Защита данных — самого ценного ресурса для небольших компаний
Предприниматели во всем мире сталкиваются с самыми разными трудностями: от привлечения и удержания ценных сотрудников на ограниченном рынке труда до изменения требований к рабочим местам. Компаниям важно пользоваться новейшими инструментами на всех своих устройствах, чтобы оставаться конкурентоспособными. Работать эффективно — значит освободить время для задач, которые получаются у вас лучше всего, и сосредоточиться на клиентах и сотрудниках. Именно здесь на помощь приходят полезные инструменты и технологии. Вы можете конкурировать за ценные кадры, пользуетесь последними разработками, и ваши сотрудники могут работать из любой точки мира? В таком случае вы обязаны задуматься о новых способах защиты данных от стремительно возрастающего количества угроз.
14 января 2020 года завершится поддержка Windows 7, а вскоре после этого и Office 2010, поэтому важно принять необходимые меры, чтобы не просто эффективно работать, но и обеспечивать максимальный уровень безопасности. Microsoft 365 бизнес включает Office 365, Windows 10 и новейшие возможности защиты данных — все, что нужно, чтобы обезопасить современное устройство, где бы вы ни находились.
В рамках Национальной недели малого бизнеса мы отмечаем успех небольших компаний, которые используют Microsoft 365 бизнес, чтобы развиваться, конкурировать и поддерживать высокое качество обслуживания клиентов, и при этом успешно работать в команде и обеспечивать безопасность. Сегодня я хочу поделиться вдохновляющими историями трех клиентов и сообщить о нашем предложении для предпринимателей, которые хотят преобразовать свои компании: мы предоставляем скидку 15 % на годовую подписку на Office 365 бизнес премиум. (Предложение действительно в США с 5 по 11 мая 2019 года.)
Компания PUR
В 2010 году Джей Клейн (Jay Klein), основатель и генеральный директор компании PUR, организовал доставку продукции до двери, чтобы быть ближе к своим покупателям и распространить новость о том, что PUR создала жевательную резинку без аспартама. Эта стратегия похожа на те, что используют политики в предвыборной гонке. Это скромное начало дало старт бизнесу, который сегодня продает свой товар в более чем 50 странах и 50 000 магазинах розничной торговли. В компании работает 65 сотрудников в Канаде, США и Европе, но несмотря на такое глобальное распространение в мире, бизнесу еще есть куда расти.
С развитием компании появлялись и новые потребности в защите данных, удаленной совместной работе и управлении мобильными устройствами. PUR выбрала Microsoft 365, чтобы успевать за стремительным ростом и успехом своего продукта.
Успех принес с собой реальные проблемы найма и удержания сотрудников. Начали проявляться угрозы безопасности от фишинга и других действий злоумышленников. Сотрудники на разных континентах нуждались в более безопасных, быстрых и надежных каналах для совместной работы и коммуникации. Компания искала готовое решение, которое не требует локального технического обслуживания, может расти вместе с их бизнесом и отвечает потребностям сотрудников в безопасных инструментах для командной и удаленной работы. PUR нашла все, что было нужно, в Microsoft 365.
Сейчас сотрудники для эффективного взаимодействия используют сохраняемые чаты и возможности совместной работы над документами в Teams. Также в компании стали больше использовать мобильные устройства, и, как никогда остро, стал вопрос о гибком управлении этими устройствами и приложениями. В PUR пользуются Intune, чтобы регулировать доступ к данным компании с мобильных устройств, обеспечивать соответствие этих устройств протоколам безопасности и управлять приложениями, с которыми работают сотрудники. Внедрение Intune также помогло PUR сократить время настройки устройства нового работника с целого дня до менее чем одного часа.
Наряду с существенными улучшениями в области взаимодействия, безопасности, мобильности и аналитики, Церис Кук (Cerys Cook), вице-президент PUR по кадрам и корпоративной культуре, отмечает, что влияние этих изменений на людей — это главное достижение компании. «С точки зрения качества жизни и с бизнес-позиции показателей удержания кадров, мы видим, что сейчас наши сотрудники чувствуют себя не просто членами команды, но и частью большой семьи, — сказал Кук. — Это многое значит для нас».
Организация Meals on Wheels
Если вы сами или кто-то из ваших близких — маломобильный человек, вы понимаете, какие трудности это может вызвать в повседневной жизни. Meals on Wheels — это некоммерческая организация, которая не просто доставляет еду, но и дарит простое человеческое общение тем людям, которым это так нужно.
