2 недели удаленной работы: чему мы научились

С тех пор как наша команда в Пьюджет-Саунд перешла на удаленную работу, прошло две недели и борьба с коронавирусной инфекцией COVID-19 усилилась. Многие люди в разных странах мира просто не выходят из дома. Не работают учебные заведения, церкви, предприятия и офисы. И мы открываем для себя, каково это на самом деле — постоянно находиться дома с нашими семьями, и при этом стараемся оставаться продуктивными и поддерживать связь с другими сотрудниками. В этих условиях нам есть чему поучиться. Текущая ситуация вынудила моих коллег по-новому взглянуть на все: от планирования собраний до подходов к управлению командами. Я слышал, что многие клиенты делают то же самое. Я хочу поделиться с вами некоторыми важными вещами, которые мы обнаружили, когда полностью перешли на удаленную работу. Я надеюсь, что эти рекомендации окажутся полезными и вы сможете применить их в своих организациях.

Но прежде — небольшой комментарий. Мы используем этот блог, чтобы делиться советами, историями клиентов и другой информацией во время пандемии COVID-19. На прошлой неделе мы разместили подробные рекомендации о переходе на удаленную работу с помощью Microsoft Teams, и данная публикация является продолжением этой темы. Мы также составили инструкции по проведению онлайн-трансляций: подробно рассказали об использовании инструментов Майкрософт и поделились заключениями главного специалиста по организации событий в корпорации Майкрософт. Кроме того, вы можете ознакомиться с советами для ИТ-отделов и руководителей по информационной безопасности от ведущих экспертов в этих областях. В ближайшее время мы продолжим публиковать здесь контент об удаленной работе. Почаще заглядывайте в наш блог. Вернемся к урокам, которые мы извлекли за последние две недели.

1. Создайте руководство по удаленной работе

В большинстве компаний есть обучающие материалы о том, как сотрудники должны организовать свою работу в офисе. Когда мы перешли на удаленную работу, то быстро поняли, что для этих новых условий труда сотрудникам также необходимы какие-то инструкции. Многие впервые работают в таком режиме, и у них было очень мало времени, чтобы подготовиться к изменениям. У нашей команды постоянно возникали вопросы. Как организовать рабочее место, чтобы ничего не отвлекало от важных дел? Как не потерять связь между членами команды, когда вы не можете встретиться лично? Почему так сложно выбрать подходящий момент для перерыва? Добавьте к этому детей и других членов семьи, которые требуют внимания. Такова реальность, с которой столкнулись многие из нас во время этой пандемии. И это очевидно, что некоторым сотрудникам крайне тяжело работать в новых условиях.

Чтобы помочь коллегам справиться с этими проблемами, на прошлой неделе мы отправили всем подробное руководство по работе из дома. Мы подумали, что оно может оказаться вам полезным, и сделали версию для наших клиентов. Вы можете поделиться этими рекомендациями с вашими сотрудниками. Руководство содержит множество конкретных советов по различным вопросам: от настройки физических и виртуальных рабочих станций до проверенных методик продуктивного общения команды.

2. Контролируйте длительность идущих подряд собраний

Когда в офисе встречи идут друг за другом, между ними образуются естественные паузы. Это прогулка по коридору до переговорной, несколько минут ожидания всех участников собрания и небольшой диалог, когда коллеги приветствуют друг друга и входят в курс дела. В свою обычную рабочую неделю едва ли замечаешь эти короткие передышки. Но когда мы перешли на удаленную работу, то быстро осознали, насколько они важны в ежедневном потоке постоянных собраний.

Как проводить со своей командой столько встреч, сколько вам необходимо, и при этом успевать делать перерывы? Мы призываем сотрудников планировать завершение часового или получасового собрания на пять минут раньше. Это немного сокращает время совместного обсуждения, но значительно помогает избежать потенциального переутомления из-за непрерывной работы.

3. Дайте людям возможность отвлечься

В обычных условиях мы всегда найдем способ отвлечься от работы, и для этого даже не нужно предпринимать особых усилий. Приготовление ужина для семьи, встреча с друзьями в спортзале или просто ежедневная поездка на автобусе домой помогают нам отдохнуть от суматохи рабочего дня и подготовиться к следующему. Но при удаленной работе даже в самых благоприятных обстоятельствах такой отдых может стать проблемой. Чтобы помочь нашим сотрудникам, мы начали проводить сеансы виртуальной медитации. К ним можно присоединиться, когда появляется необходимость расслабиться и отвлечься от рабочих дел.

Если вы тоже решите организовать такие сеансы, вот несколько практических советов для сотрудников-новичков в онлайн-медитации. Во-первых, важно найти тихое место, где вас не будут прерывать. Затем нужно выключить микрофон, чтобы другие участники могли наслаждаться тишиной. И, наконец, остается с помощью камеры просто наблюдать за ведущим сеанса, который дает рекомендации о технике дыхания. Когда вы почувствуете, что достаточно расслабились, можно выключить камеру и полностью сосредоточиться на успокоении мыслей.

4. Не забывайте про взаимоотношения в команде

Регулярные совместные мероприятия — от общих совещаний до празднования небольших достижений — помогают поддерживать здоровые командные отношения. После резкого перехода на удаленную работу кажется, что нужно тратить время только на самое необходимое и отложить важные события и веселые командные моменты, пока мы не вернемся к нормальному ритму жизни.

Мы поняли, что при любой возможности важно поддерживать командный дух, даже когда приходится делать это на расстоянии. Запланировали вечеринку по случаю дня рождения коллеги? Организуйте собрание в Teams и отправьте поздравительные GIF-анимации. Предстоит крупная внутренняя конференция по продажам? Подумайте, как организовать ее дистанционно. И если пришло время для вашего ежеквартального выездного тимбилдинга, просто проведите его в новых условиях. Ваша команда обязательно подключится к подготовке и будет готова поделиться идеями. Поначалу проводить такие дистанционные мероприятия для поддержания хороших отношений в команде может быть нелегко. Но не пожалейте дополнительных усилий, чтобы коллеги оставались на одной волне и команда продолжала развиваться.

5. Тренируйте основные навыки управления

Сотрудники полагаются на своих руководителей и ожидают, что они введут персонал в курс дел, покажут, как приспособиться к изменениям, помогут решить возникшие проблемы и организуют работу в текущих условиях. Когда команда переходит на совершенно новый способ работы, на который еще и накладывается мировой кризис в области здравоохранения, она нуждается в поддержке руководителя больше, чем когда-либо. Но как успешно управлять процессами и людьми, когда вы работаете дистанционно?

Мы поделились нашим опытом в сфере удаленной работы руководителей в руководстве по работе из дома. Руководство включает в себя рекомендации о том, как усилить вовлеченность, чаще проверять состояние дел и обучать своих коллег по команде, чтобы помочь им выработать собственный подход для успешной удаленной работы. Прямо сейчас сотрудники сталкиваются с уникальными проблемами, и каждый из них будет подходить к решению по-своему. Руководителям важно стараться понять ситуацию и правильно реагировать на индивидуальные потребности людей.

Эти советы — это некоторые из наших первых выводов по результатам двух недель удаленной работы. Мы узнаем много нового: от планирования совещаний с учетом перерывов до эффективного управления удаленными командами. Я уверен, что эти знания будут иметь ценность и после окончания пандемии COVID-19. Ведь организации по всему миру продолжают отдавать приоритет удаленной работе. Нам также интересно, что вы и ваша команда думаете об этом и чему уже научились. Присоединяйтесь к обсуждению в специальном разделе о переходе на удаленную работу в нашем сообществе.