Vă prezentăm Kitul de instrumente Microsoft 365 pentru programe de lucru independent: o soluție de lansare și scalare a forței de muncă alcătuite din freelanceri

Cu participare din ce în ce mai mare pe piața muncii la comandă („gig economy”), piața muncii subcontractate alcătuită din lucrători independenți care încheie contracte pe termen scurt, întreprinderile încep să testeze și să includă talente independente pentru a susține proiecte. Potrivit Raportului privind ocuparea forței de muncă în viitor, 47% din managerii care fac angajări în organizații de tip întreprindere au utilizat freelanceri (față de 44% anul precedent), în timp ce aproximativ 9 din 10 manageri care fac angajări afirmă că sunt mai dispuși să lucreze cu freelanceri decât cu angajați temporari printr-o firmă de recrutare. Pentru a ajuta întreprinderile să transforme digital sau să completeze soluțiile convenționale de personal subcontractat, lansăm Kitul de instrumente Microsoft 365 pentru programe de lucru independent, un set selecționat de instrumente, șabloane și bune practici conceput pentru a-i ajuta pe clienții noștri să lanseze, să execute și să gestioneze programe de lucru independent pe scară largă. 

Piața muncii la comandă, care include freelanceri, consultanți, contractori și soloprenori, este în plină evoluție. Potrivit Staffing Industry Analysts, în 2015 suma totală cheltuită pentru piața muncii la comandă a fost de 792 de miliarde de dolari. Experții consideră că în următorii 10 ani un procent și mai mare din forța de muncă din SUA va fi implicată în piața muncii la comandă. În plus, potrivit Field Nation, 86% dintre lucrătorii independenți aleg în mod intenționat să lucreze pe cont propriu.

Implicațiile pentru organizațiile de tip întreprindere sunt profunde. Pentru a prospera într-un mediu extrem de competitiv în care tehnologia și necesitățile clienților se schimbă cu repeziciune, întreprinderile trebuie să fie agile și să se adapteze la noi modele de business pentru a duce lucrurile la bun sfârșit cu talente externe. În timp ce adăugarea la acest mix a talentelor independente la cerere oferă rezultate cuantificabile în ceea ce privește viteza și eficiența, calea către transformarea politicilor și proceselor existente este în mare măsură nedefinită.

Partenerul nostru în lansarea acestui kit de instrumente este Upwork, una dintre cele mai mari piețe globale online cu peste 375.000 de freelanceri în peste 180 de țări. Am încheiat un parteneriat special cu Upwork Enterprise, soluția de cooptare de talente independente și de conformitate end-to-end.

Kitul de instrumente Microsoft 365 pentru programe de lucru independent oferă soluții pentru principalele puncte de conflict întâmpinate de întreprinderi atunci când implementează un program de lucru independent, inclusiv: comunicații interne și conștientizare, colaborare la nivel de echipă, analiză de date și automatizarea fluxului de lucru.

Comunicații interne și conștientizare

Una dintre principalele provocări legate de lansarea unui program de lucru independent la nivel de întreprindere constă în stimularea conștientizării și educației în rândul participanților direct interesați și al celor care l-au adoptat pe plan intern. Angajații au nevoie de un loc în care să învețe cum funcționează programul, să aibă acces la formarea necesară și să revizuiască cele mai bune practici pentru colaborarea cu freelancerii.

Kitul de instrumente Microsoft 365 pentru programe de lucru independent rezolvă acest lucru cu șablonul de site de comunicare: un magazin unic pentru detaliile programului în vederea accelerării adoptării și implementării programului de lucru independent, inclusiv:

• Depozit pentru documentația și prezentările relevante despre program.
• Cazuri de utilizare pentru a le prezenta angajaților tipurile de proiecte pe care le pot duce la bun sfârșit cu ajutorul freelancerilor.
• Întrebări frecvente adăugate la întrebările principale de la angajații întreprinderii.
• Un șablon de angajament menit a vă ajuta să vă conectați cu freelancerii din arsenalul de talente alcătuit din specialiști SharePoint.

Pentru informații suplimentare, consultați graficul informativ al site-ului de comunicare SharePoint.

Colaborare la nivelul echipei

Prin natura lor, proiectele de lucru independent la nivel de întreprindere impun membrilor echipei să colaboreze la mai multe fișiere, să gestioneze diverse activități și să comunice pe fusuri orare diferite. Pentru a face ca echipele interfuncționale din mai multe zone geografice să meargă în aceeași direcție, Kitul de instrumente Microsoft 365 pentru programe de lucru independent furnizează instrucțiuni privind utilizarea Microsoft Teams ca hub puternic pentru lucrul în echipă care reunește chaturi, întâlniri, apeluri, fișiere și aplicații într-un singur spațiu de lucru partajat.

Cu Teams, întreprinderile își pot gestiona necesitățile de comunicare și colaborare privind programul de lucru independent, mai ales prin:

• Comunicare: echipe publice și private, pentru ca membrii să participe la discuții.
• Gestionarea activităților: un singur loc pentru a urmări progresul și a alinia fluxul de lucru al fiecărui membru al echipei prin integrarea cu instrumente de management de proiect, cum ar fi Microsoft Planner.
• Stocarea fișierelor: un singur loc de stocare a fișierelor partajate și regăsirea lor prin căutare inteligentă.
• Accesul invitaților externi: posibilitatea ca utilizatori externi din întreaga lume să colaboreze la toate aspectele proiectelor specifice programelor de lucru independent prin versiunea gratuită Teams.
• Securitate: accesul invitaților externi la echipe specifice proiectului vă păstrează informațiile în siguranță, fără a asigura acces la nivel larg.

