Čo je riadenie údajov?
Riadenie údajov je kľúčom k správe a zabezpečeniu podnikových údajov. Získajte informácie o základných konceptoch a najvhodnejších postupoch týkajúcich sa riadenia údajov.
Definícia riadenia údajov
Riadenie údajov je systém interných politík, ktoré organizácie používajú na správu a zabezpečenie podnikových údajov a získanie prístupu k nim. Aj keď sa systémy môžu v jednotlivých organizáciách líšiť svojou zložitosťou, vždy majú niekoľko spoločných znakov: interné procesy, politiky, definované roly, metriky a normy na zabezpečenie dodržiavania súladu. Cieľom systému je pomôcť ľuďom efektívne a bezpečne používať obrovské množstvo údajov, ktoré generujú dnešné podniky.
Dôležitosť zabezpečenia údajov nie je možné preceniť. Správne navrhnutý systém riadenia údajov preto zohľadňuje nielen ochranu údajov, ale aj riadenie citlivých údajov od ich príjmu až po likvidáciu.
Prečo je riadenie údajov dôležité
Spoločnosti čoraz častejšie vyvíjajú, používajú a prijímajú technologické riešenia na zjednodušenie prevádzok podnikov a poskytovanie vyššej hodnoty zákazníkom. Táto digitálna transformácia generuje zvýšené objemy údajov (zo zdrojov, ako sú interné procesy a externé metriky) a odstraňuje informačné prekážky v organizáciách. Ako si teda môžu organizácie udržať vo všetkom poriadok?
Odpoveďou je riadenie údajov. Zabezpečené riadenie údajov udržiava údaje usporiadané a konzistentné, definuje, kto môže a nemôže mať k údajom prístup, a pomáha organizáciám spracúvať údaje – predovšetkým zákaznícke údaje – v súlade s príslušnými normami a predpismi.
Správne navrhnutý systém riadenia údajov spĺňa potreby organizácie vrátane potrieb týkajúcich sa kapacity údajov, povolení a požiadaviek na dodržiavanie súladu s predpismi, a to z hľadiska súčasnosti aj budúcnosti. Najúspešnejšie systémy sú navrhnuté tak, aby rástli spolu so zmenami v organizácii.
Výhody riadenia údajov
Správne navrhnutý systém riadenia poskytuje organizáciám množstvo výhod.
-
Jediný zdroj pravdy
Konzistentné údaje zvyšujú možnosti internej flexibility, keď majú všetci vedúci pracovníci prístup k rovnakým informáciám.
-
Zvýšená kvalita údajov
Organizácie prijímajú lepšie rozhodnutia, ak sa ich údaje dajú bezpečne používať a sú úplné a konzistentné.
-
Zlepšená správa údajov
Vďaka pravidlám správania a najvhodnejším postupom týkajúcich sa údajov môžu organizácie riešiť potreby rýchlo a dôsledne.
-
Rýchlejšie a konzistentnejšie dodržiavanie súladu
Stratégiu riadenia údajov možno vytvoriť s ohľadom na dodržiavanie súladu v každej fáze, aby organizácie mohli správne spracúvať a likvidovať údaje.
-
Zníženie nákladov a zvýšenie hodnoty
Konzistentné údaje uľahčujú prevádzkovú efektívnosť, budúce audity a efektívne vyhradenie času a zdrojov.
Výzvy týkajúce sa riadenia údajov
Hoci nová stratégia riadenia údajov môže organizáciám priniesť veľké výhody, zvyčajne je potrebné vyriešiť niekoľko výziev. Medzi tieto výzvy patria:
Prijatie v rámci organizácii. Správne riadené údaje sú užitočné len vtedy, ak organizácia zabezpečí ich dostupnosť. Riadenie údajov je najúspešnejšie vtedy, ak každý tím – vedúci pracovníci, podielnici vo firme, odborníci na údaje – získajú možnosť používať organizačné údaje vďaka školeniam zameraným na rozvoj zručností.
Definované roly a úlohy. S prijatím súvisí aj definovanie rolí a úloh v oblasti riadenia údajov, ktoré jasne určujú, kto riadi jednotlivé aspekty procesu. Roly môžu zahŕňať funkcie ako vedúci pracovník zodpovedný za údaje alebo správca údajov – každá organizácia sa môže sama rozhodnúť, aký typ štruktúry tímu pre riadenie údajov najlepšie vyhovuje jej potrebám a dostupným zdrojom.
