações afirmaram estar abertos ao recurso a trabalhadores freelancer, em vez do recurso a trabalhadores temporários através de uma empresa de recrutamento. Para ajudar as empresas a complementar ou transformar digitalmente as suas soluções convencionais de recrutamento de colaboradores, vamos lançar o toolkit de freelance do Microsoft 365, um conjunto selecionado de ferramentas, modelos e práticas recomendadas que permite aos nossos clientes iniciar, executar e gerir programas de regime freelance à escala. 

A economia de biscates, que inclui freelancers, consultores, prestadores de serviços e proprietários individuais de empresas, está em expansão. Segundo a Staffing Industry Analysts, em 2015, o valor total gasto em trabalho por biscates foi de 792 mil milhões USD. Os especialistas acreditam que, dentro de 10 anos, a maioria das equipas de trabalhadores dos EUA irá participar na economia de biscates. Além disso, segundo a Field Nation, 86 por cento dos trabalhadores independentes optam intencionalmente pelo trabalho freelance.

Este facto tem grandes implicações para as empresas. Para terem êxito num ambiente de grande competitividade em que a tecnologia e as necessidades dos clientes mudam rapidamente, as empresas têm de demonstrar agilidade e capacidade de adaptação a novos modelos empresariais para recorrerem a trabalhadores externos. Embora a adição de trabalhadores freelancer a pedido dê bons resultados observáveis em termos de rapidez e eficácia, os métodos de transformação dos processos e políticas existentes não estão definidos.

O nosso parceiro para o lançamento deste toolkit é a Upwork, um dos maiores mercados online a nível mundial com um número superior a 375 000 freelancers em mais de 180 países. Formámos uma parceria específica com a Upwork Enterprise, a solução completa de conformidade e contratação de freelancers da Upwork.

O toolkit de freelance do Microsoft 365 oferece soluções para as principais causas de dificuldades com que as empresas se deparam ao implementar um programa de freelance, incluindo: comunicações internas e consciencialização, colaboração em equipa, análise de dados e automatização de fluxos de trabalho.

Comunicações internas e consciencialização

Um dos maiores desafios do lançamento de um programa empresarial de freelance é a promoção da consciencialização e educação entre os intervenientes e utilizadores internos. Os colaboradores precisam de um local em que possam começar a aprender sobre o funcionamento do programa, aceder à formação necessária e rever as práticas recomendadas para o contacto com os freelancers.

O toolkit de freelance do Microsoft 365 satisfaz esta necessidade com o modelo de site de comunicação do SharePoint, um local que possibilita a consulta dos detalhes do programa para ajudar a acelerar a adoção e integração do trabalho freelance, incluindo:

• Repositório de documentação e apresentações relevantes sobre o programa.
• Casos de utilização para mostrar aos colaborares os tipos de projetos que podem realizar com freelancers.
• FAQs com as principais questões dos colaboradores empresariais.
• Um modelo de interação para ajudar a interagir com freelancers no conjunto de recursos especializados do SharePoint.

Consulte o nosso infográfico do site de comunicação do SharePoint para saber mais.

Colaboração em equipa

A natureza dos projetos empresariais de freelance exige que os membros de equipa colaborem em múltiplos ficheiros, façam a gestão de variadas tarefas e comuniquem em diferentes fusos horários. Para manter as equipas multifuncionais e multigeográficas a trabalhar para o mesmo objetivo, o toolkit de freelance do Microsoft 365 fornece orientação sobre a utilização do Microsoft Teams como um centro avançado para o trabalho em equipa que reúne chats, reuniões, chamadas, ficheiros e aplicações numa só área de trabalho partilhada.

Com o Teams, as empresas podem gerir as necessidades de comunicação e colaboração dos seus freelancers, nomeadamente através de:

• Comunicação – equipas públicas e privadas para o debate entre membros.
• Gestão de tarefas – um local para controlar o progresso e alinhar o fluxo de trabalho de cada membro da equipa, através de integração com ferramentas de gestão de projetos como o Microsoft Planner.
• Armazenamento de ficheiros – um local para armazenar ficheiros partilhados e obtê-los através de pesquisa inteligente.
• Acesso de convidados externos – a capacidade de utilizadores externos em todo o mundo colaborarem em todos os aspetos dos projetos de freelance através da versão gratuita do Teams.
• Segurança – o acesso de convidados externos a equipas específicas de cada projeto mantém as suas informações protegidas sem permitir o acesso total.

Consulte o nosso infográfico do Teams para saber mais.