Pentru informații suplimentare, consultați Graficul informativ Teams.

Analiza datelor

O provocare majoră în scalarea unui program de lucru independent la nivel de întreprindere constă în capturarea, urmărirea și comunicarea KPI-urilor de performanță. Kitul de instrumente Microsoft 365 pentru programe de lucru independent valorifică Microsoft Power BI, un serviciu de analiză de business care oferă detalii prin colectarea de date în timp real din mai multe surse, simplificarea pregătirii datelor și elaborarea de rapoarte și tablouri de bord particularizate și ușor de înțeles.

Power BI îi ajută pe managerii de program de întreprindere:

• Să ia decizii pe baza datelor.
• Să compare rezultatele programului de lucru independent cu soluțiile convenționale privind personalul.
• Să identifice echipele din organizație care folosesc în prezent talentele independente după tipul de disciplină, pentru a ajuta la identificarea de oportunități viitoare în cadrul firmei.

Pentru a îmbunătăți funcționalitatea de bază din Power BI pentru un mediu format din lucrători independenți, kitul de instrumente pentru programe de lucru independent oferă:

• Un șablon Power BI cu exemple de vizualizări.
• Un conector Power BI pentru a extrage datele din diferite surse în tablouri de bord.
• Un șablon de angajament pentru a vă ajuta să vă conectați cu freelancerii din arsenalul de talente Power BI.

Pentru informații suplimentare, consultați Graficul informativ Power BI.

Automatizarea fluxului de lucru

Un program de lucru independent al unei întreprinderi presupune asigurarea accesului, conformitatea și monitorizarea, totul în timp ce oferă un proces fără fricțiuni pentru angajații dvs. Pentru a reduce necesitatea finalizării manuale a unor activități repetitive, Kitul de instrumente Microsoft 365 pentru programe de lucru independent utilizează Microsoft Flow pentru a crea fluxuri de lucru automatizate între aplicații și servicii care trimit notificări, sincronizează fișiere și colectează date.

De exemplu, Microsoft Flow poate ajuta factorii de decizie din domeniul afacerilor să automatizeze următoarele scenarii:

• Instruirea angajaților și conformitatea. Vizitând Site-ul de comunicare SharePoint pentru programul de lucru independent, angajații se pot înregistra pentru programul-pilot parcurgând un video de instruire privind conformitatea susținut de Microsoft Stream.
• Înscrierea în comunitatea internă. După ce parcurge videoclipul de instruire privind conformitatea, angajatul este adăugat automat la canalul Teams intern, unde angajații pot colabora cu alte persoane care participă la program și pot partaja experiențe.
• Crearea unui cont Upwork. După ce angajatul este adăugat la canalul Teams, informațiile aferente contului său, care includ numele și adresa de e-mail, sunt trimise la Upwork pentru crearea unui cont pe platformă, astfel încât angajatul să poată începe să posteze lucrări pe platformă.

Pe lângă funcționalitatea de bază a Microsoft Flow, kitul de instrumente pentru programe de lucru independent oferă:

• Studii de caz pentru a arăta cum puteți utiliza Microsoft Flow în cadrul unui program de lucru independent la nivel de întreprindere.
• Un șablon de implicare pentru a vă ajuta să vă conectați cu freelanceri din arsenalul de talente Microsoft Flow.

Pentru mai multe informații, consultați Graficul informativ Microsoft Flow.

Călătoria întreprinsă și ce am învățat

La fel ca mulți dintre clienții săi, Microsoft explorează în prezent modul în care să îmbine în mod responsabil implicarea programului de lucru independent cu mediul întreprinderii. Anul trecut, am finalizat peste 2.000 de proiecte de lucru independent în redactare, cercetare, editare video, traducere, proiectare și procesarea datelor, cu participarea a 25 de echipe interne și a sute de angajați.

Dar nu a fost ușor să ajungem în acest punct, a trebuit să ne transformăm noi înșine la nivel intern și să construim o infrastructură care să poată susține complexitatea unui program de lucru independent la nivel de întreprindere. Astfel, am ajuns să dezvoltăm Kitul de instrumente Microsoft 365 pentru programe de lucru independent, care reunește principalele noastre aplicații de productivitate a întreprinderii cu instrumente, șabloane și cele mai bune practici selecționate pentru a satisface necesitățile specifice programelor de lucru independent la nivel de întreprindere. Aceste eforturi au fost pe deplin răsplătite. Până în prezent am observat reduceri substanțiale de costuri și economii însemnate de timp.

Noțiuni de bază

Kitul de instrumente Microsoft 365 pentru programe de lucru independent este disponibil fără costuri suplimentare ca parte a unui abonament Office 365 Enterprise sau Microsoft 365 Enterprise. Aflați mai multe despre Kitul de instrumente Microsoft 365 pentru programe de lucru independent și abonamentul Microsoft 365 Enterprise.

Rețineți: Fiecare întreprindere va trebui să evalueze și să stabilească propriile necesități, inclusiv chestiuni precum gestionarea datelor și cerințele privind conformitatea, precum și să utilizeze actualele investiții în Microsoft 365 pe care le consideră adecvate.

Aflați mai multe despre călătoria privind kitul de instrumente pentru programe de lucru independent cu Upwork.