Oddelené údaje. Interné organizačné rozdelenia údajov vytvárajú uzavreté skupiny údajov, ktoré sú izolované od ostatných oblastí organizácie. Po zjednotení všetkých údajov môžu vzniknúť duplicitné alebo nekonzistentné údaje. Čistenie a príprava údajov je základným krokom pri implementácii úspešnej stratégie riadenia údajov. Na výstup správnych údajov musíte vložiť správne údaje.
Ako funguje riadenie údajov
Kľúčovou súčasťou riadenia údajov je správa údajov od ich prijatia až po likvidáciu, zvyčajne pomocou nástrojov na riadenie údajov. Podrobnosti sa môžu v jednotlivých organizáciách a prípadoch použitia líšiť, tento proces riadenia však zahŕňa minimálne tieto kroky:
- Príjem. Spoločnosti spravujú nielen zabezpečené zhromažďovanie nových údajov (zdroje, ako sú zariadenia a aplikácie IoT), ale aj existujúce údaje zhromaždené pred implementáciou stratégie riadenia údajov.
- Ukladanie. Spoločnosti rozhodujú o tom, ako a kde budú ukladať všetky zhromaždené údaje.
- Klasifikácia. Údaje sa klasifikujú tak, aby sa mohli použiť správne politiky (napríklad pre osobné identifikačné údaje alebo citlivé údaje).
- Zdieľanie. Po usporiadaní sa údaje sprístupnia používateľom, ktorí ich potrebujú. Politiky týkajúce sa klasifikácie a definované roly v oblasti riadenia údajov určujú, ktorí interní a externí používatelia majú prístup k jednotlivým typom údajov.
- Archivácia. Niektoré údaje sú potrebné len na obmedzené časové obdobie, neskôr však môže vzniknúť potreba sa k nim vrátiť. Organizácie definujú, ktoré údaje je potrebné uchovávať a ako ich bezpečne ukladať, kým sú potrebné.
- Likvidácia. Niektoré údaje nie je potrebné uchovávať. V iných prípadoch sa od organizácií môže vyžadovať, aby ich po určitom čase zlikvidovali. V takýchto prípadoch sa údaje bezpečne odstránia – predpisy týkajúce sa dodržiavania súladu môžu vyžadovať špecifické kroky alebo dôkaz o likvidácii.
Vo všetkých týchto krokoch musia údaje zostať v bezpečí a súlade s nariadeniami. Správne navrhnutá stratégia riadenia údajov definuje, aké kroky a predpisy sú potrebné na zachovanie súladu a zabezpečenia. Nástroj na riadenie údajov môže tiež pomôcť zabezpečiť údaje v každej fáze ich životného cyklu.
Rámec riadenia údajov
Rámec riadenia údajov slúži ako detailný plán pre vašu údajovú stratégiu. Integruje vaše pravidlá, úlohy, postupy a procesy týkajúce sa správy tokov údajov v cloudovom úložisku.
-
Ochrana informácií
Použitie označení a šifrovania pre citlivé údaje.
-
Ochrana pred únikom údajov
Identifikácia a pomoc pri ochrane pred nebezpečným alebo neoprávneným zdieľaním, prenosom alebo používaním citlivých údajov, predovšetkým v záujme dodržiavania súladu s regulačnými nariadeniami. Získajte ďalšie informácie o ochrane pred únikom údajov.
-
Katalogizácia a zisťovanie údajov
Automatická identifikácia a zaznamenávanie údajových položiek vašej organizácie s cieľom umožniť vyhľadávanie, označovanie a zisťovanie.
-
Klasifikácia údajov
Klasifikácia údajov podľa informácií, súkromia alebo inej citlivosti s cieľom zabezpečiť správnu ochranu údajov a ich používanie v budúcnosti.
-
Vlastníctvo údajov
Zabezpečenie toho, aby zodpovedné skupiny alebo jednotlivci v rámci organizácie mali prístup k údajom, mohli ich opisovať, chrániť a kontrolovať ich kvalitu.
-
Zabezpečenie údajov
Využívanie funkcií kybernetickej bezpečnosti na uplatňovanie správnych bezpečnostných opatrení (vrátane šifrovania, utajovania a tokenizácie) podľa klasifikácie, ako aj riadenie ochrany pred únikom údajov v prípade havárie alebo kybernetického útoku.
-
Zvrchovanosť údajov a cezhraničné zdieľanie údajov
Stanovenie pravidiel právomoci a zákazov týkajúcich sa uchovávania údajov, prístupu k nim a ich spracúvania.
