Efektívna práca na diaľku so službou Microsoft Teams

Ako z jedného dňa na druhý umožníte desaťtisícom zamestnancov prácu na diaľku? To bola dôležitá otázka, ktorá nás v spoločnosti Microsoft posledný týždeň zamestnávala s ohľadom na šírenie pandémie ochorenia COVID-19 po celom svete. A potom, minulú stredu, nastal ten čas – e-mail, ktorý približne 50 000 zamestnancov spoločnosti Microsoft v Seattli a okolí žiadal, aby zostali pracovať z domu, ak majú takú možnosť. Službu Teams sme aktívne používali už predtým, počas našich prvých dní práce na diaľku sa však miera používania medzi zamestnancami spoločnosti Microsoft v Spojených štátoch výrazne zvýšila. Vo štvrtok večer bol nárast používania chatu v porovnaní s predchádzajúcim týždňom 50 %, používanie schôdzí sa zvýšilo o 37 %. Spozorovali sme tiež mierny nárast u zákazníkov, keďže pracovníci sa všade prispôsobujú schôdzam, chatovaniu a spolupráci výlučne v režime online. Chceme všetkým pomôcť, aby túto výzvu zvládli. Náš tím, ktorý má službu Teams na starosti, venoval veľa času spoznávaniu najvhodnejších spôsobov, ako zdravo pracovať z domu. Preto by som sa s vami rád podelil o tie najlepšie tipy.

Stručná poznámka, kým budete čítať ďalej: Tieto tipy sú súčasťou našej neustálej snahy pomôcť všetkým zostať v spojení a efektívne pracovať aj v týchto náročných časoch. Minulý týždeň som písal o tom, ako môžu jednotlivci aj organizácie získať službu Teams zadarmo, aj o našom komplexnom pláne na bezproblémovú prevádzku služieb počas tejto krízy. Písali sme tiež o neuveriteľných príbehoch od zákazníkov a zamestnancov z celého sveta, napríklad o učiteľoch a študentoch v Hongkongu, ktorí využívajú technológie na úžasné inovácie v oblasti elektronického vzdelávania, a o zákazníkoch v Číne a okolí, ktorí tiež našli efektívne spôsoby, ako pokračovať v práci. Naši zákazníci si však pýtajú aj rady, ako prejsť na prácu na diaľku. Počas celej pandémie budeme aj naďalej poskytovať tipy, informácie a inšpiratívne príbehy zákazníkov, nezabudnite sa sem preto vrátiť aj v nasledujúcich dňoch.

Začíname

Pri prechode na prácu na diaľku je dôležitých niekoľko kľúčových návykov, ktoré vám pomôžu uspieť.

Nastavenie pracovného priestoru

Ak aj nemáte domácu kanceláriu, nemusíte sa obávať. Napriek tomu stále môžete pracovať z domu efektívne. Služba Teams bola v skutočnosti navrhnutá ako virtuálna kancelária, ktorú si môžete zobrať všade so sebou. Doma síce nemusíte mať k dispozícii tlačiareň, zakladače na dokumenty ani stolový telefón, dokumenty však môžete nahrať priamo do služby Teams, súbory bezpečne uložiť na miesto, kde k nim budú mať prístup tí správni ľudia, a rýchlo sa zúčastniť volaní a schôdzí. To znamená, že je dôležité mať doma vyhradený priestor na prácu, kde môžete byť produktívni, a je vhodné mať signál, ktorým dáte najavo, že nechcete byť rušení. Môže to byť raňajkový kútik, tichý roh v spálni, nepoužívaný herný stôl v oddychovej miestnosti – na prácu možno využiť ľubovoľný priestor, kde sa môžete dobre sústrediť. Nemusíte mať obavy ani z prípadného menšieho neporiadku. Počas videoschôdzí môžete vždy použiť rozmazanie pozadia, takže kolegovia sa budú sústrediť len na vás.

Komunikácia, komunikácia a ešte raz komunikácia

Mnohí z nás síce aspoň čiastočne zvyknú pracovať z domu, stále sa však spoliehame na pracovné tempo a čas, ktorých základ tvorí naša fyzická prítomnosť v kancelárii.  Keď pracujete z domu, váš denný rytmus sa môže zmeniť. Platí to najmä pre ľudí, ktorí musia nájsť rovnováhu medzi prácou a starostlivosťou o deti. Jasne informujte svojich kolegov a spolupracovníkov o tom, kedy pracujete, aby vedeli, kedy sa s vami môžu spojiť. Môžete si nastaviť aj správu o stave v službe Teams, aby ste tieto informácie proaktívne zdieľali.

Zvyknite si tiež poskytovať kolegom pravidelné správy o pokroku. Spoločnosti, ktoré sa plne spoliehajú na prácu na diaľku, zvyknú klásť dôraz na dokumentáciu, keďže ide o spôsob, ako aj pri práci z iného miesta zostať v kontakte. Odporúča sa uverejňovať aktuality, prehľady a užitočné zdroje, ktoré možno nájsť v kanáloch služby Teams, aby vaši kolegovia naďalej vedeli, na čom pracujete, aj keď ste prišli o možnosť porozprávať sa na chodbe. Neskôr, keď to budú potrebovať, môžu v kanáli pohľadať nápady alebo obsah.

Dodržiavanie zdravých hraníc

Bez obvyklej rutiny pracovného dňa, ako je napríklad cesta do práce alebo prechádzka na obed, môže byť zložité „odpojiť sa“. Ľudia pracujúci na diaľku často pracujú dlho v kuse bez prestávok na cvičenie, socializáciu či poriadne jedlo. Tento spôsob je priamou cestou k stresu a vyhoreniu. Nezabúdajte, že zdravie je na prvom mieste. Urobte si prestávku na jedlo, pite dostatok tekutín a na konci dňa nezabudnite mentálne „odísť z práce“, aj keď robíte na diaľku. Vďaka tomuto správaniu si nielenže udržíte zdravie, ale z dlhodobého hľadiska vám aj pomôže pracovať produktívnejšie.

