Продуктивная удаленная работа с помощью Microsoft Teams

Как перевести десятки тысяч сотрудников на удаленную работу за одну ночь? Этот нешуточный вопрос занимал сотрудников Майкрософт всю последнюю неделю в связи с распространением коронавируса COVID-19 по всему миру. Наконец, в среду нам удалось найти решение, и мы разослали почти 50 тысячам сотрудников Майкрософт в Сиэтле сообщение с просьбой по возможности работать из дома. Мы и так уже интенсивно использовали Teams, но в первый день, когда сотрудники Майкрософт в США полностью перешли на удаленную работу, нагрузка на приложение значительно увеличилась. К вечеру четверга количество чатов повысилось на 50% (в пересчете за неделю), а число собраний — на 37%. У клиентов тоже наблюдается рост интенсивности использования, поскольку работники по всему миру стараются проводить собрания, общаться и заниматься совместной работой исключительно через Интернет. Мы хотим помочь всем успешно справиться с возникшими трудностями. Поскольку мы отвечаем за работу Teams, мы потратили много времени, чтобы найти лучшие возможности по обеспечению эффективной и комфортной работы на дому. И я хочу поделиться с вами нашими советами и рекомендациями.

Но прежде — небольшой комментарий. Мы публикуем эти советы, как и другие рекомендации, чтобы помочь вам поддерживать связь с коллегами и эффективно работать в нынешней непростой обстановке. На прошлой неделе я уже писал о том, как отдельным пользователям и организациям получить бесплатный доступ к Teams. Я изложил наш комплексный план по обеспечению бесперебойной работы служб в этой кризисной ситуации. Мы также поделились потрясающими историями наших клиентов и сотрудников со всего мира. В частности, мы рассказали о преподавателях и учащихся Гонконга, которые нашли интересные инновационные методы дистанционного обучения, и о клиентах из Китая и соседних стран, которые смогли умело организовать работу и поддержать деятельность своих компаний. Однако нашим клиентам все еще требуются инструкции по переходу на удаленную работу. Пока ситуация не стабилизируется, мы будем продолжать публиковать советы, информацию и вдохновляющие истории клиентов, поэтому будет не лишним заглядывать в этот блог в течение дня.

Начало работы

Чтобы комфортно себя чувствовать при переходе на удаленную работу, достаточно выработать несколько важных привычек.

Выделите себе рабочее место

Не стоит волноваться, если у вас нет домашнего офиса. Это не помешает вам продуктивно работать. Мы разработали Teams как виртуальный офис, который вы можете использовать, где бы ни находились. Даже если у вас дома нет принтера, каких-либо файлов или стационарного телефона, вы можете отправлять документы прямо в Teams, безопасно хранить файлы, предоставляя нужным пользователям доступ к ним, осуществлять и принимать звонки, а также участвовать в собраниях. С другой стороны, важно выделить себе рабочее место, чтобы вы могли сосредоточиться на работе, а домашние знали, что в это время вас не стоит беспокоить. Вы можете устроиться на кухне, в спальне или в гостиной — главное, чтобы там вам было спокойно и удобно. Даже если вокруг вас образуется легкий беспорядок, не стоит смущаться. Достаточно использовать функцию размытия фона, и тогда во время видеоконференций ваши коллеги будут видеть вас, а не то, что происходит вокруг.

Чаще выходите на связь

Вообще-то многие из нас время от времени работают из дома, но мы по-прежнему ориентируемся на рабочие часы и ритмы, задаваемые пребыванием в офисе.  Но при работе из дома ваши дневные ритмы могут измениться. Это особенно касается тех из нас, кто пытается совместить работу с уходом за детьми. Сообщите товарищам по команде или партнерам по проекту, в какое время вы можете заниматься работой, чтобы они знали, когда с вами лучше связаться. Вы также можете настроить в Teams сообщение о состоянии, чтобы коллеги сразу видели, доступны ли вы для работы.

Кроме того, заведите привычку сообщать другим участникам команды, на каком этапе задачи вы находитесь. В компаниях, использующих исключительно удаленную работу, придают важное значение документации, так как это позволяет поддерживать связь и обеспечивать взаимодействие на расстоянии. Мы рекомендуем публиковать обновления, аналитику и полезные ресурсы, обнаруженные вами на каналах Teams, чтобы ваши коллеги знали о том, чем вы занимаетесь, хоть сейчас вы и не можете встретиться и поболтать у кофемашины. В дальнейшем они смогут найти на этих каналах полезные идеи или контент.