-
Kvalita údajov
Zabezpečenie toho, aby údaje spĺňali svoj účel z hľadiska presnosti, úplnosti, konzistencie, platnosti, relevancie a včasnosti.
-
Správa životného cyklu údajov
Definovanie plánu uchovávania údajov v súlade s právnymi a regulačnými požiadavkami a požiadavkami na ochranu osobných údajov na správne získavanie, ukladanie, spracúvanie, dostupnosť a likvidáciu údajov.
-
Nároky na údaje a sledovanie prístupu
Sprístupnenie údajov len tým, ktorí ich potrebujú, ako aj auditovanie prístupu na účely dokazovania a zabezpečenia kontroly.
-
Pôvod údajov
Sledovanie pôvodu, spracúvania a používania údajov.
-
Ochrana údajov
Pomoc pri ochrane údajov dotknutých osôb pomocou procesov a technológií zohľadňujúcich regulačné zákony a zákony o ochrane osobných údajov, ktorými sa riadi vaša organizácia.
-
Správa dôveryhodných zdrojov a zmluvy o poskytovaní údajov
Identifikácia dôveryhodných zdrojov a definovanie zmlúv o využívaní údajov s cieľom zabezpečiť, aby údaje pochádzali z odsúhlaseného a pravdivého zdroja.
-
Etické využívanie a účel
Zabezpečenie spracúvania údajov (najmä prostredníctvom umelej inteligencie a strojového učenia) spôsobom, ktorý zákazníci očakávajú v súlade s etickým kódexom spoločnosti.
-
Správa základných údajov
Poskytnutie jednotného, konzistentného pohľadu na údaje, ktorý opisujú základné aspekty organizácie (ako je produkt, zákazník alebo štruktúra spoločnosti), aby sa zabezpečilo správne a spoľahlivé využívanie údajov.
Nástroje a technológie na riadenie údajov
Organizácie sa môžu rozhodnúť vyvinúť alebo identifikovať nástroje a technológie na riadenie údajov, ktoré vyhovujú ich súčasným aj budúcim potrebám. Nástroje na riadenie údajov môžu pomôcť:
- zlepšiť kvalitu údajov prostredníctvom overenia, čistenia a obohatenia,
- získavať údaje prostredníctvom zisťovania, profilovania a porovnávania a porozumieť im tak,
- spravovať a sledovať údaje od ich prijatia až po likvidáciu,
- klasifikovať údaje na interné účely, napríklad na zvýšenie relevancie alebo zlepšenie ich vyhľadávania,
- priebežne a v reálnom čase auditovať údaje,
- umožniť interným vedúcim pracovníkom porozumieť údajom a tomu, ako ich organizácia využíva.
Na riadenie podnikových údajov slúžia škálovateľné cloudové riešenia ako Správa životného cyklu údajov Microsoft Purview. Tieto riešenia pomáhajú organizáciám spravovať údaje od ich prijatia až po likvidáciu, umožňujú riadenie prístupu a podporujú kontrolu kvality.
Piliere riadenia údajov
Organizácie môžu tieto piliere použiť ako príručky pri navrhovaní svojich systémov na riadenie údajov.
-
Spravovanie
Vytvorenie tímu zodpovedného za údaje pomáha organizáciám spravovať rôzne procesy a aspekty systému na riadenie údajov. Zostavenie tímu závisí od zdrojov organizácie a jej cieľov v oblasti údajov.
-
Štandardy
Pravidlá riadenia údajov – často definované tímom zodpovedným za údaje – pomáhajú systému dodržiavať interné procesy aj všetky príslušné predpisy o dodržiavaní súladu.
-
Zodpovednosť
Definovanie rolí a úloh pomáha upresniť, kto je vlastníkom jednotlivých prvkov systému riadenia.
-
Kvalita
Stanovené štandardy kvality údajov pomáhajú pri prijímaní obchodných rozhodnutí.
-
Transparentnosť
Sledovanie údajov je nevyhnutné – a to nielen samotných údajov, ale aj spôsobu ich získavania, ukladania, spracúvania a likvidácie pre budúce audity.
Päť najvhodnejších postupov na riadenie údajov
Tu je päť najvhodnejších postupov, ktorými sa organizácie môžu riadiť pri vývoji a implementácii svojich systémov na riadenie údajov:
- Určite výkonného sponzora údajov. Prijatie systému riadenia údajov sa začína na úrovni vedenia. Sponzor reprezentuje systém a presadzuje jeho používanie v organizácii.
