Proporcione clareza com a ajuda de organogramas
Dê a conhecer a estrutura da sua equipa às pessoas com um organograma profissional criado no Microsoft Visio.
O que é um organograma?
Um organograma representa visualmente a estrutura interna de uma organização: por exemplo, quem responde a determinada pessoa. Este tipo de gráfico pode ser criado com um papel e uma caneta ou através de software de organogramas profissional, como o Microsoft Visio.
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Organograma hierárquico
Um organograma hierárquico é o tipo de organograma mais comum. Organiza as pessoas pela posição que detêm na empresa. Pense numa organização com um presidente ou CEO. Esta pessoa é colocada no topo do gráfico e todas as outras são organizadas de forma hierárquica nas posições abaixo.
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Organograma divisional
Muitas organizações dividem as suas equipas por produto, divisão ou até mesmo subsidiárias independentes. Cada equipa atua de forma autónoma e possui os recursos de que necessita para atingir os seus objetivos individuais. As organizações deste tipo são geralmente retratadas através de um organograma divisional, que ajuda a explicar o fluxo operacional independente de cada equipa.
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Organograma matricial
Embora seja comum num contexto empresarial, nem todas as empresas organizam a sua equipa hierarquicamente. Por exemplo, as pessoas podem responder a mais de um gestor ou a estrutura de comunicação pode mudar de forma a abranger diferentes tipos de projetos. Neste caso, um organograma matricial seria uma representação de dados mais adequada.
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Organograma por linha
Os organogramas por linha são uma das estruturas organizacionais mais simples. Nestes tipos de organizações, a autoridade recai fortemente sobre a cadeia de comando. O nível de autoridade segue uma estrutura de cima para baixo (como uma cascata) e cada responsável de departamento tem o poder para tomar qualquer decisão que julgue ser do melhor interesse dos seus subordinados.
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Organograma horizontal
Um organograma horizontal é normalmente utilizado para retratar organizações com poucos ou nenhuns quadros intermédios. O gráfico pode refletir somente dois níveis: os administradores de topo e as pessoas que ocupam outras funções na empresa. Muitas vezes, estas organizações assumem uma abordagem mais coletiva no que diz respeito à tomada de decisões.
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Organograma baseado em equipas
À medida que as empresas continuam a adaptar-se à nova realidade do mundo do trabalho, organizar as pessoas em torno da resolução de problemas e de uma tomada de decisões eficaz está a tornar-se cada vez mais comum. Visualmente, este tipo de trabalho em equipa é representado mediante um organograma baseado em equipas onde as pessoas são organizadas de modo flexível para maximizar a colaboração.
Dê vida às suas melhores ideias
Com dezenas de modelos prontos a utilizar e centenas de formas personalizáveis, o Visio faz com que seja fácil e divertido criar elementos visuais avançados.
Quando utilizar um organograma
Comunique a estrutura organizacional entre equipas
Não existe uma forma mais rápida de explicar como uma equipa funciona do que através de um organograma. Este é especialmente útil para apresentar a empresa a uma nova contratação ou para explicar as mudanças que irão ocorrer ao abrigo de uma nova liderança.
Um organograma concebido para a comunicação em equipa deve ser o mais simples possível e, ao mesmo tempo, incluir todas as informações necessárias, tais como quem compõe ou quem é responsável por cada equipa, as funções específicas que essas pessoas ocupam na organização e a forma como as decisões são tomadas.
O Microsoft Visio permite que qualquer pessoa crie elementos visuais fáceis de compreender com confiança. Escolha entre dezenas de modelos pré-criados, diagramas de introdução e stencils e utilize as opções de personalização do software para garantir que tudo tem o aspeto pretendido.
Garanta o alinhamento com as alterações à estrutura da equipa
Todas as organizações passam por um período de mudança à medida que o trabalho evolui ou que os recursos oscilam. Quando isto acontece, também se torna necessário rever a estrutura da organização.
Um organograma bem elaborado consegue explicar os ajustes que estão a ser feitos à estrutura e aos recursos da equipa, de modo a garantir que todos estão a par das alterações e do motivo destas.
Cocrie diagramas de aspeto profissional com o Microsoft Visio para permitir uma tomada de decisões eficaz e resolução de problemas em tempo real que possam auxiliar na preparação para a reestruturação da equipa.
Tenha tudo preparado para iniciativas de novas contratações
O planeamento da equipa de trabalhadores (ou previsão e preparação de necessidades de recrutamento futuras) é um dos passos para garantir o sucesso durante um período de crescimento da organização. O objetivo é identificar lacunas e criar um plano para colmatá-las antes que surjam.
Os organogramas podem ser uma ferramenta útil para visualizar o estado atual das equipas, bem como projetar o seu estado em várias fases no futuro. Esta pode ser uma atividade colaborativa que ajude a envolver as pessoas ao longo do processo.
O Microsoft Visio permite-lhe dar voz aos seus pensamentos. Debata ideias com os seus colegas, visualize o problema em questão e faça um mapa das próximas mudanças na sua equipa.
Documente o histórico geracional
Embora os organogramas sejam maioritariamente utilizados para representar a estrutura de uma empresa, eles servem outros fins, tais como traçar o histórico geracional da organização. Em grande medida, as famílias assumem uma estrutura idêntica à das organizações, com níveis hierárquicos que remontam a gerações.
O Microsoft Visio é um ótimo recurso para quem pretende documentar formalmente as pessoas que compõem a respetiva árvore genealógica. Adicione nomes, datas de nascimento, graus de parentesco e outros detalhes importantes numa folha Excel e, em seguida, carregue-a para o Visio ou crie a sua árvore genealógica de raiz com o modelo Organograma.