Соблюдайте правильный режим дня

Без обычных сигналов об окончании работы, таких как начало обеденного перерыва или конец рабочего дня, мы не всегда понимаем, когда надо остановиться. При удаленной работе мы можем забывать о еде и отдыхе или перерывах на гимнастику. В результате быстро накапливается стресс и наступает выгорание. Помните: здоровье прежде всего. Находите время, чтобы полноценно поесть, пейте больше воды и напоминайте себе в конце дня, что необходимо завершить работу. Это поможет вам не только сохранить здоровье, но и поддерживать продуктивность на должном уровне в течение длительного периода.

Эффективное проведение собраний

Перейдите на онлайн-собрания

Когда нет возможности собрать всех сотрудников в конференц-зале, проблемы с организацией общих сборов вызывают больше всего вопросов при удаленной работе. При проведении собраний в Teams у всех пользователей есть возможность присоединиться к коллегам в виртуальном конференц-зале. Мы рекомендуем, чтобы все участники включали передачу видеоизображения, если их это не смущает. Возможность видеть друг друга в лицо дает ощущение присутствия и обеспечивает более тесный контакт. Teams поддерживает целый ряд сертифицированных камер, гарнитуры и устройств громкой связи, так что вы сможете легко общаться с коллегами.

Уважительно относитесь друг к другу

Участвуя в собраниях по сети, вы не всегда сможете уловить визуальные подсказки, указывающие на то, что ваш коллега хочет что-то сказать. Во время многолюдных онлайн-конференций людям бывает трудно высказать свое мнение. Ведущему следует почаще делать паузы, предлагая участникам задать вопросы, и напоминать присутствующим о том, что свои мысли можно изложить в чате собрания.

Записывайте собрания

Чтобы компенсировать дефицит общения и не терять связь с клиентами, партнерами и коллегами, удаленные работники иногда назначают дополнительные собрания. В итоге запланированные мероприятия могут накладываться друг на друга. Если в вашей организации это разрешается, записывайте собрания в Teams, чтобы ваши сотрудники могли посмотреть их позже. Если вы не можете присутствовать на собрании, попросите организатора сделать запись. Если же вы хотите повторить и запомнить то, что обсуждалось на собрании, вам поможет автоматически созданная расшифровка. Хотите узнать больше о собраниях в Teams? Дополнительные советы см. здесь.

Обеспечение взаимодействия

Восполняйте дефицит общения

Многим удаленным работникам больше всего не хватает возможности поболтать с коллегами. Мимолетный разговор в коридоре или за чашкой чая не только помогает поддерживать приятельские отношения. В процессе легкой болтовни часто всплывает важная информация или выводы, о которых вы и не догадывались. Не стесняйтесь общаться с коллегами. Воспринимайте чат как место для отвлеченных бесед и настройте для себя напоминание, чтобы регулярно выходить на связь с товарищами по работе. Используйте эмодзи, GIF и стикеры, чтобы придать беседе легкость и нотку юмора.

Старайтесь сплотить команду

Работа в удаленном режиме иногда вызывает чувство изоляции. Важно, чтобы руководитель находил возможности проводить виртуальные встречи участников команды. Организовывайте собрания и совместные обеды в обычном режиме, просто перенесите их в Интернет. Обсуждайте на канале «Общий» в Teams темы, которые могут заинтересовать всех. Проводите общими силами мозговой штурм с помощью приложения Доска (Майкрософт) — тогда участники получат в свое распоряжение безграничный холст для выражения и обсуждения идей, причем им можно пользоваться прямо в Teams. Кроме того, мы предлагаем руководителям групп скачать Crisis Communication Power App. Благодаря этому настраиваемому приложению вы и ваше сотрудники сможете получать информацию обо всем, что необходимо знать в период борьбы с коронавирусом COVID-19.

Не забывайте о развлечениях

Учитывая все изменения, связанные с переходом на удаленную работу, очень важно развивать и поддерживать командный дух. В Teams есть много функций, которые вы можете использовать, чтобы мотивировать сотрудников и зарядить их позитивной энергией. Делитесь новостями и историями в чате группы, организовывайте фотоконкурсы. Китайское образовательное учреждение из числа наших клиентов устроило кулинарное состязание для своих учащихся, которое вызвало особый интерес.

Я понимаю, что все люди и коллективы работают по-разному. Но надеюсь, что советы нашей команды помогут сохранить эффективность и поддержать связь с коллегами, пока вы привыкаете к новому методу работы. И помните, что вы можете приступить к работе с Teams уже сегодня — просто войдите или бесплатно зарегистрируйтесь.

Будьте готовы работать дистанционно! Скачайте контрольный список для удаленной работы и поделитесь им с коллегами.

Контрольный список для удаленной работы

• Выделите себе рабочее место
• Чаще выходите на связь
• Соблюдайте правильный режим дня
• Перейдите на онлайн-собрания
• Уважительно относитесь друг к другу
• Записывайте собрания
• Восполняйте дефицит общения
• Старайтесь сплотить команду
• Не забывайте о развлечениях