This is the Trace Id: 0f28e6c1c6064b2f338ebd930ad28937
Перейти к основному контенту
Бизнес-аналитика и идеи
Войти

Управление задачами рабочей группы с помощью решения на основе методики канбан

Женщина в полосатой рубашке и очках работает на ноутбуке.

Канбан-доска — простой и удобный инструмент для управления повседневными задачами рабочей группы, который поможет поднять продуктивность, эффективность и финансовые показатели.

 

В методике канбан, впервые получившей применение  в 1940-х годах в японской компании Toyota, давно использовались физические доски, чтобы визуализировать потенциальные узкие места,  управлять рабочими процессами и улучшать их. А сегодня стало легко создавать цифровые доски с помощью программного обеспечения для управления задачамисо множеством удобных функций и настроек, помогающих экономить время и автоматизировать процессы.  

 

Методику канбан часто применяют ИТ-компании, которые придерживаются гибкой методики управления проектами и разработкой программного обеспечения и используют итеративные рабочие циклы — спринты. Однако канбан-доски для управления повседневными задачами могут быть полезны предприятиям любого размера в любой отрасли.

Канбан решение  

В переводе с японского слово "канбан" означает "рекламный щит" или "вывеска". В этой методике используются доски для организации отдельных задач в столбцы. Они помогают сосредоточиться на текущей работе, но при этом не терять из виду более широкую картину нескольких проектов сразу. 

 

Как правило, канбан-доска состоит из двух основных элементов: карточки иллюстрируют задачи, а столбцы — движение этих задач по этапам проекта. Обычно доска разделена на три столбца: "Предстоит сделать", "В процессе" и "Завершено". Если же вы работаете над конкретным проектом, например, создаете новое приложение, столбцы можно назвать "Дизайн", "Разработка" и "Тестирование". 

 

Карточки задач, обычно содержащие контрольные списки,задания и метки, распределяются по трем столбцам. По мере выполнения задач карточки перемещаются по доске слева направо. Это помогает визуализировать их статус рабочем процессе — от столбца "Предстоит сделать" до столбца "Завершено".  


 
Канбан-доски (как физические, так и цифровые) развивают навыки совместной работы и повышают продуктивность группы, потому что все участники осознают свой вклад в проект. Некоторые рабочие группы проводят ежедневные блиц-планерки (стендапы) у канбан-доски, чтобы отчитаться о ходе проекта, получить обратную связь и выявить тренды.  

 

На правильно организованной канбан-доске должно быть ограниченное количество задач, чтобы нагрузка на рабочую группу не была чрезмерной. Методика канбан также помогает постоянно контролировать рабочий процесс и вовремя замечать узкие места, когда элементы накапливаются в столбце быстрее, чем уходят из него.

Физические канбан-доски

Физические канбан-доски подходят для коллективов, только начинающих знакомство с этой методикой. С таких досок легко считывать информацию. Они удобны в работе и не требуют подключения к Интернету, а в кросс-функциональных группах, работающих над одним проектом, могут повысить вовлеченность сотрудников и эффективность коммуникации.

Однако эти доски обычно не идеально приспособлены для задач, требующих более подробного описания и дополнительной информации.  Физическая карточка вмещает ограниченное количество контента, в то время как на цифровых досках можно хранить сколько угодно заметок и комментариев по мере увеличения объема работы .   

Кроме того, физические доски менее удобны для отслеживания времени выполнения задач и соблюдения сроков. На цифровых же досках можно настроить специальные отчеты, чтобы быстро оценивать прогресс проекта и получать данные о продуктивности работы.  

И наконец, если многие участники проекта работают удалено и редко бывают в офисе, вряд ли получится эффективно использовать физическую канбан-доску. Цифровая же доска позволит вашей группе пользоваться системой управления задачами в любое время и с любого устройства.

Человек за столом работает на ноутбуке.

Удобное управление проектами.

Каждому приходится управлять какими-либо задачами. Microsoft Project — простое и мощное средство для успешной реализации любого проекта.
Подробнее.

