Представляем набор средств Microsoft 365 для фрилансеров — решение для привлечения и оценки внештатных сотрудников

По мере роста вовлеченности в гигономику — рынок труда независимых работников, работающих по краткосрочным договорам, — предприятия начинают оценивать фрилансеров и привлекать их к реализации своих проектов. По данным отчета Future Workforce Report услугами фрилансеров в корпорациях пользуются 47 % наемных менеджеров (по сравнению с 44 % в предыдущем году), и примерно 9 из 10 менеджеров по подбору персонала утверждают, что они предпочтут привлекать фрилансеров, а не временных работников через кадровые агентства. Мы предлагаем предприятиям, осуществляющим цифровую трансформацию, в дополнение к традиционным решениям для работы с внештатными сотрудниками попробовать набор средств Microsoft 365 для фрилансеров — тщательно подобранный набор инструментов, шаблонов и передовых методик, которые помогут запускать, исполнять и контролировать программы по работе с фрилансерами.

Гигономика, основу которой составляют фрилансеры, консультанты, подрядчики и индивидуальные предприниматели, находится на подъеме. Согласно данным компании Staffing Industry Analysts в 2015 году общий объем гигономики составил 792 млрд долл. США. Эксперты полагают, что в течение 10 лет в гигономику будет вовлечена большая часть трудовых ресурсов США. А по данным компании Field Nation 86 % независимых работников намеренно выбирают работу в качестве фрилансеров.

Для компаний такая ситуация имеет значительные последствия. Чтобы добиться успеха в конкурентной среде с быстро меняющимися технологиями и потребностями клиентов, компании должны быть гибкими и применять новые бизнес-модели, подразумевающие привлечение внешних специалистов. Использование специалистов-фрилансеров приносит ощутимые результаты с точки зрения скорости и эффективности, однако в целом путь преобразования существующих политик и процессов в значительной степени остается неясным.

Наш партнер по запуску этого набора средств — Upwork, одна из крупнейших в мире интернет-площадок, на которой присутствуют 375 000 фрилансеров из более чем 180 стран. Нас, в частности, привлек сервис Upwork Enterprise — комплексное решение для поиска и подтверждения квалификации специалистов-фрилансеров.

Набор средств Microsoft 365 для фрилансеров предлагает решения для основных проблем, с которыми сталкиваются компании при развертывании программ для работы с фрилансерами. Это, в частности, внутренние коммуникации и осведомленность, совместная работа в команде, аналитика данных и автоматизация рабочих процессов.

Внутренние коммуникации и осведомленность

Одной из основных проблем при запуске корпоративной программы привлечения фрилансеров является повышение осведомленности, а также подготовка заинтересованных лиц и вовлеченных исполнителей внутри компании. Сотрудникам нужна площадка, на которой они могли бы узнать о содержании программы, пройти необходимое обучение и ознакомиться с передовым опытом взаимодействия с фрилансерами.

Эту задачу позволяет решить набор средств Microsoft 365 для фрилансеров. Шаблон информационного сайта SharePoint выполняет роль «универсального магазина», где можно получить всю информацию о программе, которая поможет ускорить привлечение фрилансеров к работе. На информационном сайте можно найти, помимо всего прочего:

• репозиторий для хранения документов и презентаций программы;
• примеры, демонстрирующие сотрудникам виды проектов, которые можно выполнить с помощью фрилансеров;
• ответы на часто задаваемые вопросы, разбитые по категориям в соответствии с популярными вопросами сотрудников предприятия;
• организационный шаблон, помогающий связаться с фрилансерами из пула специалистов SharePoint.

Подробные сведения см. в нашей инфографике по информационному сайту SharePoint.

Совместная работа в команде

Характер корпоративных проектов с привлечением фрилансеров таков, что члены команды должны совместно работать над множеством файлов, управлять различными задачами и взаимодействовать в разных часовых поясах. Чтобы поддерживать согласованную работу многопрофильных, территориально распределенных групп, набор средств Microsoft 365 для фрилансеров базируется на Microsoft Teams — мощном центре для совместной работы, в котором чаты, собрания, звонки, файлы и приложения сосредоточены в едином общем рабочем пространстве.

С помощью Teams предприятия могут управлять коммуникациями и совместной работой с фрилансерами, используя, в частности:

• общедоступные и частные группы для обсуждений различных вопросов;
• единое пространство для согласования и отслеживания выполнения задач через интеграцию со средствами управления проектами, например Планировщиком;
• единое пространство для хранения и интеллектуального поиска общих файлов;
• возможность для внешних пользователей со всего мира сотрудничать по всем вопросам, связанным с проектами для фрилансеров, с помощью бесплатной версии Teams;
• гостевой доступ к конкретным проектным группам для обеспечения информационной безопасности без предоставления полного доступа.