Como criar um organograma
Os organogramas podem ir desde diagramas simples a diagramas complexos com múltiplas páginas baseados em informações de uma origem de dados externa. As formas que escolher para o seu organograma podem apresentar informações básicas, como o nome e o título de uma pessoa, ou podem incluir mais detalhes, como as respetivas informações de contacto.
Criar um organograma útil começa por escolher uma ferramenta de diagramas que seja eficiente e fácil de utilizar. Com dezenas de diagramas de introdução e várias opções de personalização, o Visio é uma excelente opção. Assim que tiver selecionado o seu software de organogramas, pode começar a criar o seu diagrama.
Começar com um modelo ou o Assistente de Organogramas
O Visio inclui diversos modelos incorporados que foram concebidos para poder criar o seu organograma da forma mais simples possível. Também pode estruturar o seu organograma através da caixa de diálogo Assistente de Organogramas, que lhe permite associar formas automaticamente, criar hierarquias e até adicionar imagens, caso o pretenda.
Automatizar a criação de organogramas com o suplemento Data Visualizer do Visio
Crie diagramas fantásticos e de elevada qualidade com o suplemento Data Visualizer do Visio para o Excel com a sua conta escolar ou profissional do Microsoft 365. Os diagramas são esboçados automaticamente com base nos dados contidos num livro do Excel. A partir daí, pode editar o diagrama no Visio, que sincroniza automaticamente com o Excel.
Gerar organogramas a partir do Active Directory
Crie um organograma visualmente apelativo em apenas alguns minutos ao utilizar as informações armazenadas no Microsoft Active Directory (AD). Atualize o organograma para ver imediatamente as atualizações feitas aos dados no AD.
Aprenda as noções básicas de como criar um organograma no Visio.
Transforme a sua empresa
Através desta série de webinars, saiba como o Microsoft Visio e o Microsoft 365 pode ajudar as empresas a evoluir num mundo que mudou substancialmente ao longo do último ano.
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Um organograma proporciona uma visão geral rápida sobre a estrutura da empresa a todos.
Garanta a clareza no local de trabalho
Melhore o trabalho em equipa ao comunicar visualmente ideias complexas.
Crie o seu próprio organograma
Veja este vídeo para saber como pode utilizar o Assistente de Organogramas no Visio.
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Compare as versões do Visio
Compare o Visio no Microsoft 365, Visio (Plano 1), Visio (Plano 2) e as principais funcionalidades incluídas em cada versão.
Crie o seu organograma no Visio
Saiba como pode criar organogramas na aplicação Visio na Web ou de computador através deste artigo de suporte.
Crie o seu organograma no Excel
Leia este artigo para saber como pode criar organogramas com o suplemento Data Visualizer do Visio no Excel.
Perguntas mais frequentes
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Os organogramas são uma forma eficaz de mostrar a estrutura, os níveis hierárquicos e as relações entre equipas e colaboradores numa empresa. Os organogramas também podem ajudar a explicar a realidade dentro de uma organização em constante evolução ou de grande complexidade.
O modelo Organograma no Visio na Web e no Visio no Microsoft 365 é um ótimo ponto de partida. Basta arrastar as formas marcadas com cores para a tela para representar executivos, gestores, assistentes, consultores e até mesmo lugares vagos na sua equipa, departamento ou organização. -
Sim. O Visio no Microsoft 365 permite que todos os utilizadores do Microsoft 365 criem organogramas de aspeto profissional, bem como fluxogramas, diagramas de rede básicos, diagramas Venn, diagramas de blocos e outros diagramas empresariais.
Aceda ao Visio com o Microsoft 365 no seu computador ou alargue a sua experiência para um browser, onde pode ver, criar e editar organogramas e outros diagramas armazenados na nuvem. O Visio na Web é atualizado constantemente, pelo que nunca terá de instalar uma nova versão.
Siga este tutorial para principiantes para saber como pode criar o seu próprio organograma com uma subscrição do Microsoft 365 ou compare funcionalidades nas FAQ do Visio na Web. -
No Visio, pode personalizar o aspeto das formas ao alterar as respetivas cores do texto, tipo de letra, cores e padrões de preenchimento, estilo e espessura das linhas ou sombras. Também pode inserir imagens num diagrama do Visio (como o logótipo da sua empresa ou um autocolante da biblioteca de imagens do Visio) para dar um toque pessoal.
Saiba como pode formatar uma forma no Visio e inserir uma imagem num diagrama do Visio com a ajuda destes tutoriais úteis. -
A ligação de dados está disponível apenas através da aplicação de computador do Visio. No entanto, pode ver diagramas com dados ligados no Visio na Web.
Se os dados de que precisa para criar o seu organograma já existem numa folha de cálculo do Excel ou num diretório do Microsoft Exchange Server, o Visio pode criar formas e conectores automaticamente para o seu diagrama.
O Visio suporta atualmente várias origens de dados, incluindo:- Livros do Microsoft Excel
- Bases de dados do Microsoft Access
- Listas do Microsoft SharePoint Foundation
- Bases de dados do Microsoft SQL Server
- Diretórios do Microsoft Exchange Server
- Informações do Azure Active Directory
- Outras origens de dados OLEDB ou ODBC
Para funcionar corretamente no Visio, a origem de dados tem de incluir colunas para o nome do colaborador, um identificador exclusivo e a pessoa a quem o colaborador responde.
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