Цифровые канбан-доски 

Если вы поняли, что физическая доска, облепленная разноцветными бумажками, больше не подходит для ваших задач, стоит задуматься о приобретении программного обеспечения для управления задачами, использующего в визуальном представлении информации принципы и понятия методики канбан. По сравнению с физическими досками цифровые решения обладают множеством дополнительных возможностей. Они позволяют визуализировать данные, добавлять вложения и вести журнал изменений карточек.  
Представление "Доска" в Планиров­щике (Майкрософт)

При поиске решений с канбан-функционалом выбирайте такие приложения, которые позволяют создавать карточки задач с дополнительным разнообразным контентом, таким как контрольные списки, метки и конкретные сроки выполнения. Доска также должна уметь синхронизироваться с программами, которыми вы часто пользуетесь. Это позволит легко прикреплять к карточкам текстовые документы, электронные таблицы и презентации. Тогда у вас будет доступ ко всем необходимым данным в рамках одной платформы без необходимости переключаться между приложениями.  

Чтобы задачи быстрее перемещались в столбец "Завершено", выбирайте программное обеспечение, которое на основе данных о статусе автоматически строит круговые и линейчатые диаграммы. Это поможет быстро понять, какие задачи реализуются по графику, а какие нет. Например, вы сможете вносить коррективы и переназначать задачи, если заметите, что кто-то из сотрудников регулярно срывает сроки.

Сейчас все больше компаний переходят на работу с удаленными сотрудниками, поэтому стоит обратить внимание на возможность использования облачных диспетчеров задач. Вы сможете быть в курсе своих списков дел откуда угодно и с любого устройства.

Преимущества решений на основе методики канбан

Канбан-доски предоставляют надежную основу для последовательной и структурированной системы организации задач.  Особенно они подходят людям, которые легче воспринимают визуальную информацию и предпочитают использовать диаграммы, графики и другие изображения для интерпретации информации и работы с ней.  

Правильное использование канбан-досок позволит оптимизировать рабочий процесс и сократить количество заминок, неизбежно возникающих при выполнении проектов и задач. Это объясняется тем, что канбан-доски помогают группе работать согласованно, в определенном ритме. На канбан-досках хорошо видно, какая именно задача задерживает проект, что позволяет легко вносить необходимые изменения в планы работы.  

В конечном итоге канбан-доски повышают эффективность работы группы за счет того, что сотрудники не тратят время на ненужные задачи; наоборот, каждая задача работает на более широкую цель. В результате методика канбан может существенно улучшить продуктивность командной работы.

Заключение

В современной рабочей обстановке стала популярной фраза "Прекращайте начинать и начинайте заканчивать". Главная цель канбан-решений как раз и состоит в том, чтобы помочь исполнителям сосредоточиться на завершении задач. 

Если у вашей группы часто возникают сложности с завершением задач, попробуйте внедрить методику канбан. Настройка доски и отладка процессов может занять некоторое время. Но если вы решительно настроены и стремитесь к постоянному совершенствованию, то вскоре заметите, как повышается продуктивность работы.

Узнайте подробнее о программном обеспечении для управления задачами на основе методики канбан.

 Коллектив разработчиков Microsoft 365 старается делиться ресурсами, которые помогут вам начать, вести и развивать свой бизнес.

Начало работы с Microsoft 365

Вы получаете все тот же привычный Office, но дополненный инструментами для более продуктивного взаимодействия когда угодно, откуда угодно.
Купить

Ресурсы по теме

Технологии для бизнеса

Почему видеоконференции важны для вашего бизнеса: 10 основных преимуществ

Подробнее
Управление бизнесом

Восемь способов управлять удаленными коллективами и немного упростить себе жизнь

Подробнее
Управление бизнесом

Как использовать Scrum сегодня

Подробнее
Управление бизнесом

Как управление задачами помогает рабочим группам перейти на гибридный режим работы

Подробнее
Раздел "Бизнес-аналитика и идеи" не представляет собой профессиональных рекомендаций по налогообложению и финансовым вопросам. Для решения таких вопросов обратитесь к специалисту по налогам или финансисту.

Следите за новостями о Microsoft 365