Может показаться, что организовать доставку горячего питания нуждающимся совсем не сложно. Но на самом деле эта простая задача обернулась для Meals on Wheels многими сложностями: количество волонтеров ежедневно меняется, надо бесконечно обновлять список клиентов, а людей, которым нужно доставить еду, становится все больше.
Чтобы добиться максимальной продуктивности, организация составляет расписание для 2000 волонтеров. Но кроме того, Meals on Wheels в округе Гринвилл постоянно получает конфиденциальные данные из различных источников, в том числе платежную информацию от спонсоров и диагнозы клиентов. Главная задача — организовать доступ к этой информации и при этом обеспечить безопасность персональных данных.
Но для начала было крайне необходимо оптимизировать процесс доставки, и Meals on Wheels внедрила Microsoft Teams и Microsoft SharePoint. В Teams волонтеры и сотрудники смогли общаться с помощью чатов, а также голосовой и видеосвязи, где бы они ни находились. Даже если маршрут изменился в последний момент, теперь можно легко сообщить об этом волонтеру и наметить путь. А если он заблудился или забыл маршрут, есть возможность быстро попросить помощи или посмотреть историю взаимодействия с сотрудниками за день.
Когда новый механизм совместной работы был сформирован, Meals on Wheels в округе Гринвилл сосредоточились на не менее важной проблеме безопасности. Организация особенно интересовалась управлением мобильными устройствами. Чтобы доставлять продукты, каждый волонтер Meals on Wheels должен иметь доступ к конфиденциальной информации о клиентах. Это означает, что одно утерянное или переданное кому-то устройство потенциально могло стать причиной раскрытия персональных данных сотен уязвимых маломобильных людей.
Но эффективные средства управления в Microsoft 365 позволяют отключить пользователю доступ к персональным данным, пока он не вернет себе свое мобильное устройство. Теперь не нужно беспокоиться об утерянных устройствах, конфиденциальная информация в любом случае будут защищена.
Компания John’s Crazy Socks
Неважно, любите ли вы собак корги, забавные шутки или Эдгара По, вы наверняка подберете себе что-нибудь интересное среди яркой коллекции носков от John’s Crazy Socks — небольшой компании, которая уже в первый год отправила 43 000 заказов в 44 страны. Клиенты могут приобрести носки со святящимся в темноте рисунком, с изображением куклы-тролля с волосами, которые можно расчесывать, или надписями, которые призваны повышать осведомленность людей о некоторых нарушения здоровья, например аутизме и синдроме Дауна. В любом случае «укротители носков» доставят ваш заказ в тот же день, если он поступил до 15:00.
Управление резкими изменениями в бизнесе и продажа по понедельникам комплектов из случайно выбранных носков — это далеко не все уникальные особенности, которые нужно учитывать. Компания нуждалась в новых инструментах для работы с данными и организации взаимодействия между сотрудниками, количество которых в John’s Crazy Socks выросло с 4 до 35 человек за 10 месяцев. Большая часть персонала занята неполный день, чтобы не потерять пособие по инвалидности, и они не имеют доступа к компьютеру во внерабочее время, а у многих из них раньше даже не было электронной почты. Люди координировали рабочие смены и обменивались информацией о событиях с родными и опекунами по телефону или с помощью печатных документов.
Некоторые сотрудники пользуются базовым функционалом, например электронной почтой и возможностями для хранения файлов и общего доступа к ним, другие же предпочитают инструменты для совместной работы — Skype для бизнеса и Teams. Для них продуктивность и взаимодействие с коллегами — это также и безопасность. Людям не нужно запоминать разные имена пользователей и пароли для входа в приложения, с которыми они работают каждый день. «OneDrive без проблем работает с приложениями Office, и это уже входит в нашу подписку. Это намного проще и экономичнее, чем решения от сторонних производителей», — рассуждает соучредитель компании Марк Кронин (Mark Cronin).
Взять пример с малого бизнеса
Эти истории заставили меня задуматься о том, что мы можем добиться многого, когда у нас есть инструменты для продуктивной и безопасной работы. Хотите узнать больше о современных тенденциях в малом бизнесе и лучших новых устройствах, которые подойдут для небольших компаний? Посмотрите новое видео от Coffee with America для Национальной недели малого бизнеса.