- Vytvorte obchodný prípad. Identifikujte ciele a výhody organizácie, aby ste odôvodnili čas a zdroje potrebné na vytvorenie systému na riadenie údajov.
- Plánujte vo veľkom, začnite s drobnosťami. Stanovte si ciele v oblasti údajov na vysokej úrovni, potom navrhnite podrobné ciele, ktoré k nim povedú.
- Definujte metriky. Pri takom veľkom množstve dostupných a spoľahlivých údajov zvážte, čo budete merať, aby mohli organizácie využívať zdroje čo najefektívnejšie.
- Neustále komunikujte. Aj ten najpremyslenejší návrh systému na riadenie údajov sa bude časom vyvíjať a meniť. Vytvorte spôsoby poskytovania pripomienok, aby mohol tím zodpovedný za údaje upraviť systém s cieľom splniť ciele organizácie.
Riešenia riadenia údajov
Technologické riešenia môžu pomôcť uľahčiť a zjednodušiť proces navrhovania a implementácie bezpečného riadenia údajov. Organizácie môžu na zjednotenie, klasifikáciu, správu a likvidáciu údajov pri súčasnom dodržaní súladu s regulačnými nariadeniami využívať cloudové nástroje, ako je napríklad Správa životného cyklu údajov Microsoft Purview. Vďaka technologickému riešeniu môžu organizácie automatizovať alebo zjednodušiť určité úlohy v oblasti správy údajov a zároveň uvoľniť tímové zdroje zodpovedného za údaje, aby mohli pracovať na dôležitejších projektoch.
Ďalšie informácie o zabezpečení od spoločnosti Microsoft
Ochrana a riadenie informácií
Vďaka vstavaným, inteligentným, zjednoteným a rozšíriteľným riešeniam môžete chrániť a riadiť svoje údaje bez ohľadu na to, kde sa nachádzajú.
Microsoft Purview Information Protection
Chráňte a spravujte svoje údaje vďaka vstavaným, inteligentným, zjednoteným a rozšíriteľným riešeniam.
Správa životného cyklu údajov Microsoft Purview
Klasifikujte, uchovávajte, kontrolujte, likvidujte a spravujte obsah pomocou spravovania informácií.
Microsoft Purview Ochrana pred únikom údajov
Identifikujte nevhodné zdieľanie, prenos alebo používanie citlivých údajov v koncových bodoch, aplikáciách a službách.
Najčastejšie otázky
-
Riadenie údajov udržiava údaje organizácie usporiadané a konzistentné, definuje, kto môže a kto nemôže mať prístup k údajom, a udržiava súlad s tým, ako sa údaje používajú. Riadenie údajov podporuje súčasné aj budúce potreby organizácie.
-
Rámec riadenia údajov integruje pravidlá, úlohy, postupy a procesy týkajúce sa správy tokov údajov v cloudovom úložisku. Je základom stratégie organizácie v oblasti údajov. Rámec zahŕňa rôzne prvky vrátane zabezpečenia, vlastníctva, ochrany a klasifikácie údajov.
-
Nástroje na riadenie údajov sú technologické riešenia, ktoré pomáhajú pri vývoji a implementácii systému riadenia údajov. Majú pomáhať organizáciám bezpečne spravovať údaje od ich prijatia až po likvidáciu, umožňovať riadenie prístupu a podporovať kontrolu kvality. Na riadenie podnikových údajov slúžia škálovateľné cloudové riešenia, ako napríklad Správa životného cyklu údajov Microsoft Purview.
-
Medzi kľúčové piliere riadenia údajov patrí:
- Spravovanie – vytvorte si vyhradený tím zodpovedný za údaje.
- Štandardy – stanovte pravidlá a predpisy pre všetky aspekty riadenia údajov.
- Zodpovednosť – definujte roly a úlohy, aby bolo vždy jasné, kto vlastní jednotlivé časti a procesy systému.
- Kvalita – stanovte štandardy kvality údajov pre organizáciu.
- Transparentnosť – dôsledne sledujte údaje vrátane ich životného cyklu a používania.
-
Po vytvorení tímu zodpovedného za údaje špecifikujte ciele systému. Identifikujte kľúčové roly a úlohy, potrebné povolenia a štandardy dodržiavania regulačných nariadení. Identifikujte technologické riešenia a možnosti rozvoja zručností pre tím zodpovedný za údaje a podielnikov. Zdieľajte štandardy, nástroje a požiadavky týkajúce sa systému s organizáciou – prispôsobte ich podľa potreby, aby sa mohli vyvíjať a prispôsobovať.
Sledujte Microsoft 365