Коронавирусная инфекция COVID-19 затронула все страны мира. Ограничения поездок и новые правила в отношении массовых мероприятий изменили привычное существование миллионов людей. В последние несколько недель многие коллеги и клиенты обращались ко мне с вопросом: «Чем мы можем помочь в этой ситуации?»
Лили Чжэн — это наша коллега и друг из Шанхая. Мы познакомились лично, когда я работал в Китае, но чаще мы общаемся с помощью Microsoft Teams. Недавно Лили написала письмо региональным клиентам. В нем она рассказала о том, что они с коллегами узнали в процессе удаленной работы, пока медики пытались взять под контроль коронавирусную инфекцию. Это письмо вдохновило нас, и мы решили сделать доступ к Microsoft Teams бесплатным, чтобы пользователи могли перейти на удаленную работу и переждать сложившуюся непростую ситуацию. Мне захотелось показать это письмо всем — возможно, кому-то будет полезен опыт наших друзей из Шанхая.
А теперь я передаю слово Лили.
Уважаемые клиенты,
меня зовут Лили Чжэн, я сотрудник Майкрософт, живу и работаю в Шанхае. Поскольку вспышка коронавирусной инфекции по-прежнему затрагивает жизни миллионов людей здесь, в Китае, удаленная работа выдвинулась на первый план. Кажется, что все школы, больницы и компании в Китае стали территориально распределенными организациями, и хорошо, если только на время. Удаленная работа может вдруг стать необходимостью по ряду причин, будь то эпидемии, подобные нынешней, или внезапные природные катаклизмы. Поэтому я хотела бы рассказать, какие три урока мы усвоили за последние несколько недель и какие три урока нам преподали клиенты, которые тоже перешли на удаленную работу.
Подобно многим из вас я впервые узнала о коронавирусе в январе — в основном, из социальных сетей. Но я и представить не могла, какой масштаб приобретет эта опасность к началу Праздника весны — китайского Нового года. Интенсивность поездок, совершаемых в это время, привела к тому, что количество зараженных стало быстро расти. 23 января правительство закрыло провинцию Хубэй, чтобы воспрепятствовать дальнейшему распространению вируса. На следующий день, накануне Нового года, моя семья собралась сходить в кино. Когда мы узнали из газет, что все кинотеатры в городе закрыты, мы наконец-то осознали серьезность происходящего. Через два дня правительство сообщило о беспрецедентных мерах — отмене мероприятий по случаю Праздника весны, и тогда я отменила отпуск, который мы с семьей спланировали заранее. Дети страшно расстроились, но меня прежде всего заботило наше здоровье и безопасность.
Сотрудники Майкрософт — Чжэн и ее китайские коллеги — поддерживают тесное сотрудничество в рамках удаленной работы.
Итак, что я отвечаю на вопрос о том, каково сейчас работать в Китае? При удаленной работе вам не нужно тратить время на дорогу из дома в офис и обратно. Не нужно думать о том, что надеть. Поскольку многие рестораны закрыты, приходится оттачивать собственное кулинарное мастерство. Закрыты школы, не работают няни, а это значит, что дети дома и, кроме вас, за ними некому приглядеть. Эффективно трудиться в таких условиях очень нелегко.
Уроки, извлеченные из опыта удаленной работы
Для наших здешних сотрудников удаленная работа — не новость, но последние несколько недель наглядно показали, сколько труда нужно приложить, чтобы при этом поддерживать эффективность на должном уровне. Ниже я перечислила три основных урока, которые я извлекла.
Поддерживайте позитивный настрой.
Переход на удаленную работу — вынужденная мера, позволяющая защитить наше здоровье и свести к минимуму риск подхватить коронавирус. Все это понимают. Не так очевидно другое: с работой на дому тоже связан определенный стресс. Возможность заняться физическими упражнениями, вкусно поесть и насладиться отдыхом вдали от компьютерных мониторов чрезвычайно важна для поддержки здорового состояния психики при работе из дома.
Не снижайте динамику.
При удаленной работе легко поддаться соблазну отложить текущие задачи на потом. Но команды, успешно действующие в дистанционном режиме, находят способы выполнять практически все задачи онлайн. Если у вас назначены частные встречи, не отменяйте их. Если вы запланировали собрание с множеством участников, проведите его. Если вы готовы коллективно обсудить грядущую презентацию, свяжитесь с коллегами через видеозвонок.
Поддерживайте коллег.
Этот опыт показал мне, что, оказывая поддержку товарищам по работе, ты сама заряжаешься позитивными мыслями и энергией. Мы используем наши веб-инструменты не только для работы. Мы выкладываем семейные фотографии и снимки домашних любимцев и регулярно общаемся друг с другом в течение дня. Помогая другим взбодриться, мы не только поднимаем собственное настроение, но и сохраняем чувство локтя даже при удаленной работе.
Уроки, полученные от клиентов
За несколько недель наши клиенты в Китае смогли изменить привычный подход к работе. Далее я описываю три урока, которые я извлекла из опыта клиентов. Надеюсь, они помогут и вашей организации добиться успеха.
Немедленно наладьте каналы связи.
Если сотрудники работают удаленно, важнее всего обеспечить каждому из них возможность следить за положением дел в компании. Одна крупная азиатская страховая компания из числа наших клиентов стала передавать своим сотрудникам видеосообщения, чтобы они были в курсе последних новостей. Когда ваши удаленные сотрудники вынуждены решать домашние проблемы наряду с работой, доступ к видеозаписям позволяет восполнить информационные пробелы, что вряд ли возможно при проведении собраний или летучек в прямом эфире.
Обеспечьте выполнение работы.
Компании нашли возможности продолжить свою деятельность, не поддавшись соблазну отложить запланированную работу до лучших времен, когда все без проблем смогут собраться вместе. При поддержке правительства многие школы смогли вовремя начать занятия, переведя детей на дистанционное обучение. Они опубликовали в Интернете четкие расписания занятий. Они стали проводить интересные мероприятия, например кулинарные конкурсы, чтобы поднять настроение учащимся. Чтобы не перегружать детей, им давали продуманные домашние задания и снабжали другой полезной информацией.
Даже большие собрания можно проводить в Интернете.
Многие из нас привыкли к быстрым созвонам или видеочатам с несколькими участниками, но в Интернете с тем же успехом можно проводить и большие, официальные собрания. Поскольку подавляющее число работников предпочли работать удаленно, здешние больницы проводили совещания персонала с помощью средств дистанционной связи. Например, больница в Даляне использовала Teams для проведения крупных собраний с сотрудниками. Чтобы онлайн-собрание прошло успешно, нужно разработать четкую повестку, устранить помехи (например, решить проблемы со звуком прежде, чем переходить к обсуждению вопросов) и тщательно вести записи, которые потом можно будет разослать всем участникам. Помните также, что вы можете записывать собрания и предоставлять записи отсутствующим, если в вашей организации это разрешено.
Для меня, как и для многих людей во всем мире, начало года оказалось не таким, каким мы его себе представляли. Зато мы смогли многому научиться. И приложение Teams оказалось чрезвычайно мощным инструментом, который помог нам справиться с трудностями. Многие еще не знают, что приложение Teams сейчас предоставляется бесплатно. Подробности можно узнать здесь. Впрочем, какой бы инструмент вы ни выбрали, надеюсь, вам пригодятся эти советы. Желаю всего самого лучшего вам и вашим близким!