Подробные сведения см. в нашей инфографике Teams.

Аналитика данных

Основной проблемой при реализации корпоративной программы работы с фрилансерами является оценка, отслеживание и обсуждение ключевых показателей эффективности. Набор средств Microsoft 365 для фрилансеров использует сервис бизнес-аналитики Microsoft Power BI, который позволяет сформировать полную информационную картину, собирая в режиме реального времени данные из различных источников, упрощая подготовку данных и создавая настраиваемые, понятные отчеты и панели мониторинга.

Power BI помогает менеджерам корпоративных программ по работе с фрилансерами решать следующие задачи:

• Принимать взвешенные решения на основе достоверных данных.
• Сравнивать результаты программ по работе с фрилансерами с традиционными решениями по подбору персонала.
• Выявлять проектные группы, которые регулярно привлекают фрилансеров, и определять будущие возможности для развития компании.

Чтобы расширить базовые функции Power BI для работы с фрилансерами, набор средств для фрилансеров предлагает:

• шаблон Power BI с образцами визуализаций;
• коннектор Power BI для представления данных из несопоставимых источников на панелях мониторинга;
• организационный шаблон, помогающий связываться с фрилансерами из пула специалистов Power BI;

Подробные сведения см. в нашей инфографике Power BI.

Автоматизация рабочих процессов

Корпоративная программа по работе с фрилансерами должна обеспечивать предоставление ресурсов, соответствие требованиям и мониторинг, одновременно обеспечивая нормальный рабочий процесс для ваших сотрудников. Чтобы минимизировать трудозатраты при выполнении повторяющихся задач, набор средств Microsoft 365 для фрилансеров использует службу Microsoft Flow, чтобы создавать автоматизированные рабочие процессы между приложениями и службами, которые отправляют уведомления, синхронизируют файлы и собирают данные.

Например, Microsoft Flow может помочь руководителям автоматизировать следующие сценарии:

• Обучение персонала и проверка на соответствие требованиям. Посетив информационный сайт SharePoint, относящийся к программе для работы с фрилансерами, сотрудники могут зарегистрироваться в качестве менеджера, пройдя обучение по вопросам соответствия требованиям, разработанное на базе Microsoft Stream.
• Регистрация во внутреннем сообществе. После прохождения обучения по вопросам соответствия требованиям сотрудник автоматически добавляется во внутренний канал Teams, где может взаимодействовать с другими участниками программы и обмениваться опытом.
• Создание учетной записи Upwork. Когда сотрудник добавлен в канал Teams, информация о его учетной записи, включая имя и адрес электронной почты, направляется в Upwork для создания учетной записи на этой платформе. После этого сотрудник может публиковать на платформе собственные задания.

В дополнение к основным функциям Microsoft Flow набор средств для фрилансеров предлагает:

• демонстрационные примеры использования Microsoft Flow в корпоративной программе по работе с фрилансерами;
• организационный шаблон, помогающий связываться с фрилансерами из пула специалистов Microsoft Flow.

Подробные сведения см. в нашей инфографике Microsoft Flow.

Наш собственный путь и его итоги

Подобно многим нашим клиентам корпорация Майкрософт также ищет способы ответственной интеграции фрилансеров в свою корпоративную среду. За прошедший год с участием фрилансеров выполнено более 2000 проектов по созданию текстов, проведению исследований, видеомонтажу, переводу, проектированию и обработке данных, в которые были вовлечены 25 внутренних групп и сотни сотрудников.

Но придти к этому было непросто — нам предстояло изменить самих себя и создать инфраструктуру, которая могла бы преодолеть сложности корпоративной программы по привлечению фрилансеров. Этот путь привел нас к разработке набора средств Microsoft 365 для фрилансеров, который объединил наши ведущие корпоративные приложения для повышения производительности с тщательно подобранными инструментами, шаблонами и передовыми методиками, которые отвечают конкретным потребностям корпоративных программ по работе с фрилансерами. Проделанная работа окупилась. Сегодня мы добились ощутимой экономии затрат и времени.

Как воспользоваться этими возможностями

Набор средств Microsoft 365 для фрилансеров предлагается бесплатно в составе подписок на пакеты Office 365 корпоративный или Microsoft 365 корпоративный. Подробнее о наборе средств Microsoft 365 для фрилансеров и о подписке на Microsoft 365 корпоративный.

Обратите внимание: каждое предприятие должно оценить и определить свои собственные потребности, в том числе в отношении обработки данных и соответствии требованиям, и использовать существующие инвестиции в Microsoft 365, которые будут признаны целесообразными.

Подробнее о наборе средств для фрилансеров, созданном совместно с Upwork.