Destaque-se com o Microsoft Excel no Office 365

A mensagem de hoje foi escrita por Jeremy, um dos gémeos que participou no Desafio dos Gémeos: Office 365 versus Office 2019.

Quando a Microsoft me convidou a mim e ao meu irmão gémeo Nathan para virmos a Redmond ao seu estúdio de filmagens para participar num “desafio”, não fazíamos ideia do que se iria passar. Disseram-nos que ia ser divertido e que só tínhamos de agir naturalmente. Estamos sempre prontos para novos desafios, por isso aceitámos. Quando lá chegámos, soubemos que íamos competir um contra o outro, mas de uma forma que nunca tínhamos experimentado.

Deram-nos várias tarefas para concluirmos com duas versões diferentes do Excel. O Nathan ficou com o Excel para Office 2019 e eu fiquei com o Excel para Office 365. Nós nem sabíamos que existiam duas versões diferentes do Excel e muito menos como as duas iriam rivalizar.

Acabei por superar o Nathan em todas as tarefas, graças à ajuda da inteligência artificial (IA) e de uma funcionalidade chamada Tipos de Dados no Excel para Office 365.

Desde essa altura que tenho utilizado o Excel para Office 365 de forma diferente e pensei que seria uma pena guardar todas estas novas competências que aprendi na Microsoft só para mim.

Eis algumas das minhas funcionalidades favoritas para poupar tempo:

1. Tipos de dados no Excel – esta ferramenta de investigação é incrível. Poderá ver-me a utilizá-la para adicionar as capitais, a população e as maiores cidades de todos os 50 estados dos EUA em pouquíssimo tempo (arrasei completamente o meu irmão neste desafio), mas tenho-a utilizado para monitorizar os meus investimentos na bolsa. Posso ver facilmente um intervalo de dados em todas as minhas posições com um simples clique, permitindo-me identificar tendências e (espero eu) tomar melhores decisões de investimento. Os meus amigos na Microsoft disseram-me que serão implementados mais tipos de dados no futuro, por isso fique atento para ver o que virá a seguir.

2. Ideias – esta funcionalidade permite-lhe identificar tendências, padrões e valores atípicos no seu conjunto de dados e compreender os seus valores em poucos segundos. É como se tivesse um especialista em dados a analisar os seus valores e a dar sugestões sobre o que podem indicar: só que não precisa do especialista! A funcionalidade Ideias também o ajuda a apresentar os seus dados através do gráfico ou formato mais adequado ao tipo de dados. Para obter Ideias, clique no ícone de relâmpago no canto superior direito do friso, no separador Base.

3. Matrizes Dinâmicas – esta funcionalidade é um pouco complexa, mas vem facilitar imenso tarefas que anteriormente eram muito complexas. Se tiver dificuldades em filtrar dados para localizar informações acionáveis, as Matrizes Dinâmicas farão com que se sinta um profissional da segmentação de dados. Pode filtrar, ordenar e isolar dados sem ter de escrever inúmeras fórmulas personalizadas. Com as Matrizes Dinâmicas, qualquer fórmula que devolva uma matriz de valores irá preencher as células vizinhas vazias, permitindo obter uma matriz de valores ao trabalhar numa única célula. Existem várias novas funções que facilitam a criação de folhas de cálculo que anteriormente seriam praticamente impossíveis de criar. Joe McDaid, gestor de programas sénior na Microsoft, explica isto muito melhor do que eu.

4. Comentários por tópicos – os utilizadores de longa data do Excel conhecem a importância desta funcionalidade. Antes era difícil deixar um comentário numa célula específica de um livro. Agora, com as @menções e as respostas aninhadas, pode facilmente seguir as conversas sobre os conteúdos de uma célula e interagir diretamente com os seus colegas. Juntamente com a capacidade de cocriar em tempo real, torna muito mais fácil trabalhar em folhas de cálculo com múltiplos colaboradores e fazer edições em qualquer dispositivo. Apesar de achar que isto é incrível no Excel, também funciona no Word e PowerPoint, caso queira utilizá-los.

5. Brevemente: Inserir Dados a Partir de Imagens – tinha mesmo de partilhar isto, mas fica só entre nós. Quando estive na Microsoft, vi a pré-visualização de uma funcionalidade que está em desenvolvimento. Esteja atento nos próximos tempos (princípio da primavera de 2019). Quantas vezes já esteve numa reunião e alguém desenhou um conceito num quadro que teve de ser recriado manualmente no Excel? Já não tem de voltar a introduzir esses dados! É mesmo a sério, não tem de escrever nada. Pode simplesmente utilizar a funcionalidade Inserir Dados a Partir de Imagens. O Excel extrai os conteúdos de uma imagem e converte-os em células. Só precisa de um clique e já está!

Estas são apenas algumas das minhas funcionalidades favoritas do Excel para Office 365. Se quiser experimentá-las, mas não tiver o Office 365, pode obter uma versão de avaliação gratuita.

Nota: as funcionalidades Ideias, Matrizes Dinâmicas e Inserir Dados a Partir de Imagens estão disponíveis em modo de pré-visualização para os subscritores do Office 365 inscritos noprograma Office Insider.