Análise de dados

Um grande desafio do dimensionamento de um programa empresarial de freelance é a recolha, o controlo e a comunicação de indicadores chave de desempenho. O toolkit de freelance do Microsoft 365 tira partido do Microsoft Power BI, um serviço de análise empresarial que fornece informações ao recolher dados de múltiplas origens em tempo real, simplifica a preparação de dados e produz relatórios e dashboards personalizados e de fácil compreensão.

O Power BI ajuda os gestores empresariais de programas a:

• Tomar decisões baseadas em dados.
• Comparar os resultados dos programas de freelance aos resultados das soluções de recrutamento convencionais.
• Identificar as equipas da sua organização que estão atualmente a tirar partido de freelancers por tipo de área de trabalho, para ajudar a identificar futuras oportunidades na sua empresa.

Para melhorar as funcionalidades base do Power BI e adaptá-las a um ambiente de freelance, o toolkit de freelance oferece:

• Um modelo do Power BI com visualizações de exemplo.
• Um conector do Power BI para obter dados de origens distintas em dashboards.
• Um modelo de interação para ajudar a interagir com freelancers no conjunto de recursos do Power BI.

Consulte o nosso infográfico do Power BI para saber mais.

Automatização do fluxo de trabalho

Um programa empresarial de freelance exige aprovisionamento, conformidade e monitorização, e oferece um processo fácil para os seus colaboradores em simultâneo. Para reduzir a necessidade de conclusão manual de tarefas repetitivas, o toolkit de freelance do Microsoft 365 utiliza o Microsoft Flow para criar fluxos de trabalho automatizados entre aplicações e serviços que enviam notificações, sincronizam ficheiros e recolhem dados.

Por exemplo, o Microsoft Flow pode ajudar os responsáveis pela tomada de decisões a automatizar os seguintes cenários:

• Formação e conformidade dos colaboradores. Ao aceder ao site de comunicação do SharePoint do programa de freelance, os colaboradores podem inscrever-se na versão piloto ao concluir um vídeo de formação de conformidade suportado pelo Microsoft Stream.
• Inscrição da comunidade interna. Após concluir o vídeo de formação de conformidade, um colaborador é automaticamente adicionado a um canal do Teams interno em que os colaboradores podem colaborar e partilhar experiências com outras pessoas que façam parte do programa.
• Criação de uma conta da Upwork. Após a adição de um colaborador ao canal do Teams, as respetivas informações de conta (que incluem o nome e endereço de e-mail) são enviadas para a Upwork para fins de criação de conta e publicação de ofertas de emprego na plataforma.

Para além das funcionalidades base do Microsoft Flow, o toolkit de freelance oferece:

• Estudos de caso para mostrar como pode utilizar o Microsoft Flow num programa empresarial de freelance.
• Um modelo de interação para ajudar a interagir com freelancers no conjunto de recursos do Microsoft Flow.

Consulte o nosso infográfico do Microsoft Flow para saber mais.

O nosso percurso e o que aprendemos

Tal como muitos dos nossos clientes, a Microsoft também está no processo de explorar formas de integrar responsavelmente os trabalhos freelance no ambiente empresarial. No ano passado, concluímos mais de 2000 projetos de freelance, realizados por 25 equipas internas e centenas de colaboradores, em áreas como a escrita, a investigação, a edição de vídeos, a tradução, o design e a ciência de dados.

No entanto, não foi fácil chegar até aqui. Tivemos de proceder a uma transformação interna da empresa e criar uma infraestrutura que conseguisse suportar a complexidade de um programa empresarial de freelance. Este percurso levou-nos à criação do toolkit de freelance do Microsoft 365, que combina as nossas melhores aplicações empresariais de produtividade com ferramentas, práticas recomendadas e modelos selecionados para satisfazer as necessidades específicas dos programas empresariais de freelance. O nosso trabalho foi recompensado. Até à data, verificámos uma poupança mensurável de tempo e dinheiro.

Começar a utilizar

O toolkit de freelance do Microsoft 365 está disponível sem custos adicionais, como parte de uma subscrição do Office 365 Enterprise ou Microsoft 365 Enterprise. Saiba mais sobre o toolkit de freelance do Microsoft 365 e uma subscrição do Microsoft 365 Enterprise.

Tenha em atenção: Cada empresa terá de analisar e determinar as suas próprias necessidades (incluindo fatores como o processamento de dados e os requisitos de conformidade) e deverá utilizar os respetivos investimentos existentes do Microsoft 365 que considere adequados.

Saiba mais sobre o percurso do toolkit de freelance com a Upwork.