COVID-19 a afectat viața oamenilor din întreaga lume. Restricțiile de călătorie și noile reguli privind adunările publice mari au schimbat obiceiurile de zi cu zi a milioane de oameni. În ultimele săptămâni, mulți dintre colegii și clienții mei m-au întrebat: Ce putem face pentru a da o mână de ajutor?
Lily Zheng, o bună prietenă și colegă a mea, locuiește în Shanghai. Am lucrat cu ea literalmente umăr la umăr în China, însă de cele mai multe ori ne-am întâlnit pe Microsoft Teams. Cu puțin timp în urmă, Lily a întocmit o scrisoare pentru clienții regionali vizând lecțiile pe care ea și echipa ei le-au învățat lucrând de la distanță, pentru a se ține departe de epidemie. Scrisoarea ei ne-a inspirat echipa să facem Microsoft Teams disponibil gratuit pentru acele persoane care au început să lucreze de la distanță în aceste timpuri tulburi. Am vrut să împărtășesc gândurile ei cu persoane din întreaga lume, care ar putea beneficia de pe urma experienței echipei noastre din Shanghai. Sper că, la fel ca mine, le veți considera utile.
Iar acum îi dau cuvântul lui Lily.
Stimați clienți,
Numele meu este Lily Zheng. Sunt angajat Microsoft, trăiesc și lucrez în Shanghai. Pe măsură ce epidemia COVID-19 continuă să lovească milioane de oameni din China, s-a înregistrat o creștere vertiginoasă în ceea ce privește lucrul de la distanță. Parcă fiecare școală, spital și firmă din China ar fi acum o organizație distribuită, chiar și numai temporar. De la izbucnirea unei epidemii, cum ar fi COVID-19, la situații de urgență imprevizibile cauzate de vreme, există nenumărate motive pentru care lucrul de la distanță poate deveni dintr-odată necesar. Am vrut să vă împărtășesc trei lecții pe care eu însămi le-am învățat în ultimele săptămâni și alte trei lecții pe care le-am preluat de la clienți, pe măsură ce se adaptau la lucrul de la distanță.
La fel ca mulți dintre dvs., informațiile despre virus mi-au ajuns prima dată la urechi în ianuarie, în principal de pe rețelele de socializare. Dar nu am realizat ce impact serios urma să aibă decât cu puțin timp înainte de Anul Nou Chinezesc. Întrucât un val mare de persoane au călătorit pentru Festivalul Primăverii, numărul celor afectați a început să crească vertiginos. La 23 ianuarie, guvernul a închis provincia Hubei pentru a stopa răspândirea virusului. A doua zi, fiind ajunul Anului Nou, familia mea plănuise să iasă la un film. Când am auzit din presă că cinematografele din oraș fuseseră închise, am înțeles cât de critică era situația în privința epidemiei. Două zile mai târziu, guvernul a anunțat luarea unei măsuri fără precedent: aceea de a anula evenimentele asociate Festivalului de Primăvară. Eu însămi mi-am anulat vacanța cu familia plănuită cu mult timp în urmă. Deși copiii au fost devastați, sănătatea și siguranța au trebuit să primeze.
Zheng și colegii ei de echipă de la Microsoft, din China, colaborează îndeaproape deși lucrează de la distanță.
Așadar, ce răspund când lumea întreabă cum reușim să lucrăm în această perioadă în China? Lucrul de la distanță a eliminat timpul petrecut pe drum până la serviciu și grija privind modul în care îmbrăcăm. Și cum multe restaurante sunt închise, ne exersăm cu toții talentele culinare. Însă, întrucât copiii nu merg nici ei la școală, iar bonele sunt și ele închise în casă, poate fi o provocare să te menții productiv.
Ce am învățat lucrând de la distanță
În timp ce echipa noastră este obișnuită să lucreze de la distanță, ultimele săptămâni au clarificat ce înseamnă cu adevărat să te bucuri de succes și să dai randament în timp ce lucrezi de la distanță. Iată cele mai bune trei lecții pe care le-am desprins.
Mențineți-vă în stare bună.
