Держите руку на пульсе с Microsoft Bookings

Как известно любому владельцу бизнеса, планирование встреч с клиентами часто отнимает много времени. Обмен письмами по электронной почте, телефонные звонки и рассылка напоминаний легко могут заполнить весь день, не оставив времени на действительно важные задачи. Чтобы сделать планирование встреч проще и эффективнее для вас, ваших сотрудников и клиентов, мы разработали новую службу Office 365 под названием Microsoft Bookings.

Планирование деловых встреч через Интернет

Служба Bookings предоставляет вашей компании уникальную веб-страницу, на которой ваши клиенты могут планировать встречи, даже если вы не можете ответить на телефонный звонок или сообщение электронной почты. Использовать эту веб-страницу совсем несложно: клиент просто выбирает нужную услугу и время, когда доступен кто-либо из ваших сотрудников, а затем вводит свои контактные данные и заказывает встречу.

Веб-страница отлично выглядит и на крупных дисплеях, и на мобильных устройствах. Ссылку на страницу планирования встреч можно легко добавить в сообщения, отправляемые клиентам, на веб-сайт компании или ее страницу в Facebook.

Клиенты могут заказывать встречи с представителями вашей компании с любого устройства.

Своевременные подтверждения и напоминания

Каждый клиент, не явившийся на встречу, – это трата времени и упущенная выгода. Чтобы неявок было как можно меньше, Bookings отправляет клиенту подтверждение сразу после заказа встречи и предлагает ему добавить встречу в календарь. Увы, этого достаточно не всегда, поэтому в Microsoft Bookings вы также можете настроить напоминание, которое будет заблаговременно отправлено клиенту в указанное вами время.

Легкость переноса и отмены встреч

Иногда вашим клиентам нужно перенести или отменить назначенную встречу. С Microsoft Bookings они легко смогут сделать это самостоятельно. Для этого достаточно щелкнуть встречу в календаре или ссылку в сообщении с подтверждением, а затем на веб-странице планирования выбрать другой день или время встречи или отменить ее. Не любите, когда приходится отменять встречу в последнюю минуту? Нет проблем. Вы сами указываете, когда хотите получить заблаговременное уведомление, будь то час до встречи или целая неделя.

Ваши клиенты могут легко отменить или перенести встречу.

Управление встречами и сведениями о клиентах в любом месте

Все заказанные клиентами встречи отображаются в централизованном календаре, что помогает следить за предстоящими делами. Вы можете переносить встречи, отменять их или переназначать другим доступным сотрудникам. Чтобы быстро спланировать встречу во время личного или телефонного разговора с клиентом, можно открыть сведения о доступности сотрудников в «разделенном представлении».

С Bookings вы можете быстро получить ясное представление о занятости сотрудников – через Интернет или с телефона.

В Bookings также доступен список клиентов, чтобы вам было удобнее связываться с ними. Каждый раз, когда клиент создает встречу на вашей странице планирования (или вы создаете встречу для клиента в своем календаре), служба Bookings автоматически создает соответствующий контакт в списке клиентов.

Всеми этими функциями можно управлять через Интернет, и они легко доступны с панели навигации Office 365. Для тех случаев, когда вас нет в офисе, в ближайшие месяцы мы выпустим мобильное приложение Bookings, с помощью которого вы сможете легко и удобно управлять встречами и связываться с клиентами.

В приложении Bookings можно просматривать сведения о встречах и клиентах.

Автоматическое добавление встреч в календари сотрудников

Забыть о встрече могут не только ваши клиенты, поэтому Bookings автоматически добавляет новые и обновленные встречи в ваш календарь и календари ваших сотрудников. Bookings прекрасно работает с календарем Outlook в Office 365. Если же вы с сотрудниками используете календарь Outlook.com или Google, нет проблем: Bookings легко интегрируется и с этими календарями.

Развивайте свой бизнес вместе с нами

Вы усердно работаете над развитием бизнеса, и по мере роста вашей компании служба Bookings будет расти вместе с вами. Вы можете создать разные страницы заказа встреч и легко добавить в службу новых сотрудников. Тратить дополнительные средства на создание новых страниц заказа встреч не потребуется. Подписка на Office 365 дополнительным сотрудникам также не нужна.

Как получить доступ к Bookings

В настоящее время мы развертываем службу Bookings для подписчиков на план Office 365 бизнес премиум, участвующих в программе раннего доступа. Для остальных подписчиков на Office 365 она будет развернута в ближайшие месяцы. Как только служба Bookings станет доступна, любой подписчик на план Office 365 бизнес премиум сможет запустить ее с помощью средства запуска приложений на веб-сайте Office 365. Bookings не требует, чтобы ваша деловая почта передавалась через Office 365, поэтому как-либо изменять вашу почтовую систему не нужно.

Чтобы приступить к работе, войдите в Office 365, откройте Bookings с помощью средства запуска приложений и нажмите кнопку Получить сейчас. Предоставьте краткие сведения о своей компании и услугах, которые будут заказывать ваши клиенты. Затем просто нажмите кнопку Сохранить и опубликовать на странице заказа встреч, чтобы опубликовать свою веб-страницу с расписанием. После этого ваши клиенты смогут заказывать встречи с сотрудниками вашей компании. Как видите, ничего сложного!

Мы надеемся, что служба Bookings сэкономит вам время для развития бизнеса, поможет проводить встречи максимально эффективно и позволит оставаться в курсе дел, где бы вы ни находились. Расскажите нам о своих впечатлениях от работы со службой Bookings, оставив отзыв на ее домашней странице.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос. Когда служба Bookings станет доступна?

Ответ. В настоящее время мы развертываем ее для подписчиков на Office 365 бизнес премиум, участвующих в программе раннего доступа, а в ближайшие месяцы она станет доступна всем подписчикам на Office 365 бизнес премиум во всем мире.

Вопрос. Какие подписки на Office 365 предоставляют доступ к приложению Bookings?

Ответ. Приложение Bookings доступно по подписке на Office 365 бизнес премиум.

Вопрос. Должны ли все сотрудники компании быть подписаны на Office 365?

Ответ. Нет. Чтобы установить приложение Bookings и управлять им, нужна только одна подписка на Office 365 бизнес премиум. Остальные сотрудники могут использовать любую службу электронной почты.

Вопрос. Как управлять встречами, находясь вне офиса?

Ответ. В ближайшие недели группа Microsoft Bookings выпустит дополнительное приложение, которое позволит подходящим пользователям с подпиской на Office 365 просматривать встречи и данные клиентов и управлять ими.

Вопрос. Будут ли мои клиенты видеть мой личный или деловой календарь?

Ответ. Нет. Ваши клиенты будут видеть только календарь Bookings, опубликованный вами в Интернете. Службы, временные интервалы и данные сотрудников, отображаемые в календаре, указываете вы сами.

Вопрос. Нужна ли моим клиентам для заказа встреч учетная запись Майкрософт или подписка на Office 365?

Ответ. Нет. Ваша страница Bookings общедоступна. Для заказа встречи вашим клиентам достаточно предоставить имя и адрес электронной почты, чтобы служба Bookings могла отправить подтверждение и напоминание.

Вопрос. Нужно ли моим клиентам скачивать приложение для заказа встреч?

Ответ. Нет. Для заказа встреч используется ваша веб-страница, доступная через любой браузер на мобильных устройствах, планшетах и настольных компьютерах. Разрабатываемое мобильное приложение Bookings предназначено только для владельцев бизнеса, чтобы они могли управлять своими календарями Bookings.