Efektívne schôdze

Využitie online schôdzí

Pri absencii fyzickej konferenčnej miestnosti sa spoločné stretnutie môže pri práci na diaľku zdať ako najväčšia výzva zo všetkých. Ak presuniete schôdze do služby Teams, nezabudnite pre všetky schôdze nastaviť možnosť virtuálneho „pripojenia“, aby ste vytvorili online konferenčnú miestnosť. Navrhujeme tiež, aby si všetci účastníci zapli video, ak s tým nemajú problém. Vzájomná interakcia každému pomôže, aby sa cítil vtiahnutý do diania. Služba Teams ponúka výber zo širokej škály certifikovaných kamier, ale aj ďalších zariadení ako náhlavné súpravy a reproduktory, aby vás aj vašich kolegov bolo vždy zreteľne počuť.

Pozornosť a ohľaduplnosť

Pri prechode na online schôdze sa môže stratiť vizuálny kontakt, na ktorý sa na schôdzach spoliehame a podľa ktorého vieme, že kolega chce niečo povedať. Pri konferenčných hovoroch s veľkým množstvom účastníkov môže byť vzájomná výmena názorov komplikovanejšia. Organizátor schôdze by mal často robiť prestávky, aby mali účastníci možnosť klásť otázky, a pripomínať, že myšlienky možno v rámci schôdze zdieľať aj prostredníctvom okna chatu.

Nahrávanie schôdzí

Na kompenzáciu chýbajúcich osobných stretnutí si niektorí ľudia pracujúci na diaľku plánujú ďalšie schôdze, aby zostali v spojení so zákazníkmi, partnermi a kolegami. Niekedy sa nedá vyhnúť dvojitým rezerváciám. Ak to vaša organizácia povoľuje, schôdze cez Teams si nahrajte, aby si ich kolegovia mohli pozrieť neskôr. Ak sa nemôžete zúčastniť, pripomeňte organizátorovi, aby schôdzu vo vašej neprítomnosti nahral. Ak si chcete zapamätať informácie, o ktorých sa na schôdzi, ktorej ste sa zúčastnili, diskutovalo, mimoriadne užitočný je aj automaticky generovaný prepis. Chcete sa dozvedieť viac o schôdzach cez Teams? Ďalšie tipy nájdete tu.

Neustály kontakt

Náhrada za chýbajúce rozhovory na chodbe

Veľa ľudí pracujúcich na diaľku považuje za vec, ktorá im z práce v kancelárii najviac chýba, bežné rozhovory. Vďaka niekoľkým vetám prehodeným pri zásobníku na vodu alebo v kuchynke nielenže zostávame v kontakte, ale často sa dozvieme aj dôležité informácie alebo prehľady, o ktorých by sme inak nevedeli. Nebojte sa kolegov osloviť a spojiť sa s nimi. Správy cez chat si môžete predstaviť ako virtuálny zásobník na vodu, dokonca si môžete nastaviť aj pripomenutie na pravidelnú komunikáciu s ostatnými. Emoji, súbory GIF a nálepky predstavujú zábavný spôsob, ktorý komunikáciu oživí.

Spojenie tímu

Pri práci na diaľku sa človek môže cítiť izolovaný. Pre lídrov je dôležité vytvoriť pre celý tím príležitosti, aby sa všetci virtuálne spojili. Zachovajte svoje pravidelné tímové schôdze či tímové obedy, len ich presuňte do režimu online. Diskusie, ktoré by mohli zaujímať všetkých, veďte cez Teams v kanáli Všeobecné. Na veľké diskusie môžete použiť aplikáciu Microsoft Whiteboard, ktorá účastníkom schôdze poskytuje nekonečné digitálne plátno, aby mohli komunikovať o nápadoch a spolupracovať priamo cez Teams. Lídrom tímov tiež odporúčame stiahnuť si aplikáciu Crisis Communication Power App. Túto prispôsobiteľnú aplikáciu môžete použiť na to, ste vy aj váš tím mali počas tejto pandémie všetky dôležité informácie, ktoré potrebujete.

Zábava

Pri všetkých zmenách, ktoré so sebou prechod na prácu na diaľku prináša, je dôležité podporovať a udržiavať tímovú morálku. Služba Teams ponúka veľa možností, ako ľudí pozitívne naladiť a udržať ich motiváciu. Podeľte sa o správy či príbehy v tímovom chate alebo usporiadajte fotosúťaž. Jeden z našich zákazníkov z oblasti vzdelávania v Číne usporiadal pre študentov kuchársku súťaž, ktorá sa ukázala ako mimoriadne populárna.

Rozumiem, že každý jednotlivec aj tím pracujú odlišným spôsobom. Verím však, že pomocou tipov od nášho tímu sa dokážete prispôsobiť novému spôsobu práce a zostať v spojení a produktívne pracovať. Nezabudnite, že službu Teams môžete hneď začať používať, stačí sa prihlásiť alebo zadarmo zaregistrovať.

Pripravte sa na prácu na diaľku! Stiahnite si náš kontrolný zoznam práce na diaľku a zdieľajte ho s ostatnými členmi tímu.

Kontrolný zoznam práce na diaľku:

• Nastavenie pracovného priestoru
• Častá komunikácia
• Dodržiavanie zdravých hraníc
• Využitie online schôdzí
• Pozornosť a ohľaduplnosť
• Nahrávanie schôdzí
• Náhrada za chýbajúce rozhovory na chodbe
• Spojenie tímu
• Zábava