Măsura de a lucra de la distanță a fost luată pentru a ne proteja sănătatea fizică, reducând la minimum contactul cu virusul. Toată lumea înțelege asta. Mai puțin evident este însă că a lucra de-acasă poate presupune un stres aparte. Să-ți faci timp pentru exerciții fizice, pentru a mânca sănătos și pentru a te bucura de momente de relaxare departe de ecrane reprezintă cheia în menținerea bunăstării mentale atunci când lucrezi de-acasă.
Implicați-vă.
Când lucrezi de la distanță, poate fi tentant să amâni lucrurile. Dar echipele care prosperă la distanță găsesc modalități de a face aproape totul online. Dacă ați planificat întâlniri unu-la-unu, păstrați-le. Dacă ați planificat întâlniri mai mari, țineți-le. Dacă sunteți în căutarea unei idei pentru viitoarea prezentare, nu ezitați să începeți un apel video.
Susțineți-vă colegii de echipă.
O altă lecție desprinsă din această experiență este că cea mai bună modalitate de a rămâne pozitiv și plin de energie este să îi susții pe ceilalți. Noi utilizăm instrumentele noastre online nu doar pentru lucru, ci și pentru a partaja fotografii cu familia și animalele noastre de companie și pentru a ne interesa de ceilalți pe tot parcursul zilei. Încurajările sunt benefice nu doar pentru a ne ridica moralul, ci și pentru a menține echipa unită atunci când lucrăm în locuri diferite.
Ce am învățat de la clienți
Pe parcursul câtorva săptămâni, am văzut clienții din China transformându-și literalmente modul în care lucrează. Iată trei lucruri pe care le-am învățat de la clienți și care vă pot ajuta să vă conduceți organizația la succes.
Deschideți imediat liniile de comunicare.
Atunci când angajații dvs. lucrează de la distanță, este mai important ca oricând să vă asigurați că toată lumea este la curent cu informațiile legate de firmă. Unul dintre clienții noștri, o importantă firmă de asigurări cu sediul în Asia, a început să transmită mesaje video personalului său, pentru a se asigura că toți au acces la cele mai recente informații. Întrucât cu toții căutăm să facem un echilibru între lucrul de acasă, îngrijirea copiilor și alte provocări, videoclipurile înregistrate le oferă tuturor ocazia de a se menține informați atunci când nu pot participa la o întâlnire sau o sesiune de informare în direct.
Mențineți-vă în mișcare.
Deși poate fi tentant să amânați planurile până când toată lumea se adună, firmele de aici găsesc modalități de a face lucrurile să meargă înainte. La încurajarea guvernului, multe școli au reușit să își înceapă activitatea la timp, mutând totul online. Ele și-au susținut elevii întocmind planificări clare, găzduind evenimente care ridică moralul, cum ar fi competițiile culinare, și comunicând atent proiectele și alte informații astfel încât elevii să nu se simtă copleșiți.
Chiar și întâlnirile mari pot fi mutate online.
Mulți dintre noi sunt obișnuiți cu apeluri rapide sau cu chaturi video cu câțiva colegi de echipă, dar întâlnirile mari, oficiale, pot fi și ele ținute cu succes online. Întrucât un număr mare de angajați optează să lucreze de la distanță, spitalele de aici își țin ședințele cu personalul tot la distanță, în siguranță. Un spital din Dalian, de pildă, organizează întâlniri de proporții mari cu personalul prin intermediul Teams. Între elementele cheie pentru a avea succes în cazul întâlnirilor online se numără stabilirea unei agende clare, exercițiul integrării prin soluționarea tuturor problemelor audio încă de la începutul întâlnirii și luarea de notițe clare pentru a le partaja ulterior ca o continuare a discuției. Rețineți, de asemenea, că, dacă organizația dvs. permite, puteți să înregistrați întâlniri pentru cei care nu pot să participe la ele.
Nici eu și nici multe alte persoane din întreaga lume nu ne-am imaginat că vom păși astfel în noul an. Dar am învățat multe de aici! Iar Teams s-a dovedit un instrument incredibil de puternic, care ne-a ajutat să ținem piept încercărilor. Multe persoane nu știu: Teams este deja disponibil gratuit. Puteți accesa aici pentru a afla mai multe. Indiferent de instrumentele pe care alegeți să le utilizați, sper că aceste sfaturi vă vor fi utile și vă doresc dvs. și familiilor dvs. tot binele din lume!
